SELECTTYPEの予約システムでは、病院の一般診療のWEB予約フォームをセットアップしご利用いただくことも可能です。
初診と再診(担当医の選択)にも対応しています。
各医師の勤務スケジュールを登録して、担当医ごとに柔軟なWEB予約受付スケジュールの調整・管理を実現します。
またWEB予約受付時には質問フォームへの回答も収集出来ます。
この質問機能を活用して簡単な事前問診が出来ますので患者様の受け入れが効率的に、よりスムーズになります。
本エントリーでは病院の診療予約用に予約システムをセットアップする方法をご紹介いたします。
作成は以下の流れになります。
本ブログエントリーの最後には予約情報の管理についてもご案内いたします。
▼目次
運用方法
テンプレートはこちらの病院向けサンプルフォームを使用します。
再診は担当医を、初めての患者様は初診をお選びいただく流れになります。
予約システムを初めてセットアップする場合はいずれかのテンプレートを選んでそのテンプレートの設定を調整して作成を進める流れとなります。まずはテンプレートから実際に作成する流れを確認していきましょう。 テンプレートから作成する方法は予約システムの紹介ページから作成する手順と管理者マイページから作成する手順の2通りございます。いずれかの方法で予約フォームの作成をスタートしましょう。
●紹介ページからテンプレートを選んで作成
予約システムの紹介ページからもテンプレートを選んで作成できます。
病院向け予約システムの紹介ページは以下になります。
https://select-type.com/lp/hospitalReserveSystem/
この記事でご紹介する病院診療予約のテンプレートは下段左から2番目のテンプレートになります。
「サンプルをみる」をクリックします。
「テンプレートプレビュー」で予約フォームを確認することができます。
「このテンプレートで作成」をクリックしますと予約フォームが仮のデータで作成されますので
利用されるサービスにあわせて調整していきましょう。
●管理者マイページから作成
管理者マイページから作成するには、マイページ上部メニューの「予約フォーム」から「新しく作成する」をクリックします。
予約フォーム作成ページが表示されます。
業種でカテゴリ分けされたテンプレートが一覧表示されますので、この中からご希望に近しいテンプレート選択して作成します。
※テンプレートに設定された内容はすべて後で変更が行えますので、ご利用の業種と違ってもまずは希望に近いテンプレートで作成してみましょう。
やり直したい場合は初期化して最初からやり直すことも出来ます。初期化方法は予約システムの初期化方法をご参照ください。 
今回は「営業時間タイプ」のテンプレートの中から「病院診療予約(担当医選択)」のテンプレートを選びます。
「テンプレートプレビュー」で予約フォームを確認することができます。
「このテンプレートで作成」をクリックしますと予約フォームが仮のデータで作成されますので利用されるサービスにあわせて調整していきましょう。
予約システムのタイトルや注意書きを貴院の内容に変更していきます。
「〇〇病院予約システム」「〇〇病院WEB予約」といったタイトルに調整しましょう。
タイトルの編集方法はこちらのヘルプページをご参照ください。
設定画面にはログイン後ヘッダーより「予約フォーム」→「予約システムタイトル」をクリックして移動します。
注意書きエリアには、WEBからの予約に際しての注意書きを記載します。
注意書きの登録方法はこちらのヘルプページをご参照ください。
設定画面はヘッダーより「予約フォーム」→「注意書き設定」とクリックして移動出来ます。
キャンセル時の注意点、感染症対策についての注意事項であったりを記載しておくとよいでしょう。
担当医を登録していきます。担当医ごとに予約フォームを追加登録してください。
予約フォームの登録方法はこちらのヘルプページをご参照ください。
担当医のリストにはページ上部ヘッダーにて、「予約フォーム」→「スタッフ一覧」で移動出来ます。
担当医は「スタッフ一覧」右上にある「スタッフを新しく作る」ボタンで追加出来ます。
担当者名や担当者の紹介・画像ギャラリーなどは基本情報としてそれぞれ編集します。
予約フォーム「担当医」ごとに設定が可能です。
