SELECTTYPEの予約システムは色々な業種やジャンルの予約受付で使える予約フォームの作成が可能です。
今回のブログエントリーでは、「歯医者・デンタルクリニック（スタッフ指名タイプ）」の予約受付フォームの設定方法をご紹介していきます。
担当医を指名して予約受付をする場合は「スタッフ指名タイプ」を使用してセットアップするのがお勧めです。
スタッフ指名タイプでは、指名なし予約の受付にも対応していますので、担当医のいない初診の予約も一緒に受付することが可能です。
この記事でご紹介する歯医者・デンタルクリニック向けテンプレートは以下になります。予約カレンダーの表示や予約受付の流れを確認頂けます。
テスト予約しても問題ありませんのでぜひ実際の挙動をご確認ください。
https://select-type.com/rsv/?id=-jECAWnSics
今回は、スタッフ指名タイプを使用した予約受付フォームのセットアップ方法をご紹介します。
記事は長めになっていますので、すぐに特定の機能の使い方を知りたい場合には、
以下にございます目次からリンクを辿っていただきますと目的の機能の説明にスキップします。
▼目次
今回ご紹介しますスタッフ指名タイプ予約フォームでは、
①担当医を選択⇒②診療内容を選択⇒③予約日時を選択⇒④予約者情報入力⇒⑤予約内容確認⇒⑥予約完了
のような流れで予約を受け付ける予約フォームの設定方法をご案内していきます。
①予約フォームにアクセスすると最初に担当医選択メニューが表示されます。
指名無し設定をした場合には「指名無し」メニューが設置されます。
「初診」のようにラベルを変更することもできます。
②診療内容を選んでもらうメニューが表示されます。
メニューには施術時間の設定が可能で、設定された時間分予約枠が消費されるようになります。
③予約日時を選んでもらうカレンダーが表示されています。
管理画面で設定した受付時間の範囲で受付枠が表示され、お客様はあいている時間を選んで予約手続きを進めます。
④日付を選択すると確認画面が表示され、次へをクリックします。
⑤画面が切り替わり、予約者の情報を登録する画面になります。
⑥問題がなければ確定ボタンをクリックして予約内容を送信します。
⑦管理画面では受付けた予約情報を確認できます。
「初診（指名無し）」で受付けた予約も指名無し対応した担当医に自動で割り振られます。
それでは歯医者・デンタルクリニック向けの予約フォームを作成してみましょう。
予約システムを初めてセットアップする場合はいずれかのテンプレートを選んでそのテンプレートの設定を調整して作成を進める流れとなります。まずはテンプレートから実際に作成する流れを確認していきましょう。
テンプレートから作成する方法は予約システムの紹介ページから作成する手順と管理者マイページから作成する手順の2通りございます。いずれかの方法で予約フォームの作成をスタートしましょう。
●紹介ページからテンプレートを選んで作成
予約システムの紹介ページからもテンプレートを選んで作成できます。
歯医者・歯科向け予約システムの紹介ページは以下になります。
https://select-type.com/lp/dentistReserveSystem/
この記事でご紹介する歯医者予約のテンプレートは「歯科予約(担当医/診察内容選択)」のテンプレートになります。
「サンプルをみる」をクリックします。
「テンプレートプレビュー」で予約フォームを確認することができます。
「このテンプレートで作成」をクリックしますと予約フォームが仮のデータで作成されますので利用されるサービスにあわせて調整していきましょう。
●管理者マイページから作成
管理者マイページから作成するには、マイページ上部メニューの「予約フォーム」から「新しく作成する」をクリックします。
予約フォーム作成ページが表示されます。
業種でカテゴリ分けされたテンプレートが一覧表示されますので、この中からご希望に近しいテンプレート選択して作成します。
※テンプレートに設定された内容はすべて後で変更が行えますので、ご利用の業種と違ってもまずは希望に近いテンプレートで作成してみましょう。
やり直したい場合は初期化して最初からやり直すことも出来ます。初期化方法は予約システムの初期化方法をご参照ください。
今回は「スタッフ指名タイプ」のテンプレートの中から「歯科予約(担当医/診察内容選択)」のテンプレートを選びます。
