カウンセリング・面談の日程調整予約フォームのセットアップ方法(イベントタイプ)



SELECTTYPEの予約システムは様々なジャンルの予約受付に対応した予約フォームの作成が可能です。
今回のブログエントリーでは「カウンセリングや面談の日程調整に使える予約フォーム」のセットアップ方法をご紹介します。
予約フォームの受付タイプはイベントタイプで作成します。
予約フォームには2つの受付タイプがあり、それぞれ以下のような特徴があります。

<営業時間タイプとは>
管理者様が予約受付可能な営業時間帯を設定することで、お客様は埋まっていない時間帯で好きな時間に予約ができます。
またお客様が予約時に選択するメニューを設定することも可能です。

<イベントタイプとは>
予め受付枠毎に開始時間、終了時間を設定して予約を受け付けることができます。
指定した日時での受付枠の作成や毎週●曜日の●時から●時までなどの定期受付枠の作成もできるので、柔軟な受付枠の登録が可能です。

▼目次
・カウンセリング・面談の受付スケジュールを設定する
・お客様情報入力画面の設定
・お客様に通知されるメールを設定する
・キャンセルを受付ける設定にする
・注意書き設定で予約の注意事項を登録する
・メンバー限定の予約フォームに設定する
・予約スケジュールを調整する
・予約の代行登録をする

まず最初にイベントタイプで作成した予約フォームを見てみましょう。

画面上部には注意書き設定で登録された予約に関する情報が表示されます。
カウンセリング・面談のご予約に関する注意点(例えばキャンセル受付の有無やキャンセル期限)を記載しておくとよいでしょう。

続いて予約日時を選択するためのカレンダーです。
担当者毎に色分けされた受付枠が表示されます。
デフォルト表示は週カレンダーにしています。
月カレンダー・週カレンダーどちらをデフォルト表示にするかは設定可能です。

日付を選択すると確認画面が表示され、次へをクリックします。

予約者様の情報を登録する画面が表示されます。
画面上部には先程選択した予約日時情報が表示されます。
入力を終えたら次へをクリックします。

確認画面にて予約の内容、ご登録の予約者様情報を確認します。

問題がなければ確定し送信します。
予約を受付けますと予約者様には控えメール、管理者様には通知メールが届きます。

それではカウンセリング・面談予約フォームを管理画面から設定してみましょう。

カウンセリング・面談の受付スケジュールを設定する

続いてカウンセリングのスケジュールにあわせて受付枠を登録していきましょう。
今回は1つの予約フォームでカウンセリング・面談の担当者が複数いる場合を想定した受付枠を作成してみます。

イベントタイプには単発の予定を登録できる機能(単発スケジュール機能)と
定期的なスケジュールを登録できる機能(繰り返しルール機能)の2種類がございます。
登録されたいスケジュールにあわせてご利用いただけます。
ある程度決まったスケジュールで作成する場合は、繰り返しルールから受付枠を登録します。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」の「繰り返しルール」をクリックします。

予約フォーム詳細設定画面の繰り返しルール設定エリアに画面が移動します。
「登録」をクリックして設定画面を開きます。

最初に開催時間を登録します。
ここでは担当者が受付可能な面談時間を設定します。

次に繰り返す曜日を登録します。
受付枠を作成する曜日を選択します。

定員には受付可能な定員数を設定します。
同じ時間に1名しか接客ができない場合は1名で設定します。

受付方法では、承認制先着順かを設定します。
承認制は、管理者様の承認を経ないと予約が確定にはなりません。
先着順は、承認なく受付時にそのまま予約が確定となります。

予定のタイトルには「カウンセリング受付(担当者名)」というように分かりやすい名称を登録します。

受付枠の色も設定ができますので、ここでは担当者毎に受付枠の色を変更してみます。

設定に問題がなければ保存します。
これで平日の10:00から12:00までの受付枠がカレンダー上に作成されます。

上記受付枠とは別の時間の受付枠を作成したい場合には、コピー機能を使用すると便利です。
先程作成した受付枠からコピーをクリックすると、同じ設定で登録画面が表示されますので
時間だけ変更して登録します。

続いて別の担当者の受付枠を登録します。
こちらも設定情報が似ている場合には、コピーから作成します。
予約日時、予約タイトルの担当者名、受付枠の色を変更して登録します。

