店舗スタッフが複数いる場合は、予約システムの運用も複数の担当者で分担して行うことで効率よく業務を行えます。
SelectTypeでは、担当者ごとに「閲覧」もしくは「閲覧＋予約認否」の権限を付与できます。
閲覧権限を付与した場合は、予約情報の閲覧、メール通知、予約情報のダウンロードの権限を付与できます。
閲覧＋予約認否の権限を付与した場合は、閲覧権限で付与できる内容に加えて、予約の承認とキャンセル、代行予約、返金といった権限の設定が可能です。
SelectTypeでは、これらの権限を担当者ごとに設定できるため、複数の担当者で柔軟に予約システムを運用することができます。
複数の担当者で予約システムを運用する場合は、セキュリティにも注意が必要です。管理者と同じIDとパスワードを担当者と共有する使い方では、情報の安全性に問題があります。
例えば、管理者とアカウントを共有しているスタッフが退職した場合、パスワードを変更していなければ、退職したスタッフが予約システムを利用できる状態になってしまいます。この他に、悪意のあるスタッフによるお客様情報の盗難のリスクも考えられます。
予約システムには、お客様の重要な情報が保存されているため、セキュリティを保ちながら運用することが重要です。
このようなトラブルを未然に防ぐために、SelectTypeでは、担当者を追加できるだけでなく、担当者ごとに必要な権限を設定できます。さらに、担当者のログイン可能な時間の制御、担当者がログインした際の管理者へのメール通知も可能です。
今回の記事では、SelectTypeでセキュリティを保ちながら、複数の担当者で業務分担を行い活用する方法について説明します。
管理者以外でもSelectTypeで予約管理をできるようにするためには、担当者の追加が必要です。担当者を追加する手順を説明します。
ログイン後、右上の「担当者」をクリックすると表示される「担当者管理」をクリックします。
画面中央の「＋新規登録」をクリックします。
担当者登録の画面では、追加したい担当者の名前、メールアドレス、ログインを許可するIPアドレスを入力します。担当者がログインできるIPアドレスは、最大3つまで登録可能です。
ログイン可能なIPアドレスを設定することで、担当者が予約システムにログインできる場所を制限できます。例えば、店舗で使用しているIPアドレスを設定すれば、スタッフは自宅からログインできなくなり、店舗からのみログイン可能になります。
このようにログイン可能なIPアドレスを設定することで、スタッフがログインできる場所を制限できるため、悪意のあるスタッフによる顧客情報盗難のリスクを抑えることが可能です。
担当者を登録する際に「登録通知メールを送る」にチェックを入れると、登録と同時に担当者へ専用画面URLやログイン情報を連絡することができます。
以上の設定手順にて、担当者が追加されます。
担当者の追加後に、担当者のパスワード設定などの認証操作が必要です。認証が行われていないと、ステータスに「未認証」と表示されます。未認証のままでは担当者に対して必要な権限の付与が行えないため、担当者に認証を行うように依頼してください。
担当者に必要な権限を付与するためには、担当者による認証を行う必要があります。担当者が行う認証の手順を説明します。
担当者を追加すると、担当者のメールアドレスに「登録情報のお知らせ」というメールが届きます。メールに記載されているリンクをクリックし、パスワードを設定します。
リンクをクリックすると、ログイン用識別子とメールアドレスが表示された画面が表示されるので、「認証メールの送信」をクリックします。
「認証メールの送信」をクリックすると、「パスワード初期化用の認証メール」が届きます。メール内のリンクをクリックします。
パスワード設定の画面が表示されるため、パスワードを入力し「パスワード再設定」をクリックします。
以上で担当者の認証が完了します。次は、管理者が担当者に対して権限を付与する手順を説明します。
担当者の認証が完了すると、担当者のステータスが「認証済み」に変わり、担当者へ権限を付与できるようになります。
ステータスが「認証済み」になっていることを確認し「操作」内の「編集」をクリックします。
