SELECTTYPEの予約システムでは、エステサロンの予約フォームの作成や予約受付管理に対応しています。
特定のスタッフを指名できる「スタッフ指名タイプ」の予約フォームを使用しますと、
お客様は信頼できるスタッフを指名して予約でき、初めての方には指名なしで予約を入れてもらうことが可能です。
また、スタッフの出勤シフトをシステム上で管理することで、受付可能な時間をコントロールすることが出来ます。
この記事でご紹介するエステサロン向け予約システムのテンプレートは以下になります。予約カレンダーの表示や予約受付の流れを確認頂けます。テスト予約しても問題ありませんのでぜひ実際の挙動をご確認ください。
[使用するテンプレートはこちら]からご覧ください。
このブログでは、「スタッフ指名タイプ」を使用したエステサロンで使う予約フォームのセットアップ方法をご案内いたします。
今回ご紹介する予約フォームは、
①スタッフを選択
②ご希望メニューを選択
③予約日時を選択
④予約者情報入力
⑤予約内容確認
⑥予約完了
のような流れで予約を受け付ける予約フォームの設定方法をご案内していきます。
記事は長めになっていますので、取り急ぎ特定の機能の使い方を知りたい場合には、
以下にございます目次からリンクを辿っていただきますと目的の機能の説明にスキップします。
▼目次
予約システムを初めてセットアップする場合はいずれかのテンプレートを選んでそのテンプレートの設定を調整して作成を進める流れとなります。まずはテンプレートから実際に作成する流れを確認していきましょう。
テンプレートから作成する方法は予約システムの紹介ページから作成する手順と管理者マイページから作成する手順の2通りございます。いずれかの方法で予約フォームの作成をスタートしましょう。
●紹介ページからテンプレートを選んで作成
予約システムの紹介ページからもテンプレートを選んで作成できます。
エステサロン向け予約システムの紹介ページは以下になります。
https://select-type.com/lp/estheticReserveSystem/
この記事でご紹介するテンプレートは「エステティックサロン(スタッフ指名)」のテンプレートになります。
「サンプルをみる」をクリックします。
「テンプレートプレビュー」で予約フォームを確認することができます。
「このテンプレートで作成」をクリックしますと予約フォームが仮のデータで作成されますので利用されるサービスにあわせて調整していきましょう。
●管理者マイページから作成
管理者マイページから作成するには、マイページ上部メニューの「予約フォーム」から「新しく作成する」をクリックします。
予約フォーム作成ページが表示されます。
業種でカテゴリ分けされたテンプレートが一覧表示されますので、この中からご希望に近しいテンプレート選択して作成します。
※テンプレートに設定された内容はすべて後で変更が行えますので、ご利用の業種と違ってもまずは希望に近いテンプレートで作成してみましょう。
やり直したい場合は初期化して最初からやり直すことも出来ます。初期化方法は予約システムの初期化方法をご参照ください。
今回は「スタッフ指名タイプ」のテンプレートの中から「エステティックサロン(スタッフ指名)」のテンプレートを選びます。
「テンプレートプレビュー」で予約フォームを確認することができます。
「このテンプレートで作成」をクリックしますと予約フォームが仮のデータで作成されますので利用されるサービスにあわせて調整していきましょう。
このブログでご紹介するサンプルはスタッフ指名タイプで作成しています。
既に作成済みのフォームや新規作成されたフォームからセットアップをスタートするには受付タイプを変更します。
上部メニュー「予約フォーム」→「各予約フォーム個別設定／フォームタイトル／予約受付タイプ設定」をクリックします。
予約受付タイプ設定が表示されますので、「スタッフ指名タイプ」をクリックします。
設定エリアより下の設定が営業時間タイプ用の設定に切り替わります。
スタッフ毎に予約フォームを作成し、スタッフのシフトを登録することでスタッフ毎のカレンダーが出来上がります。
カレンダー画面にはスタッフの情報をテキストと写真でも掲載できます。
ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」の「基本情報の設定」をクリックします。