「テンプレートプレビュー」で予約フォームを確認することができます。
「このテンプレートで作成」をクリックしますと予約フォームが仮のデータで作成されますので利用されるサービスにあわせて調整していきましょう。
既に予約フォームを作成済みで新しくスタッフ指名タイプの予約フォームを追加作成してご利用の場合には
ページ上部ヘッダーより「予約フォーム」→”各予約フォーム個別設定”内の一番下にある「予約フォーム新規作成」をクリックします。
「予約フォームのデフォルトデータがセットされました。」メッセージが表示されます。
メッセージにもあるように、デフォルトのデータで予約フォームが作成されます。
この時点では「予約受付停止中」となっているためフォームは公開されていません。
フォームのセットアップが完了したらページ右上「受付開始」ボタンをクリックして受付を開始してください。
予約フォームを追加したら予約フォームのタイトルを設定しましょう。
フォームのタイトルは予約フォームで担当医を選択するメニューや予約時に通知されるメールなど予約情報に記載されるものになります。
基本情報の設定の「設定」ボタンをクリックします。
タイトル入力欄に担当医の名前を入力します。
保存ボタンをクリックして設定を反映します。
担当医を選ぶフォームパーツの見出し部分も変更する事が可能です。
多くのテンプレートではデフォルト「予約の種類」というテキストになっていますので「担当医」に修正しましょう。
登録された内容の見出し部「＊＊＊」名のリンクをクリックして予約フォーム上の担当医選択メニューの見出しを設定します。
別ウィンドウでデザイン設定画面が表示されますので、この画面の「項目テキスト変更」より見出しを登録します。
「保存する」ボタンをクリックして設定を反映します。
この画面は閉じて基本情報を設定した画面に戻ります。
予約受付タイプ設定へ移動して「スタッフ指名タイプ」をクリックします。
スタッフ指名タイプ用の設定エリアに切り替わります。
各種設定には独自設定と共通設定があります。
独自設定とは、そのフォームだけに適用される設定で、共通設定とは全フォーム共通の設定になります
スタッフ指名タイプの場合、スタッフタイプ共通設定画面が別にあり、その画面で共通設定をまとめて管理が可能です。
画面上部にある「全スタッフ共通の設定」ボタンよりアクセスできます。
担当医ごとに個別に設定する項目として「受付時間設定（シフト設定）」「臨時のお休み設定」「臨時の出勤日時設定」「予約枠の受付上限数設定」があります。
○受付時間設定（シフト設定）
まずは受付時間の設定をみてみましょう。
受付終了時間は、設定された時間が最終受付時間となりますのでご注意ください。
19時まで設定された場合は、19時が最後の受付時間になります。
「設定する」ボタンから受付時間・休憩時間の設定画面を表示できます。
受付時間は曜日毎に設定をします。
設定したい時間にハンドルをドラッグ操作します。
開始時間、終了時間を指定します。
受付時間の下に休憩時間の設定エリアがあります。
受付時間で指定した時間帯のうち停止したい時間を曜日ごとに設定します。
時間の操作方法は受付時間と同じでハンドルをドラッグ操作してご希望の時間を指定します。
設定が完了したら「保存する」で設定を反映します。
○臨時のお休み設定／臨時の出勤日時設定
臨時のお休み設定では、指定した日時の予約を停止します。
逆に臨時の出勤日設定では受付時間設定で設定していない時間帯に受付枠を設けることが可能です。
「登録する」ボタンから設定可能です。
○予約枠の受付上限数設定
同じ時刻に受付ける上限数をプルダウンメニューから指定します。
担当医ごとの設定は以上になります。
別の医師を登録するには同じ手順にて予約フォームを追加登録します。
一通り医師の登録が済んだら、全医師共通の設定をしましょう。
同画面上部の「全スタッフ共通の設定」ボタンクリックしてスタッフ共通画面にアクセスします。
全スタッフ共通設定では「受付期間」「予約時刻の単位」「定休日」「接客時間(予約枠の消費時間)/利用時間メニュー」「予約枠の設定(表示制御関連)」の各項目を設定します。
○受付期間
カレンダーに受付枠を表示する期間を指定します。
設定された期間内で表示可能な受付枠がカレンダーに表示されるようになります。
※「〇日後~〇日後までの期間、予約を受け付ける」というイメージ
