面接・面談などの日程調整用予約フォームのセットアップ方法(営業時間タイプ)


SELECTTYPEの予約システムでは、色々なジャンルの予約フォームの作成や予約受付管理に対応しています。
面接・面談の来社日時の調整や家庭訪問・修理訪問の訪問日時の調整など”日程を調整するため”のフォームとして活用することも出来ます。

このブログでは、日程調整用予約フォームを営業時間タイプでセットアップする方法をご案内いたします。
面談や面接でなくても日程調整用のシステムをご検討の方はぜひご覧ください。

記事は長めになっていますので、すぐに特定の機能の使い方を知りたい場合には、
以下にございます目次リンクを辿っていただきますとすぐに目的の機能の説明がご覧いただけます。

今回ご紹介しますショールームの予約フォームは「営業時間タイプ」を使用して、
①カレンダーから予約日時を選択⇒②予約日時の希望順位を指定⇒③予約者情報入力⇒④ご相談内容の選択⇒⑤予約内容確認⇒⑥予約完了
の流れで予約を受付ける予約フォームの設定方法をご案内していきます。

予約フォームには2種類の受付タイプがあり、どのようなスケジュールで予約を受け付けるかによって切り替えて使用することができます。

<営業時間タイプとは>
事前に管理側で、予約受付可能な時間帯を設定することで、お客様は予約で埋まっていない時間帯から好きな時間に予約ができます。
例えば日曜日の9時から18時の間を60分区切りで予約を受付けるといった設定が可能です。
・お客様がご利用時間を選べるメニューを設定することも可能です。
・予約フォーム間で予約枠の消費を連動できます。(予約が入ったら他のフォームの同じ時間の予約枠を減らす事ができます)
・キャンセル待ちには対応していません。

<イベントタイプとは>
授業の時間割のように受付枠ごとに開始時間、終了時間と定員数を設定して予約を受け付けすることができます。
毎週●曜日の●時から●時までなどの定期受付枠の作成もできますので、柔軟な受付枠の登録が可能です。
・キャンセル待ちに対応しています。
・予約フォーム間の予約枠の連動には対応していません。

イベントタイプでの日程調整フォームの設定方法は以下のヘルプをご参照ください。
●カウンセリング・面談の日程調整予約フォームのセットアップ方法(イベントタイプ)

▼目次

まず最初に作成する予約フォームを見てみましょう。
予約フォームにアクセスすると画面上部には予約に関する注意書きが表示されます。
ここでは予約時の注意点予約の方法(希望日時を3つ選択して、希望順位を指定すること)を記載しています。

続いて予約カレンダーから予約希望日を指定します。
管理画面で設定した受付時間の範囲で受付枠が表示され、お客様は開いている時間を選んで予約手続きを進めます。

日付を選択すると予約内容画面が表示され「この日時を追加」をクリックします。

指定日時が選択状態になりますので、他の希望日を指定します。希望日の選択が完了したら「次へ」ボタンから希望順位の指定に進みます。

予約日時の確認・予約者情報入力画面が表示されます。
予約日毎に希望順位を指定します。

同じ画面でお客様情報を入力するフォーム質問フォームを設置できます。

ここではご相談内容をヒアリングする質問フォームを設置しています。
予約受付時にヒアリングしておきたい内容でご登録ください。

予約の内容、予約者の情報に問題がなければ確定し送信します。
確定されると予約者には控えメール、管理者には通知メールが届きます。

このような予約フォームは管理画面でどのようにセッティングするのでしょうか。
設定方法を順番にご紹介していきます。

●予約受付スケジュールを設定する

営業時間タイプの受付スケジュール設定方法は、以下の4つをまず設定していきます。
(1).何曜日の何時から何時まで予約を受付するかを「受付時間設定」で設定します
(2).(1)で設定した範囲を何分刻みで受け付けするかを「予約時刻の単位」で設定します
(3).何分予約時間を消費するかを「接客時間」で設定します
(4).受付枠毎の定員数を設定します

〇受付時間/休憩時間設定
まずは受付時間の設定をみてみましょう。
受付終了時間は、設定された時間が最終受付時間となりますのでご注意ください。
19時まで設定された場合は、19時が最後の受付時間になります。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」「受付時間」をクリックします。

