オンラインレッスンの予約フォームセットアップ方法(イベントタイプ)


SELECTTYPEの予約システムは色々な業種やジャンルの予約受付で使える予約フォームの作成が可能です。
今回のブログエントリーでは、「オンラインレッスン」の予約受付フォームの設定方法をご紹介していきます。

英会話、ヨガ、音楽などオンラインレッスンの予約受付されるケースでは参考になるかと思います。
レッスンスケジュールが不定期な場合には日時を指定してセットアップできるイベントタイプがお勧めです。
SELECTTYPEの予約フォームには、2種類の受付タイプ「営業時間タイプ」「イベントタイプ」があり、
それぞれ設定方法や使用できる機能が異なります。

<営業時間タイプとは>
事前に管理側で、予約受付可能な時間帯を設定することで、お客様は予約で埋まっていない時間帯から好きな時間に予約ができます。
例えば日曜日の9時から18時の間を60分区切りで予約を受付けるといった設定が可能です。
・お客様がご利用時間を選べるメニューを設定することも可能です。
・予約フォーム間で予約枠の消費を連動できます。(予約が入ったら他のフォームの同じ時間の予約枠を減らす事ができます)
・キャンセル待ちには対応していません。

<イベントタイプとは>
授業の時間割のように受付枠ごとに開始時間、終了時間と定員数を設定して予約を受け付けすることができます。
毎週●曜日の●時から●時までなどの定期受付枠の作成もできますので、柔軟な受付枠の登録が可能です。
・キャンセル待ちに対応しています。
・予約フォーム間の予約枠の連動には対応していません。

今回は、イベントタイプを使用して決済機能がついたオンラインレッスン予約受付フォームのセットアップ方法をご紹介します。
記事は長めになっていますので、すぐに特定の機能の使い方を知りたい場合には、
以下にございます目次からリンクを辿っていただきますと目的の機能の説明にスキップします。

▼目次

オンラインレッスンの予約フォームセットアップ方法(イベントタイプ)

まず作成した予約フォームを見てみましょう。
画面上部には予約フォームのタイトルが表示されます。

続いて予約日時を選択するカレンダーです。
定期的に開催されるレッスンが複数ある場合、レッスン枠毎に色分けをしておくと同じレッスンが把握しやすくなります。

日付を選択すると確認画面が表示され、次へをクリックします。

予約者様の情報を登録する画面へ移動します。
入力項目は設定画面にてどの項目(名前や住所、生年月日など)を設置するか指定されたものだけ表示されます。

その下には初めての方のためのアンケートフォームを設置しています。
質問は自由な内容で設定可能ですので、予約時にヒアリングしたい内容をセットしましょう。

入力を終えたら次へをクリックします。
確認画面にて予約の内容、ご登録の予約者様情報を確認します。

決済機能を利用していますと確認画面でお支払い情報を入力します。

問題がなければ確定し送信します。
確定されると予約者様には控えメール、管理者様には通知メールが届きます。

予約日前日にはリマインドメールが指定の時間に配信されます。
リマインドメールには当日のオンライン配信用URLが記載されています。

以上が予約フォームからの予約日前日までの流れになります。
それではこの英語教室・英会話スクール予約フォームを管理画面からどのように設定するのかみてみましょう。

予約フォームに表示するタイトルを設定する

まず始めに予約フォーム上部に表示されるタイトルを設定します。
テンプレートから作成するとデフォルトのデータで登録されていますので、ご利用内容にあわせて適切なタイトルに変更しましょう。

ログインしたらページ上部「予約フォーム」→”共通設定”の「予約システムタイトル」をクリックします。

共通設定画面の最上部にタイトル情報が表示されています。

「編集」ボタンをクリックして、タイトルの設定を行います。

タイトルの入力欄に設定したいタイトルを入力し「保存」します。

設定したタイトルが予約フォーム側に表示されました。

受付枠(メニュー)のスケジュール(受取日)を設定する

続いて予約枠をレッスン開催日時にあわせて設定しましょう。
イベントタイプの場合、指定した日時に受付枠を登録する方法(単発スケジュール)と
定期的なスケジュールを登録する方法(繰り返しルール)があります。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」の「繰り返しルール」をクリックします。

予約フォーム詳細設定画面の繰り返しルール設定エリアに画面が移動します。
「登録」をクリックして設定画面を開きます。

開催(接客)時間にレッスン受付時間を登録します。

次に受付する曜日を「繰り返す曜日」に登録します。

定員にはこのレッスンで受付可能な人数(定員数)を設定します。
受け入れ可能な人数がいっぱいになると、締め切り状態となり自動で受付停止されます。

受付方法では「承認制」か「先着順」を設定します。
「承認制」は管理者様の承認を経ないと予約が確定にはなりません。
「先着順」は承認フローを挟まず受付と同時にそのまま予約が確定となります。

設定に問題がなければ保存します。

これを作成したい受付枠分、繰り返します。
設定内容がほぼ同じ場合には、一から作成するより作成された受付枠をコピーして作成したほうがよいでしょう。
作成した繰り返しルールのリストより「コピー」ボタンから受付枠の複製が可能です。

