SELECTTYPEの予約システムは色々な業種やジャンルの予約受付で使える予約フォームの作成が可能です。
今回のブログエントリーでは、「ワクチン・予防接種」の予約受付フォームの設定方法をご紹介していきます。
この記事でご紹介するワクチン接種予約のテンプレートは以下になります。予約カレンダーの表示や予約受付の流れを確認頂けます。
テスト予約しても問題ありませんのでぜひ実際の挙動をご確認ください。
https://select-type.com/rsv/?id=NI8P_ckgWMU
予約スケジュールが不定期な場合、受付日時によって設定を柔軟に変更したい場合にはイベントタイプがお薦めです。
SELECTTYPEの予約フォームには、大きく2種類の受付タイプ「営業時間タイプ」「イベントタイプ」があり、それぞれ設定方法や使用できる機能が異なります。
＜営業時間タイプとは＞
事前に管理側で、予約受付可能な時間帯を設定することで、お客様は予約で埋まっていない時間帯から好きな時間に予約ができます。
例えば日曜日の9時から18時の間を60分区切りで予約を受付けるといった設定が可能です。
・お客様がご利用時間を選べるメニューを設定することも可能です。
・予約フォーム間で予約枠の消費を連動できます。（予約が入ったら他のフォームの同じ時間の予約枠を減らす事ができます）
・キャンセル待ちには対応していません。
＜イベントタイプとは＞
授業の時間割のように受付枠ごとに開始時間、終了時間と定員数を設定して予約を受け付けすることができます。
毎週●曜日の●時から●時までなどの定期受付枠の作成もできますので、柔軟な受付枠の登録が可能です。
・キャンセル待ちに対応しています。
・予約フォーム間の予約枠の連動には対応していません。
今回は、イベントタイプを使用した予約受付フォームのセットアップ方法をご紹介します。
記事は長めになっていますので、すぐに特定の機能の使い方を知りたい場合には、
以下にございます目次からリンクを辿っていただきますと目的の機能の説明にスキップします。
▼目次
まず作成した予約フォームを見てみましょう。
画面上部には注意書き設定で登録された予約に関する情報が表示されます。
予約日の変更・キャンセルの方法や注意事項など記載しておくとよいでしょう。
続いて予約日時を選択するカレンダーです。
「毎週〇曜日の〇時から〇時」や「特定日時の〇時から〇時」のように指定された受付枠が表示されます。
日付を選択すると確認画面が表示され、次へをクリックします。
予約者様の情報を登録する画面へ移動します。
入力項目は設定画面にてどの項目（名前や住所、生年月日など）を設置するか指定されたものだけ表示されます。
その下にはワクチン・予防接種の予約日時と一緒にヒアリングしておきたい内容で質問フォームを設置しました。
選択肢を用意して選んでもらうフォームやテキスト入力で回答してもらうフォームなど質問内容にあわせたフォームの設置が可能です。
入力を終えたら次へをクリックします。
確認画面にて予約の内容、ご登録の予約者様情報を確認します。
問題がなければ確定し送信します。
確定されると予約者様には控えメール、管理者様には通知メールが届きます。
以上が予約フォームからの予約の流れになります。
それではこの検診受付予約フォームを管理画面から設定してみましょう。
予約システムを初めてセットアップする場合はいずれかのテンプレートを選んでそのテンプレートの設定を調整して作成を進める流れとなります。まずはテンプレートから実際に作成する流れを確認していきましょう。
テンプレートから作成する方法は予約システムの紹介ページから作成する手順と管理者マイページから作成する手順の2通りございます。いずれかの方法で予約フォームの作成をスタートしましょう。
●紹介ページからテンプレートを選んで作成
予約システムの紹介ページからもテンプレートを選んで作成できます。
ワクチン・予防接種の予約システムの紹介ページは以下になります。
https://select-type.com/lp/vaccinationReserveSystem/
この記事でご紹介する予防接種予約のテンプレートは「ワクチン接種予約1」のテンプレートになります。
「サンプルをみる」をクリックします。
「テンプレートプレビュー」で予約フォームを確認することができます。