予約フォーム詳細設定画面の受付時間設定に画面が移動します。
「設定する」をクリックして設定画面を開きます。

受付時間は曜日毎に設定をします。
設定したい時間にハンドルをドラッグ操作します。
開始時間、終了時間を指定します。

同じ画面の下に移動すると受付を停止する時間(休憩時間など)を設定できます。
受付時間で指定した時間帯のうち停止したい時間を曜日ごとに設定します。
時間の操作方法は受付時間と同じでハンドルをドラッグ操作してご希望の時間を指定します。

設定が完了したら、最後に「保存する」をクリックすると登録/編集内容が反映されます。

〇予約時刻の単位設定
続いてカレンダーを何分区切りで表示するか設定をします。
ここで設定された時間単位ごとに予約枠が用意されます。

同じ画面の「予約時刻の単位」設定欄へ移動します。「設定する」ボタンをクリックします。

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「予約時刻の単位」設定画面に移動します。

この画面で予約時刻の単位を設定します。
設定値は分数です。分単位で選択指定します。

指定したら「保存する」ボタンをクリックしましょう。

〇接客時間設定
次に接客時間を設定して何分予約を抑えるか設定します。
接客時間の設定は、固定で〇分と設定する方法
お客様の方で利用時間を選べるようメニューを表示する方法とがあります。

接客時間を固定で設定する場合は、同じ画面の「接客時間(予約枠の消費時間)/利用時間メニュー」へ移動します。
「 固定にする[〇分]」の編集リンクをクリックします。

「接客時間(予約枠の消費時間)設定」が表示されます。
ご利用時間を設定します。ここでは60分で設定しています。

指定したら「保存する」ボタンをクリックしましょう。

これで設定した受付時間に受付枠が表示されるようになります。
テストで予約をしてみてどのように受付枠が消費されるのか確認してみましょう。

〇予約枠の設定(定員数の設定)
受付枠毎の定員数の設定は「予約枠の設定」より行います。
予約枠設定の「設定する」ボタンをクリックします。

予約枠設定画面が表示されます。
「同時刻の受付上限」に受付枠の定員数を設定します。
設定した人数で予約が埋まると自動でその時間帯の受付枠は受付停止状態に切り替わります。

他にもこの画面では定員数の表示設定や団体受付に対応するかどうかの設定が可能です。
また、「予約枠の設定」「共通設定を使用」で設定しますと、他のフォームで予約枠の設定を共通設定にしているフォームと定員数を連動する事が可能です。
つまり他のフォームで9時に予約が入ると共通設定にしている全フォームの9時の受付枠が消費されるようになります。

〇予約枠の消費ルールについて
SELECTTYPEの予約フォームでは、予約のバッティングを防ぐため、設定した接客時間(消費時間)によって
予約した枠の前後の枠が消費されるような仕組みになっております。

例えば「予約時刻の単位を60分区切り、予約の消費時間を120分」で設定したとします。

予約フォームのカレンダーより、「10:00」の枠に予約をします。
すると、前後120分未満の枠が1枠ずつ消費されます。

予約時間の前の枠である「9:00」からの予約を受け付けてしまいますと120分消費しますので
「10:00」の予約とバッティングしてしまいます。
そのためご予約受付時間の前の時間も消費される仕様になっております。

以上でご希望の時間帯を指定した時刻単位で受付枠がカレンダーに表示されるようになりました。

●希望日をヒアリングする設定にする

お客様と日程調整をする際、お客様の希望日をいくつかヒアリングして調整したい場面もあるかと思います。
その場合、お客様に候補日を指定しもらいご希望の順位を指定して予約してもらうようにする設定が可能です。
設定された予約フォームでは、予約日時を選んだ後にそれぞれの予約枠に順(第〇希望日)を指定できるようになり、
管理側では予約された情報から希望順位も確認できるようになります。

※希望順位のヒアリングが必要ない場合にはこの設定は不要になります。次項の設定を進めてください。

予約フォーム個別設定画面の「申込可能予約枠数」に移動し、「編集」ボタンをクリックします。

選択可能予約枠数の設定画面が表示されます。
1回の予約申込で選べる日時の数を「2個以上」に設定します。

必ず複数候補日を回答頂きたい場合は「予約申込時に選ばなければならない日時の数」を指定します。

「保存する」をクリックします。

設定が完了すると、選択可能予約枠数の設定情報表示エリアには「ご希望日時の順位ヒアリング設定」欄が表示されるようになります。
「希望日の順位をヒアリングする」指定欄にチェックをいれます。