○予約時刻の単位
予約カレンダーは一定の時間単位ごとに予約枠が用意されています。
予約時刻の単位では何分区切りで予約枠を用意するかを指定します。
30分区切りで指定すると30分おきに受付枠が設定されます。
○定休日
クリニック全体の定休日を指定します。
指定された定休日は全医師のフォームに適用されます。
○接客時間(予約枠の消費時間)/利用時間メニュー
接客時間/利用時間メニューはお客様に選んでいただく予約内容とその所要時間を設定します。
接客時間の設定は、固定で〇分と設定する方法とお客様の方で利用時間を選べるようメニューを表示する方法とがあります。
「固定する」を指定すると設定した接客時間が固定となります。
歯科クリニックでは「治療」「クリーニング」「インプラント相談」といった大まかな診療科目を設定していくイメージです。
接客時間の設定は「編集」リンクから可能です。
「「利用時間」としてお客様に選んでもらう」を指定すると利用時間メニューの設置が可能になります。
メニューには施術にかかる時間、施術名や説明文、料金などを登録して診察内容などのオリジナルメニューを登録することができます。
利用時間メニュー設定エリアが表示されますので、「追加する」ボタンから利用時間メニューを登録します。
利用時間メニュー登録用の設定画面が表示されます。
メニューラベルに診察内容を入力します。
メニュー接客時間に診察にかかる時間を設定します。
利用時間メニューで登録する診療メニューには、個別に対応可能な担当医を指定することが可能です。
「対応スタッフ」機能にて、このメニューが対応可能な医師にチェックをいれます。
すると該当医師の予約フォームを選択時にのみメニューが表示されるようになります。
各項目を指定したら「保存する」をクリックして設定を反映します。
〇予約枠の消費ルールについて
SELECTTYPEの予約フォームでは、予約のバッティングを防ぐため、設定した接客時間（消費時間）によって
予約した枠の前後の枠が消費されるような仕組みになっております。
例えば「予約時刻の単位を60分区切り、予約の消費時間を120分」で設定したとします。
予約フォームのカレンダーより、「10:00」の枠に予約をします。
すると、前後120分未満の枠が1枠ずつ消費されます。
予約時間の前の枠である「9:00」からの予約を受け付けてしまいますと120分消費しますので
「10:00」の予約とバッティングしてしまいます。
そのためご予約受付時間の前の時間も消費される仕様になっております。
○予約枠の設定
予約枠の設定では、カレンダーに表示する空き状況の表示設定や予約フォームのカレンダーに予約受付人数の空き枠数を表示する設定が可能です。
空き状況（○△×）をどのタイミングで表示するか
残枠数をカレンダー上に表示するかを設定できます。
指名無し予約に対応する場合に設定します。
○「指名なし」対応スタッフ
指名無し受付をされた際に割り振る対象の医師を指定します。
○「指名なし」予約の割当て順序
「指名無し」予約を受け付けた際の割り当て方法を設定します。
指定順を指定時には上から順に受付可能な医師に割り当てられます。
○「指名なし」予約確定方法
「指名無し」予約を受け付けた際の予約の確定方法を設定します。
予約受付時の予約ステータスを「承認待ち」「確定」どちらで受付するか設定します。
○「指名なし」基本料金設定
指名なしで予約をした際の基本料金を設定します。
指名なしでの予約時には、フォーム別料金ではなくこちらの設定が適用されます。
○メンバープランによる予約回数の制御
「指名無し」での予約受付時は、プランによる制御は無効になります。ご注意ください。
次にお客様情報を登録してもらう画面の設定を見てみましょう。
ご予約者様の氏名や連絡先など予約受付時に必要な情報をヒアリングするための入力フォーム作成していきます。
設定できる項目は以下の通りです。項目ラベルも変更できます。
名前、かな(名前) 、職業、郵便番号、都道府県、住所1、住所2、電話番号、携帯電話番号、メールアドレス、携帯メール 性別、その他（単語入力欄）、その他（文章入力欄）、メルマガ受信希望、利用規約
＜予約者情報入力欄の設定＞
予約者様情報入力フォームの入力項目を決めます。
ページ上部「予約フォーム」の「予約者情報入力設定」をクリックします。
予約者情報入力欄の設定の「編集」ボタンをクリックします。