予約フォーム基本情報の設定方法はこちらのヘルプページをご参照ください。
基本情報設定はページ上部ヘッダーにて、「予約フォーム」→該当スタッフの「基本情報の設定」で移動出来ます。
専門科目やプロフィール、注意事項を登録しましょう。
同時刻の受付上限として定員を設定します。
通常は患者様を複数名同時に診療することはありませんから「1」を指定ください。
同時刻の受付上限の設定方法はこちらのヘルプページをご参照ください。
設定画面にはページ上部ヘッダーより「予約フォーム」→該当スタッフの「予約枠の設定」で移動出来ます。
“同時刻の受付上限”が、同時に見ることのできる患者数の設定になります。
日付を指定して臨時で上限調整したり、あるいは指定曜日・指定時刻のみ上限調整することも可能です。
続いて初診に関する設定をしましょう。
初診は未だ担当医がいない患者様を受け付けるための項目として用意します。
ご希望日時で対応可能なスケジュールの医師に割り当てられるよう「指名無し予約」機能を使用します。
対応出来る担当医を「フリー指名対応スタッフ」に指定します。
「指名なし予約」の対応スタッフを設定する方法はこちらのヘルプページをご参照ください。
もし対応する担当医の割り当てに順位を充てる場合にはこちらをご参照ください。
指名無しラベルは「初診」に設定しましょう。初期値は「指名無し」となっています。
指名無しラベルの設定方法はこちらのヘルプページをご参照ください。
共通設定画面はページ上部ヘッダーより「予約フォーム」→「全スタッフ共通設定」で移動します。
フリー指名に対応するスタッフはチェックで指定出来ます。
割当て順位は、指定することもランダムにすることも可能です。
ラベルは病院に相応しく「初診」などに設定しましょう。
続いて診療科目を「利用時間メニュー」に登録していきましょう。
利用時間メニュー機能は、患者様にご予約メニューをお選びいただく機能です。
こちらに選択いただきたい診療科目をご登録ください。
利用時間メニューの登録方法はこちらのヘルプページをご参照ください。
メニューでは、対応出来る担当医を指定することが可能です。
科目ごとに対応可能な医師を割当て調整しましょう。
対応可能スタッフの割り当て設定方法はこちらのヘルプページをご参照ください。
メニュー設定エリアには、ページ上部ヘッダーより「予約フォーム」→「全スタッフ共通設定」で移動します。
診療内容や科目などをメニューとして登録し、お客様(患者様)にお選びいただきます。
メニューごとに対応可能な医師(スタッフ)を指定することが出来ます。
シフト登録には二つの考え方があります。
シフトが固定しているか？不定期シフトか？です。
基本的な固定の出勤シフトがある場合には「基本シフト」設定にて基本的な勤務時間を登録します。
基本シフトの設定方法はこちらのヘルプページをご参照ください。
ここで登録した基本シフトを軸に「臨時のお休み」「臨時の出勤」で細かい出勤日時の変化に対応します。
臨時のお休みの登録方法はこちらのヘルプページをご参照ください。
臨時の出勤日時の登録方法はこちらのヘルプページをご参照ください。
基本的な固定の出勤時間は定まっておらず、シフトが流動的に固まる場合はあえて「基本シフト」は設定しません。
「臨時の出勤」にのみ、出勤する日時を登録する運用が基本になります。
いずれも各スタッフ詳細画面にて情報を登録・管理します。
シフトが決まったらこちらに情報を登録する、という管理サイクルになります。
基本シフト設定画面には、ページ上部ヘッダーより「予約フォーム」→目的のスタッフの「基本シフト設定」で移動します。
基本シフト設定エリアでは、担当医ごとの基本的な受付時間と休憩時間が指定できます。
すぐとなりに「臨時の出勤」「臨時のお休み」設定エリアがあります。
日時単位で出勤日を指定・登録していくのが不定期シフトでの管理方法になります。
予約受付時にはご予約者にヒアリングする質問を自由に設定出来ます。
質問の登録方法はこちらのヘルプページをご参照ください。
アンケートに使用することも可能ですが、病院での診療予約受付には基本的な問診を実施しておくと便利です。
質問例1)
質問タイプ：文章入力欄
質問文：症状を教えてください。質問例2)
質問タイプ：文章入力欄
質問文：症状はいつからですか？
選択質問や文章入力質問などさまざまな質問形式に対応しています。
