SelectTypeのイベント管理・セミナー管理システムでは、会員向けセミナーのイベント開催運営に必要なお申し込み受付や管理に必要な機能が揃っています。イベント管理システムではイベント作成時に「イベント告知ページ」と「参加申込フォーム」がセットになった状態で作成されます。
イベント参加料金の設定も可能で、例えば１つのイベントで一般用と会員用の枠や料金をわけて管理したい場合や、会員の中でもグレードを分けて管理されたい場合にも対応が可能です。また、必要に応じて「事前決済」「事前アンケート」を設定する事も可能です。
このブログでは「会員向けセミナーの告知ページ＋申込フォーム」のセットアップ方法をご紹介します。
はじめにセミナーの基本情報を登録していきます。
基本情報では、セミナーの開催日時や受付の締め切り日時、タイトルなどを登録します。
基本情報エリアの「編集」ボタンから設定画面に進みます。
「日時」にはイベントの開催日時を設定します。
「受付締切日」にはイベント申込を締め切る日時を設定します。
「タイトル」「サブタイトル」は告知ページ上部に記載されるタイトルを登録します。
サブタイトルは任意です。
その他、twitter用のハッシュタグを設置できたり、
ホームページやSNSなどへリンクするボタンを設置することが出来ます。
登録内容に問題がなければ画面下部の「保存する」をクリックします。
以上で基本情報の登録が完了します。
イベント内容では画像とテキスト情報を登録してセミナーの内容を詳しく紹介することが出来ます。
メイン画像の「編集」ボタンから画像の設定画面に進みます。
画像はお持ちの画像をアップロードする事も素材から選んで設定する事も可能です。
画像をアップロードする場合は「ファイル選択」ボタンから対象ファイルを指定します。
画面下部の「保存する」をクリックします。
続いてイベント内容を登録します。
イベント内容の「編集」ボタンから設定画面に進みます。
イベント内容登録フォームにセミナーの詳細情報を記載します。
登録テキストに太字や色文字など装飾をつけることも可能です。
画面下部の「保存する」をクリックします。
続いて会場情報を登録します。
セミナー会場の住所やアクセス方法、ホームページのURLなど会場情報の詳細をご案内できます。
会場情報の「編集」ボタンから設定画面に進みます。
「会場」には会場名を登録します。
会場のホームページがある場合には「ホームページ」に登録します。
「住所」に会場の住所を登録すると、住所情報の記載とGoogleマップへのリンクボタンが設置されます。
「アクセス」には会場までの行き方などを登録します。
画面下部の「保存する」をクリックします。
続いてタイムテーブル情報を登録します。
セミナーの進行内容を時間と項目に分けて表形式で表示できます。
タイムテーブル情報の「設定」ボタンから設定画面に進みます。
何時に誰が出演するかなど「時間」と「項目」の情報を順番に登録します。
足りない場合は「追加する」ボタンから項目を追加する事が出来ます。
内容に問題がなければ画面下部の「保存する」をクリックします。
参加申込受付では「何名まで受付けるか」「キャンセルは受付けるか」「残枠数は表示するか」などセミナーの受付に関わる設定を行います。
「編集」ボタンから設定画面に進みます。
「定員」には受付可能な上限人数を登録します。
団体受付を有効にする場合は「団体での参加申込みを受付ける」にチェックを入れます。
関連する設定項目が表示されます。
団体受付を有効にするとフォーム側で参加人数を指定するフォームが設置されます。
「参加人数分、空き枠を減らす」にチェックを入れると、フォーム側で指定された参加人数分が定員数が消費されるようになります。このチェックが入っていない場合には受付数「1」でカウントされます。
「参加申込を受付た際の処理方法」は承認制にするか、即確定にするかを設定します。
管理者もしくは担当者の承認ステップを挟みたい場合は、「管理者(あなた)が承認後に参加確定」を設定しましょう。
受付時にそのまま「確定」となるよう設定したい場合は、「受付時、自動確定」選択します。
「参加申込時の通知先アドレス」には申込があった際に管理者には通知メールが送信されますので、
管理者アドレス以外に通知したいメールアドレスを登録します。
「残枠数の表示設定」は告知ページに残席数を表示するかどうかを設定します。
画面下部の「保存する」をクリックします。
申込種別機能を使用して申し込み入口を分ける事が出来ます。
またメンバーシステムと連携をしますと、以下のような機能をご提供できます。
・一般用と会員用で申込の入り口を分けて、会員用の申込にはメンバー認証行うにする
・メンバーを分類分けするメンバープランを使用して、特定のメンバープランに紐づいたメンバーのみが申し込めるようにする
メンバープラン機能は継続課金による決済設定を行い、メンバープランで販売することが出来ますので
