音楽スタジオ向け予約フォームのセットアップ方法(営業時間タイプ)


SELECTTYPEの予約システムは特定の業種やジャンルに特化したものではなく、様々なジャンルの予約受付に対応しています。
また業種別にテンプレートもたくさん用意されていますので、ご希望に近いテンプレートからスタートして
ご利用のサービスにあわせた内容にご調整していくという感覚で進めますとスムーズにご登録いただけるかと思います。

このブログでは「音楽スタジオ向けの予約フォーム」のセットアップ方法を一通りご紹介します。
記事は長めになっていますので、取り急ぎ特定の機能の使い方を知りたい場合には、
以下にございます目次からリンクを辿っていただきますと目的の機能の説明にスキップします。

今回ご紹介します音楽スタジオの予約フォームは「営業時間タイプ」を使用して、
①ご希望のスタジオを選択⇒②ご利用時間を選択⇒③予約日時を選択⇒④予約者情報入力⇒⑤予約内容確認⇒⑥予約完了
のような流れで予約を受け付ける予約フォームの設定方法をご案内していきます。

まず最初に作成する予約フォームを見てみましょう。
最初にスタジオを選択します。複数のスタジオや店舗毎に予約フォームを作成してメニューでリンクしています。
1スタジオだけの予約受付ももちろん可能です。予約フォームを1つだけ作成してメニューを非表示にできます。

続いてご利用時間を選択できるメニューが表示されます。メニューの表示形式は切り替え可能です。

続いて日時を選んでもらうカレンダーが表示されています。
カレンダーのデフォルト表示を週表示にするか、月表示にするか設定が可能です。
「9時から19時まで30分区切りの時刻で予約を受付ける」というような設定で予約カレンダーを作成できます。

日時を選択するとその枠の予約内容が表示されます。
ご利用人数のヒアリングを有効にした場合、人数指定フォームが設置されます。

日時を選択した後はお客様情報を登録する画面が表示されます。
予約される方のお名前や連絡先の他にも、スタジオで貸し出しする器材などの貸し出し用に質問フォームを設置できます。

予約者が確認画面を経て予約を完了しますと、予約者と管理者には予約の控えメールが通知されます。
SELECTTYPEから予約者に通知される各種メールはカスタマイズ可能です。

このような予約フォームを管理画面でどのようにセッティングしていくのか順番にみていきましょう。

▼目次
・予約フォーム毎に基本情報を設定をする
・音楽スタジオの予約スケジュールを設定する
・音楽スタジオの利用時間メニューを設定する
・音楽スタジオの受付人数を設定する
・お客様情報入力欄の設定する
・オプションメニューをヒアリングする質問フォームを設定する
・お客様に通知されるメールを設定する
・予約スケジュールを調整する
・予約の代行登録をする

●予約フォーム毎に基本情報を設定をする

今回のサンプルはスタジオ毎に予約フォームを作成し、お客様にはご希望のスタジオを選んでからご利用時間や日程を確認してもらうようにします。
予約フォーム毎にタイトルをスタジオ名や店舗名に設定しますと、登録したスタジオ名や店舗名がメニューに表示されるようになります。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」の「基本情報の設定」をクリックします。

基本情報の設定が表示されます。
「設定する」ボタンから編集画面を表示します。

「予約の種類」名の設定欄にメニューに表示される文言を登録します。

「「予約フォーム」の説明」を登録するとスタジオごとの説明テキストを表示させることも可能です。

「ギャラリー」では画像を掲載することが出来ます。
上記の説明とあわせてスタジオの雰囲気が伝わる写真を掲載しておくとお客様も予約しやすくなります。

以上で一度保存して、基本情報設定エリアに戻ります。

説明文やギャラリーを登録した場合は基本情報設定エリアのカレンダーへの表示を「表示する」をクリックします。
これでカレンダーに登録した情報が表示されるようになります。

別のスタジオ用の予約フォームを追加するしたい場合は、上部メニュー「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定/予約フォーム新規作成」をクリックしますと
受付停止中の予約フォームが仮のデータで作成されます。

●音楽スタジオの予約スケジュールを設定する

まずはどの時間で予約を受け付けするか、お店の予約スケジュールを登録していきます。
営業時間タイプの受付スケジュール設定方法は、以下の4つをまず設定していきます。
(1).何曜日の何時から何時まで予約を受付するかを「受付時間設定」で設定します
(2).(1)で設定した範囲を何分刻みで受け付けするかを「予約時刻の単位」で設定します
(3).何分予約時間を利用(消費)するかを「接客時間」で設定します
(4). 同時刻の受付上限数を設定します

