管理用連絡メモの使用方法／予約システム

SelectTypeの予約フォームには、「管理用連絡メモ」という管理者や担当者が予約ごとに連絡用のメモを登録し、共有・管理できる機能があります。

この機能を活用することで、以下のようなメリットがあります。
●複数のスタッフで予約の引き継ぎ事項や注意点をメモとして残すことで、対応漏れを防げます。
●来店時の要望や特記事項を記録しておくことで、次回の予約時に顧客の希望に沿ったサービスを提供しやすくなります。

今回の記事では、管理連絡メモの使用方法をご説明します。

▼目次

●メモ登録

ヘッダーの「予約フォーム」をクリックし、管理用連絡メモを使用したい予約フォームをクリックします。

管理用連絡メモを使用したい予約の「予約内容」の部分をクリックします。

管理用連絡メモ欄に表示される「＋メモ登録」のボタンをクリックします。

メモの内容を入力し「登録する」をクリックします。

メモが登録されます。メモを登録した担当者名、入力日時も表示されます。

登録したメモの「編集」をクリックすると編集用のウィンドウが表示されます。

「保存する」をクリックすると変更内容が保存されます。

登録したメモを削除する場合は、「削除」をクリックします。

確認メッセージが表示されます。「OK」をクリックするとメモが削除されます。

重要なメモをピン留めし、わかりやすく表示させることが可能です。「ピン留め」をクリックします。

ピン留めしたメモは、目立つように緑の枠で囲まれ、上に表示されます。

管理用メモをキーワード検索し絞り込むことが可能です。検索キーワードを入力し「検索」をクリックします。

検索キーワードにヒットするメモが絞り込まれます。

管理用連絡メモを利用する際は、以下の点に注意してください。

プランごとに登録文字数に制限があります。
利用プランによってメモ一つあたりの入力可能文字数が異なります。

登録上限を超えると、古いメモから自動的に削除されます。
管理用登録メモには、予約ごとに登録数の上限があります。メモの登録数が上限に達すると、自動的に一番古いメモが順次削除されます。重要なメモが誤って削除されないように注意してください。

担当者は自分以外のメモを編集・削除できません。
担当者は自分が登録したメモのみ編集・削除できます。他のスタッフが登録したメモの修正が必要な場合は、管理者に依頼してください。

担当者でログインした際の画面です。管理者や他の担当者が登録したメモには「編集」「削除」が表示されません。

管理用連絡メモは、予約ごとの情報を記録・共有し、業務の効率化と対応品質の向上に役立つ機能です。複数のスタッフでの予約管理や、リピーターのお客様への対応に有効です。

メモには担当者名と登録日時が自動的に保存されるため、誰がいつ入力したのかが明確になり、適切な対応がしやすくなります。ピン留め機能や検索機能を活用すれば、重要な情報を素早く確認できるため、業務の負担を軽減できます。

この機能を活用することで、業務効率が向上しスムーズな予約管理が可能になります。ぜひ、ご活用ください。