あとは同じ手順で必要な分の受付枠を作成していきます。
担当者A、担当者Bがそれぞれ3コマずつ受付枠を登録してみました。

続いてお客様情報入力画面の設定を見ていきましょう。

お客様情報入力画面の設定

次にお客様情報を登録してもらう画面の設定を見てみましょう。
ご予約時に必要なお客様情報をヒアリングするための項目を設定していきます。
カウンセリングや面談に必要な情報を登録しましょう。

ページ上部「予約フォーム」⇒「予約者情報入力設定」をクリックします。

予約者情報入力欄の設定の「編集」ボタンをクリックします。

予約者情報入力欄設定フォームが表示されます。
必要な項目名にチェックをいれ、使わない項目はチェックを外すだけでお客様情報を入力するフォームが出来上がります。
項目名を変えたいときには設定項目名の下にある入力欄に変更したいテキストを入力します。

# 予約時には控えメールが通知できるためメールアドレスは必ず登録してもらいましょう

利用規約の掲載と同意チェックフォームの設置も可能です。
使用する場合は、利用規約の「表示する」にチェックをいれると規約文の登録フォームが表示されます。
また同意するチェックボックスの設置指定、ラベルの変更が出来ます。

<メンバー情報読み込みリンクを設置する>
メンバーシステムを導入して、予約フォームをメンバー限定の予約フォームにする場合には、
メンバーの方が予約の際に、毎回お客様を登録しなくても済む「会員情報読み込み機能」が便利です。

メンバーの方は、お客様情報入力画面がメンバーログインボタンからログインすると、予約フォームに登録されたご自分の情報が
自動入力されるようになります。

このご登録情報を読み込むためのリンクエリアを設置する場合は、
予約者情報入力欄設定の「予約者情報入力欄に「メンバー情報読込用リンク」を設置 」にチェックを入れてます。

ご登録内容に問題がなければ「保存する」をクリックして設定が完了します。

お客様に通知されるメールを設定する

お客様が予約を完了されますとお客様宛に予約の控えメールが送られます。
この控えメールの内容(タイトルや前掲文)を変更できますので、ご利用のサービスに合わせた設定にしておきましょう。
メールの設定は予約フォーム共通設定画面の「予約メール設定」にて各種設定が行えます。

「予約控えメール (お客様宛/ご予約時)」「編集」ボタンをクリックして設定フォームを表示します。

件名、本文の入力欄には現在設定中の内容が記入されている状態です。
この内容をご利用店舗様の情報にあわせた内容に変更してみましょう。

予約を受付時には管理者宛に通知メールが届きます。
管理者以外にお店のスタッフにも通知メールを送られるようにしたい場合は、「予約通知先アドレス」にメールアドレスを登録しますと
管理者と同様にメールが届くようになります。

設定されるメールアドレスが携帯メールの場合ですと、端末側で受信設定をしていただく必要がございます。
以下SELECTTYPEからの通知メールについてのご注意点をまとめたヘルプ記事になります。

SELECTTYPEから送信するメールについてのご注意点

 

キャンセルを受付ける設定にする

ご予約されたお客様が自身でキャンセルできるようにするには、キャンセル受付設定を有効にします。
キャンセル受付設定は予約フォーム毎に設定が可能です。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「キャンセル受付」をクリックします。

キャンセル受付設定エリアからキャンセル受付を設定するフォームの設定ボタンをクリックします。

「キャンセルを受付ける」を選択すると設定が可能になります。

受付期間・・・キャンセルを受付範囲を「●日前」で指定します。
キャンセル可能対象者・・・メンバーのみ、すべてのお客様かを指定できます。
メンバーのみにしますと、メンバー専用画面からキャンセルが出来る利用になります。
全てのお客様にしますと、予約の控えメールや確定メールにキャンセル受付用のリンクが設置されます。

キャンセル受付用のリンクをクリックしますと、
認証画面が表示され、認証手続きが可能になります。

注意書き設定で予約の注意事項を登録する

予約フォーム(予約カレンダー)の画面上部には注意書きテキストを記載することができます。
予約時や来店時にご案内したい情報を記載します。(必要のない場合は空欄のままにしておきます)
例えば、当日予約についてやキャンセルについてなどご利用方法のご案内を掲載しておくとよいでしょう。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「共通設定」の「注意書き設定」をクリックします。