予約者情報入力欄設定フォームが表示されます。
名前や住所、連絡先などを指定する項目が表示されていますので、
必要な項目名にチェックをいれ、使わない項目はチェックを外すだけでお客様情報を入力するフォームが出来上がります。
項目名を変えたいときには設定項目名の下にある入力欄に変更したいテキストを入力します。
「保存する」をクリックして設定を反映します。
作成した予約フォームのURLなどの情報は共有情報画面より入手できます。
上部メニュー「予約フォーム」⇒「共有情報 (公開URL)／ すべてのスタッフタイプ」をクリックします。
スタッフタイプの予約フォームのみ表示される予約フォームの共有情報画面が表示されます。
○URLを告知する
「通常URL」に記載のURLが作成した予約フォームのURLです。
SNSでのシェアやメール告知にご利用ください。
記載されたURLの横にある「QRコードダウンロード」ボタンよりQRコード画像をダウンロードすることも可能です。
○iframe埋め込み用コードを入手する
「Webページに貼り付ける」の「コード」に記載のHTMLコードが外部ページに埋め込む用のコードになります。
HTML編集可能な外部ページにコードを設置することで予約フォーム自体をページ内に埋め込むことが出来ます。
予約フォームから「初診（指名無し）」予約を入れてみます。
受付けた予約情報は予約一覧にて確認が可能です。
上部メニュー「予約フォーム」⇒「予約一覧」をクリックします。
予約ステータス（承認待ち・確定・キャンセル）や予約日時、予約内容などの情報が確認できます。
「初診（指名無し）」で予約された予約は予約内容に「「指名無し」への予約」が表示されます。
指名無しの予約がどの医師に割り当てられたか把握することが可能です。
ステータスが「承認待ち」の予約情報は承認待ちボタンをクリックして「確定する」か「キャンセルする」かを指定します。
確定するをクリックすると予約承認画面が表示されますので、「この予約を承認する(予約確定)」ボタンより
予約を確定することができます。
お客様から電話でのご予約を受付けた場合には、管理画面から代理で予約登録する方法がございます。
お電話での予約情報が反映されておらず、定員を超えた予約を予約フォームから受付けてしまわないように
お電話からの予約も管理画面から登録しておきましょう。
登録は予約管理カレンダーにて行います。
ヘッダーメニュー「予約管理カレンダー」⇒「該当する医師名のフォーム」をクリックします。
予約管理用のカレンダーが表示されます。
予約を入れたい日付枠の右下にありますアイコンの一番左のアイコンをクリックします。
新規予約登録画面が表示されます。
日時と診察内容を指定して「予約する」をクリックします。
次に予約者の情報を登録する画面が表示されます。
予約された方の情報を入力し、「保存する」をクリックすると予約が完了します。
ご予約される方が2回目以降で顧客リストに情報が登録されている場合には
その情報をこの画面から読み込みをして自動入力することも可能です。
「顧客リストから予約者情報を読み込む」をクリックしすると
顧客情報を検索する画面が表示されます。
名前、電話番号、メールアドレスの情報で検索をして
ヒットした顧客情報から「すべて挿入」をクリックすると、顧客リストに登録された情報が各入力欄に記入された状態になります。
最後に「保存する」をクリックすると予約の代行登録が完了します。
登録が完了すると、登録した予約情報の詳細画面が表示されます。
登録された情報に問題がないか確認をして、変更したい場合には各項目の編集ボタンより変更が可能です。
「歯医者・デンタルクリニック向け予約フォーム」の設定のご紹介は以上になります。
SELECTTYPEの予約システムでは他にも便利な機能がたくさんございます。
機能ごとのヘルプ記事は以下にまとめておりますので、気になる機能がございましたらお試しください。
SELECTTYPE機能ヘルプ一覧
https://select-type.com/help/
SELECTTYPE: 無料でWEBサイト/予約フォーム付き予約システム/イベント管理・セミナー管理システム/メールフォーム付きサポートシステム/各種フォーム作成(アンケート,診断テスト)
SELECTTYPEは予約システム/イベント管理システム付ホームページ作成サービスです。