「編集」をクリックした後に表示される画面にて、予約管理の権限の設定が可能です。
以下の画像は、権限が何も付与されていない状態で担当者がログインした場合の画面です。画面にメニューが何も表示されないため、ログインしても予約情報の閲覧などが行えません。
「閲覧」もしくは「閲覧＋予約認否」の権限を設定すれば、担当者が専用システムにログインした際に設定された権限のメニューが表示されます。
管理者画面にて、担当者に権限を付与します。
権限がない状態では何も表示されなかった担当者の専用システムに、権限が付与された情報のメニューが表示されます。
担当者には、閲覧権限と、閲覧＋予約認否の権限を付与することができます。これらの権限を付与すると具体的にどのようなことができるのか説明します。
管理者の画面にて「閲覧」を選択すると、閲覧権限を設定した情報を担当者が専用の画面で閲覧できるようになります。
担当者の専用システムの画面です。閲覧権限が設定された情報のメニューが表示されます。
閲覧権限が設定されている情報に関して、担当者は予約情報の閲覧ができます。閲覧権限では、「承認待ち」のステータスを変更できず、あくまでの閲覧のみとなっている点には注意してください。
「メール通知」をクリックすると、担当者が予約者へ予約内容をメールで通知することができます。
メールのテンプレートを登録すれば、よくある通知内容を効率よく送信できます。スタッフによるメールの記載ミスも防げます。
閲覧権限の「情報ダウンロード」にチェックを入れると、閲覧権限を設定した情報を担当者がダウンロードできます。
「情報ダウンロード」の権限が付与されると、担当者の専用システムに「ダウンロード」のボタンが表示されます。
「ダウンロード」をクリックすると、予約情報をCSVファイルでダウンロードできます。
管理者の画面にて「閲覧＋予約認否」を選択すると、権限を付与した情報を担当者が専用システムから予約の承認、キャンセルができるようになります。
「閲覧＋予約認否」の権限を付与された、担当者の専用システムの画面です。閲覧権限では変更できなかったステータスを変更できるようになっています。
「承認を確定する」をクリックすると、承認する予約の確認画面が表示されます。「この予約を承認する（予約確定）」をクリックすると、予約が確定します。
「承認をキャンセルする」をクリックすると、キャンセルする予約の確認画面が表示されます。「この予約をキャンセルする」をクリックすると、予約がキャンセルされます。
管理者画面にて「閲覧＋予約認否」を選択し「情報ダウンロード」にチェックを入れると、閲覧権限と同様に担当者が予約情報のダウンロードを行えるようになります。
「代行予約／編集」にチェックを入れると、担当者が専用システムにて予約を直接登録できるようになります。電話や口頭で予約を受けた際に便利な機能です。
「代行予約／編集」の権限が付与されると、担当者の専用システムの画面右上に「予約情報を新しく登録」ボタンが表示されます。
「予約情報を新しく登録」をクリックした後に、必要項目を選択し「登録する」をクリックすると予約が登録されます。
「登録する」をクリックした後に、担当者が登録した予約情報の確認画面が表示されます。名前などの顧客情報の入力、予約日時の確認を行いましょう。
管理者画面にて「閲覧＋予約認否」を選択し「返金権限」にチェックを入れると、担当者が専用システムにて返金操作ができるようになります。
「返金権限」が付与されると、担当者の専用システムの申込一覧・申込詳細より返金操作ができるようになります。
上記の画面にて「返金する」をクリックすると、決済された料金に対して返金額を指定して返金が可能です。
このように、SelectTypeでは予約情報の閲覧だけでなく、予約情報のダウンロード、予約の承認とキャンセル、代行予約、返金といった様々な権限を担当者に設定することができます。
ここまで説明した手順で、担当者の追加、権限の付与を行います。ただし、担当者に情報ダウンロードや返金の権限を与える場合は、一定の制限を掛けておかなければミスやトラブルが発生する可能性があります。