基本情報の設定が表示されます。
「設定する」ボタンから編集画面を表示します。
「予約の種類」名の設定欄にメニューに表示される文言を登録します。
スタッフ別の予約フォームを作りたいのでスタッフ名を登録します。
「予約フォームの説明」にはスタッフの紹介文を登録します。
（必要なければ空欄の状態のままにしておきます）
「ギャラリー」では写真などの画像を掲載することが出来ます。
上記の説明とあわせて掲載できますので、スタッフの写真を掲載しておくと
スタッフのお名前がうろ覚えのお客様にも予約しやすくなります。
以上で一度保存して、基本情報設定エリアに戻ります。
スタッフのシフトに合わせて受付時間を設定することで、スタッフのいない時間に予約が入ってしまうことを防ぎます。
基本シフト設定で曜日別に定期的なスケジュールを登録でき、臨時のお休み・臨時の出勤日時設定で
イレギュラーな受付が可能ですので、スタッフの対応可能なスケジュールにあわせて設定をしましょう。
○受付時間設定（シフト設定）
まずは受付時間の設定をみてみましょう。
受付終了時間は、設定された時間が最終受付時間となりますのでご注意ください。
19時まで設定された場合は、19時が最後の受付時間になります。
「設定する」ボタンから受付時間・休憩時間の設定画面を表示できます。
受付時間は曜日毎に設定をします。
設定したい時間にハンドルをドラッグ操作します。
開始時間、終了時間を指定します。
受付時間の下に休憩時間の設定エリアがあります。
受付時間で指定した時間帯のうち停止したい時間を曜日ごとに設定します。
時間の操作方法は受付時間と同じでハンドルをドラッグ操作してご希望の時間を指定します。
設定が完了したら「保存する」で設定を反映します。
○臨時のお休み設定／臨時の出勤日時設定
臨時のお休み設定では、指定した日時の予約を停止します。
逆に臨時の出勤日設定では受付時間設定で設定していない時間帯に受付枠を設けることが可能です。
「登録する」ボタンから設定可能です。
○予約枠の受付上限数設定
同じ時刻に受付ける上限数をプルダウンメニューから指定します。
スタッフ毎の設定は以上になります。
別のスタッフを登録するには同じ手順にて予約フォームを追加登録します。
一通りスタッフ登録が済んだら、全スタッフ共通の設定をしましょう。
同画面上部の「全スタッフ共通の設定」ボタンクリックしてスタッフ共通画面にアクセスします。
全スタッフ共通設定では「受付期間」「予約時刻の単位」「定休日」「接客時間(予約枠の消費時間)/利用時間メニュー」「予約枠の設定」の設定が可能です。
○受付期間
カレンダーに受付枠を表示する期間を指定します。
設定された期間内で表示可能な受付枠がカレンダーに表示されるようになります。
○予約時刻の単位
予約カレンダーは一定の時間単位ごとに予約枠が用意されています。
予約時刻の単位では何分区切りで予約枠を用意するかを指定します。
30分区切りで指定すると30分おきに受付枠が設定されます。
○定休日
お店全体の定休日を指定します。
指定された定休日は全スタッフのフォームに適用されます。
〇予約枠の消費ルールについて
SELECTTYPEの予約フォームでは、予約のバッティングを防ぐため、設定した接客時間（消費時間）によって
予約した枠の前後の枠が消費されるような仕組みになっております。
例えば「予約時刻の単位を60分区切り、予約の消費時間を120分」で設定したとします。
予約フォームのカレンダーより、「10:00」の枠に予約をします。
すると、前後120分未満の枠が1枠ずつ消費されます。
予約時間の前の枠である「9:00」からの予約を受け付けてしまいますと120分消費しますので
「10:00」の予約とバッティングしてしまいます。
そのためご予約受付時間の前の時間も消費される仕様になっております。
○予約枠の設定
予約枠の設定では、カレンダーに表示する空き状況の表示設定や予約フォームのカレンダーに予約受付人数の空き枠数を表示する設定が可能です。
空き状況（○△×）をどのタイミングで表示するか
残枠数をカレンダー上に表示するかを設定できます。
予約時に選んでもらうメニューやコースを登録します。
