SELECTTYPEの予約システムは様々なジャンルの予約受付に対応した予約フォームの作成が可能です。
採用面接やスタッフ登録説明会などの日程調整フォームとしてご利用頂くこともできます。
この記事でご紹介する採用面接・スタッフ登録説明会予約テンプレートは以下になります。予約カレンダーの表示や予約受付の流れを確認頂けます。テスト予約しても問題ありませんのでぜひ実際の挙動をご確認ください。
https://select-type.com/rsv/?id=idQvyG44sns
今回予約フォームの受付タイプは「教室・イベントタイプ」で作成します。
予約フォームには大別して２つの受付タイプがあり、それぞれ以下のような特徴があります。
＜営業時間タイプとは＞
事前に管理側で、予約受付可能な時間帯を設定することで、お客様は予約で埋まっていない時間帯から好きな時間に予約ができます。
例えば日曜日の9時から18時の間を60分区切りで予約を受付けるといった設定が可能です。
・お客様がご利用時間を選べるメニューを設定することも可能です。
・予約フォーム間で予約枠の消費を連動できます。（予約が入ったら他のフォームの同じ時間の予約枠を減らす事ができます）
・キャンセル待ちには対応していません。
営業時間タイプでの日程調整フォームの設定方法は以下のヘルプをご参照ください。
●面接・面談などの日程調整用予約フォームのセットアップ方法（営業時間タイプ）
＜教室・イベントタイプとは＞
授業の時間割のように受付枠ごとに開始時間、終了時間と定員数を設定して予約を受け付けすることができます。
毎週●曜日の●時から●時までなどの定期受付枠の作成もできますので、柔軟な受付枠の登録が可能です。
・キャンセル待ちに対応しています。
・予約フォーム間の予約枠の連動には対応していません。
また設定によってご予約の候補日と希望の順位を指定してもらう設定も可能です。
管理側では予約された情報から希望順位を確認して調整することができるようになります。
今回のブログエントリーでは「採用面接・スタッフ登録説明会の日程調整に使える予約フォーム」のセットアップ方法をご紹介します。
今回は、教室・イベントタイプを使用して面接予約フォームのセットアップ方法をご紹介します。
日程調整を行う上で便利な機能や運用過程で必要になる機能もご紹介しています。
記事は長めになっていますので、すぐに特定の機能の使い方を知りたい場合には、
以下にございます目次からリンクを辿っていただきますと目的の機能の説明にスキップします。
▼目次
予約システムを初めてセットアップする場合はいずれかのテンプレートを選んでそのテンプレートの設定を調整して作成を進める流れとなります。まずはテンプレートから実際に作成する流れを確認していきましょう。
テンプレートから作成する方法は予約システムの紹介ページから作成する手順と管理者マイページから作成する手順の2通りございます。いずれかの方法で予約フォームの作成をスタートしましょう。
●紹介ページからテンプレートを選んで作成
予約システムの紹介ページからもテンプレートを選んで作成できます。
採用面接・スタッフ登録説明会予約システムの紹介ページは以下になります。
https://select-type.com/lp/recruitmentReserveSystem/
この記事でご紹介するテンプレートは「採用面接予約 」のテンプレートになります。
「サンプルをみる」をクリックします。
「テンプレートプレビュー」で予約フォームを確認することができます。
「このテンプレートで作成」をクリックしますと予約フォームが仮のデータで作成されますので利用されるサービスにあわせて調整していきましょう。
●管理者マイページから作成
管理者マイページから作成するには、マイページ上部メニューの「予約フォーム」から「新しく作成する」をクリックします。
予約フォーム作成ページが表示されます。
業種でカテゴリ分けされたテンプレートが一覧表示されますので、この中からご希望に近しいテンプレート選択して作成します。
※テンプレートに設定された内容はすべて後で変更が行えますので、ご利用の業種と違ってもまずは希望に近いテンプレートで作成してみましょう。
やり直したい場合は初期化して最初からやり直すことも出来ます。初期化方法は予約システムの初期化方法をご参照ください。
今回は「教室/イベントタイプ」のテンプレートの中から「採用面接予約 」のテンプレートを選びます。
