SelectTypeの顧客管理機能では、管理者や担当者が顧客ごとに「管理用連絡メモ」を登録し、共有・管理できます。
顧客対応の中で、「前回どのようなやり取りをしたか覚えていない」「引き継ぎがうまくいかず対応ミスが発生した」といった経験はないでしょうか。
管理用連絡メモ機能を使えば、「平日は電話に出られないため、留守電に残してほしい」といった個別の連絡事項を記録・共有できます。スタッフ間で顧客情報をスムーズに引き継ぐためのツールとして、日々の業務で活用されています。
本記事では、管理用メモの登録から編集、ピン留めや検索の方法まで、基本的な使い方をご説明します。
管理用のメモを登録するには、まずヘッダーの「顧客・メンバー」をクリックし、「顧客リスト」をクリックします。
管理用メモを登録したい顧客の「詳細」ボタンをクリックします。
管理用連絡メモ欄に表示される「＋メモ登録」ボタンをクリックします。
メモの内容を入力し「登録する」をクリックします。
メモが登録されます。メモの登録者、登録日時も表示されます。
登録したメモは、編集や削除が可能です。メモを編集する場合は、連絡用メモの「編集」をクリックします。
メモの内容を入力し「保存する」をクリックすると、変更内容が反映されます。
メモの削除を行う場合は、削除したいメモの「削除」をクリックします。
確認メッセージが表示されるので「OK」をクリックすると、メモが削除されます。
大切なメモを目立つ位置に固定表示できます。画面上の「ピン留め」をクリックしてください。
ピン留めされたメモは、緑色の枠で強調され、一覧の上部に固定表示されます。
管理用メモは、キーワードを入力して検索・絞り込みができます。検索欄に任意のキーワードを入力し、「検索」ボタンを押してください。
検索キーワードにヒットしたメモが表示されます。
管理用のメモは、管理者だけでなくサブ管理者、担当者も登録可能です。
管理者、サブ管理者は、「担当者・サブ管理者・担当者」のいずれが登録したメモであっても、編集、削除が可能です。
担当者がメモを閲覧するには、顧客リストの「閲覧」または「閲覧+編集登録」の権限が必要です。設定手順に関しては、以下のヘルプ記事をご参照ください。
顧客リスト管理／閲覧・編集権限の設定／担当者機能
顧客リストの「閲覧」または「閲覧+編集登録」の権限が担当者に設定されていれば、連絡用メモの登録、編集、削除が可能です。
ただし、自分が登録したメモのみ編集、削除が可能であり、管理者やサブ管理者を含め、他の人が登録したメモの編集、削除はできません。
管理用メモの登録可能数は、ご利用中のメンバーシステムの契約プランによって異なります。ご自身のプランに応じた登録数をご確認ください。
メンバーシステムの契約プランによって、メモ1つあたりの入力可能な文字数が異なる点にもご注意ください。
今回の記事では、顧客管理機能における管理用連絡メモ機能の使用方法について、ご説明しました。この機能を活用することで、顧客対応の精度や効率を高めることができます。
必要な情報をチーム内で共有し、スムーズな対応につなげるためにも、定期的なメモの登録と見直しを心がけましょう。便利な機能ですので、ぜひご活用ください。
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