〇共通設定と独自設定
予約フォーム毎の設定画面には、予約受付をするための様々な設定ができるようになっています。
各設項目定毎に「共通設定を使用する」「独自設定を使用する」かを選ぶことが出来ます。
共通設定で設定を行うと他のフォームで共通設定を使用している場合、設定を共有する事ができます。

独自設定で設定を行うとそのフォーム独自の設定となり、他のフォームに影響はありません。

今回ご紹介しますサンプルのようにスタジオ毎に受付時間を変更されたい場合には独自設定に切り替えて、設定をするとよいでしょう。
受付時間だけでなく設定項目ごとにこ共通/独自の切り替えができますので、設定内容によって設定をお試しください。

〇受付時間/休憩時間設定
まずは受付時間の設定をみてみましょう。
受付終了時間は、設定された時間が”最終受付時間”となりますのでご注意ください。
19時まで設定された場合は、19時が最後の受付時間になります。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」の「受付時間」をクリックします。

予約フォーム詳細設定画面の受付時間設定に画面が移動します。
「設定する」をクリックして設定画面を開きます。

受付時間は曜日毎に設定をします。
設定したい時間にハンドルをドラッグ操作します。
開始時間、終了時間を指定します。

同じ画面の下に移動すると受付を停止する時間(休憩時間など)を設定できます。
受付時間で指定した時間帯のうち停止したい時間を曜日ごとに設定します。
時間の操作方法は受付時間と同じでハンドルをドラッグ操作してご希望の時間を指定します。

設定が完了したら、最後に「保存する」をクリックすると登録/編集内容が反映されます。

〇予約時刻の単位設定
続いてカレンダーを何分区切りで表示するか設定をします。
ここで設定された時間単位ごとに予約枠が用意されます。

同じ画面の「予約時刻の単位」設定欄へ移動します。「設定する」ボタンをクリックします。

「予約時刻の単位」設定画面に移動します。

この画面で予約時刻の単位を設定します。
設定値は分数です。分単位で選択指定します。

指定したら「保存する」ボタンをクリックしましょう。

〇接客時間設定
次に接客時間を設定して1予約で何分消費するか設定します。
接客時間の設定は、固定で〇分と設定する方法と
お客様の方で利用時間を選べるようメニューを設置する方法とがあります。
利用時間メニューを使用して、ご利用プランを選んでもらう設定方法は次の項「音楽スタジオの利用時間メニューを設定する」にてご案内します。

接客時間を固定で設定する場合は、同じ画面の「接客時間(予約枠の消費時間)/利用時間メニュー」へ移動して「固定する」に切り替えます。

「 固定にする[〇分]」の編集リンクをクリックします。

「接客時間(予約枠の消費時間)設定」が表示されます。
ご利用時間を設定します。ここでは60分で設定しています。

指定したら「保存する」ボタンをクリックしましょう。

これで設定した受付時間に受付枠が表示されるようになります。
テストで予約をしてみてどのように受付枠が消費されるのか確認してみましょう。

〇予約枠の設定(定員数の設定)
受付枠毎の定員数の設定は「予約枠の設定」より行います。
予約枠設定の「設定する」ボタンをクリックします。

予約枠設定画面が表示されます。
「同時刻の受付上限」に受付枠の定員数を設定します。
設定した人数で予約が埋まると自動でその時間帯の受付枠は受付停止状態に切り替わります。

他にもこの画面では定員数の表示設定や団体受付に対応するかどうかの設定が可能です。
また、「予約枠の設定」「共通設定を使用」で設定しますと、他のフォームで予約枠の設定を共通設定にしているフォームと定員数を連動する事が可能です。
つまり他のフォームで9時に予約が入ると共通設定にしている全フォームの9時の受付枠が消費されるようになります。

〇予約枠の消費ルールについて
SELECTTYPEの予約フォームでは、予約のバッティングを防ぐため、設定した接客時間(消費時間)によって
予約した枠の前後の枠が消費されるような仕組みになっております。

例えば「予約時刻の単位を60分区切り、予約の消費時間を120分」で設定したとします。

予約フォームのカレンダーより、「10:00」の枠に予約をします。
すると、前後120分未満の枠が1枠ずつ消費されます。

予約時間の前の枠である「9:00」からの予約を受け付けてしまいますと120分消費しますので
「10:00」の予約とバッティングしてしまいます。
そのためご予約受付時間の前の時間も消費される仕様になっております。

以上でご希望の時間帯を指定した時刻単位で受付枠がカレンダーに表示されるようになりました。
続いて接客時間の設定を利用時間メニューに切り替えて、コースメニューを設置してみます。

