SELECTTYPEのイベント管理・セミナー管理システムでは、セミナーイベントの開催運営に必要な
申し込み受付や受付けた申し込み情報の管理に必要な機能が揃っています。
イベント管理システムでは、イベントを作成しますと「イベント告知ページ」と「参加申込フォーム」がセットになった状態で作成されます。
また必要に応じて参加者への「事前アンケート」も設定する事も可能です。
このブログでは「講演会・ビジネスセミナー向けの告知ページ＋申込フォーム」のセットアップ方法をご紹介します。
まず最初にビジネスセミナー向けに作成した告知ページと申込フォームを見てみましょう。
告知ページは上部では、開催日時やセミナータイトルなどセミナーに関する基本情報や各種連絡先へのリンクが設置されます。
残席数や空き状況は設定により設置することも可能です。
イベントの概要・詳細情報とあわせてセミナーの内容を表したビジュアル画像も設置できます。
セミナーの会場情報もGoogleMapへのリンク付きで掲載できます。
講演者の情報も写真付きで掲載できます。
セミナーのタイムテーブル情報も時間と内容を指定するだけで表組されて掲載されます。
セミナーに関する注意事項などを記載する自由記述項目もあります。
申込ボタンから申し込みフォームに進むと参加者様の情報を入力する画面になります。
入力項目は設定画面から指定した項目が表示され、入力項目名（名前やかななど）も変更できます。
参加者情報入力設定にて必要な項目がない場合には、質問設定で登録することも可能です。
質問設定では、選択形式や記述形式など様々な形式の質問が設定できますので、
セミナー参加前の事前アンケートを登録する事もできます。
このようなセミナー告知ページ＋参加申込フォームは管理画面上でどのようにセッティングするのか、
これから管理画面での設定の流れをみていきましょう。
イベントの作成は上部メニュー「イベント」⇒「イベントを作成」をクリックします。
テンプレートを選択する画面が表示されますので、お好きなテンプレートをお選びください。
設定された内容やデザインも後から変更できますので、ご安心ください。
テンプレートのサムネイルをクリックするとサンプルページが確認できます。
「このテンプレートで作成」をクリックすると告知ページ＋申込フォームが仮のデータで作成されます。
それでは各種設定についてご案内していきましょう。
はじめにセミナーの基本情報を登録していきます。
基本情報では、セミナーの開催日時やセミナータイトルなどを登録します。
基本情報エリアの「編集」ボタンから設定画面に進みます。
「日時」にはイベントの開催日時を設定します。
「受付締切日」にはイベント申込を締め切る日時を設定します。
「タイトル」「サブタイトル」は告知ページ上部に記載されるタイトルを登録します。
サブタイトルは任意です。
その他、twitter用のハッシュタグを設置できたり、
ホームページやSNSなどへリンクするボタンを設置することが出来ます。
登録内容に問題がなければ画面下部の「保存する」をクリックします。
以上で基本情報の登録が完了します。
イベント内容では画像とテキスト情報を登録してイベント内容をご紹介が出来ます。
メイン画像の「編集」ボタンから画像の設定画面に進みます。
画像はお持ちの画像をアップロードする事も素材から選んで設定する事も可能です。
画像をアップロードする場合は「ファイル選択」ボタンから対象ファイルを指定します。
画面下部の「保存する」をクリックします。
続いてイベント内容を登録します。
イベント内容の「編集」ボタンから設定画面に進みます。
イベント内容登録フォームにセミナーの詳細情報を記載します。
登録テキストに太字や色文字など装飾をつけることも可能です。
画面下部の「保存する」をクリックします。
続いて会場情報を登録します。
会場情報の「編集」ボタンから設定画面に進みます。
「会場」には会場名を登録します。
会場のホームページがある場合には「ホームページ」に登録します。
「住所」に会場の住所を登録すると、住所情報の記載とGoogleマップへのリンクボタンが設置されます。
「アクセス」には会場までの行き方などを登録します。
画面下部の「保存する」をクリックします。
続いて登壇者の情報を登録します。
スピーカー情報の「編集」ボタンから設定画面に進みます。
「名前」には登壇者の名前を登録します。
「紹介文」には登壇者のプロフィールなどを登録します。
「画像」には登壇者の画像を「ファイル選択」ボタンからアップロードして登録します。
「連絡先・SNS」には登壇者の連絡先へのリンクボタンを設置できます。必要な場合に登録します。
画面下部の「保存する」をクリックします。
続いてタイムテーブル情報を登録します。
タイムテーブル情報の「設定」ボタンから設定画面に進みます。
何時に何が行われるのか「時間」と「項目」の情報を順番に登録します。
足りない場合は「追加する」ボタンから項目を追加する事が出来ます。
内容に問題がなければ画面下部の「保存する」をクリックします。
新規項目設定では見出しと掲載内容を自由に記載できる機能です。
ここでは注意事項として登録します。「編集」ボタンから設定画面に進みます。
「タイトル」には記載したい内容の見出しを登録します。
「内容」には注意事項など記載したいテキスト情報を登録します。