受付枠の色も設定ができますので、ここではレッスン毎に受付枠の色を変更してみます。

これでカレンダー上に設定した受付枠が作成されました。
作成した定期的なスケジュールの中でも都合により特定の日時枠だけ受付停止したい場合もあると思います。
その場合には、予約管理カレンダーから指定した日の受付を停止することができます。
詳細は「予約スケジュールを調整する」の項にてご紹介しています。

受付枠(レッスン)の料金と合計料金の表示設定をする

続いて受付枠(メニュー)に料金を設定をしてみましょう。
繰り返しルールの受付枠には通常料金と曜日別の料金の設定が可能です。

<通常料金>
作成した繰り返しルール枠の基本となる料金です。作成した繰り返しルール枠の全日程で同じ料金にしたい場合は通常料金のみ設定をします。

「通常料金」の編集リンクをクリックします。

通常料金の設定画面が表示されます。
料金入力欄に通常料金を入力します。

「保存する」ボタンをクリックします。

<曜日別の料金指定>
曜日を指定して料金を設定します。

通常料金を設定した繰り返しルールの料金設定画面を表示します。
「新しい料金パターンを追加」ボタンをクリックします。

曜日別に設定する料金を設定します。

適用曜日を指定します。

「保存する」ボタンをクリックします。

以上で設定した曜日の料金が適用されます。
料金設定が完了したら、予約フォームやお客様宛の通知メールに合計金額を表示・記載する設定を行います。
ページ上部メニューより「予約フォーム」⇒「共通設定/料金計算・表示方法設定」をクリックします。

予約フォームへの表示の「合計金額を「予約フォーム」「お客様へ自動送信するメール」に表示する」にチェックをいれます。

利用人数をヒアリングする設定にしている場合は利用人数で金額を掛け算するかどうか設定します。
設定する場合「合計金額計算時「予約種類の料金」「受付枠料金」を「利用人数」で掛け算する」にチェックをいれます。

以上で予約フォームに料金が設定され合計料金が表示されるようになりました。

お客様情報入力欄の設定する

次にご予約者様の氏名や連絡先など予約受付時に必要な情報をヒアリングするための入力フォーム作成していきます。

設定できる項目は以下の通りです。項目ラベルも変更できます。
名前、かな(名前) 、職業、郵便番号、都道府県、住所1、住所2、電話番号、携帯電話番号、メールアドレス、携帯メール
性別、その他(単語入力欄)、その他(文章入力欄)、メルマガ受信希望、利用規約

<予約者情報入力欄の設定>
予約者様情報入力フォームの入力項目を決めます。
ページ上部「予約フォーム」の「予約者情報入力設定」をクリックします。

予約者情報入力欄の設定の「編集」ボタンをクリックします。

予約者情報入力欄設定フォームが表示されます。
名前や住所、連絡先などを指定する項目が表示されていますので、
必要な項目名にチェックをいれ、使わない項目はチェックを外すだけでお客様情報を入力するフォームが出来上がります。

項目名を変えたいときには設定項目名の下にある入力欄に変更したいテキストを入力します。

予約者情報入力フォームに設置する項目の指定ができましたら、最後に「保存する」をクリックして設定を反映します。

初めての方向けアンケートを質問フォームで設定する

質問フォーム機能を使用して、お教室を知ってもらったきっかけなどのアンケートをとることも可能です。
質問フォーム設定エリアより質問を登録します。
選択項目を複数選べるように質問形式を「複数選択(リスト)」で作成していきます。

質問文に「このレッスンを知ったきっかけは何ですか?」などを登録します。

選択肢には「チラシ」「ホームページ」「会員様のご紹介」などを登録します。

任意回答にしたい場合は、「回答を必須にする」のチェックを外します。
問題なければ保存します。

これでアンケートフォームが予約者情報入力画面に設置されるようになります。

オンライン決済の設定をする

レッスンの予約受付と一緒にクレカ決済をして頂くことも可能です。
クレカ決済を導入する事で予約直前のキャンセルなどによるお店の損失を防止することが可能です。
決済機能はStripe社の提供するサービスStripeと連携することによってクレジットカード決済機能を予約システムで使用出来るようになります。
決済機能を使用するには事前にStripeアカウントを登録しておく必要があります。
登録方法は以下の「クレジットカード決済機能を有効化するには?」をご覧ください。

Stripeアカウントとの連携が出来たら予約システムにて決済機能を使用できるように設定します。

ページ上部メニューより「予約フォーム」→「共通設定/事前決済設定」をクリックします。

事前決済設定エリアに移動します。
「予約者に事前決済を行う」を選択して事前決済を有効にします。

「事前決済を必須にする」を有効にしますと決済をしないと予約が完了しないように制御されます。
また「事前決済を必須にする」を無効にしますと、「事前決済はしない」ボタンが設置され
決済をせず予約のみ完了できるように制御されます。