SelectTypeでは、担当者がログインする時間を制限することが可能です。担当者のログイン可能な時間を設定する手順を説明します。
ログイン後、右上の「担当者」をクリックすると表示される「担当者管理」をクリックします。
「勤務時間によるログイン制御」を有効に変更します。
担当者リストの右端の勤務状況の中から、ログイン可能時間を設定したい担当者の「勤務外」をクリックします。
勤務時間を設定し「保存する」をクリックすると、担当者がログイン可能な時間の設定が行えます。担当者ごとに勤務時間を設定できるため、細かな制御が可能です。
勤務時間中の担当者であれば、勤務状況に「勤務中」と表示され、担当者の専用画面へのログインが可能です。「勤務外」と表示されている担当者は、勤務時間外のためログインできません。
勤務時間外の担当者がログインしようとしても、エラーが出てログインできません。
担当者が勤務時間外にログインをしようとした場合、管理者にメールで通知が届きます。
このように、SelectTypeでは担当者ごとに勤務時間を設定し、担当者がログイン可能な時間帯を制御することができます。
SelectTypeでは、担当者がログインした際に管理者への通知が可能です。担当者のログイン状況を管理者が把握することで、適切に利用されているか確認できます。
担当者ログイン時の管理者への通知設定の手順を説明します。
ログイン後、右上の「担当者」をクリックすると表示される「担当者管理」をクリックします。
画面右側の「担当者ログイン時にメールを通知する」にチェックを入れると、担当者がログインした際に管理者へ通知が届きます。チェックを入れると全ての担当者に対して通知設定が適用されます。
担当者がログインすると、管理者のメールアドレス宛に通知メールが届きます。
このように、SelectTypeではセキュリティ対策の一環として、担当者がログインした際に管理者へメールで通知をすることができます。
担当者を増やす場合、SelectTypeは料金プランによって追加できる担当者の数が異なる点に注意してください。
| プラン | 月額料金 | 追加できる 担当者数 |
| フリー | 無料 | 1名まで |
| ベーシック | 1,500円／月 | 1名まで |
| プロフェッショナル | 3,000円／月 | 3名まで |
| プレミアム | 10,000円／月 | 15名まで |
現在ご利用のプランでは担当者の数が足りない場合、上位プランへのアップグレードをご検討ください。
利用プランの変更以外に、担当者増枠プランを契約いただくことでも、追加できる担当者の数を増やすことができます。
| 担当者登録可能枠 | 月額料金 |
| +10 | 3,300円／月 |
| +300 | 33,000円／月 |
| +1000 | 55,000円／月 |
| +3000 | 110,000円／月 |
追加する担当者の枠が足りない場合は、ご利用の環境に応じて上位プランへのアップグレード、もしくは担当者増枠プランのご契約を検討ください。詳しくは、以下のリンク先のページで説明しております。
担当者増枠プランの概要と購入方法
SelectTypeでは、担当者を追加できるだけでなく、担当者ごとに必要な権限を設定することができます。さらに、担当者のログイン可能な時間の制御、担当者がログインした際の管理者へのメール通知も可能です。
予約システムには大切なお客様の情報が保存されているため、セキュリティに配慮した上で運用することが重要です。SelectTypeなら、セキュリティを保ちながら複数の担当者で業務分担が可能です。
SelectTypeの予約システムでは他にも便利な機能がたくさんございます。
機能ごとのヘルプ記事は以下にまとめておりますので、気になる機能がございましたらお試しください。
SelectType機能ヘルプ一覧
https://select-type.com/help/
SelectType: 無料でWEBサイト/予約フォーム付き予約システム/イベント管理・セミナー管理システム/メールフォーム付きサポートシステム/各種フォーム作成(アンケート,診断テスト)
SELECTTYPEは予約システム/イベント管理システム付ホームページ作成サービスです。