注意書き設定エリアの「編集」ボタンから設定フォームを表示させます。

テキスト入力フォームに表示させたい内容を登録します。

予約フォームの画面上部に登録された注意書きテキストが表示されます。

メンバー限定の予約フォームに設定する

メンバー限定に設定された予約フォームは、メンバー情報にてログインをしないと予約カレンダーに遷移することが出来ないようになります。
カウンセリングや面談を会員だけに予約させたい場合にご利用いただけます。
メンバー限定設定は予約フォーム毎に設定が可能ですので、一般の方用と会員の方用にフォームを分けて運用することもできます。

※以下はメンバー限定設定の設定手順になります。メンバー限定設定が必要のない方は次の項へ移動してください。

上部メニュー「予約フォーム」⇒「共通設定/メンバー限定設定」をクリックします

メンバー限定設定の「設定」ボタンをクリックします

「メンバー限定の予約フォームにする」をクリックします

メンバー情報でログイン認証 (顧客リストのメンバー情報)を選択します
認証画面にメンバー登録フォームのリンクやパスワード設定フォームへのリンクの設置を指定できます。

「保存する」ボタンをクリックします

以上の設定で予約フォームにアクセスするとメンバー認証画面が表示されるようになります。

ここからは、運用に入ってから必要になりそうな機能のご紹介をします。

予約スケジュールを調整する

登録された受付枠は予約管理カレンダーから指定した枠の停止/再開を切り替える事ができます。
受付枠毎に個別に設定することも、期間を指定してこの期間だけ受付停止にするといった設定が可能です。
担当者の都合によって「この日の受付はストップしたい」という場合にすぐに切り替えられる便利な機能です。

ヘッダーメニュー「予約フォーム」⇒「予約管理カレンダー/目的の予約フォーム」をクリックします。

目的の受付枠をクリックします。

受付枠情報が表示されます。
受付状況にて停止ボタンをクリックすると、その枠の受付が停止されカレンダーから受付枠の表示が非表示になります。

受付停止してもカレンダー上には枠の情報を残したい場合には、
「この停止中受付枠情報を予約フォームに表示する」にチェックをいれます。

するとカレンダ―には表示が残ります。
再開する場合には「受付開始」ボタンをクリックします。

まとまった日にちを期間指定して受付枠の受付状況を調整することも出来ます。
予約管理カレンダーの画面右上の「一括受付設定」ボタンをクリックします。

「一括受付設定」より受付停止(再開)したい「期間」を指定します。
「受付状況」で制御したい内容を指定します。

以上の操作で指定した期間の受付状況をまとめて切り替える事ができるようになります。

予約の代行予約登録をする

お客様から面談のご予約を電話で受付た場合も管理画面から登録ができます。
予約の空き枠のコントロールを正確に行いたい場合には、電話予約の予約情報も管理画面から必ず登録しておきましょう。
管理画面からの代行予約をする場合には、予約フォームからの予約と違い、登録する内容に必須の項目はありません。
名前だけで予約も出来てしまいます。
予約受付時には最小限の情報で登録しておき、後から詳細情報を追加で登録することも可能です。
また過去にご予約されたお客様情報から登録情報を読み込みすぐに登録が行える機能もございます。

予約の代行登録は予約管理カレンダーから登録を行います。
上部ヘッダーより「予約管理カレンダー」→「該当の予約フォームタイトル」をクリックします。

予約管理用のカレンダーが表示されます。
目的の受付枠をクリックします。

受付枠情報が表示されます。
「予約の代行登録」ボタンをクリックします。

新規予約登録画面が表示されます。
日時、コースを確認して「予約する」をクリックします。

新規予約登録に遷移し、予約受付枠の情報が表示されます。
既に予約が入っている場合には、何件の予約が入って後何件予約を入れることが出来るかメッセージが表示されます。

代行登録する対象の日時などが間違っていないか確認し、問題なければ「保存する」ボタンをクリックします。

予約者情報の入力フォームへ移動します。
予約者の情報はフォームに直接入力する方法と顧客リストに登録のある場合には、その情報を読み込むこともできます。

予約管理カレンダーに戻り、先程登録をした受付枠情報から「予約一覧」をクリックするとその枠の予約情報が確認できます。
代行登録した情報が表示されていることを確認してください。

「カウンセリング・面談の日程調整予約フォーム」のセッティング方法は以上になります。
SELECTTYPEの予約システムではまだまだ他にも便利な機能をたくさんご用意しております。
機能ごとのヘルプ記事は以下にまとめておりますので、気になる機能がございましたらご一読のうえお試しください。

SELECTTYPE機能ヘルプ一覧
https://select-type.com/help/

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