メニュー毎にタイトル・説明文・所要時間・料金などの登録が可能ですので、オリジナルの施術メニューやコースが登録出来ます。
メニューはスタッフ毎に対応・非対応を設定できますので、スタッフによって選べるメニューを決めることが出来ます。
上部メニュー「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」の「接客時間／利用時間メニュー」をクリックします。
「接客時間(予約枠の消費時間)/利用時間メニュー」設定エリアにて「固定する」から「「利用時間」としてお客様に選んでもらう」に切り替えます。
利用時間メニュー設定エリアが表示されますので、「追加する」ボタンから利用時間メニューを登録します。
利用時間メニュー登録用の設定画面が表示されます。
メニューラベルに施術名を入力します。
メニュー接客時間に施術にかかる時間を設定します。
対応スタッフにはこのメニューが対応可能なスタッフにチェックをいれます。
該当スタッフの予約フォームを選択時にのみメニューが表示されるようになります。
各項目を指定したら「保存する」をクリックして設定を反映します。
これで利用時間メニューの登録できました。
同じようにメニューを追加登録して、必要な分だけ施術メニューを登録していきます。
メニューの表示形式も利用時間メニューの設定から変更できますので、適宜調整しましょう。
任意で選択可能なオプションメニューを設置する場合は、
利用時間メニュー設定エリアの右側の「サブオプション」より登録を行います。
サブオプションエリアの「追加する」ボタンをクリックします。
サブオプション設定が表示されます。
オプションラベルには、メニューに表示するラベルを設定します。
所要時間を指定します。
所要時間をなしすることも可能で、無しにした場合は選択しても所要時間は追加されません。
対応スタッフにはこのメニューが対応可能なスタッフにチェックをいれます。
該当スタッフの予約フォームを選択時にのみメニューが表示されるようになります。
入力が終わりましたら「保存する」をクリックします。
設定した利用時間メニューは予約フォーム上で以下のように表示されます。
指名無し予約を受付した場合に対応可能なスタッフを設定します。
指名無し予約に対応する設定が完了すると、予約フォームから「指名無し」を選択して予約ができるようになります。
指名なしのラベルは自由に変更できますので、初めて予約される方が指名しなくても予約できるようなラベルで設定が可能です。
○「指名なし」対応スタッフ
指名無し受付をされた際に割り振る対象のスタッフを指定します。
○「指名なし」予約の割当て順序
「指名無し」予約を受け付けた際のスタッフ割り当て方法を設定します。
指定順を指定時には上から順に受付可能なスタッフに割り当てられます。
○「指名なし」予約確定方法
「指名無し」予約を受け付けた際の予約の確定方法を設定します。
予約受付時の予約ステータスを「承認待ち」「確定」どちらで受付するか設定します。
○「指名なし」基本料金設定
指名なしで予約をした際の基本料金を設定します。
指名なしでの予約時には、フォーム別料金ではなくこちらの設定が適用されます。
○メンバープランによる予約回数の制御
「指名無し」での予約受付時は、プランによる制御は無効になります。ご注意ください。
予約される方の情報を入力してもらう画面の設定を行います。
氏名や連絡先のほか、規約と規約に同意する項目の設置も可能です。
設定できる項目は以下の通りです。項目ラベルも変更できます。
名前、かな(名前) 、職業、郵便番号、都道府県、住所1、住所2、電話番号、携帯電話番号、メールアドレス、携帯メール
性別、その他（単語入力欄）、その他（文章入力欄）、メルマガ受信希望、利用規約
＜予約者情報入力欄の設定＞
予約者様情報入力フォームの入力項目を決めます。
ページ上部「予約フォーム」の「予約者情報入力設定」をクリックします。
予約者情報入力欄の設定の「編集」ボタンをクリックします。
予約者情報入力欄設定フォームが表示されます。
名前や住所、連絡先などを指定する項目が表示されていますので、
必要な項目名にチェックをいれ、使わない項目はチェックを外すだけでお客様情報を入力するフォームが出来上がります。
項目名を変えたいときには設定項目名の下にある入力欄に変更したいテキストを入力します。
