音楽ライブのチケット予約フォーム作成方法(イベントタイプ)


SELECTTYPEの予約システムは色々な業種やジャンルの予約受付で使える予約フォームの作成が可能です。
今回のブログエントリーでは、音楽ライブのチケット予約フォームのセットアップ方法をご紹介していきます。

予約システムではカレンダーにスケジュールを表示し予約枠を選んで予約して頂くフォームが作成できます。
定期的に開催するイベントの予約受付に向いています。
今回ご紹介しますフォームではライブチケット予約を想定して以下のような設定を行います。
・1フォーム内にライブ別の受付枠を複数作成
・受付枠の表示はライブスケジュールごとに色分け
・1回の予約で複数枠予約できるように設定
・初めての方向けにアンケートフォームを設置

このような、ライブチケット予約でよく使われている機能を中心に設定方法をご案内していきます。

▼目次
・ライブスケジュールを設定する
・キャンセル待ちの設定をする
・1回の予約で複数枠に申し込みできるように設定する
・注意書き設定で予約時の注意事項を登録する
・お客様情報入力欄を設定する
・初めての方向けアンケートを質問フォームで設定する
・お客様に通知されるメールを設定する
・予約スケジュールを調整する
・予約の代行登録をする

まずライブチケット予約用にセットアップされた予約フォームを見てみましょう。
今回ご紹介するサンプルはイベントタイプで作成された予約フォームです。
イベントタイプは予め受付枠毎に開始時間、終了時間を設定して予約を受け付けることができます。
指定した日時での受付枠の作成や毎週●曜日の●時から●時までなどの定期受付枠の作成もできるので、柔軟な受付枠の登録が可能です。

画面上部には注意書き設定で登録された予約に関する情報が表示されます。
チケット予約に関するご案内や注意点などを記載しておくとよいでしょう。

続いてカレンダーに登録されたライブスケジュールが表示されます。
カレンダーの初期表示を「週表示」か「月表示」で指定も可能です。
ライブごとに受付枠の色が指定されていると、とても使いやすくなります。

予約枠をクリックすると詳細情報が表示されます。
ライブのタイムスケジュールや会場へのアクセス情報など登録する事ができます。

日時を選択した後は予約者の情報を登録する画面になります。
お客様の氏名や連絡先、住所や利用規約の同意フォームまでヒアリングしたい項目を指定して、予約者情報入力フォームを作成します。

予約者情報画面と同じ画面に、オリジナルの質問フォームを設置ができます。
こちらは初めての方向けのアンケートフォームです。

一通り登録が終わると、確認画面を経て予約が完了します。

予約が完了しますと、予約された方と管理者に予約の控えメールが通知されます。
お客様宛に通知される各種メールは件名や前掲文、フッター情報の登録が可能です。

それではライブチケット予約の予約フォームを管理画面から設定してみましょう。

ライブスケジュールを設定する

ライブスケジュールにあわせて受付枠を登録していきましょう。
今回は1つの予約フォームで複数のライブスケジュールを登録していきます。

イベントタイプでは、単発の予定を登録できる機能(単発スケジュール機能)と
定期的なスケジュール(毎週〇曜日の〇時から)を登録できる機能(繰り返しルール機能)の2種類がございます。
繰り返しルールで作成された受付枠でも、特定の受付枠だけ時間や定員数を変更する事も可能ですので、
ある程度決まったスケジュールの場合には、繰り返しルールから受付枠を登録するのがよいでしょう。
今回は単発スケジュールを使用した方法をご紹介します。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」の「単発スケジュール」をクリックします。

予約フォーム詳細設定画面の単発スケジュール設定エリアに画面が移動します。
「登録」をクリックして設定画面を開きます。

最初に「開催時間」を登録します。
ここでは受付可能なライブ時間を設定します。

「定員」には受付可能な定員数を設定します。

「団体受付」では利用人数(お申込み人数)をヒアリングしたい場合に有効にします。
「グループ・団体予約を受付ける」にチェックしますと、利用人数ヒアリングに関する設定が可能になります。
「申込人数分、予約枠を減らす」にチェックしますと、予約された人数分、その枠の人数が消費されます。
(この機能が無効の場合は人数が指定されても1予約としてカウントされます)

