法律事務所・士業向け予約フォームのセットアップ方法(営業時間タイプ)



SELECTTYPEの予約システムでは、幅広いジャンルの予約フォームの作成や予約受付管理に対応しています。
予約フォームの作成は、最初にテンプレートを選んで作成を進めていきます。
テンプレートは豊富に用意されていますので、ご利用されたいジャンルや予約フォームの構成がご希望と近しいテンプレートをお選び頂くと良いでしょう。
あとはご自身のお店やサービス内容にあわせて必要な情報のみ変更するだけで、すぐにオリジナルの予約フォームが出来上がります。

※テンプレート毎に機能制限されていませんので、別のテンプレートで使用している機能を後から追加することも可能です。
業種別のテンプレートはあくまでその業種に合いそうな情報で仮設定されたものだとご理解ください。

このブログでは、法律事務所・士業向け予約フォームが出来上がるまでの設定の流を順番にご案内いたします。
記事は長めになっていますので、取り急ぎ特定の機能の使い方を知りたい場合には、
以下にございます目次からリンクを辿っていただきますと目的の機能の説明にスキップします。

今回ご紹介します法律事務所・士業向け予約フォーム「営業時間タイプ」を使用して、
①担当員を選択⇒②ご希望メニューを選択⇒③予約日時を選択⇒④予約者情報入力⇒⑤予約内容確認⇒⑥予約完了
のような流れで予約を受け付ける予約フォームの設定方法をご案内していきます。

予約フォームには2種類の受付タイプがあり、どのようなスケジュールで予約を受け付けるかによって切り替えて使用することができます。

<営業時間タイプとは>
事前に管理側で、予約受付可能な時間帯を設定することで、お客様は予約で埋まっていない時間帯から好きな時間に予約ができます。
例えば日曜日の9時から18時の間を60分区切りで予約を受付けるといった設定が可能です。
・お客様がご利用時間を選べるメニューを設定することも可能です。
・予約フォーム間で予約枠の消費を連動できます。(予約が入ったら他のフォームの同じ時間の予約枠を減らす事ができます)
・キャンセル待ちには対応していません。

<イベントタイプとは>
授業の時間割のように受付枠ごとに開始時間、終了時間と定員数を設定して予約を受け付けすることができます。
毎週●曜日の●時から●時までなどの定期受付枠の作成もできますので、柔軟な受付枠の登録が可能です。
・キャンセル待ちに対応しています。
・予約フォーム間の予約枠の連動には対応していません。

▼目次

まず最初に作成する予約フォームを見てみましょう。

予約フォームにアクセスすると最初に担当員を選ぶメニューが表示されます。
メニューには担当員の紹介テキストや画像も掲載できます。

次に相談内容メニューを選んでもらうメニューが表示されます。
メニューには面談にかかる時間の設定が可能で、設定された時間分予約枠が消費されるようになります。

続いて日時を選んでもらうカレンダーが表示されています。
管理画面で設定した受付時間の範囲で受付枠が表示され、お客様は開いている時間を選んで予約手続きを進めます。

日付を選択すると確認画面が表示され、次へをクリックします。

画面が切り替わり、予約者の情報を登録する画面になります。

同じ画面に質問フォームを設置できます。
ここでは相談方法をヒアリングする質問フォームを設置しています。

予約の内容、予約者の情報に問題がなければ確定し送信します。

確定されると予約者には控えメール、管理者には通知メールが届きます。

このような予約フォームは管理画面上でどのようにセッティングするのか、これから管理画面での設定の流れをみていきましょう。

●担当員別の予約フォームを作成する

今回のサンプルは法律事務所や司法書士事務所などの担当員毎に予約フォームを作成し、お客様には担当員を選んでからスケジュールを確認してもらうようにします。
担当員の選択が必要ない場合は、担当者毎にフォームは分けずに、相談受付フォームとしてひとつの予約フォームで登録を進めましょう。
そのメニューに表示される担当員の紹介内容を登録してみましょう。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」「基本情報の設定」をクリックします。

基本情報の設定が表示されます。
「設定する」ボタンから編集画面を表示します。

「相談員」名の設定欄にメニューに表示される文言を登録します。
担当相談員別の予約フォームを作りたいので担当員の氏名を登録します。
担当員の選択が必要ない場合、「○○事務所ご相談フォーム」などを登録します。

「予約フォームの説明」には担当員の紹介文を登録します。
担当員の選択が必要ない場合、事務所の説明や予約に関する説明を登録します。
(必要なければ空欄の状態のままにしておきます)

「ギャラリー」では写真などの画像を掲載することが出来ます。
上記の説明とあわせて掲載できますので、写真を掲載しておくと
担当員のお名前がうろ覚えのお客様にも予約しやすくなります。