項目の回答を必ず回答してもらうには「回答必須」にチェックをいれます。
予約者情報入力フォームに設置する項目の指定ができましたら、最後に「保存する」をクリックして設定を反映します。
予約者情報入力欄の設定ではご希望の項目がない場合や、お客様情報の他にもご予約の際にヒアリングしたい内容を質問設定機能で設定します。
例えば「エステティックのご経験について」のようなアンケートの設定が可能です。
択一回答形式、複数回答形式、文章回答などのヒアリングフォームもございます。
ここでは選択式の質問フォームを使って、オプションメニューをヒアリングする質問を作成してみましょう。
上部メニューの「予約フォーム」⇒「質問フォーム設定」をクリックします。
質問追加エリアが表示されます。
ご希望の質問形式を選んで作成を進めます。
質問フォーム設定が表示されます。
質問文を入力します。
選択肢の登録フォームに回答選択肢を入力します。
希望者のみ回答して頂くようにするので、回答必須設定はオフにしておきます。
登録内容に問題がなければ保存します。
その他にも質問フォーム設定で作成された質問は、表示条件を指定することで
前の質問でどの回答選択肢を選んだかによって質問の表示を切り替えること（質問分岐設定）もできます。
予約フォームの質問を、前の質問の回答内容によって出しわける
予約時には、お客様宛に予約の控えメールが自動送信されます。デフォルトでセットされたメールの件名や予約内容の前に記載される文章は変更することができます。
ご予約される店名やサービス内容にあわせて変更しましょう。
SELECTTYPEから予約に関するメールの設定は「予約メール設定」にて各種設定が行えます。
「予約控えメール (お客様宛/ご予約時)」の「編集」ボタンをクリックして設定フォームを表示します
件名、本文の入力欄にはデフォルトの内容が記入されている状態です。
この内容をサービス内容にあわせて変更しましょう。
先着順の場合に届くメールは「予約承認メール (お客様宛/ご予約確定時)」の「編集」ボタンをクリックして設定フォームから変更します。
予約を受付時には管理者宛にも通知メールが届きます。
共通設定画面の「予約通知先アドレス」に登録すると管理者と同じ全てのフォームに受け付けたメールが受け取れます。
通知先アドレスに登録されたメールアドレスは、認証操作を経てはじめて予約受付時のメールが通知されるようになります。
メールアドレス追加登録フォームより追加したら、「未認証」として登録されリストに追加されます。
「認証メール送信」から認証を行ってください。
認証メールからメールに記載されている認証用URLにアクセスしますと、認証が完了します。
これで通知メールが届くようになります。
スタッフには自分の予約フォームで受付けた予約情報のみ通知メールを送られるようにしたい場合は、
予約フォーム毎の設定画面の「予約通知先アドレス」にメールアドレスを登録しますとメールが届くようになります。
上部メニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定／予約メール設定」をクリックします。
予約フォーム毎にも「予約通知先アドレス」が設定できます。
設定されたアドレスに届くのは設定された予約フォームに受け付けた予約情報のみ通知されるようになります。
設定されるメールアドレスが携帯メールの場合ですと、端末側で受信設定をしていただく必要がございます。
以下SELECTTYPEからの通知メールについてのご注意点をまとめたヘルプ記事になります。
SELECTTYPEから送信するメールについてのご注意点
ここからは、運用に入ってから必要になりそうな機能のご紹介をします。
作成した予約フォームのURLなどの情報は共有情報画面より入手できます。
予約フォームのURLのほか、予約フォーム自体を外部ページ埋め込むためのコードや
予約フォームのURLが指定してある「予約するボタン」のコード
予約フォームのURLが指定してあるQRコードなど
色々な情報がまとめられています。
上部メニュー「予約フォーム」⇒「共有情報 (公開URL)／ すべてのスタッフタイプ」をクリックします。
スタッフタイプの予約フォームのみ表示される予約フォームの共有情報画面が表示されます。
○URLを告知する
「通常URL」に記載のURLが作成した予約フォームのURLです。