受付方法では、承認制先着順かを設定します。
承認制は、管理者様の承認を経ないと予約が確定にはなりません。
先着順は、承認なく受付時にそのまま予約が確定となります。

受付枠の色も設定ができますので、ここではライブ毎に受付枠の色を変更してみます。

予定のタイトルには「ライブのタイトル」を登録します。

予定の説明にはライブの紹介やタイムスケジュールなど自由に記載できます。

続いてライブ会場の情報を登録します。
単発スケジュール設定画面の上部にある「会場情報」メニューをクリックします。

会場情報登録エリアが表示されます。
「会場名」にはライブ会場名を登録します。

「ホームページURL」には会場のホームページへのリンクを設置できます。

「住所」を登録すると会場へのGoogleマップへのリンクボタンが設置できます。

「アクセス・周辺環境」には会場までのアクセス情報を記載できます。

設定に問題がなければ登録します。

これで設定した時間で受付枠がカレンダー上に作成されます。

続いて別のライブの受付枠を登録します。
先程登録した受付枠からコピーして登録すると便利です。

作成された受付枠にあるコピーボタンをクリックすると、同じ設定で登録画面が表示されますので
予約日時、ライブタイトル、受付枠の色を変更して登録します。

同じ手順で必要な分の受付枠を作成していきます。
予約カレンダーに登録した内容でスケジュールが登録されているか確認してみましょう。

予約カレンダーに登録したはずの受付枠が表示されない場合は「予約受付期間」の設定を確認してみましょう。
受付期間に設定された範囲内に登録のある受付枠が予約カレンダーに表示されるようになります。
受付期間外になっていないかご確認ください。

キャンセル待ちの設定をする

イベントタイプの予約フォームでは、キャンセル待ちの受付が可能です。
キャンセル待ちは、満席の受付枠にキャンセルがでたらキャンセル待ちの登録順で次のお客様の受付が可能になる機能です。

キャンセル待ちは受付枠毎に設定が可能です。
単発スケジュールの編集画面にアクセスします。タブメニューより「キャンセル待ち」をクリックします。

キャンセル待ち受付エリアが表示されました。
「キャンセル待ちを受付ける」を指定するとキャンセル待ちに関する設定エリアが表示されます。

「キャンセル待ち上限」には何件までキャンセル待ちを受付するか設定します。


「キャンセル待ち受付方法」ではキャンセル待ちの情報が繰り上げされた際、「承認待ち」とするか、「確定」とするかを設定します。

「キャンセル待ち受付期限」「繰り上げ処理の期限」それぞれ設定が可能です。キャンセル待ちを受付したとき、キャンセル待ちが繰り上げされたとき、いずれの場合もお客様にメールが通知されます。
その通知内容も変更が可能です。

登録内容に問題なければ「保存する」をクリックします。

以上でキャンセル待ちの設定が完了します。

<キャンセル待ち受付の流れ>
(1).キャンセル待ち受付の設定が完了し、受付枠が満席になるとステータスが「キャンセル待ち」に切り替わります。

(2).ユーザーは「キャンセル待ち」受付枠から申し込みを行います。

(3).ユーザーが申込みをすると、管理者と申込者に通知・控えメールが送信されます。

(4).管理画面をみると予約一覧に「キャンセル待ち」として申し込まれた方の情報が確認できます。

(5).申込みにキャンセルがでると、キャンセル待ちに登録された申込みが繰り上がります。

(6).キャンセル待ちから確定もしくは承認待ちの状態になると受付完了メールが申込者に送信されます。

1回の予約で複数枠に申し込みできるように設定する

続いて一回で複数の時間への予約申込が可能になるように設定していきます。
ヘッダーより「予約フォーム」→「各予約フォーム個別設定/申込可能予約数」をクリックします。