有料プランを購入された会員には、イベントの申込を無料にするといった使い方も可能です。
〇メンバーシステムの機能紹介・導入方法はこちらのヘルプをご参照ください。
〇メンバープランの使い方はこちらのヘルプをご参照ください。
〇メンバープランの販売方法はこちらのヘルプをご参照ください。
それでは、参加申込受付エリアの定員欄にある「申込種別を追加」ボタンをクリックします。
「申込種別登録画面」が表示されます。
「ラベル」項目には申込種別名を入力します。ここで設定された種別名がイベントページや申込フォーム、各種メールなどに表示されます。
「料金」項目には申込種別の料金を設定します。
無料で登録したい場合には入力欄横の「この種別は無料にする」にチェックをいれます。
「申込件数制限」項目は定員を設定します。
種別ごとに定員を設けたい場合に設定します。設定が必要ない場合には空欄のままにしておきます。
「残件数を表示する」にチェックを入れると、設定した種別の残り枠数が告知ページや申込フォームに表示されるようになります。
メンバーによる制限より「ログイン中のメンバーのみ」を指定します。
この設定によりメンバーログインをしないと該当種別に申込できないようになります。
さらに特定のメンバープランに紐づくメンバーのみが申し込めるようにするには、
メンバーによる制限より「ログイン中のメンバーのみ」のプルダウンメニューよりメンバープランを選びます。
〇メンバープランの作成方法はこちらのヘルプをご参照ください。
最後に「保存する」をクリックします。
申込フォームを確認すると、申込種別の選択エリアが設置されています。
メンバー・メンバープランによる制御を設定された種別には「メンバーログイン」ボタンが表示されます。
ボタンをクリックしてメンバーログインを行います。
ログインを行わず進めるとエラーが表示され先へ進めなくなります。
設定されたメンバープランとは違うプランに紐づくメンバーがログインされても
エラーが表示され先へ進めなくなります。
参加人数分の料金を掛け算する、消費税の扱いなどの設定は料金表示設定エリアより行えます。
先程登録した申込種別の料金をこちらから編集する事も可能です。
「合計金額を「参加申込みフォーム」「申込者様へ送信する各種メール」に表示する」指定時のみ
「合計金額計算時「料金」を「参加人数」で掛け算する」指定欄が表示されています。
「合計金額計算時「料金」を「参加人数」で掛け算する」を”指定無し”にすると、何人選んでも料金の掛け算は行われません。
こちらのチェックを切り替えることで設定が反映されます。
消費税設定にて「消費税込みとして扱う」を指定しますと、設定した料金がそのまま表示されます。
「消費税を別途計算して表示する」を指定しますと、設定した料金に消費税分が自動計算され加算されます。
次にセミナー参加者の情報入力項目を設定します。
参加申込フォームの「申込フォーム設定」ボタンをクリックします。
個人情報画面設定エリアが表示されます。「質問項目を追加/変更する」ボタンより設定画面に進みます。
メンバー情報の読み込みリンクの設置指定欄があります。
設置するにチェックをすると個人情報入力フォームの上部にメンバーログインボタンが表示されます。
ログインをすると個人情報入力フォームに顧客リストに登録された情報が自動反映され入力の必要がなくなります。
メンバー認証対応された申込種別にも自動ログインされます。
参加者情報入力フォームに設置する項目を選択します。
画面下部の設置したい項目に「表示する」のチェックを入れます。
チェックの下に入力フォームが表示されますが、こちらは項目名を変更したい場合に入力します。
デフォルトは「名前」ですが入力フォームに「代表者名」と入力すると入力したラベルで入力項目名が変更されます。
ご利用規約の掲載と同意する欄の設置も可能です。
「利用規約」の表示するにチェックを入れますと、項目名と規約入力フォームが表示されます。
項目名はデフォルトで「個人情報の取扱いについて」ですので、ご利用も目的にあわせて設定が可能です。
「同意する欄を設置する」にチェックを入れると「同意チェック」欄が規約文の下に設置され
チェックを入れないと申込が完了しないようになります。
画面下部の「保存する」をクリックします。
設定された個人情報入力フォームを確認してみましょう。
メンバー情報読み込みリンクが設置されています。
未ログイン状態だと、メンバー認証が必須の申込種別にはメンバーログインボタンが設置されます。
設置された入力フォームが設置されています。
メンバーログインボタンからログインをしてみます。
ログインすると申込種別のログインボタンは非表示となり、
入力フォームもメンバーに登録された情報が表示されています。
質問設定にてオリジナルの入力フォームを設置する事も可能です。
色々な形式（択一形式、択多形式、文章入力形式）の質問フォームが設定できますので、イベントに開催前にヒアリングしておきたい内容やアンケートにご活用いただけます。