「このテンプレートで作成」をクリックしますと予約フォームが仮のデータで作成されますので利用されるサービスにあわせて調整していきましょう。
●管理者マイページから作成
管理者マイページから作成するには、マイページ上部メニューの「予約フォーム」から「新しく作成する」をクリックします。
予約フォーム作成ページが表示されます。
業種でカテゴリ分けされたテンプレートが一覧表示されますので、この中からご希望に近しいテンプレート選択して作成します。
※テンプレートに設定された内容はすべて後で変更が行えますので、ご利用の業種と違ってもまずは希望に近いテンプレートで作成してみましょう。
やり直したい場合は初期化して最初からやり直すことも出来ます。初期化方法は予約システムの初期化方法をご参照ください。
今回は「教室/イベントタイプ」のテンプレートの中から「ワクチン接種予約1」のテンプレートを選びます。
「テンプレートプレビュー」で予約フォームを確認することができます。
「このテンプレートで作成」をクリックしますと予約フォームが仮のデータで作成されますので利用されるサービスにあわせて調整していきましょう。
このテンプレートでは「教室／イベントタイプ」を使用しています。
イベントタイプは時間割のように受付枠ごとに開始時間、終了時間と定員数を設定して予約を受付するタイプの予約です。
別の受付タイプをご利用の場合は「教室／イベントタイプ」に切り替えます。
上部メニュー「予約フォーム」→「各予約フォーム個別設定／フォームタイトル／予約受付タイプ設定」をクリックします。
予約受付タイプ設定が表示されますので、「教室/イベントタイプ」をクリックします。
設定エリアより下の設定が教室/イベントタイプ用の設定に切り替わります。
教室・イベントタイプでは、指定した日時に受付枠を作成する「単発スケジュール」と定期的な予定を作成する「繰り返しルール」で受付枠を作成出来ます。
ここでは繰り返しルールを使用して指定した期間内に定期的なスケジュールを設定する方法をご紹介します。
ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」の「繰り返しルール」をクリックします。
予約フォーム詳細設定画面の繰り返しルール設定エリアに画面が移動します。
「登録」をクリックして設定画面を開きます。
最初に開催（接客）時間を登録します。受付したい時間を指定します。
次に繰り返す曜日を登録します。受け付けしたい曜日を選択します。
次に繰り返し期間で受付枠を設置する範囲を指定します。
指定した期間内に上記受付時間・曜日で受付枠が設置されるようになります。
定員にはこの時間帯に受付可能な人数（定員数）を設定します。
登録した時間に受け入れ可能な人数を設定します。
ここで設定した定員数の予約が入ると締め切り状態となり、自動で受付停止されます。
受付方法では「承認制」か「先着順」を設定します。
「承認制」は管理者様の承認を経ないと予約が確定にはなりません。
「先着順」は承認フローを挟まず受付と同時にそのまま予約が確定となります。
設定に問題がなければ保存します。
続けて別の受付枠を作成する際に設定内容がほぼ同じ場合には、一から作成するより作成された受付枠をコピーして作成したほうがよいでしょう。
先程作成した繰り返しルールの「コピー」ボタンをクリックします。
繰り返しルール登録画面が表示され、開催時間・繰り返し期間以外の設定内容がすでにセットされている状態です。
開催時間・繰り返し期間を設定するだけですぐに登録するとができます。
これでカレンダー上に設定した内容で受付枠が作成されました。
繰り返しルールを使用して作成した受付枠の中で一部の時間帯のみ受付を停止したい場合には
予約管理カレンダーより指定した日時の受付枠を停止することが出来ます。
期間指定した間の受付を停止にするといった設定も可能です。
ヘッダーメニュー「予約フォーム」⇒「予約管理カレンダー／目的の予約フォーム」をクリックします。
受付停止したい受付枠をクリックします。
受付枠情報が表示されます。
受付状況にて停止ボタンをクリックすると、その枠の受付が停止されカレンダーから受付枠の表示が非表示になります。
受付停止してもカレンダー上には枠の情報を残したい場合には、
「この停止中受付枠情報を予約フォームに表示する」にチェックをいれます。
するとカレンダ―には表示が残ります。
再開する場合には「受付開始」ボタンをクリックします。
