SelectTypeの予約システムでは、Googleドライブと連携して予約時にお客様からファイル提出をしてもらう機能をご利用頂けます。
ファイル提出機能は、予約フォームからファイル提出を受付ける事のできる機能です。
ご予約時に身分証明書の提示やご予約内容に関して必要な画像や書類の提示などにご利用頂けます。
提出されたファイルは連携したGoogleドライブにアップされるので提出されたファイルをGoogleドライブで管理することが出来ます。
このファイル提出機能を使用するには、お持ちのGoogleアカウントとSelectTypeを連携が必要です。
利用するにはGoogleアカウントをご用意ください。
またファイル提出機能はプレミアムプランから提供される機能ですが、
フリープラン～プロフェッショナルプランでも30日間（初回のGoogleドライブ連携から30日間）のトライアル利用が可能ですので、
期間中に機能を充分にお試し頂く事が出来ますので、是非お試しください。
このブログエントリーでは、予約フォームでファイル提出機能を使用する一通りの流れをご案内します。
ファイル提出機能を利用するためにまずはGoogleアカウントと連携する方法をご紹介します。
Googleアカウントと連携が成功するとご指定のGoogleドライブに「SelectType Upload」というフォルダが作成され
アップロードされたファイルはこのフォルダ内に格納されます。
SelectTypeは連携してアップロードしたファイルやフォルダへの閲覧権限のみ取得します。
既存でGoogleドライブに設置されている別のファイルやフォルダへのアクセス権は保有しません。
ログインしたらページ上部ヘッダーの一番右側、「アカウント名」→「GoogleDrive連携」をクリックします。
Googleドライブ連携画面が表示されます。
黄色のエリアにGoogleドライブ連携に関する注意事項が記載されていますので、ご利用前に一通り確認しておきましょう。
「連携するボタン」をクリックします。
Googleが提供する「Google にログイン」画面が表示されます。
ここからの流れはGoogleアカウントにログイン中かログインしていない状態かで表示内容が異なります。
ログインしていない状態ですとメールアドレスとパスワードを入力する画面が表示されます。
ログイン中であれば利用可能なGoogleアカウントの候補が表示されますので連携するGoogleアカウントを選択します。
アカウントによっては本人確認が必要なケースでは、確認コードを送信して確認を行います。
入手した確認コードを入力し、「次へ」をクリックします。
「このアプリで使用する Googleドライブ上の特定のファイルのみの参照、編集、作成、削除 です。」のチェックボックスを選択し「続行」をクリックします。
Googleドライブとの連携が完了するとSelectTypeのGoogleドライブ連携画面に戻ります。
連携が成功した場合には「連携中Googleアカウント情報」の欄に、連携したGoogleアカウントのメールアドレスが表示されます。
以上でGoogleドライブと連携が出来ましたので、続いて予約フォームにファイル提出欄を設置する方法をご紹介します。
予約フォームから予約を入れる際にファイルの提出が出来るようにファイル提出欄を設置します。
設置箇所は予約者情報入力画面になります。
ファイル提出機能は、共通設定とフォーム個別設定の２つご用意しています。
共通設定でファイル提出設置を有効にするとどの予約フォームからの予約時にもファイル提出欄が表示されるようになります。
フォーム個別設定の場合は、有効化したフォームに予約を入れた場合のみファイル提出欄が表示されるようになります。
つまりどのフォームから予約を受付け場合もファイル提出させたい場合には、共通設定をご利用ください。
特定のフォームに予約時のみファイル提出を求めたい場合は、フォーム個別設定をご利用ください。
ページ上部ヘッダーより「予約フォーム」→「共通設定／ファイル提出設定」をクリックします。
ファイル提出設定／Googleドライブ連携エリアが表示されます。
「ファイルの提出を許可する」を選択しますとファイル提出機能が有効化されます。
ファイル提出設定には以下の設定が可能です。
①ファイル提出の必須設定：「ファイル提出を必須にする」を指定するとファイル提出をしないと次画面に進めないよう制御されます。
②提出ファイルのメール添付設定：管理者・フォーム別管理者・担当者宛ての予約通知メールに提出されたファイルを添付するかどうか設定します。
チェックを入れたメールにファイルが添付されます。
③アップロードエリア説明文：ファイル提出欄の上部に「提出するファイルを指定してください。」で登録された説明文が表示されます。
内容を変更したい場合にこちらに登録します。
ファイル提出に関する設定は以上です。
設置された予約フォームを確認してみましょう。
ファイル提出欄は予約カレンダーから予約日時を選んだあとに表示される「予約者情報入力画面」に設置されます。
画面上部に選択された予約日時情報の下に提出ファイルとしてファイルアップローダーが設置されています。
ファイルを指定して次へ進むと確認画面に指定したファイル名が表示されます。
「予約を確定する」ボタンをクリックして完了するとファイルがGoogleドライブにアップロードされます。
フォーム個別のファイル提出設定も共通設定と設定内容は同じです。
ページ上部ヘッダーより「予約フォーム」→「各予約フォーム個別設定／ファイル提出設定」をクリックします。
指定した予約フォームの詳細画面にあるファイル提出設定／Googleドライブ連携に遷移します。
「ファイルの提出を許可する」を選択しますとファイル提出に関する設定エリアが表示されます。
ファイル提出の設定項目は以下になります。
①ファイル提出の必須設定：「ファイル提出を必須にする」を未指定にするとファイル提出をしなくても予約できるようになります。
②提出ファイルのメール添付設定：提出されたファイルを添付するかどうか管理者宛て・フォーム別管理者宛て・担当者宛ての予約通知メールそれぞれで設定が可能です。
どのメールにも添付はしたくない場合はいずれも未指定にしますとメールに添付はされません。
③アップロードエリア説明文：ファイル提出欄の「提出するファイルを指定してください。」の文章を変更できます。
設定された予約フォームを確認してみましょう。
ファイル提出を有効化した予約フォームの予約日時を選択してから、予約者情報入力画面に進んだ場合にだけ
ファイル提出欄が表示されるようになります。
ファイル選択欄をクリックして提出したいファイルを指定します。
選択された状態で次へから予約を完了しますとファイルがGoogleドライブにアップされます。
Googleドライブより「SelectType Upload」をクリックすると予約フォームのタイトルでフォルダが作成されます。
クリックすると予約された日時などの情報でフォルダが作成され、その中にファイルが格納されています。
予約と一緒に提出されたファイルは予約情報詳細より予約日時などの情報と一緒に提出されたファイルの情報を確認できます。
Googleドライブに格納されたファイルへのリンクも表示されますので、すぐにアクセスできます。
ページ上部ヘッダーより「予約フォーム」→「予約一覧」をクリックします。
確認したい予約情報の詳細へ進みます。
提出されたファイルエリアでファイル名やGoogleドライブ上のファイルパスが確認できます。
ダウンロードボタンから提出ファイルをダウンロードして確認も出来ます。
Googleドライブから直接アクセスするより予約情報画面のファイルパスからアクセスした方が
対象の間違いなくアクセスできるので便利です。
このようにSelectTypeの予約システムでは、ユーザーから画像や資料などを提出してもらうファイル提出機能がございます。
ご自身でご用意したGoogleドライブで提出されたファイルが格納されますので、受付けたファイルを整理する手間も省けて便利な機能です。
予約フォーム毎にファイル提出機能を設置する・しないを選べますので予約内容に合わせて使い方が可能です。
プレミアムプラン未加入の場合、ファイル提出機能を30日間のトライアル期間で試用できます。
どんな機能なのか充分にお試ししてからプランアップデートを検討できますので、是非ご利用ください。
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