「テンプレートプレビュー」で予約フォームを確認することができます。
「このテンプレートで作成」をクリックしますと予約フォームが仮のデータで作成されますので利用されるサービスにあわせて調整していきましょう。
作成された予約フォームを見ると「採用面接予約」というタイトルや
「採用・応募に関する説明やご予約に際しての注意書きを記入してください。・・・」というメッセージが仮で登録されていますので
変更していきましょう。
まずタイトル設定は上部メニューの「予約フォーム」→「共通設定／予約システムタイトル」をクリックして移動します。
予約システムタイトルの設定エリアが表示されますので「編集」をクリックします。
予約システムタイトル設定モーダルが表示されますので、入力欄に記載の内容を変更します。
変更したら「保存する」をクリックすると変更したタイトルが反映されます。
続いて注意書きメッセージの登録内容を変更します。
上部メニューの「予約フォーム」→「共通設定／注意書き設定」をクリックして移動出来ます。
注意書き設定エリアが表示されるので「編集」ボタンをクリックします。
注意書き設定モーダルが表示されますので、入力欄に登録された内容を変更します。
注意書きには、ご予約に関する注意点やキャンセルについてなど記載するとよいでしょう。
変更したら「保存する」クリックしますと登録内容が更新されます。
面接・説明会のスケジュールにあわせて受付枠を登録していきましょう。
イベントタイプには単発の予定を登録できる機能（単発スケジュール機能）と
定期的なスケジュールを登録できる機能（繰り返しルール機能）の2種類がございます。
登録されたいスケジュールにあわせてご利用いただけます。
ある程度決まったスケジュールで作成する場合は、繰り返しルールから受付枠を登録します。
ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」の「繰り返しルール」をクリックします。
予約フォーム詳細設定画面の繰り返しルール設定エリアに画面が移動します。
「登録」をクリックして設定画面を開きます。
最初に開催（接客）時間を登録します。受付したい時間を指定します。
次に繰り返す曜日を登録します。受け付けしたい曜日を選択します。
次に繰り返し期間で受付枠を設置する範囲を指定します。
指定した期間内に上記受付時間・曜日で受付枠が設置されるようになります。
定員にはこの時間帯に受付可能な人数（定員数）を設定します。
登録した時間に受け入れ可能な人数を設定します。
ここで設定した定員数の予約が入ると締め切り状態となり、自動で受付停止されます。
受付方法では「承認制」か「先着順」を設定します。
「承認制」は管理者様の承認を経ないと予約が確定にはなりません。
「先着順」は承認フローを挟まず受付と同時にそのまま予約が確定となります。
設定に問題がなければ保存します。
続けて別の受付枠を作成する際に設定内容がほぼ同じ場合には、一から作成するより作成された受付枠をコピーして作成したほうがよいでしょう。
先程作成した繰り返しルールの「コピー」ボタンをクリックしますとコピー元の設定が維持された状態で登録モーダルが表示されますので、
変更したい内容のみ設定して保存します。
繰り返しルールで作成された受付枠のうち都合により一部のみ受付停止したい場合もあるでしょう。
その場合は、予約管理カレンダーで調整が可能です。
上部メニューの「予約フォーム」→「予約管理カレンダー」をクリックします。
受付停止したい日時枠をクリックします。
受付枠情報モーダルが表示されます。
受付状況の「停止」ボタンをクリックするとこの枠の受付が停止されます。
予約管理カレンダーには指定枠が「受付停止中」の表示に切り替わります。
再度、受付枠情報モーダルを表示して「この停止中受付枠情報を予約フォームに表示する」にチェックをいれると
予約カレンダーに受付枠は停止中の情報とともに表示しておくことも可能です。
その日時限りの受付枠を登録したい場合は「単発スケジュール」を使用します。
予約管理カレンダーの登録したい日付枠の右下にある単発スケジュール設定アイコンをクリックします。
単発スケジュールの登録モーダルが表示されます。
開催日時や定員など適宜情報をセットして「登録する」をクリックしますと
指定日時に受付枠が登録されます。
以上で予約カレンダーに予約受付枠をセットすることができました。
お客様と日程調整をする際、お客様の希望日をいくつかヒアリングして調整したい場面もあるかと思います。