「質問追加」より「複数選択（リスト）」をクリックします。
「質問文」に「今回のイベントを何で知りましたか？」のような質問文を登録します。
「選択肢」に選択項目を登録していきます。
その他入力欄を設置したい場合には「「その他」入力欄を設置する」にチェックを入れます。
画面下部の「保存する」をクリックします。
個人情報の入力を省略したり、特定メンバーのみ申し込める申込種別を提供するにはメンバー登録が必要になります。
メンバー登録をしてもらうためのフォームを作成してリンクを設置しましょう。
まずはメンバー受付設定を有効にして、会員登録フォームを作成します。
上部メニュー「顧客・メンバー」⇒「メンバー受付設定」をクリックします。
WEBでのメンバー受付設定にて「受付ける」を指定します
画面下の方でどの項目を会員登録フォームに設置するか指定をします。
※メールアドレス・パスワードの入力は必須になります
「保存する」をクリックしますと設定した内容で会員登録フォームが作成されます。
続いてリンクを設置します。
上部メニュー「イベント」→「イベント管理／該当セミナー名」→「参加申込フォーム／申込情報入力欄」から設定画面に入ります。
個人情報入力欄の設定にて「完了画面に「メンバー登録誘導リンク」を設置する」を有効しますと
個人情報入力画面のメンバー情報読み込みリンクエリアと完了画面にメンバー登録ボタンが設置されます。
作成したイベントページのURLを入手してSNSなどを利用して告知をしたり、ホームページへリンクを設置しましょう。
作成したイベントページのURLは「共有情報」画面より入手できます。
上部メニュー「イベント」⇒「共有情報 (公開URL)」にある対象のイベントタイトルをクリックします。
イベント共有情報が表示されます。
「URLを告知する」にあるURLがイベント告知ページのURLになります。
こちらのURLをコピーしてホームページやSNSから告知をしましょう。
イベント告知ページのURLが設定されたQRコード画像もこの画面からダウンロードできます。
ここからは申込情報の管理方法についてご紹介します。
イベントの申込が入ると管理者宛てにメールが通知されますが、受付した申込情報は管理画面の「参加申込一覧」から確認する事が出来ます。上部メニュー「イベント」⇒「参加申込者リスト」にある対象のイベントタイトルをクリックします。
参加申込一覧が表示されます。
このイベントに入った申込情報がリスト表示され、画面上部ではお申込件数や空き枠数など受付状況を確認することが出来ます。
〇承認待ち情報を確定する
受付方法を承認制にした場合、ステータスが「承認待ち」になります。
ここから承認操作をする事も可能です。
ステータスメニューをクリックして「確定する」をクリックします。
申込承認画面が表示されます。
「メールを送信する」にチェックが入った状態で「この申し込みを承認する」をクリックすると
入力フォームに記載の内容で承認確定と同時に参加者様に確定メールを送信することが出来ます。
「メールを送信する」にチェックを外して「この申し込みを承認する」をクリックするメールの通知をしないで承認することが出来ます。
〇申込リストを各種情報で絞り込む
参加申し込み一覧では「お申込期間」を指定して検索したり「ステータス」情報で絞り込みをしたり、「回答情報」で絞り込みが可能です。
「お申込期間」での検索は一覧上部の「開始日」「終了日」の日付指定フォームから回答期間を指定しますと、申込リストが絞り込まれます。
緑枠の検索条件エリアで現在の指定条件が確認できます。
「絞り込み条件をリセット」をクリックすると元に戻ります。
「ステータス」情報で絞り込みは「ステータス」の虫めがねマークをクリックしますと、
承認ステータスが選択できますので検索したいステータスをチェックして「検索」ボタンをクリックします。
「申込種別」も同じで検索したい回答情報欄に移動してその項目の虫めがねマークをクリックしますと、
申込種別指定フォームが表示されますので、絞り込みたい種別項目を指定するとその回答情報で絞り込みが可能です。
〇申込リストをダウンロードする
参加申し込み一覧では参加者リストをダウンロードする事も可能です。
一覧の右上にある「ダウンロード」ボタンをクリックするとCSV形式でリストがダウンロードされます。
上記でご案内した検索方法で絞り込みをした状態でダウンロードボタンをクリックすると、
絞り込まれたリストでダウンロードがする事も可能です。
「会員向けセミナーイベントの告知ページと申込フォームの設定方法」は以上になります。
SelectTypeのイベント管理システムでは他にも便利な機能がたくさんございます。
機能ごとのヘルプ記事は以下にまとめておりますので、気になる機能がございましたらお試しください。
https://select-type.com/help/
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