以上で一度保存して、基本情報設定エリアに戻ります。

今回はメニューの表示を先程登録した説明と写真を組み合わせたメニュー(カラムメニュー)に設定します。
上部ヘッダーより「予約フォーム」→”デザイン設定”内の「デザイン設定(表示項目)」とクリックします。

予約フォームデザイン設定の「表示項目設定画面」が表示されました。
「他フォームへのリンク」設定エリアがページ上部にあります。
この設定を「カラムメニュー」に切り替えて保存します。

カラムメニューが予約フォームに反映されます。

●受付スケジュールを設定する

営業時間タイプの受付スケジュール設定方法は、以下の4つをまず設定していきます。
(1).何曜日の何時から何時まで予約を受付するかを「受付時間設定」で設定します
(2).(1)で設定した範囲を何分刻みで受け付けするかを「予約時刻の単位」で設定します
(3).予約時間をどれくらい利用(消費)するかを「接客時間」で設定します
(4).同時刻の受付上限数を設定します

〇共通設定と独自設定
予約フォーム毎の設定画面では、予約受付をするための様々な設定ができるようになっています。
各設項目定毎に「共通設定を使用する」「独自設定を使用する」かを選ぶことが出来ます。
共通設定で設定を行うと他のフォームで共通設定を使用している場合、設定を共有する事ができます。

独自設定で設定を行うとそのフォーム独自の設定となり、他のフォームに影響はありません。

例えば、担当員毎に受付スケジュールを設定されたい場合は、独自設定に切り替えて、設定をするとよいでしょう。
設定項目ごとにこの設定はできますので、設定内容によって共通にしておくもの、独自設定にしておくものを分けて設定をお試しください。

〇受付時間/休憩時間設定
まずは受付時間の設定をみてみましょう。
受付終了時間は、設定された時間が最終受付時間となりますのでご注意ください。
19時まで設定された場合は、19時が最後の受付時間になります。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」「受付時間」をクリックします。

予約フォーム詳細設定画面の受付時間設定に画面が移動します。
「設定する」をクリックして設定画面を開きます。

受付時間は曜日毎に設定をします。
設定したい時間にハンドルをドラッグ操作します。
開始時間、終了時間を指定します。

同じ画面の下に移動すると受付を停止する時間(休憩時間など)を設定できます。
受付時間で指定した時間帯のうち停止したい時間を曜日ごとに設定します。
時間の操作方法は受付時間と同じでハンドルをドラッグ操作してご希望の時間を指定します。

設定が完了したら、最後に「保存する」をクリックすると登録/編集内容が反映されます。

〇予約時刻の単位設定
続いてカレンダーを何分区切りで表示するか設定をします。
ここで設定された時間単位ごとに予約枠が用意されます。

同じ画面の「予約時刻の単位」設定欄へ移動します。「設定する」ボタンをクリックします。
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「予約時刻の単位」設定画面に移動します。

この画面で予約時刻の単位を設定します。
設定値は分数です。分単位で選択指定します。

指定したら「保存する」ボタンをクリックしましょう。

〇接客時間設定
次に接客時間を設定して1予約で何分消費するか設定します。
接客時間の設定は、固定で〇分と設定する方法
お客様の方で利用時間を選べるようメニューを表示する方法とがあります。
利用時間メニューを使用して、ご相談内容(交通事故や相続、債務整理など)をメニューで選んでもらう設定方法は次の項「相談内容メニューを設定する」にてご案内します。

接客時間を固定で設定する場合は、同じ画面の「接客時間(予約枠の消費時間)/利用時間メニュー」へ移動して「固定する」に切り替えます。

「 固定にする[〇分]」の編集リンクをクリックします。

「接客時間(予約枠の消費時間)設定」が表示されます。
ご利用時間を設定します。ここでは60分で設定しています。

指定したら「保存する」ボタンをクリックしましょう。

これで設定した受付時間に受付枠が表示されるようになります。
テストで予約をしてみてどのように受付枠が消費されるのか確認してみましょう。

〇予約枠の消費ルールについて
SELECTTYPEの予約フォームでは、予約のバッティングを防ぐため、設定した接客時間(消費時間)によって
予約した枠の前後の枠が消費されるような仕組みになっております。

例えば「予約時刻の単位を60分区切り、予約の消費時間を120分」で設定したとします。

予約フォームのカレンダーより、「10:00」の枠に予約をします。
すると、前後120分未満の枠が1枠ずつ消費されます。

予約時間の前の枠である「9:00」からの予約を受け付けてしまいますと120分消費しますので
「10:00」の予約とバッティングしてしまいます。
そのためご予約受付時間の前の時間も消費される仕様になっております。

以上でご希望の時間帯を指定した時刻単位で受付枠がカレンダーに表示されるようになりました。
続いて接客時間の設定を利用時間メニューに切り替えて、施術メニューを設置してみます。