その場合、お客様に候補日を指定しもらいご希望の順位を指定して予約してもらうようにする設定が可能です。
設定された予約フォームでは、予約日時を選んだ後にそれぞれの予約枠に順（第〇希望日）を指定できるようになり、
管理側では予約された情報から希望順位も確認できるようになります。
※希望順位のヒアリングが必要ない場合にはこの設定は不要になります。次項の設定を進めてください。
ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」の「申込可能予約枠数」をクリックします。
申込可能予約枠数の設定エリアに移動しますので、「編集」ボタンをクリックします。
選択可能予約枠数の設定画面が表示されます。
1回の予約申込で選べる日時の数を「２個以上」に設定します。
必ず複数候補日を回答頂きたい場合は「予約申込時に選ばなければならない日時の数」を指定します。
「保存する」をクリックします。
設定が完了すると、選択可能予約枠数の設定情報表示エリアには「ご希望日時の順位ヒアリング設定」欄が表示されるようになります。
「希望日の順位をヒアリングする」指定欄にチェックをいれます。
「更新しました。」メッセージが表示されますと、設定は完了です。
以上で希望日時と希望順位をヒアリングできるようになりました。
ご希望の予約日時を選んだ後、予約者情報入力画面にて 希望順位を指定できるようになります。
次にお客様情報を登録してもらう画面の設定を見てみましょう。
ご予約時に必要なお客様情報をヒアリングするための項目を設定していきます。
面接に必要な情報を登録しましょう。
ページ上部「予約フォーム」⇒「予約者情報入力設定」をクリックします。
予約者情報入力欄の設定の「編集」ボタンをクリックします。
予約者情報入力欄設定フォームが表示されます。
必要な項目名にチェックをいれ、使わない項目はチェックを外すだけでお客様情報を入力するフォームが出来上がります。
項目名を変えたいときには設定項目名の下にある入力欄に変更したいテキストを入力します。
利用規約の掲載と同意チェックフォームの設置も可能です。
使用する場合は、利用規約の「表示する」にチェックをいれると規約文の登録フォームが表示されます。
また同意するチェックボックスの設置指定、ラベルの変更が出来ます。
ご登録内容に問題がなければ「保存する」をクリックして設定が完了します。
お客様が予約を完了されますとお客様宛に予約の控えメールが送られます。
この控えメールの内容（タイトルや前掲文）を変更できますので、ご利用のサービスに合わせた設定にしておきましょう。
メールの設定は予約フォーム共通設定画面の「予約メール設定」にて各種設定が行えます。
「予約控えメール (お客様宛/ご予約時)」の「編集」ボタンをクリックして設定フォームを表示します。
件名、本文の入力欄には現在設定中の内容が記入されている状態です。
この内容をご利用目的にあわせた内容に変更してみましょう。
予約を受付時には管理者宛に通知メールが届きます。
管理者以外にお店のスタッフにも通知メールを送られるようにしたい場合は、「予約通知先アドレス」にメールアドレスを登録しますと
管理者と同様にメールが届くようになります。
通知先アドレスに登録されたメールアドレスは、認証操作を経てはじめて予約受付時のメールが通知されるようになります。
メールアドレス追加登録フォームより追加したら、「未認証」として登録されリストに追加されます。
「認証メール送信」から認証を行ってください。
認証メールからメールに記載されている認証用URLにアクセスしますと、認証が完了します。
これで通知メールが届くようになります。
設定されるメールアドレスが携帯メールの場合ですと、端末側で受信設定をしていただく必要がございます。
以下SELECTTYPEからの通知メールについてのご注意点をまとめたヘルプ記事になります。
SELECTTYPEから送信するメールについてのご注意点
ご予約されたお客様が自身でキャンセルできるようにするには、キャンセル受付設定を有効にします。
キャンセル受付設定は予約フォーム毎に設定が可能です。
ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「キャンセル受付」をクリックします。
キャンセル受付設定エリアからキャンセル受付を設定するフォームの設定ボタンをクリックします。
