SELECTTYPEの予約システムは、様々な業種で利用できるような仕組みを提供しています。
このブログでは予約システムにて「イベント受付タイプ」で予約フォームを作成し、授業管理をする方法をご紹介します。
この記事でご紹介する教室向け予約システムのテンプレートは以下になります。予約カレンダーの表示や予約受付の流れを確認頂けます。テスト予約しても問題ありませんのでぜひ実際の挙動をご確認ください。
[使用するテンプレートはこちら]からご覧ください。
予約システムを初めてセットアップする場合はいずれかのテンプレートを選んでそのテンプレートの設定を調整して作成を進める流れとなります。まずはテンプレートから実際に作成する流れを確認していきましょう。
テンプレートから作成する方法は予約システムの紹介ページから作成する手順と管理者マイページから作成する手順の2通りございます。いずれかの方法で予約フォームの作成をスタートしましょう。
●紹介ページからテンプレートを選んで作成
予約システムの紹介ページからもテンプレートを選んで作成できます。
教室向け予約システムの紹介ページは以下になります。
https://select-type.com/lp/englishSchoolReserveSystem/
この記事でご紹介するテンプレートは「英語教室(月カレンダー2)」のテンプレートになります。
「サンプルをみる」をクリックします。
「テンプレートプレビュー」で予約フォームを確認することができます。
「このテンプレートで作成」をクリックしますと予約フォームが仮のデータで作成されますので利用されるサービスにあわせて調整していきましょう。
●管理者マイページから作成
管理者マイページから作成するには、マイページ上部メニューの「予約フォーム」から「新しく作成する」をクリックします。
予約フォーム作成ページが表示されます。
業種でカテゴリ分けされたテンプレートが一覧表示されますので、この中からご希望に近しいテンプレート選択して作成します。
※テンプレートに設定された内容はすべて後で変更が行えますので、ご利用の業種と違ってもまずは希望に近いテンプレートで作成してみましょう。
やり直したい場合は初期化して最初からやり直すことも出来ます。初期化方法は予約システムの初期化方法をご参照ください。
今回は「教室／イベントタイプ」のテンプレートの中から「英語教室(月カレンダー2)」のテンプレートを選びます。
「テンプレートプレビュー」で予約フォームを確認することができます。
「このテンプレートで作成」をクリックしますと予約フォームが仮のデータで作成されますので利用されるサービスにあわせて調整していきましょう。
既に作成済みのフォームや新規作成されたフォームからセットアップをスタートするには受付タイプを変更します。
上部メニュー「予約フォーム」→「各予約フォーム個別設定／フォームタイトル／予約受付タイプ設定」をクリックします。
予約受付タイプ設定が表示されますので、「教室/イベントタイプ」をクリックします。
設定エリアより下の設定が教室/イベントタイプ用の設定に切り替わります。
まずは、予約フォームで「いつ予約を受付けるか」を設定します。
お稽古ごとの教室の場合、講師の方のスケジュールにあわせて教室の予約日が決定されることが多いと思いますが、その場合は日時指定して登録できる「イベントタイプ」での登録をします。
イベントタイプの予約枠の登録は「単発の日時を登録する方法」と「定期的なスケジュール」を登録する方法があります。
受付ける授業数にもよりますが、多い場合は「定期的なスケジュール」として登録しおき、後で受付けない枠を閉じるといった方法もあります。
予約フォーム詳細から繰り返しルールの登録します。
登録する曜日、時間、定員を設定するだけで完了です。
次に受付けない日の予約枠を閉じます。
予約枠の停止は予約管理カレンダーから行うとカレンダー形式の表示から日付をクリックして停止できます。
期間で指定していっぺんに閉じることもできるので便利ですね。
以上でカレンダーの作成ができました。
予約枠の設定ができたら、予約者の情報をヒアリングする項目を決めます。
共通設定画面の「個人情報入力欄」で設定します。
登録は必要な項目にチェックをいれて登録するだけです。
項目名を変えたいときには入力欄に変更後のテキストを入力します。
# 予約フォームから予約を入れると控えのメールや確定時のメールなど
# お客様にメールで通知される仕組みになっているので、メールアドレスはヒアリングするようにしましょう。
次にメールの設定です。
# 予約通知先アドレス
予約があった時に通知されるアドレスは複数登録できます。
複数人のスタッフもしくは、携帯アドレスにも通知したい場合などに最大5個まで登録できます。
通知先アドレスに登録されたメールアドレスは、認証操作を経てはじめて予約受付時のメールが通知されるようになります。
メールアドレス追加登録フォームより追加したら、「未認証」として登録されリストに追加されます。
「認証メール送信」から認証を行ってください。
認証メールからメールに記載されている認証用URLにアクセスしますと、認証が完了します。
これで通知メールが届くようになります。
# 各種メールの内容変更
お客様に通知されるメールは以下のようなものがあります
・予約をしたときの控えメール
・予約を確定したときのメール
・予約をキャンセルしたときのメール
このメールの件名や本文を変更できます。
確定した時に通知されるメールに授業で必要な持ち物や注意事項を記載しておくとよいでしょう。
各種設定が完了したら、最後にデザインを調整します。
デザインの変更はテンプレートが用意されていますので、選ぶだけで雰囲気の違うフォームがすぐに作れてしまいます。
オリジナルの写真を背景に設定すれば、教室の雰囲気がそのままフォームにも反映されるでしょう。
設定場所は、デザイン設定の「背景」です。
設定したい写真をアップロードするだけで背景に設定されます。
写真の明るさも調整できます。
設定エリアの右側はプレビューになっているので確認しながら、調整が可能です。
最後に作成したフォームに予約をいれて確認してみましょう。
１）カレンダーから予約する日時を選びます。
２）予約者情報を入力し、申し込むボタンで予約の申し込みが完了します。
３）予約が入ると管理者と予約者にメールが通知されます。
４）管理者はメールを確認したら承認を確定します。
５）予約を確定すると予約者に確定メールが通知されます。
予約管理カレンダーでは、登録した受付枠を1クリックで受付枠の停止／再開を切り替える機能がございます。
急遽ある時間帯の受付を停止しなければいけない場合には受付停止／再開機能を使うと便利です。
ヘッダーメニュー「予約フォーム」⇒「予約管理カレンダー／目的の予約フォーム」をクリックします。
目的の受付枠をクリックします。
受付枠情報が表示されます。
受付状況にて「停止ボタン」をクリックすると、その枠の受付が停止されカレンダーから受付枠の表示が非表示になります。
再開する場合には「受付開始」ボタンをクリックします。
まとまった日にちを期間指定して受付枠の受付状況を調整することも出来ます。
予約管理カレンダーの画面右上の「一括受付設定」ボタンをクリックします。
「一括受付設定」より受付停止（再開）したい「期間」を指定します。
「受付状況」で制御したい内容を指定します。
以上の操作で指定した期間の受付状況をまとめて切り替える事ができるようになります。
定期的なスケジュールのうち、特定の受付枠だけ定員数を調整することもできます。
定員数を変更したい受付枠をクリックします。
受付枠情報が表示されますので、画面下にある「受付日時の変更」ボタンをクリックします。
受付枠の変更が表示されますので、定員数を変更して「保存する」をクリックします。
変更対象を選択する画面が表示されますので、「この予定のみ」ボタンをクリックします。
これで設定した枠のみ変更が反映されます。
教室向け予約フォームのセットアップ手順をまとめました。
SELECTTYPEの予約システムでは紹介したもの以外にも豊富な機能が充実しています。
ぜひお試しください。
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