可能な限り事前に情報をご入力いただき、受け入れをスムーズにしましょう。
ページ上部ヘッダーより「予約フォーム」→「質問フォーム設定/新しい質問の追加」で移動します。
様々な質問形式に対応しています。問診内容に応じて選択式や記述式の質問を用意しましょう。
ご予約の受付時、管理者による予約認否操作時、ご予約日の前日など、
様々なシーンでご予約された患者様にSELECTTYPEからメールが送信されます。
診療予約に関するメールであることがわかるように以下のような設定をしておくと親切です。
送信者名ラベル：通知されるメールの送信者名です。病院の名前を登録するなどしておきましょう。
送信者名ラベルの登録方法はこちらのヘルプページをご参照ください。
返信先アドレス：通知されるメールへ返信された場合の、返信の宛先です。
返信先アドレスの登録方法はこちらのヘルプページをご参照ください。
お客様が通知内容について確認されたい場合に、メールに返信されるケースは非常に多いです。
返信された内容を受信出来るよう、貴院のサポート窓口メールアドレスを設定しておきましょう。
署名欄(フッター)：通知されるメールの文末に記載される署名。病院の場所や連絡先といったアクセス情報を設定しておきましょう。
署名欄(フッター)の登録方法はこちらのヘルプページをご参照ください。
メール関連の設定は「環境設定」にて一括で指定してしまうのが便利です。
ページ上部ヘッダーの右端より[アカウント登録メールアドレス]→「環境設定」とクリックして環境設定画面へ移動します。
環境設定画面にて送信者名ラベル、返信先、フッターを一括設定することが出来ます。
お客様宛の全てのメールについて適用されます。
なお、メールはSELECTTYPEのシステムから送信されますので「@select-type.com」からのメールを受信出来る設定が必要な携帯端末もございます。
お客様には携帯電話メールアドレス利用時の、いわゆる「ドメイン指定解除(@select-type.com)」について、注意喚起しておきますと親切です。
SELECTTYPEから送信するメールについてのご注意点はこちらのヘルプページをご参照ください。
携帯メールアドレスを入力された際にドメイン指定解除の注意喚起をするアラート表示機能もデフォルトで有効になっています。
ぜひご活用ください。
ドメイン指定解除の注意喚起アラート表示機能についてはこちらのヘルプページをご参照ください。
ご予約管理は複数名で分担管理出来る「担当者機能」のご活用がお薦めです。
担当者機能の使用方法はこちらのヘルプページをご参照ください。
担当者は権限を付与した範囲内で、予約情報の閲覧～認否操作といった管理までが可能になります。
担当者アカウントのログイン画面はこちらになります。
ご予約を受付けたら管理画面で内容を確認し、必要に応じて認否作業を実施します。
最初から先着順で受け付けた場合には確定操作は不要です。(最初から確定予約になっています)
受付方式で、予約受付時のステータスはコントロール出来ます。
予約情報のステータスの切替方法はこちらのヘルプページをご参照ください。
予約一覧画面では条件で予約を絞込み、CSVファイルにダウンロードすることも可能です。
例えば今日の予約リスト・明日の予約リストをCSVに出力することも可能ですので、プリントアウトして受付に使用するという運用も可能です。
CSV出力・予約一覧の使い方はこちらのヘルプページをご参照ください。
本ブログエントリーでは、病院での診療予約受付用途に予約システムをセットアップする方法をご紹介してまいりました。
このようにSELECTTYPEでは担当医の勤務/診療受付時間を登録することで、自動的にWEB予約受付のスケジュールを作成し予約フォームを作成することが可能です。
細やかな質問作成が可能ですので、問診のような複雑な項目をWEBでヒアリングする事も出来ます。
貴院の診療予約のWEB窓口として、SELECTTYPEの予約システムをぜひご活用ください！
SELECTTYPE: 無料でWEBサイト/予約フォーム付き予約システム/イベント管理・セミナー管理システム/メールフォーム付きサポートシステム/各種フォーム作成(アンケート,診断テスト)
SELECTTYPEは予約システム/イベント管理システム付ホームページ作成サービスです。