「更新しました。」メッセージが表示されますと、設定は完了です。

以上で希望日時と希望順位をヒアリングできるようになりました。

●お客様情報入力画面の設定

次にお客様情報を登録してもらう画面の設定を見てみましょう。
ご予約者様の氏名や連絡先など予約受付時に必要な情報をヒアリングするための入力フォーム作成していきます。

設定できる項目は以下の通りです。項目ラベルも変更できます。
名前、かな(名前) 、職業、郵便番号、都道府県、住所1、住所2、電話番号、携帯電話番号、メールアドレス、携帯メール
性別、その他(単語入力欄)、その他(文章入力欄)、メルマガ受信希望、利用規約

<予約者情報入力欄の設定>
予約者様情報入力フォームの入力項目を決めます。
ページ上部「予約フォーム」「予約者情報入力設定」をクリックします。

予約者情報入力欄の設定の「編集」ボタンをクリックします。

予約者情報入力欄設定フォームが表示されます。
名前や住所、連絡先などを指定する項目が表示されていますので、
必要な項目名にチェックをいれ、使わない項目はチェックを外すだけでお客様情報を入力するフォームが出来上がります。
項目名を変えたいときには設定項目名の下にある入力欄に変更したいテキストを入力します。

※予約時には控えメールが通知できるためメールアドレスは必ず登録してもらいましょう

●ご相談内容をヒアリングする質問フォームを設定する

お客様情報の他にもご予約の際にヒアリングしたい内容を質問設定機能で設定できます。
ここでは例として選択式の質問フォームを使って、ご相談内容をヒアリングする質問を作成してみます。
質問形式は、択一回答形式、複数回答形式、文章回答のフォームを使用できますので、予約と同時にヒアリングしておきたいご質問を登録しましょう。

上部メニューの「予約フォーム」⇒「質問フォーム設定」をクリックします。

質問を追加します。

質問フォーム設定が表示されます。

質問文を入力します。

選択肢の登録フォームに回答選択肢を入力します。

その他入力欄を設置する場合にはその他設定の「その他入力欄を設置する」を指定します。

必ず回答して頂くようにする場合は、回答必須設定はオンにしておきます。

登録内容に問題がなければ保存します。

これでご相談内容をヒアリングする質問が作成できました。

その他にも質問設定で作成された質問は、表示条件を指定することで
前の質問でどの回答選択肢を選んだかによって質問の表示を切り替えること(質問分岐設定)もできます。

予約フォームの質問を、前の質問の回答内容によって出しわける

●お客様に通知されるメールを設定する

予約フォームの受付スケジュールの設定が完了しましたら、予約カレンダーからテスト予約を入れてみましょう。
予約が完了すると、以下のような通知メールが届きます。

お客様に通知されるこちらのメールの件名や予約情報の前に記載される文章は、オリジナルの内容に変更できますので、お店の名前やサービスにあわせた内容に変更しましょう。
SELECTTYPEから予約に関するメールの設定は「予約メール設定」にて各種設定が行えます。

「予約控えメール (お客様宛/ご予約時)」「編集」ボタンをクリックして設定フォームを表示します。

件名、本文の入力欄にはデフォルトの内容が記入されている状態です。
この内容をご利用シーンにあわせて変更しましょう。

先着順の場合に届くメールは「予約承認メール (お客様宛/ご予約確定時)」の「編集」ボタンをクリックして設定フォームから変更します。

予約を受付時には管理者宛にも通知メールが届きます。
お店のスタッフにも通知メールを送られるようにしたい場合は、「予約通知先アドレス」にメールアドレスを登録しますと
管理者と同様にメールが届くようになります。

予約通知先アドレス設定は「予約システム共通の設定」と「予約フォーム個別の設定」の2種類設定する箇所がございます。
「予約システム共通の設定」に登録されたメールアドレスには、全ての予約フォームに入った際に予約通知が届くようになります。

※アカウントにご登録のメールアドレスは、デフォルトで「予約システム共通の設定」に設定がされている状態になります。
※予約通知先アドレス設定(予約システム共通の設定)は上部メニュー「予約フォーム」⇒「メール設定(共通)/予約通知先アドレス」より設定エリアへアクセスできます。