「キャンセルを受付ける」を選択すると設定が可能になります。
受付期間・・・キャンセルを受付範囲を「●日前」で指定します。
キャンセル可能対象者・・・メンバーのみ、すべてのお客様かを指定できます。
メンバーのみにしますと、メンバー専用画面からキャンセルが出来る利用になります。
全てのお客様にしますと、予約の控えメールや確定メールにキャンセル受付用のリンクが設置されます。
キャンセル受付用のリンクをクリックしますと、
認証画面が表示され、認証手続きが可能になります。
お客様から予約希望日を受付したら、候補日の中から予約を確定しましょう。
複数候補日を受付した場合は、確定した予約以外の候補日をキャンセルにします。
承認制で受付をしますと希望日時は「承認待ち」としてその枠の予約を仮抑えされた状態になります。
予約日時が確定したら、それ以外に予約希望された日時をキャンセルしておきましょう。
予約情報の確定・キャンセル操作は「予約情報詳細画面」から行えます。
ヘッダーメニュー「予約フォーム」⇒「予約一覧」をクリックします。
予約一覧が表示されますので、該当予約情報の予約内容リンクをクリックして詳細画面にアクセスします。
予約情報詳細では、希望順位をヒアリングされた予約情報には「第〇希望」が表示されます。
管理者様はこの希望順位を踏まえて、予約枠毎を個別に確定かキャンセルかを指定します。
まず予約情報を「確定」に切りえて予約を確定にします。
ステータスアイコンをクリックして「承認を確定する」をクリックします。
予約承認画面が表示されます。
ステータス変更時には変更と同時にお客様にメールでお知らせすることが可能です。
※「メールを送信する」チェックを外せば、メール通知無しにステータスだけ変更出来ます。
問題なければ「この予約を承認する(予約確定)」をクリックしますと
予約が確定されます。
続いて確定にした予約以外の希望予約日をキャンセルにします。
該当する予約情報のステータスアイコンをクリックして「承認をキャンセルする」をクリックします。
予約キャンセル画面が表示されます。
「メールを送信する」チェックを外して、「この予約をキャンセルする」をクリックします。
以上の操作で受付けたご希望日時のうち１件だけ確定となり、他の希望日で仮抑えされていた日時枠が予約できる状態となりました。
面接のご予約を電話で受付した情報も管理画面から代行登録することができます。
予約の空き枠のコントロールを正確に行いたい場合には、電話予約の予約情報も管理画面から必ず登録しておきましょう。
管理画面からの代行予約をする場合には、予約フォームからの予約と違い、登録する内容に必須の項目はありません。
名前だけで予約も出来てしまいます。
予約受付時には最小限の情報で登録しておき、後から詳細情報を追加で登録することも可能です。
また過去にご予約されたお客様情報から登録情報を読み込みすぐに登録が行える機能もございます。
予約の代行登録は予約管理カレンダーから登録を行います。
上部ヘッダーより「予約管理カレンダー」→「該当の予約フォームタイトル」をクリックします。
予約管理用のカレンダーが表示されます。
目的の受付枠をクリックします。
受付枠情報が表示されます。
「予約の代行登録」ボタンをクリックします。
新規予約登録画面が表示されます。
日時、コースを確認して「予約する」をクリックします。
新規予約登録に遷移し、予約受付枠の情報が表示されます。
既に予約が入っている場合には、何件の予約が入って後何件予約を入れることが出来るかメッセージが表示されます。
代行登録する対象の日時などが間違っていないか確認します。
予約者情報の入力フォームへ移動します。
予約者の情報はフォームに直接入力する方法と顧客リストに登録のある場合には、その情報を読み込むこともできます。
問題なければ「保存する」ボタンをクリックします。
予約者情報詳細画面が表示されますので、登録された情報が反映されているか確認しましょう。
採用面接・スタッフ登録説明会の予約フォームの作成方法は以上になります。
SELECTTYPEの予約システムでは他にも便利な機能がたくさんございます。
機能ごとのヘルプ記事は以下にまとめておりますので、気になる機能がございましたらお試しください。
SELECTTYPE機能ヘルプ一覧
https://select-type.com/help/
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