●音楽スタジオの利用時間メニューを設定する

続いてお客様がどれくらいの時間利用するか選んでもらうメニューの設定をしていきます。

接客時間/利用時間メニューの設定を「利用時間としてお客様に選んでもらう」に切り替えます。

利用時間メニュー設定エリアが表示されますので、「追加する」ボタンから利用時間メニューを登録します。

利用時間メニュー登録用の設定画面が表示されます。
メニューラベルには何も登録しないと設定時間(●分)が表示されるようになります。

メニュー接客時間にご利用時間を設定します。

必要事項の入力が終わりましたら「保存する」をクリックします。
これで利用時間メニューの登録できました。
選んでもらいたい時間分のメニューを追加登録していきます。

メニュー数が増えると使いにくくなってしまいますので表示形式を切り替えて調整が可能です。
ご登録のメニュー数にあわせた形式をお選びください。

●音楽スタジオの受付人数を設定する

続いて予約枠の受付上限人数とご利用人数を設定します。
今回のサンプルのようにスタジオ毎に予約人数を別々に管理されたい場合は「独自設定を使用」に切り替えて設定します。

受付人数の設定は「予約枠の設定」で行います。予約枠の設定の「設定する」ボタンをクリックします。

予約枠設定が表示されます。
「同時刻の受付上限」に受け入れ可能な予約数を設定します。

ご予約時にご利用人数をヒアリングしたい場合には「団体受付設定」を有効にします。
「申込人数分、予約枠を減らす」のチェックは外しておきます。

このように設定されますと、ご利用人数メニューが設置されご予約時に何名で使用されるかヒアリングできるようになります。

●お客様情報入力欄の設定する

次にお客様情報を登録してもらう画面の設定を見てみましょう。
ご予約者様の氏名や連絡先など予約受付時に必要な情報をヒアリングするための入力フォーム作成していきます。

設定できる項目は以下の通りです。項目ラベルも変更できます。
名前、かな(名前) 、職業、郵便番号、都道府県、住所1、住所2、電話番号、携帯電話番号、メールアドレス、携帯メール
性別、その他(単語入力欄)、その他(文章入力欄)、メルマガ受信希望、利用規約

<予約者情報入力欄の設定>
予約者様情報入力フォームの入力項目を決めます。
ページ上部「予約フォーム」の「予約者情報入力設定」をクリックします。

予約者情報入力欄の設定の「編集」ボタンをクリックします。

予約者情報入力欄設定フォームが表示されます。
名前や住所、連絡先などを指定する項目が表示されていますので、
必要な項目名にチェックをいれ、使わない項目はチェックを外すだけでお客様情報を入力するフォームが出来上がります。

項目名を変えたいときには設定項目名の下にある入力欄に変更したいテキストを入力します。

項目の回答を必ず回答してもらうには「回答必須」にチェックをいれます。

予約時には控えメールが通知できるためメールアドレスは必ず登録してもらいましょう

予約者情報入力フォームに設置する項目の指定ができましたら、最後に「保存する」をクリックして設定を反映します。

●オプションメニューをヒアリングする質問フォームを設定する

予約者情報入力欄の設定ではご希望の項目がない場合や、お客様情報の他にもご予約の際にヒアリングしたい内容は質問設定機能を使用すると設置することができます。

択一回答形式、複数回答形式、文章回答など色々な形式の質問フォームが設置できます。
ここでは選択式の質問フォームを使って、貸し出しオプションメニューをヒアリングする質問を作成してみましょう。
上部メニューの「予約フォーム」⇒「質問フォーム設定」をクリックします。

質問追加エリアが表示されます。
ご希望の質問形式を選んで作成を進めます。

質問フォーム設定が表示されます。
質問文を入力します。

選択肢の登録フォームに回答選択肢を入力します。

希望者のみ回答して頂くようにするので、回答必須設定はオフにしておきます。

登録内容に問題がなければ保存します。

これでオプションメニューをヒアリングする質問が作成できました。
続いて詳細画面にて選択肢にご利用人数メニューを設置します。選択肢毎の設定の「設定」ボタンをクリックします。

選択肢毎の設定画面から利用人数をヒアリングにチェックを入れます。
単位や人数制限の設定を行い、保存します。

これでレンタルする人数をヒアリングする質問フォームが設置されました。

質問設定エリアでは登録された質問の情報が表示されます。
登録した質問は表示条件を指定することで、「どの予約フォームからの予約か」「前の質問でどの回答選択肢を選んだか」によって質問の表示を切り替えることもできます。

予約フォームの予約時質問のヒアリング条件を設定する
予約フォームの質問を、前の質問の回答内容によって出しわける

●お客様に通知されるメールを設定する

予約フォームの受付設定が完了しましたら、お客様に通知されるメールもオリジナルの内容に変更しましょう。
SELECTTYPEから予約に関するメールの設定は「予約メール設定」にて各種設定が行えます。