太字や色文字など文字装飾も可能です。
画面下部の「保存する」をクリックします。
参加申込受付では「定員」「受付方法（承認制にするか、即確定にするか）」「キャンセル受付」「通知先アドレス」「残席数の表示」に関するを設定します。
「編集」ボタンから設定画面に進みます。
「定員」には受付可能な上限人数を登録します。
団体受付を有効にする場合は「団体での参加申込みを受付ける」にチェックを入れます。
関連する設定項目が表示されます。
団体受付を有効にするとフォーム側で参加人数を指定するフォームが設置されます。
「参加人数分、空き枠を減らす」にチェックを入れると、フォーム側で指定された参加人数分が定員数が消費されるようになります。このチェックが入っていない場合には受付数「1」でカウントされます。
「参加申込を受付た際の処理方法」は承認制にするか、即確定にするかを設定します。
管理者もしくは担当者の承認ステップを挟みたい場合は、「管理者(あなた)が承認後に参加確定」を設定しましょう。
受付時にそのまま「確定」となるよう設定したい場合は、「受付時、自動確定」選択します。
「参加申込時の通知先アドレス」には申込があった際に管理者には通知メールが送信されますので、
管理者アドレス以外に通知したいメールアドレスを登録します。
「残枠数の表示設定」は告知ページに残席数を表示するかどうかを設定します。
画面下部の「保存する」をクリックします。
以上でセミナー告知ページの設定が完了します。
画面右上の「イベント表示」ボタンから登録した告知ページを確認してみましょう。
次に参加申込フォームの参加者情報入力項目を設定します。
参加申込フォームの「参加申込フォーム設定」ボタンをクリックします。
個人情報画面設定エリアが表示されます。「質問項目を追加/変更する」ボタンより設定画面に進みます。
画面の下の方に参加者情報入力フォームに設置可能な項目が選択できるようになっています。
設置したい項目の「表示する」にチェックを入れます。
チェックの下に入力フォームが表示されますが、こちらは項目名を変更したい場合に入力します。
デフォルトは「名前」ですが入力フォームに「代表者名」と入力すると入力したラベルで入力項目名が変更されます。
ご利用規約の掲載と同意する欄の設置も可能です。
「利用規約」の表示するにチェックを入れますと、項目名と規約入力フォームが表示されます。
項目名はデフォルトで「個人情報の取扱いについて」ですので、ご利用も目的にあわせて設定が可能です。
「同意する欄を設置する」にチェックを入れると「同意チェック」欄が規約文の下に設置され
チェックを入れないと申込が完了しないようになります。
画面下部の「保存する」をクリックします。
上記でご紹介した個人情報入力欄設定にて必要な項目がない場合には、質問設定にてオリジナルの入力フォームを設置する事も可能です。
個人情報入力欄設定エリアの下が質問設定エリアになります。
「質問追加」より登録したい質問形式を選びます。
ここでは会社名をヒアリングする質問を登録しますので、「一行テキスト」をクリックします。
「質問文」に会社名と入力します。
回答を必須にする場合には、その他の設定の「回答を必須にする」にチェックを入れます。
画面下部の「保存する」をクリックします。
質問設定では色々な形式の質問フォームが設定できますので、アンケートとして登録する事も出来ます。
「質問追加」より「複数選択（リスト）」をクリックします。
「質問文」に「今回のセミナーを何で知りましたか？」のような質問文を登録します。
「選択肢」に選択項目を登録していきます。
その他入力欄を設置したい場合には「「その他」入力欄を設置する」にチェックを入れます。
画面下部の「保存する」をクリックします。
以上で告知ページと申込フォームの登録が完了しました。
作成したイベントページのURLを入手してお客様にお知らせしましょう。
作成したイベントページのURLは「共有情報」画面より入手できます。
上部メニュー「イベント」⇒「共有情報 (公開URL)」にある対象のイベントタイトルをクリックします。
イベント共有情報が表示されます。
「URLを告知する」にあるURLがイベント告知ページのURLになります。
こちらのURLをコピーしてホームページやSNSから告知をしましょう。
イベント告知ページのURLが設定されたQRコード画像もこの画面からダウンロードできます。
ここからは申込情報の管理方法についてご紹介します。
イベントの申込が入ると管理者宛てにメールが通知されますが、受付した申込情報は管理画面の「参加申込一覧」から確認する事が出来ます。
上部メニュー「イベント」⇒「参加申込者リスト」にある対象のイベントタイトルをクリックします。
参加申込一覧が表示されます。
このイベントに入った申込情報がリスト表示され、画面上部ではお申込件数や空き枠数など受付状況を確認することが出来ます。
〇承認待ち情報を確定する
受付方法を承認制にした場合、ステータスが「承認待ち」になります。
ここから承認操作をする事も可能です。
ステータスメニューをクリックして「確定する」をクリックします。
申込承認画面が表示されます。
「メールを送信する」にチェックが入った状態で「この申し込みを承認する」をクリックすると
入力フォームに記載の内容で承認確定と同時に参加者様に確定メールを送信することが出来ます。