〇予約枠の設定(定員数の設定)
受付枠毎の定員数の設定は「予約枠の設定」より行います。
予約枠設定の「設定する」ボタンをクリックします。

予約枠設定画面が表示されます。
「同時刻の受付上限」に受付枠の定員数を設定します。
設定した人数で予約が埋まると自動でその時間帯の受付枠は受付停止状態に切り替わります。

他にもこの画面では定員数の表示設定や団体受付に対応するかどうかの設定が可能です。
また、「予約枠の設定」「共通設定を使用」で設定しますと、他のフォームで予約枠の設定を共通設定にしているフォームと定員数を連動する事が可能です。
つまり他のフォームで9時に予約が入ると共通設定にしている全フォームの9時の受付枠が消費されるようになります。

●相談内容メニューを設定する

利用時間メニューを使用して相談内容を選択するメニューを登録していきます。
メニューには面談にかかる時間、相談内容、料金などを登録してオリジナルのメニューを登録することができます。

「接客時間(予約枠の消費時間)/利用時間メニュー」設定エリアにて「固定する」から「「利用時間」としてお客様に選んでもらう」に切り替えます。

利用時間メニュー設定エリアが表示されますので、「追加する」ボタンから利用時間メニューを登録します。

利用時間メニュー登録用の設定画面が表示されます。
メニューラベルに相談項目を入力します。

メニュー接客時間に施術にかかる時間を設定します。

各項目を指定したら「保存する」をクリックして設定を反映します。

これでご相談選択メニューの登録できました。
同じようにメニューを追加登録して、必要な分だけ施術メニューを登録していきます。
設定した利用時間メニューは予約フォーム上で以下のように表示されます。

メニューの表示形式も利用時間メニューの設定から変更できますので、適宜調整しましょう。

●お客様情報入力欄の設定する

次にお客様情報を登録してもらう画面の設定を見てみましょう。
ご予約者様の氏名や連絡先など予約受付時に必要な情報をヒアリングするための入力フォーム作成していきます。

設定できる項目は以下の通りです。項目ラベルも変更できます。
名前、かな(名前) 、職業、郵便番号、都道府県、住所1、住所2、電話番号、携帯電話番号、メールアドレス、携帯メール
性別、その他(単語入力欄)、その他(文章入力欄)、メルマガ受信希望、利用規約

<予約者情報入力欄の設定>
予約者様情報入力フォームの入力項目を決めます。
ページ上部「予約フォーム」「予約者情報入力設定」をクリックします。

予約者情報入力欄の設定の「編集」ボタンをクリックします。

予約者情報入力欄設定フォームが表示されます。
名前や住所、連絡先などを指定する項目が表示されていますので、
必要な項目名にチェックをいれ、使わない項目はチェックを外すだけでお客様情報を入力するフォームが出来上がります。

項目名を変えたいときには設定項目名の下にある入力欄に変更したいテキストを入力します。

項目の回答を必ず回答してもらうには「回答必須」にチェックをいれます。

# 予約時には控えメールが通知できるためメールアドレスは必ず登録してもらいましょう

利用規約の掲載と同意チェックフォームの設置も可能です。
使用する場合は、利用規約の「表示する」にチェックをいれると規約文の登録フォームが表示されます。
また同意するチェックボックスの設置指定、ラベルの変更が出来ます。

予約者情報入力フォームに設置する項目の指定ができましたら、最後に「保存する」をクリックして設定を反映します。

●連絡方法をヒアリングする質問フォームを設定する

予約者情報入力欄の設定ではご希望の項目がない場合や、お客様情報の他にもご予約の際にヒアリングしたい内容を質問設定機能で設定します。
例えば以下のような質問を設定できます。

・連絡方法(電話かメールか)をヒアリングする

登録できる質問形式は、択一回答形式、複数回答形式、文章回答などがございます。
ここでは選択式の質問フォームを使って、連絡方法をヒアリングする質問を作成してみましょう。
上部メニューの「予約フォーム」⇒「質問フォーム設定」をクリックします。

質問追加エリアが表示されます。
ご希望の質問形式を選んで作成を進めます。

質問フォーム設定が表示されます。

質問文を入力します。

選択肢の登録フォームに回答選択肢を入力します。

必ず回答してもらう質問の場合、回答必須設定を有効にしておきます。

登録内容に問題がなければ保存します。

これでオプションメニューをヒアリングする質問が作成できました。
その他にも質問フォーム設定で作成された質問は、表示条件を指定することで
前の質問でどの回答選択肢を選んだかによって質問の表示を切り替えること(質問分岐設定)もできます。