まとまった日にちを期間指定して受付枠の受付状況を調整することも出来ます。
予約管理カレンダーの画面右上の「一括受付設定」ボタンをクリックします。
「一括受付設定」より受付停止（再開）したい「期間」を指定します。
「受付状況」で制御したい内容を指定します。
以上の操作で指定した期間の受付状況をまとめて切り替える事ができるようになります。
次に予約の際に入力してもらうお客様情報の設定を見てみましょう。
健康診断を受診されるお客様の情報や連絡先などの入力項目を設定していきます。
設定画面から必要な情報を登録しましょう。
ページ上部「予約フォーム」⇒「予約者情報入力設定」をクリックします。
予約者情報入力欄の設定の「編集」ボタンをクリックします。
予約者情報入力欄設定フォームが表示されます。
必要な項目名にチェックをいれ、使わない項目はチェックを外すだけでお客様情報を入力するフォームが出来上がります。
項目名を変えたいときには設定項目名の下にある入力欄に変更したいテキストを入力します。
診察券番号を入力してもらいたい場合には「その他（単語入力）」を使用して
項目名を「診察券番号」とすると予約者情報入力フォームに診察券番号の入力欄を設置する事ができます。
予約時には予約の控えメールや承認制の場合、予約の確定メールが通知されるためメールアドレスは必ず登録してもらいましょう
利用規約の掲載と同意チェックフォームの設置も可能です。
健康診断のオンライン予約に関する規約などをフォーム内に表示できます。
利用規約の「表示する」にチェックをいれると規約文の登録フォームが表示されます。
また同意するチェックボックスの設置指定、ラベルの変更が出来ますので、
同意するをチェックしないと予約が完了しないようにも設定できます。
ご登録内容に問題がなければ「保存する」をクリックして設定が完了します。
予約受付と一緒に問診したい項目がある場合には、質問設定にてオリジナルの質問フォームを設置することができます。
ヘッダーメニュー「予約フォーム」より「質問フォーム設定」をクリックします。
質問フォーム設定エリアより質問を登録します。
質問追加より質問形式を選びます。回答を一つだけ選んでもらいたい場合は、「一つ選択（リスト）」で作成していきます。
回答内容を複数選べる場合には「複数選択（リスト）」で作成します。
今回はで「はい」「いいえ」で回答してもらう問診フォームを作成してみます。
質問文に「薬や食品などでアレルギー症状を起こしたことがありますか？」などヒアリングしたい内容を登録します。
選択肢には「はい」「いいえ」を登録します。
回答しないと予約を進めないようにするには「回答を必須にする」のチェックをいれます。
問題なければ保存します。
これで問診フォームが作成できました。
質問設定ではテキスト入力をしてもらう形式の質問フォームの設置も可能です。
事前に割り振られた診察番号などを照合したい場合などにもご利用いただけます。
予約カレンダーの上部には、予約に関する注意事項などを記載することが出来ます。
予約日の変更期日やキャンセルを受付している場合にはキャンセルについての説明を掲載できます。
また、予約フォームに携帯電話から予約をされる場合に、ご利用の携帯によっては「@select-type.com」からのメールを受信設定をしないと
メールが届かない場合がございます。
SELECTTYPEから送信するメールについてのご注意点
このような予約時に認識しておいてほしい内容を注意書きエリアに記載しておくとよいでしょう。
注意書きの設定は、作成した予約フォーム全てに同じ内容を記載する事もできますし、
予約フォーム毎に内容を変更したい場合には、個別に設定する事も可能です。
ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」の「注意書き設定」をクリックします。
注意書き設定エリアの「設定する」ボタンから設定フォームを表示させます。
文章を入力するためのエディタが表示されますので、ここに文章を入力します。
目立たせたい箇所は太字や色の設定も可能です。
こちらのテキストエディタをご利用の際に、他のホームページなどから直接テキストをコピーして
貼り付けた場合、意図しない装飾がついてしまったり、HTMLコードが表示されてしまう場合がございます。
そうなってしまった場合の解消方法などを以下のヘルプ記事にまとめてますので、ご参照ください。