「申込可能予約枠数」の設定エリアが表示されました。現在設定中の内容が表示されています。
「編集」ボタンをクリックします。

設定モーダルが表示されました。
1回の予約で選択出来る予約枠数を指定します。
1度に2枠以上を選べるようにした場合、最低何枠選ばなければいけないか?の指定も出来ます。

指定したら「保存」ボタンで設定を反映します。

申込可能数を2以上に設定した予約フォームでは、各フォームごとに枠の選択数が表示されます。

注意書き設定で予約の注意事項を登録する

予約フォーム(予約カレンダー)の画面上部には予約に関するご案内や注意点などを記載することができます。
(必要のない場合は空欄のままにしておきます)
例えば、当日予約についてやキャンセルについてなどご利用方法のご案内やお電話でのお問合せを掲載しておくのもよいでしょう。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「共通設定」の「注意書き設定」をクリックします。

注意書き設定エリアの「編集」ボタンから設定フォームを表示させます。

テキスト入力フォームに表示させたい内容を登録します。

予約フォームの画面上部に登録された注意書きテキストが表示されます。

こちらのテキストエディタをご利用の際に、他のホームページなどから直接テキストをコピーして
貼り付けた場合、意図しない装飾がついてしまったり、HTMLコードが表示されてしまう場合がございます。
そうなってしまった場合の解消方法などを以下のヘルプ記事にまとめてますので、ご参照ください。
文章登録用のエディタを使用した際のご注意事項

続いてお客様情報入力画面の設定を見ていきましょう。

お客様情報入力画面の設定

次にお客様情報を登録してもらう画面の設定を見てみましょう。
ご予約時に必要なお客様情報をヒアリングするための項目を設定していきます。

ページ上部「予約フォーム」⇒「予約者情報入力設定」をクリックします。

予約者情報入力欄の設定の「編集」ボタンをクリックします。

予約者情報入力欄設定フォームが表示されます。
必要な項目名にチェックをいれ、使わない項目はチェックを外すだけでお客様情報を入力するフォームが出来上がります。

項目名を変えたいときには設定項目名の下にある入力欄に変更したいテキストを入力します。

項目の回答を必ず回答してもらうには「回答必須」にチェックをいれます。

予約時には控えメールが通知できるためメールアドレスは必ず登録してもらいましょう

ご登録内容に問題がなければ「保存する」をクリックして設定が完了します。

初めての方向けアンケートを質問フォームで設定する

質問フォーム機能を使用して、バンドを知ってもらったきっかけなどのアンケートをとることも可能です。
質問フォーム設定エリアより質問を登録します。
上部メニューの「予約フォーム」⇒「質問フォーム設定」をクリックします。

選択項目を複数選べるように質問形式を「複数選択(リスト)」で作成していきます。

質問文に「 今回のイベントを何で知りましたか? 」などを登録します。

選択肢には「新聞」「テレビ」「インターネット」「友達の紹介」などを登録します。

必須回答にしたい場合は、「回答を必須にする」のチェックをいれます。
問題なければ保存します。

これでアンケートフォームが予約者情報入力画面に設置されるようになります。

お客様に通知されるメールを設定する

予約フォームの受付設定が完了しましたら、カレンダーからテスト予約を入れてみましょう。
予約が完了すると、以下のような通知メールが届きます。

お客様に通知されるこちらのメールの件名や予約情報の前に記載される文章は、オリジナルの内容に変更できますので、お教室の名前やサービスにあわえた内容に変更しましょう。
SELECTTYPEから予約に関するメールの設定は「予約メール設定」にて各種設定が行えます。

