セミナー・会社説明会の予約フォーム作成方法


SELECTTYPEの予約システムで作成する予約フォームは、特定の業種やジャンルに特化したものではなく、様々な予約受付に対応しています。
予約フォームには「営業時間タイプ」「イベントタイプ」の2つのタイプの予約フォームがあり、
どのようなスケジュールで予約を受け付けるかによって選ぶことができます。

<イベントタイプとは>
予め受付枠毎に開始時間、終了時間を設定して予約を受け付けることができます。
指定した日時での受付枠の作成や毎週●曜日の●時から●時までなどの定期受付枠の作成もできるので、柔軟な受付枠の登録が可能です。

<営業時間タイプとは>
管理者様が予約受付可能な営業時間帯を設定することで、お客様は埋まっていない時間帯で好きな時間に予約ができます。
またお客様が予約時に選択するメニューを設定することも可能です。

今回ご紹介しますセミナーや会社説明会の予約フォームはイベントタイプで作成する方法でご紹介します。

▼目次
・セミナー開催スケジュールを設定する
・セミナー会場情報を設定する
・予約者情報入力項目、質問項目の設定
・メールに関する設定
・予約の代行登録をする

最初に作成した予約フォームを見てみましょう。
カレンダーには指定した日時へピンポイントに受付枠と定期的なスケジュールの受付枠を両方登録することが出来ます。

ユーザーは希望日時の受付枠を選択しますと登録されたイベントの説明や定員情報、会場情報、ギャラリーなど
確認することが出来ます。

日時を選択した後は予約者の情報を登録する画面が表示されます。
予約者の氏名や連絡先をヒアリングする項目の他、様々な質問形式に対応した質問フォームの設置も可能です。
イベント開催前のアンケートなどにもご利用いただけます。

予約者は確認画面を経て予約が完了します。
予約者と管理者には予約の控えメールが通知されます。
SELECTTYPEから予約者に通知される各種メールはカスタマイズ可能です。

このような予約フォームを管理画面でどのようにセッティングしていくのか順番にみていきましょう。

●セミナー開催スケジュールを設定する

まずはカレンダーに表示される受付枠を登録していきましょう。
セミナーや説明会が開催される日程があまり多くなく、今後も不定期に開催される場合には
「単発スケジュール」で受付枠を作成されるのがよいでしょう。
「単発スケジュール」では指定した日時で受付枠が登録できます。
ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」の「単発スケジュール」をクリックします。

単発スケジュール (単発の予約受付枠)の設定エリアにある「登録」ボタンをクリックします。

セミナー受付に関する設定を行います。

開催(接客)日時 … セミナーの開催日時を設定します。
申し込み期間 … 受付(申込)開始と締切に設定した期間だけ受付可能になります。
定員 … この日程に開催されるセミナーの定員を設定します。
団体受付 … 受付時に人数をヒアリングする場合に設定します。
受付方法 … 予約受付時に管理者の承認を必要とする場合は「承認制」に設定します。「先着順」は受付後そのまま予約確定となります。
禁止ルール … この日程に開催されるセミナーに同じ方の申し込みを禁止したい場合に設定します。
セミナー情報 … セミナータイトルや説明を登録します。登録された情報が予約カレンダーの受付枠に表示されます。

各設定が完了したら「登録する」ボタンをクリックします。
設定した指定日で予約カレンダーに受付枠が表示されるようになります。

設定した各種情報が同じ情報で日付だけ違う予定を作成したい場合は、すでに作成済みの単発スケジュールを
複製して登録されると手間なくスケジュールの登録が可能です。

また単発スケジュールを登録時にもまとめて複数日の受付枠を登録することも可能です。
登録フォームの開催日時設定エリアにあります「開催日時をまとめて登録」をクリックしますと
開催日時を指定するフォームが複数表示されます。

続いて定期的に開催されるセミナーの受付枠を登録してみましょう。
毎週火・金曜の17時から開催されるセミナーのようなスケジュールが作成できます。
ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」の「繰り返しルール」をクリックします。

繰り返しルール設定エリアの「登録」ボタンをクリックします。
2.「繰返しルール設定エリア」の様子

定期スケジュールに関する設定を行います。

開催時間 … セミナーの開催時間を設定します。
繰り返し曜日 … セミナーが開催する曜日を設定します。
繰り返し週 … セミナーが開催する週(毎週、隔週、指定週)を設定します。
繰り返し期間 … セミナーが開催される期間を設定します。指定した期間で予約カレンダーに受付枠が表示されます。

セミナー受付に関する設定を行います。

申し込み期間 … 受付(申込)開始と締切に設定した期間だけ受付可能になります。
定員 … この日程に開催されるセミナーの定員を設定します。
団体受付 … 受付時に人数をヒアリングする場合に設定します。
受付方法 … 予約受付時に管理者の承認を必要とする場合は「承認制」に設定します。「先着順」は受付後そのまま予約確定となります。
禁止ルール … この日程に開催されるセミナーに同じ方の申し込みを禁止したい場合に設定します。
セミナー情報 … セミナータイトルや説明を登録します。登録された情報が予約カレンダーの受付枠に表示されます。

各設定が完了したら「登録する」ボタンをクリックします。
設定したスケジュールで予約カレンダーに受付枠が表示されるようになります。

繰り返しルールで作成したスケジュールのうち指定した日の受付枠を停止することも出来ます。
受付枠の停止は予約管理カレンダーで行えます。
ヘッダーメニューの「予約フォーム」→「予約管理カレンダー/目的のフォームタイトル」とクリックします。