問題なければ「保存する」をクリックします。
予約カレンダーの画面上部に登録された注意書きテキストが表示されます。
予約フォームのスケジュール設定がひと段落したら、作成した予約フォームからテスト予約を入れて動作確認してみましょう。
予約が完了すると、予約フォームで登録したメールアドレス宛に以下のような通知メールが届きます。
予約が入ると予約者と管理者にメールが送られます。
管理アカウントにご登録のメールアドレスでテストお試しされますと、管理者宛てに送られたメールと混同してしまいますので
テストの際には管理アカウントにご登録のメールアドレスとは別のメールアドレスでお試しされることをお勧めします。
承認制の場合には、「予約控えメール」が届きます。
先着順の場合には、「予約の確定メール」が届きます。
お客様宛に通知されるメールは、件名や予約情報の前に記載される文章を変更することができますので、
ご予約される店名やサービス内容にあわせて変更しましょう。
SELECTTYPEから予約に関するメールの設定は「メール設定（共通）」にて各種設定が行えます。
「予約控えメール (お客様宛/ご予約時)」の「編集」ボタンをクリックして設定フォームを表示します
件名、本文の入力欄にはデフォルトの内容が記入されている状態です。
この内容をサービス内容にあわせて変更しましょう。
先着順の場合に届くメールは「予約承認メール (お客様宛/ご予約確定時)」の「編集」ボタンをクリックして設定フォームから変更します。
ここからは、運用に入ってから必要になりそうな機能のご紹介をします。
運用がスタートしますと、ある受付枠の定員を増やしたい、あるいは減らしたいという状況になることもあるでしょう。
その場合には、予約管理カレンダーより指定した枠の定員数を変更することが可能です。
ヘッダーメニュー「予約フォーム」⇒「予約管理カレンダー／目的の予約フォーム」をクリックします。
変更したい受付枠をクリックします。
受付枠情報が表示されます。
「受付日時の変更」をクリックします。
受付枠の変更が表示されますので、定員数を変更して「保存する」をクリックします。
変更対象を選択する画面が表示されますので、「この予定のみ」ボタンをクリックします
設定した枠のみ変更が反映されます。
ご予約はお電話で受け付けることも、直接お店で受け付けることもあると思います。
その場合には、「予約管理カレンダー」から代行登録する機能がございます。
管理カレンダーからの予約は、予約フォームからの予約と違って登録する内容に必須項目がありません。
名前だけで登録しておき、後から詳細情報を登録することが出来ます。
また、代行登録される情報が過去にご予約されたお客様の情報だった場合、お客様の登録情報を読み込んで
すぐに登録を行うこともできます。
予約の代行登録は予約管理カレンダーから登録を行います。
上部ヘッダーより「予約管理カレンダー」→「該当の予約フォームタイトル」をクリックします。
予約管理用のカレンダーが表示されます。
目的の受付枠をクリックします。
受付枠情報が表示されます。
「予約の代行登録」ボタンをクリックします。
新規予約登録画面が表示されます。
日時、コースを確認して「予約する」をクリックします。
新規予約登録に遷移し、予約受付枠の情報が表示されます。
既に予約が入っている場合には、何件の予約が入って後何件予約を入れることが出来るかメッセージが表示されます。
代行登録する対象の日時などが間違っていないか確認します。
予約者情報の入力フォームへ移動します。
予約者の情報はフォームに直接入力する方法と顧客リストに登録のある場合には、その情報を読み込むこともできます。
問題なければ「保存する」ボタンをクリックします。
予約者情報詳細画面が表示されますので、登録された情報が反映されているか確認しましょう。
「ワクチン・予防接種予約フォーム」の作成方法は以上になります。
SELECTTYPEの予約システムでは他にも便利な機能がたくさんございます。
機能ごとのヘルプ記事は以下にまとめておりますので、気になる機能がございましたらお試しください。
SELECTTYPE機能ヘルプ一覧
https://select-type.com/help/
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