「予約フォーム個別の設定」にはその予約フォームに予約があった場合にのみ通知したいメールアドレスを指定します。

前項の「予約システム共通の設定」に既に指定されているメールアドレスはこちらで設定する必要はございません。
「予約システム共通の設定」「予約フォーム個別の設定」両方に同じメールアドレスが指定されますと、ご予約時に2通同様のメールが送られる状態になりますので、ご注意ください。
※予約通知先アドレス設定(予約システム共通の設定)は上部メニュー「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定/該当予約フォーム/ 予約メール設定」より設定エリアへアクセスできます。

また設定されるメールアドレスが携帯メールの場合ですと、端末側で受信設定をしていただく必要がございます。
以下SELECTTYPEからの通知メールについてのご注意点をまとめたヘルプ記事になります。
SELECTTYPEから送信するメールについてのご注意点

●キャンセルを受付ける設定にする

ご予約されたお客様が自身でキャンセルできるようにするには、キャンセル受付設定を有効にします。
キャンセル受付設定は予約フォーム毎に設定が可能です。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「キャンセル受付」をクリックします。

キャンセル受付設定エリアからキャンセル受付を設定するフォームの設定ボタンをクリックします。

「キャンセルを受付ける」を選択すると設定が可能になります。

受付期間・・・キャンセルを受付範囲を「●日前」で指定します。
キャンセル可能対象者・・・メンバーのみ、すべてのお客様かを指定できます。
メンバーのみにしますと、メンバー専用画面からキャンセルが出来る利用になります。
全てのお客様にしますと、予約の控えメールや確定メールにキャンセル受付用のリンクが設置されます。

キャンセル受付用のリンクをクリックしますと、
認証画面が表示され、認証手続きが可能になります。

●注意書き設定で予約の注意事項を登録する

予約カレンダーの上部には、予約に関する注意事項などを記載することが出来ます。
携帯電話から予約をされる場合、ご利用の携帯によっては「@select-type.com」からのメールを受信設定をしないと
メールが届かない場合がございます。
SELECTTYPEから送信するメールについてのご注意点

このような内容を注意書きエリアに記載しておくとよいでしょう。
ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」「注意書き設定」をクリックします。

注意書き設定エリアの「編集」ボタンから設定フォームを表示させます。

文章を入力するためのエディタが表示されますので、ここに文章を入力します。
目立たせたい箇所は太字や色の設定も可能です。

こちらのテキストエディタをご利用の際に、他のホームページなどから直接テキストをコピーして貼り付けた場合、意図しない装飾がついてしまったり、HTMLコードが表示されてしまう場合がございます。
そうなってしまった場合の解消方法などを以下のヘルプ記事にまとめてますので、ご参照ください。

文章登録用のエディタを使用した際のご注意事項

予約フォームの画面上部に登録された注意書きテキストが表示されます。

ここからは、運用に入ってから必要になりそうな機能のご紹介をします。

●受付けた予約希望日を確定する

お客様から予約希望日を受付したら、候補日の中から予約情報を確定しましょう。
複数候補日を受付した場合は、確定した受付日時以外の候補日をキャンセルにします。
承認制で受付をしますと希望日時は「承認待ち」としてその枠の予約を仮抑えされた状態になります。
予約日時が確定したら、それ以外に予約希望された日時をキャンセルしておきましょう。

予約情報の確定・キャンセル操作は「予約情報詳細画面」から行えます。
ヘッダーメニュー「予約フォーム」⇒「予約一覧」をクリックします。

予約一覧が表示されますので、該当予約情報の予約内容リンクをクリックして詳細画面にアクセスします。

予約情報詳細では、希望順位をヒアリングされた予約情報には「第〇希望」が表示されます。
管理者様はこの希望順位を踏まえて、予約枠毎を個別に確定かキャンセルかを指定します。

まず予約情報を「確定」に切りえて予約を確定にします。
ステータスアイコンをクリックして「承認を確定する」をクリックします。

予約承認画面が表示されます。
ステータス変更時には変更と同時にお客様にメールでお知らせすることが可能です。
「メールを送信する」チェックを外せば、メール通知無しにステータスだけ変更出来ます。
問題なければ「この予約を承認する(予約確定)」をクリックしますと
予約が確定されます。