「メールを送信する」にチェックを外して「この申し込みを承認する」をクリックするメールの通知をしないで承認することが出来ます。
〇申込リストを各種情報で絞り込む
参加申し込み一覧では「お申込期間」を指定して検索したり「ステータス」情報で絞り込みをしたり、「回答情報」で絞り込みが可能です。
「お申込期間」での検索は一覧上部の「開始日」「終了日」の日付指定フォームから回答期間を指定しますと、申込リストが絞り込まれます。
緑枠の検索条件エリアで現在の指定条件が確認できます。
「絞り込み条件をリセット」をクリックすると元に戻ります。
「ステータス」情報で絞り込みは「ステータス」の虫めがねマークをクリックしますと、
承認ステータスが選択できますので検索したいステータスをチェックして「検索」ボタンをクリックします。
「回答情報」も同じで検索したい回答情報欄に移動してその項目の虫めがねマークをクリックしますと、
回答情報指定フォームが表示されますので、検索したい項目を指定するとその回答情報で絞り込みが可能です。
〇申込リストをダウンロードする
参加申し込み一覧では参加者リストをダウンロードする事も可能です。
一覧の右上にある「ダウンロード」ボタンをクリックするとCSV形式でリストがダウンロードされます。
上記でご案内した検索方法で絞り込みをした状態でダウンロードボタンをクリックすると、
絞り込まれたリストでダウンロードがする事も可能です。
最後はイベント参加申込を管理画面から行う方法をご紹介します。
電話や対面でお申込みされた情報を管理側から登録したいケースもあるかと思います。
代行登録は参加申し込み一覧画面から行います。
上部メニュー「イベント」⇒「参加申込者リスト」にある対象のイベントタイトルをクリックします。
参加申込一覧が表示されます。
一覧右上の「参加者登録」ボタンをクリックします。
参加情報登録フォームが表示されます。
参加人数をヒアリングする設定がある場合には、人数を指定するメニューが表示されますので人数を指定します。
ステータス（確定、承認待ち、キャンセル）を選ぶ事も可能です。
参加者情報を登録します。
以前にもお申込みされたことのあって顧客リストにお客様の情報が登録されている場合には、
顧客リストから該当するお客様を検索・抽出してその情報から代行申込登録することが可能です。
画面上部青ボタン「顧客情報から予約者情報を読み込む」ボタンをクリックします。
顧客リストからのお客様情報検索/抽出/差し込み用モーダルが表示されます。
条件を指定して「検索」ボタンをクリックすると、指定条件にマッチした顧客情報が一覧表示されます。
該当する顧客情報の「すべて挿入」あるいは「空欄のみ挿入」ボタンをクリックします。
親ウィンドウの代行登録画面、各入力欄に指定したお客様情報が読み込まれました。
内容に問題なければ「保存する」をクリックします。
※登録した内容は後から変更も可能です。
登録した情報が申込リストに追加されます。
申込情報の詳細ボタンから詳細画面に移動すると、登録した内容を変更する事が可能です。
質問設定情報を登録するには詳細画面より該当の質問の「編集する」ボタンから登録します。
参加者情報も同じく「編集する (個人情報入力欄への回答)」から変更が出来ます。
イベント管理・セミナー管理システムには、登録されたイベント情報をスケジュールに沿って表示するイベントタイムライン機能があります。
個別に作成されたイベント情報をまとめて表示して各イベントページへのリンクすることが出来ますので、
オリジナルのイベントスケジュールをお客様に提供することが可能です。
開催されるイベントがたくさんある場合に便利な機能です。
タイムラインの設定は上部メニュー「イベント」⇒「 イベントタイムライン管理」からアクセスできます。
タイムライン設定画面が表示されます。
「タイムラインURL」はこの画面で設定されたタイムラインにアクセスするためのURL情報です。
「タイムライン名」には管理用の名前を設定します。デフォルトの場合はデフォルトタイムラインとなり変更はできません。
※ここで設定された名前がユーザー側に表示することはありません。あくまで管理用で使用する名前です。
「タイムライン表示形式」はタイムラインの表示をリスト型かカラム型で選べます。
リスト型はテキストベースでシンプルな情報量で表示されます。
カラム型は画像やイベント内容なども表示され情報量は多めに表示されます。
「表示するイベント指定」では登録された公開中のイベントをすべて表示するか、タグ指定したイベントを表示するかを設定できます。
「イベントタイムライン表示項目」ではイベントタイトルや開催日時以外で表示したい情報の表示指定が可能です。
以上の設定が完了しましたら、上記の「タイムラインURL」にアクセスして確認しましょう。
「講演会・ビジネスセミナーの告知ページと申込フォームの設定方法」は以上になります。
SELECTTYPEのイベント管理システムでは他にも便利な機能がたくさんございます。
機能ごとのヘルプ記事は以下にまとめておりますので、気になる機能がございましたらお試しください。
SELECTTYPE機能ヘルプ一覧
https://select-type.com/help/
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