SNSでのシェアやメール告知にご利用ください。
記載されたURLの横にある「QRコードダウンロード」ボタンよりQRコード画像をダウンロードすることも可能です。
○iframe埋め込み用コードを入手する
「Webページに貼り付ける」の「コード」に記載のHTMLコードが外部ページに埋め込む用のコードになります。
HTML編集可能な外部ページにコードを設置することで予約フォーム自体をページ内に埋め込むことが出来ます。
予約フォームから「指名無し」で予約を入れてみます。
受付けた予約情報は予約一覧にて確認が可能です。
上部メニュー「予約フォーム」⇒「予約一覧」をクリックします。
予約ステータス（承認待ち・確定・キャンセル）や予約日時、予約内容などの情報が確認できます。
「指名無し」で予約された予約は予約内容に「「指名無し」への予約」が表示されます。
指名無しの予約がどのスタッフに割り当てられたか把握することが可能です。
ステータスが「承認待ち」の予約情報は承認待ちボタンをクリックして「確定する」か「キャンセルする」かを指定します。
確定するをクリックすると予約承認画面が表示されますので、「この予約を承認する(予約確定)」ボタンより
予約を確定することができます。
予約受付を始めると、お店全体の受付をストップしたい日や時間帯がでてくることもあると思います。
そのような場合には「臨時休業日時設定」を使用します。
臨時休業日時設定で指定した日時の予約を停止する事が出来ます。
全スタッフ（お店全体）に設定したい場合には、全スタッフ共通設定より設定を行います。
設定はヘッダーメニュー「予約フォーム」⇒「各スタッフ別設定／全スタッフ共通設定」⇒「臨時休業」をクリックします。
臨時休業日時設定欄に移動します。
「登録する」ボタンをクリックして設定フォームを表示します。
停止する日時を登録します。
1日停止する場合には、「終日」にチェックをいれます。
期間で設定することも可能です。
臨時休業日時が設定された日時の受付枠はカレンダー上で非表示になります。
お客様から電話でのご予約を受付けた場合には、管理画面から代理で予約登録する方法がございます。
お電話での予約情報が反映されておらず、実際の定員を超えた予約を予約フォームから受付けてしまわないように
お電話からの予約も管理画面から登録しておきましょう。
登録は予約管理カレンダーにて行います。
ヘッダーメニュー「予約管理カレンダー」⇒「該当する予約フォーム」をクリックします。
予約管理用のカレンダーが表示されます。
予約を入れたい日付枠の右下にありますアイコンの一番左のアイコンをクリックします。
新規予約登録画面が表示されます。
日時、利用時間を指定して「予約する」をクリックします。
次に予約者の情報を登録する画面が表示されます。
予約された方の情報を入力し、「保存する」をクリックすると予約が完了します。
ご予約される方が2回目以降で顧客リストに情報が登録されている場合には
その情報をこの画面から読み込みをして自動入力することも可能です。
「顧客リストから予約者情報を読み込む」をクリックしすると
顧客情報を検索する画面が表示されます。
名前、電話番号、メールアドレスの情報で検索をして
ヒットした顧客情報から「すべて挿入」をクリックすると、顧客リストに登録された情報が各入力欄に記入された状態になります。
最後に「保存する」をクリックすると予約の代行登録が完了します。
登録が完了すると、登録した予約情報の詳細画面が表示されます。
登録された情報に問題がないか確認をして、変更したい場合には各項目の編集ボタンより変更が可能です。
「エステサロン予約フォーム」の作成方法は以上になります。
SELECTTYPEの予約システムでは他にも便利な機能がたくさんございます。
機能ごとのヘルプ記事は以下にまとめておりますので、気になる機能がございましたらお試しください。
SELECTTYPE機能ヘルプ一覧
https://select-type.com/help/
SELECTTYPE: 無料でWEBサイト/予約フォーム付き予約システム/イベント管理・セミナー管理システム/メールフォーム付きサポートシステム/各種フォーム作成(アンケート,診断テスト)
SELECTTYPEは予約システム/イベント管理システム付ホームページ作成サービスです。