続いて確定にした予約以外の希望予約日をキャンセルにします。
該当する予約情報のステータスアイコンをクリックして「承認をキャンセルする」をクリックします。

予約キャンセル画面が表示されます。
「メールを送信する」チェックを外して「この予約をキャンセルする」をクリックします。

以上の操作で受付けたご希望日時のうち1件だけ確定となり、他の希望日で仮抑えされていた日時枠が予約できる状態となりました。

●予約スケジュールを調整する

予約受付を始めると、急遽予約を受付が出来なくなる日もでてくると思います。そのような場合には臨時休業日時設定を使用します。
指定した日時の予約を停止する事が出来ます。

設定はヘッダーメニュー「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定/臨時休業」をクリックします。

臨時休業日時設定欄に移動します。
「登録する」ボタンをクリックして設定フォームを表示します。

停止する日時を登録します。

1日停止する場合には、「終日」にチェックをいれます。

期間で設定することも可能です。

臨時休業日時が設定された日時の受付枠はカレンダー上で非表示になります。

また指定した日時の範囲で受付枠数を減らしたり、増やしたりする機能もございます。
急遽、受け入れ人数を減らさなければならない場合などにはこの調整機能を使うと便利です。

ページ上部ヘッダーより「予約フォーム」→「各予約フォーム個別設定/予約枠の設定」をクリックします。

予約枠の設定が表示されます。
同時刻の受付上限の項目に現在設定されている受付枠の上限数が記載されていますが、
この下に「受付上限調整(臨時)」の設定エリアになります。

「追加する」ボタンをクリックします。

「受付上限調整(臨時)」画面を表示されます。

現在設定されている受付上限数がセットされていますので、変更したい枠数を設定します。

「適用日時」にはどの範囲で変更するか日時を指定します。
同じ日の時間指定や期間による指定でも可能です。
最後に「追加する」ボタンをクリックすると登録は完了します。

指定された範囲の受付枠数が設定した枠数で上書きされます。
ここでは「1/15 10:00から12:00」の受付上限数を3枠から「1枠」に減らして設定しました。

調整前は受付枠上限数はどの時間帯も3枠に設定されています。

指定された範囲の上限数が1枠に変更されました。

●予約の代行登録をする

お客様から電話でのご予約を受付けた場合には、管理画面から代理で予約登録する方法がございます。
お電話での予約情報が反映されておらず、実際の定員を超えた予約を予約フォームから受付けてしまわないように
お電話からの予約も管理画面から登録しておきましょう。

登録は予約管理カレンダーにて行います。
ヘッダーメニュー「予約管理カレンダー」⇒「該当する予約フォーム」をクリックします。

予約管理用のカレンダーが表示されます。
予約を入れたい日付枠の右下にありますアイコンの一番左のアイコンをクリックします。

新規予約登録画面が表示されます。
日時を指定して「予約する」をクリックします。

次に予約者の情報を登録する画面が表示されます。

予約された方の情報を入力し、「保存する」をクリックすると予約が完了します。

ご予約される方が2回目以降で顧客リストに情報が登録されている場合には
その情報をこの画面から読み込みをして自動入力することも可能です。

「顧客リストから予約者情報を読み込む」をクリックしすると

顧客情報を検索する画面が表示されます。
名前、電話番号、メールアドレスの情報で検索をして
ヒットした顧客情報から「すべて挿入」をクリックすると、顧客リストに登録された情報が各入力欄に記入された状態になります。

最後に「保存する」をクリックすると予約の代行登録が完了します。

予約者情報詳細画面が表示されますので、登録された情報が反映されているか確認しましょう。
この画面から予約内容を修正することも可能です。

また質問機能で登録した質問への回答もこの詳細画面から登録が可能です。
編集するボタンをクリックするとクリックした質問の回答フォームが表示されます。

回答後、「保存する」ボタンをクリックしますと、回答した内容が反映されます。

「日程調整用予約フォーム」の設定方法は以上になります。
SELECTTYPEの予約システムでは他にも便利な機能がたくさんございます。
機能ごとのヘルプ記事は以下にまとめておりますので、気になる機能がございましたらお試しください。

SELECTTYPE機能ヘルプ一覧
https://select-type.com/help/

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