「予約控えメール (お客様宛/ご予約時)」「編集」ボタンをクリックして設定フォームを表示します

件名、本文の入力欄にはデフォルトの内容が記入されている状態です。
この内容をサービス内容にあわせて変更しましょう。

先着順の場合に届くメールは「予約承認メール (お客様宛/ご予約確定時)」「編集」ボタンをクリックして設定フォームから変更します。

予約を受付時には管理者宛にも通知メールが届きます。
他のスタッフや別の端末にも通知メールを送られるようにしたい場合は、「予約通知先アドレス」にメールアドレスを登録しますと
管理者と同様にメールが届くようになります。

設定されるメールアドレスが携帯メールの場合ですと、端末側で受信設定をしていただく必要がございます。
以下SELECTTYPEからの通知メールについてのご注意点をまとめたヘルプ記事になります。
SELECTTYPEから送信するメールについてのご注意点

ここからは、運用に入ってから必要になりそうな機能のご紹介をします。

予約スケジュールを調整する

予約管理カレンダーでは、登録した受付枠を1クリックで受付枠の停止/再開を切り替える機能がございます。

急遽ある時間帯の受付を停止しなければいけない場合には受付停止/再開機能を使うと便利です。

ヘッダーメニュー「予約フォーム」⇒「予約管理カレンダー/目的の予約フォーム」をクリックします。

目的の受付枠をクリックします。

受付枠情報が表示されます。
受付状況にて停止ボタンをクリックすると、その枠の受付が停止されカレンダーから受付枠の表示が非表示になります。

受付停止してもカレンダー上には枠の情報を残したい場合には、 「この停止中受付枠情報を予約フォームに表示する」にチェックをいれます。

するとカレンダ―には表示が残ります。 再開する場合には「受付開始」ボタンをクリックします。 まとまった日にちを期間指定して受付枠の受付状況を調整することも出来ます。 予約管理カレンダーの画面右上の「一括受付設定」ボタンをクリックします。

「一括受付設定」より受付停止(再開)したい「期間」を指定します。 「受付状況」で制御したい内容を指定します。

以上の操作で指定した期間の受付状況をまとめて切り替える事ができるようになります。

予約の代行登録をする

お電話や直接受付けたご予約を予約管理カレンダーから代行登録することも可能です。
管理カレンダーから登録する場合には、ご登録情報に必須の項目はありません。
名前のみ登録して予約することもできますので、最小限の情報で登録しておいて、後から詳細データを登録する事も可能です。

また、登録時過去にご予約されたお客様情報(顧客リスト)から登録された情報を読み込んで予約登録する機能がございますので
毎回同じ方の情報を入力しなくても登録が行えるようになっております。

予約の代行登録は予約管理カレンダーから登録を行います。
上部ヘッダーより「予約管理カレンダー」→「該当の予約フォームタイトル」をクリックします。

予約管理カレンダーに受付枠が表示されますので、目的の受付枠をクリックします。

受付枠情報が表示されます。「予約の代行登録」をクリックします。

新規予約登録に遷移し、予約受付枠の情報が表示されます。
代行登録する対象の日時などが間違っていないか確認し、問題なければ「予約する」ボタンをクリックします。

予約者情報の入力フォームへ移動します。
1件でもご予約を受付けている受付枠の場合、その予約件数と残りの残枠数アラートが表示されます。
管理画面からの予約の場合、設定された定員数をこえても登録は出来る仕様になっています。
アラートに記載の残枠数をよく確認してご登録を進めてください。

予約者の情報はフォームに直接入力する方法と顧客リストに登録のある場合には、その情報を読み込むこともできます。

保存すると予約登録が完了し、登録された予約情報の詳細画面が表示されます。

ご登録の内容に漏れなどがあれば、予約者情報、予約内容の編集から変更を行えます。

「ライブチケット予約の予約フォーム」の基本となるセットアップ方法は以上になります。
SELECTTYPEの予約システムでは他にも便利な機能がたくさんございます。
機能ごとのヘルプ記事は以下にまとめておりますので、気になる機能がございましたらお試しください。

SELECTTYPE機能ヘルプ一覧
https://select-type.com/help/

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