「予約控えメール (お客様宛/ご予約時)」「編集」ボタンをクリックして設定フォームを表示します。

件名、本文の入力欄には現在設定中の内容が記入されている状態です。
この内容をご利用店舗様の情報にあわせた内容に変更してみましょう。

予約を受付時には管理者宛に通知メールが届きます。
管理者以外にお店のスタッフにも通知メールを送られるようにしたい場合は「予約通知先アドレス」にメールアドレスを登録しますと
管理者と同様にメールが届くようになります。

予約通知先アドレス設定は「予約システム共通の設定」と「予約フォーム個別の設定」の2種類設定する箇所がございます。
「予約システム共通の設定」に登録されたメールアドレスには、全ての予約フォームに入った際に予約通知が届くようになります。

※アカウントにご登録のメールアドレスは、デフォルトで「予約システム共通の設定」に設定がされている状態になります。
※予約通知先アドレス設定(予約システム共通の設定)は上部メニュー「予約フォーム」⇒「メール設定(共通)/予約通知先アドレス」より設定エリアへアクセスできます。

「予約フォーム個別の設定」にはその予約フォームに予約があった場合にのみ通知したいメールアドレスを指定します。

前項の「予約システム共通の設定」に既に指定されているメールアドレスはこちらで設定する必要はございません。
「予約システム共通の設定」「予約フォーム個別の設定」両方に同じメールアドレスが指定されますと、ご予約時に2通同様のメールが送られる状態になりますので、ご注意ください。
※予約通知先アドレス設定(予約システム共通の設定)は上部メニュー「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定/該当予約フォーム/ 予約メール設定」より設定エリアへアクセスできます。

設定されるメールアドレスが携帯メールの場合ですと、端末側で受信設定をしていただく必要がございます。
以下SELECTTYPEからの通知メールについてのご注意点をまとめたヘルプ記事になります。
SELECTTYPEから送信するメールについてのご注意点

ここからは、運用に入ってから必要になりそうな機能のご紹介をします。

●予約スケジュールを調整する

予約受付を始めると、急遽予約を受付が出来なくなる日や一時的に受付をストップしておきたい場合がでてくると思います。
そのような場合には「臨時休業日時設定」「日付指定による受付期間の設定」を使用すると便利です。
「臨時休業日時設定」は指定した日時の予約を停止する事が出来ます。

設定はヘッダーメニュー「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定/臨時休業」をクリックします。

臨時休業日時設定欄に移動します。
「登録する」ボタンをクリックして設定フォームを表示します。

停止する日時を登録します。


1日停止する場合には、「終日」にチェックをいれます。

期間で設定することも可能です。

「日付指定による受付期間の設定」は指定した日付で受付期間をコントロールできます。
例えば5月以降の予約受付をストップしておきたい場合には「4/30まで予約受付をしてそれ以降は受付停止」というような
設定が可能になります。
予定のめどがついたら、この設定を調整すると急な予定変更にも対応が可能になります。

受付期間設定の「日付指定による受付制御」に移動します。
「設定する」をクリックします。

「日付指定による受付制御設定」画面が表示されます。
下部の日付指定欄に受付終了日を指定します。

日時指定が完了しましたら「保存する」をクリックしますと
受付終了日で指定された日以降、予約枠が非表示となり予約できないようになります。

●予約の代行登録をする

最後に予約の代行登録する方法をご紹介します。
SELECTTYPEの予約システムは予約フォームからの予約だけでなく、電話や直接ご予約を受け付けた時のために
管理画面から予約の代行登録が可能です。

予約の代行登録は予約管理カレンダーから登録を行えます。
上部ヘッダーより「予約管理カレンダー」→「該当の予約フォームタイトル」をクリックします。

予約管理カレンダーから予約を入れる日の予約の代行登録アイコンをクリックします。

予約したい時間、予約の種類、人数を指定して「予約する」をクリックします。

予約者情報の入力フォームへ移動します。
予約者の情報はフォームに直接入力する方法と顧客リストに登録のある場合には、その情報を読み込むこともできます。

登録が完了すると、登録した予約情報の詳細画面が表示されます。
登録された情報に問題がないか確認をして、変更したい場合には各項目の編集ボタンより変更が可能です。

今回は「音楽スタジオ向けの予約フォーム」のセッティング方法をご紹介しました。
SELECTTYPEの予約システムでは他にも便利な機能をたくさんご用意しております。
機能ごとのヘルプ記事は以下にまとめておりますので、気になる機能がございますようでしたらご覧ください。

SELECTTYPE機能ヘルプ一覧

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