予約管理用のカレンダーが表示されました。
受付停止をしたい日付の受付枠をクリックします。

受付枠情報画面が表示されます。

「受付状況」「受付中」となっているとその予約枠は受付をしています。
「停止」をクリックしましょう。この受付枠だけ、予約受付が停止されます。

受付停止や再開は期間を指定してまとめて設定もできるので便利です。
管理カレンダー上部にある「一括受付設定」をクリックします。

一括受付設定より、設定したい期間の指定とどの予約フォームを対象にするかを選択します。

このように繰り返しルールで作成された受付枠を管理カレンダーから個別に受付停止することで
イレギュラーに開催されるセミナーのスケジュール登録にも対応できます。

●セミナー会場情報を設定する

予約カレンダーから希望の受付枠をクリックした際に表示されるセミナーや説明会の会場情報を登録します。
単発スケジュール、繰り返しルールどちらも登録可能です。

単発スケジュール、繰り返しルールの設定画面上部の「会場情報」タブをクリックしますと
会場情報設定フォームが表示されます。

会場名や住所(住所の情報はGoogle Mapに連動します)から会場ホームページ情報まで登録出来ます。

予約フォームでは受付枠を選択した際に会場情報が表示されます。
指定した住所でGoogle Mapへのリンクボタンも設置されるようになります。

●予約者情報入力項目、質問項目の設定

予約申し込み時に必要なお客様情報を設定していきます。
メールアドレスや電話番号などの連絡先の他にアンケートのような質問フォームも設置できます。

ヘッダーメニュー「予約フォーム」より「予約者情報入力/質問画面の設定」「予約者情報入力欄設定」をクリックします。

予約者情報入力欄の設定エリアが表示されました。
「編集 (入力欄の追加/削除)」をクリックして設定画面へ移動します。

設定画面には名前やメールアドレスなどの予約者情報をヒアリングするための項目の中から使用するものだけチェックをいれます。
項目名のラベルも変更できます。

お客様の個人情報を入力してもらう項目だけでなく、
択一回答形式、複数回答形式、文章回答などのヒアリングフォームもございます。
ここではセミナーを知ったきっかけをヒアリングする質問を作成してみましょう。

質問追加メニューより作成したい質問形式のボタンをクリックします。

質問フォーム設定が表示されます。
質問文にご質問内容を入力します。

選択肢に質問の回答選択肢を入力します。

その他の回答入力欄を設置したい場合、
必須にする場合にはオプション項目にチェックをいれます。

問題なければ保存するをクリックします。

以上で予約者情報入力画面に登録した項目で登録されます。

●メールに関する設定

予約に関するメールの設定は「予約メール設定」より行えます。
予約時に予約があったことを通知する通知先の設定や、お客様へ通知される控えメールの内容を変更できたりします。

予約通知先の設定は画面上部ヘッダー部の「予約フォーム」→「メール設定(共通)/予約通知先アドレス」をクリックします。

通知先予約通知先アドレス設定欄に移動します。
「編集」ボタンをクリックして設定フォームを表示します。

通知先アドレス指定欄に1行1アドレスで、最大5個までメールアドレスを指定出来ます。
予約フォームから予約を受け付けた際、ここで指定したメールアドレスに予約通知メールが一斉に送られるようになります。
いくつかのメールアドレスを設定しておけば、予約の見逃しを回避出来ます。

お客様に通知されるメールの件名や予約情報の前に記載される内容を変更することもできます。
ヘッダーより「予約フォーム」→「メール設定(共通)/予約控えメール(お客様)」をクリックします。

「予約控えメール」設定欄の「編集」ボタンをクリックします。

ここでメールタイトルと、メールの前掲文を変更することができます。
予約直後のメール内容に相応しい、ご利用シーンにあった内容に変更しましょう。

以上でセミナー・会社説明の予約フォームの基本設定が完了しました。
出来上がった予約フォームをヘッダーメニュー右上の「予約フォームを表示」ボタンから作成した予約フォームを確認してみましょう。

●予約の代行登録をする

最後に予約の代行登録する方法をご紹介します。
SELECTTYPEの予約システムは予約フォームからの予約だけでなく、電話や直接ご予約を受け付けた時のために
管理画面から予約の代行登録が可能です。

予約の代行登録は予約管理カレンダーから登録を行えます。

上部ヘッダーより「予約管理カレンダー」→「該当の予約フォームタイトル」をクリックします。

予約管理カレンダーから予約を入れる受付枠をクリックします。

「受付枠情報」が表示されます。
画面下にあります「予約の代行登録」をクリックします。

予約受付枠の情報が表示されます。
代行登録する対象の日時などが間違っていないか確認し、問題なければ「予約する」ボタンをクリックします。

続いて予約者の情報を入力します。

既に顧客リストに登録済みのお客様情報を顧客リストから読み込むことも可能です。

予約者情報を入力し終えたら「保存する」をクリックすると登録が完了です。

今回はセミナーや会社説明会などのイベント予約の予約フォームをセッティングする方法をご紹介しました。
SELECTTYPEの予約システムでは今回ご紹介した機能の他にも便利な機能をたくさんご用意しています。
機能ごとのヘルプ記事は以下にまとめておりますので、気になる機能がございますようでしたらご覧ください。

SELECTTYPE機能ヘルプ一覧

SELECTTYPE: 無料でWEBサイト/予約フォーム付き予約システム/イベント管理・セミナー管理システム/メールフォーム付きサポートシステム/各種フォーム作成(アンケート,診断テスト)