予約フォームの質問を、前の質問の回答内容によって出しわける

●お客様に通知されるメールを設定する

予約フォームの受付スケジュールの設定が完了しましたら、予約カレンダーからテスト予約を入れてみましょう。
予約が完了すると、以下のような通知メールが届きます。

承認制の場合には、「予約控えメール」が届きます。

先着順の場合には、「予約の確定メール」が届きます。

お客様に通知されるこちらのメールの件名や予約情報の前に記載される文章は、オリジナルの内容に変更できますので、ご利用サービスにあわせた内容に変更しましょう。
SELECTTYPEから予約に関するメールの設定は「予約メール設定」にて各種設定が行えます。

「予約控えメール (お客様宛/ご予約時)」「編集」ボタンをクリックして設定フォームを表示します

件名、本文の入力欄にはデフォルトの内容が記入されている状態です。
この内容をサービス内容にあわせて変更しましょう。

先着順の場合に届くメールは「予約承認メール (お客様宛/ご予約確定時)」の「編集」ボタンをクリックして設定フォームから変更します。

予約を受付時には管理者宛にも通知メールが届きます。
共通設定画面の「予約通知先アドレス」に登録すると管理者と同じ全てのフォームに受け付けたメールが受け取れます。

担当員には自分の予約フォームで受付けた予約情報のみ通知メールを送られるようにしたい場合は、
予約フォーム毎の設定画面の「予約通知先アドレス」にメールアドレスを登録しますとメールが届くようになります。
上部メニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定/予約メール設定」をクリックします。

予約フォーム毎にも「予約通知先アドレス」が設定できます。
設定されたアドレスに届くのは設定された予約フォームに受け付けた予約情報のみ通知されるようになります。

※共通設定とフォーム毎の設定に両方登録されますと、予約通知が2通届くことになりますので、ご注意ください。

設定されるメールアドレスが携帯メールの場合ですと、端末側で受信設定をしていただく必要がございます。
以下SELECTTYPEからの通知メールについてのご注意点をまとめたヘルプ記事になります。
SELECTTYPEから送信するメールについてのご注意点

ここからは、運用に入ってから必要になりそうな機能のご紹介をします。

●予約スケジュールを調整する

予約受付を始めると、この日時は予約の受付をストップしたいという場合もあると思います。
そのような場合には臨時休業日時設定を使用します。
臨時休業日時設定で指定した日時の予約を停止する事が出来ます。

設定はヘッダーメニュー「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定/臨時休業」をクリックします。

臨時休業日時設定欄に移動します。
設定エリアが2か所あります。上がこのフォーム独自の設定エリアで、下が共通設定エリアです。
お店全体で受付停止したい場合は、共通設定を使用します。このフォームだけ適用したい場合は上の設定エリアから設定をします。
「登録する」ボタンをクリックして設定フォームを表示します。

停止する日時を登録します。

1日停止する場合には、「終日」にチェックをいれます。

期間で設定することも可能です。

臨時休業日時が設定された日時の受付枠はカレンダー上で非表示になります。

●予約の代行登録をする

お客様から電話でのご予約を受付けた場合には、管理画面から代理で予約登録する方法がございます。
お電話での予約情報が反映されておらず、実際の定員を超えた予約を予約フォームから受付けてしまわないように
お電話からの予約も管理画面から登録しておきましょう。

登録は予約管理カレンダーにて行います。
ヘッダーメニュー「予約管理カレンダー」⇒「該当する予約フォーム」をクリックします。

予約管理用のカレンダーが表示されます。
予約を入れたい日付枠の右下にありますアイコンの一番左のアイコンをクリックします。

新規予約登録画面が表示されます。
日時、利用時間を指定して「予約する」をクリックします。

次に予約者の情報を登録する画面が表示されます。

予約された方の情報を入力し、「保存する」をクリックすると予約が完了します。

ご予約される方が2回目以降で顧客リストに情報が登録されている場合には
その情報をこの画面から読み込みをして自動入力することも可能です。

「顧客リストから予約者情報を読み込む」をクリックしすると

顧客情報を検索する画面が表示されます。

名前、電話番号、メールアドレスの情報で検索をして
ヒットした顧客情報から「すべて挿入」をクリックすると、顧客リストに登録された情報が各入力欄に記入された状態になります。

最後に「保存する」をクリックすると予約の代行登録が完了します。

登録が完了すると、登録した予約情報の詳細画面が表示されます。
登録された情報に問題がないか確認をして、変更したい場合には各項目の編集ボタンより変更が可能です。

「法律事務所・士業向け予約フォーム」の設定のご紹介は以上になります。
SELECTTYPEの予約システムでは他にも便利な機能がたくさんございます。
機能ごとのヘルプ記事は以下にまとめておりますので、気になる機能がございましたらお試しください。

SELECTTYPE機能ヘルプ一覧
https://select-type.com/help/

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