SELECTTYPEのメールフォームでは、お問合せ返信時に承認者の承認がないと返信できないようにする承認機能があります。
お問合せサポートに参加したての方などの返信内容を事前にチェックしてから返信することが出来るようになります。
承認権限は「閲覧＋返信権限」をもつ担当者に付与することが出来ます。
承認機能を導入した際のお問合せ者に返信されるまでの流れは以下の通りです。
①受付けたお問合せに対して、返信フォームより返信内容を記入し申請依頼をします。
②承認者に申請依頼メールが届きます。
③承認者は承認・修正依頼フォームから返信内容について承認または修正依頼をします。
④承認者が承認すると返信メールが問合せ者に送信されます。
※承認者は複数設定が可能です。
※承認者が一人でも設定された場合に承認機能が使用できるようになります。（承認者の指定がなければ承認ステップは導入されません）
※返信に必要な条件は「全ての承認者の承認」「いずれかの承認者の承認」を指定することも可能です。
このブログエントリーでは、承認機能の導入方法をご案内します。
まずは担当者設定画面から承認者を指定します。
ログインしたらページ上部ヘッダーより「担当者」をクリックします。
担当者一覧が表示されます。
承認者に指定する担当者の「編集」をクリックします。
問合せ対応権限にて該当フォームの「閲覧＋返信」を指定します。
オプションから「問合せ返信内容の承認者」を指定します。
以上で承認者として設定されました。
「問合せ返信内容の承認者」に指定がない担当者は、
お問合せへの返信時に承認者へ返信内容を申請する申請者になります。
承認手順をみてみましょう。
申請者は受付けたお問合せに対して、返信フォームより返信内容を入力して「内容を確認して次へ進む」をクリックします。
回答内容の提案・申請画面が表示されます。
返信内容とだれの承認が必要かを確認できます。
「この内容での回答を申請する」をクリックします。
返信内容の承認申請を行うと承認者に申請依頼のメールが届きます。
承認者は、申請通知メール内のURLにアクセスします。
返信内容の承認・修正リクエスト画面が表示されます。
返信内容に問題がなければ、「承認する」をクリックします。
他に承認していない承認者がいなければこちらの内容で問合せ者へ返信されます。
修正が必要な場合は、画面右側の修正依頼フォームに修正内容を入力して
「修正依頼する」をクリックします。
承認申請者に修正依頼メールが届きます。
承認申請者は「承認待ち中の返信提案内容」画面から返信内容を修正し、「再申請する」ボタンから再申請します。
担当者の中には承認者ではないが、承認ステップは必要ない場合もあると思います。
この場合は、オプションから「問合せ承認者の承認手順をスキップして返信可能」を指定します。
この指定をされた担当者から返信する場合は、承認ステップははさまずに
そのまま返信メールを送ることができるようになります。
承認者は複数設定できますが、複数担当者のうちいずれかの承認者の承認があれば
返信できるようにすることも可能です。
設定は担当者の問合せ対応権限設定より該当フォームの「現在の承認者」エリアにある
「いずれかの承認者が承認すれば返信」にチェックをいれます。
この設定はすべての担当者の設定と連動しますので、1か所設定するとすべての担当者に設定が反映されます。
設定が反映されますと、複数の承認者のうち最初に承認したタイミングで
返信が確定され、お問合せ者に返信メールが送られます。
管理者または承認申請した担当者（本人）は申請された情報を取り消す（削除）することが出来ます。
承認申請中のお問合せ詳細の「承認待ちの返信が1件あります」メッセージの「詳細」リンクまたは、
画面下部の返信履歴より返信内容を表示します。
返信内容確認画面の承認者リスト下にある「この申請を削除」をクリックすると
申請情報が削除され申請は取り下げになります。
管理者は承認申請が未承認の状態でも強制的に返信内容を確定して送信することも可能です。
承認申請中のお問合せ詳細の「承認待ちの返信が1件あります」メッセージの「詳細」リンクまたは、
画面下部の返信履歴より返信内容を表示します。
返信内容確認画面の「この内容で確定し、返信を実行する」をクリックしますと返信内容を確定して送信されます。
このようにSELECTTYPEのメールフォームでは、メールフォームからの返信時に承認ステップをいれて返信することが出来ます。
担当者として設定したスタッフの返信内容を別の担当者がチェックをしてから返信メールを送ることができるようになります。
お問合せへの返信サポートに慣れるまで承認機能を活用して事前チェックをするといった活用方法も可能です。
ぜひお試しください。
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