この決済をしない機能を利用してボタンラベルを「銀行振込」と変更して
クレカ決済か銀行振込かを選んでもらえるようにすることも可能です。
詳細は「予約受付時に銀行振込を手動で管理する方法」をご参照ください。

オンライン配信情報を設定をする

ZoomやSkypeなどのオンライン会議ツールを使ってオンラインレッスンに必要なオンライン配信情報(配信用URLやアクセス用ID/PASS)を
作成した予約枠に設定すると、予約確定メールや前日リマインドメールにオンライン配信情報を
メールに記載することが出来ます。

ZoomやSkypeなどのオンライン会議ツールの使った会議スペースの設定方法は以下よりご確認頂けます。
Zoom(ズーム)を使ってオンライン講座を始める方法
Skype通話を使用してお客様にライブ配信する方法

それでは予約管理カレンダーからオンライン配信情報を設定します。
ここではリマインドメールのみにオンライン配信情報を記載するように設定します。
上部ヘッダーより「予約管理カレンダー」→「該当予約フォーム」をクリックします。

単発スケジュールおよび繰り返しルールで作成した受付枠の中でオンライン配信を掲載したい枠をクリックします。

受付枠情報が表示されます。
「オンライン配信情報」リンクをクリックして設定エリアへ移動します。

オンライン配信情報の「設定」ボタンをクリックします。

オンライン配信情報設定が表示されます。
「配信用URL」にはミーティングURLなどオンライン配信スペースのURLを記入します。

「リマインドメールのみに配信」にチェックを入れます。

「保存する」をクリックすると設定が完了です。

以上で設定が反映され、前日リマインドメールのみに記載されるようになります。

予約スケジュールを調整する

予約管理カレンダーでは、登録した受付枠を1クリックで受付枠の停止/再開を切り替える機能がございます。
急遽ある時間帯の受付を停止しなければいけない場合には受付停止/再開機能を使うと便利です。

ヘッダーメニュー「予約フォーム」⇒「予約管理カレンダー/目的の予約フォーム」をクリックします。

目的の受付枠をクリックします。

受付枠情報が表示されます。
受付状況にて「停止ボタン」をクリックすると、その枠の受付が停止されカレンダーから受付枠の表示が非表示になります。

再開する場合には「受付開始」ボタンをクリックします。

まとまった日にちを期間指定して受付枠の受付状況を調整することも出来ます。
予約管理カレンダーの画面右上の「一括受付設定」ボタンをクリックします。

「一括受付設定」より受付停止(再開)したい「期間」を指定します。
「受付状況」で制御したい内容を指定します。

以上の操作で指定した期間の受付状況をまとめて切り替える事ができるようになります。

予約の代行登録をする

お電話や直接受付けたご予約を予約管理カレンダーから代行登録することも可能です。
管理カレンダーから登録する場合には、ご登録情報に必須の項目はありません。
名前のみ登録して予約することもできますので、最小限の情報で登録しておいて、後から詳細データを登録する事も可能です。

また、登録時過去にご予約されたお客様情報(顧客リスト)から登録された情報を読み込んで予約登録する機能がございますので
毎回同じ方の情報を入力しなくても登録が行えるようになっております。

予約の代行登録は予約管理カレンダーから登録を行います。
上部ヘッダーより「予約管理カレンダー」→「該当の予約フォームタイトル」をクリックします。

予約管理カレンダーに受付枠が表示されますので、目的の受付枠をクリックします。

受付枠情報が表示されます。「予約の代行登録」をクリックします。

新規予約登録に遷移し、予約受付枠の情報が表示されます。
代行登録する対象の日時などが間違っていないか確認し「予約する」ボタンをクリックします。

予約者情報の入力フォームへ移動します。
1件でもご予約を受付けている受付枠の場合、その予約件数と残りの残枠数アラートが表示されます。
管理画面からの予約の場合、設定された定員数をこえても登録は出来る仕様になっています。
アラートに記載の残枠数をよく確認してご登録を進めてください。

予約者の情報はフォームに直接入力する方法と顧客リストに登録のある場合には、その情報を読み込むこともできます。

お客様情報検索フォームが表示されますので、名前・電話番号・メールアドレスのいずれかの情報で該当のお客様を検索します。

検索でヒットした顧客情報が下に表示されます。
特定した情報の「すべて挿入」ボタンをクリックしますと、顧客リストに登録されている情報が登録フォームに挿入されます。

保存すると予約登録が完了し、登録された予約情報の詳細画面が表示されます。

ご登録の内容に漏れなどがあれば、予約者情報、予約内容の編集から変更を行えます。

オンラインレッスン予約フォームの作成方法は以上になります。
SELECTTYPEの予約システムでは、予約受付とレッスン料の決済も同時に行っていただけます。
予約フォームはPC、タブレット、スマートフォンなど色々な環境からご利用いただけますので
予約受付からお支払いまでスムーズに行えます。ぜひご活用下さい。

SELECTTYPE: 無料でWEBサイト/予約フォーム付き予約システム/イベント管理・セミナー管理システム/メールフォーム付きサポートシステム/各種フォーム作成(アンケート,診断テスト)