SELECTTYPEの予約システムでは、色々なジャンルの予約フォームの作成や予約受付管理に対応しています。
予約フォームの作成は、最初にテンプレートを選んで作成を進めていきます。
レンタルコートでご利用いただけるテンプレートも用意されていますので、利用されたい形式のテンプレートをプレビューを確認してお選び頂くと良いでしょう。
テンプレートから作成をするとすぐに仮の情報で予約フォームが作成されますので、あとはご自身のお店やサービス内容にあわせて必要な情報を変更するだけで、
すぐにオリジナルの予約フォームが出来上がります。
この記事でご紹介するフットサルコートの予約システムのテンプレートは以下になります。予約カレンダーの表示や予約受付の流れを確認頂けます。テスト予約しても問題ありませんのでぜひ実際の挙動をご確認ください。
[使用するテンプレートはこちら]からご覧ください。
このブログでは、レンタルコートの予約受付で使える予約フォームの設定方法を順番にご案内いたします。
記事は長めになっていますので、取り急ぎ特定の機能の使い方を知りたい場合には、
以下にございます目次からリンクを辿っていただきますと目的の機能の説明にスキップします。
今回ご紹介しますレンタルコートの予約フォームは「営業時間タイプ」を使用して、
①ご希望のコートを選択⇒②ご利用時間を選択⇒③予約日時を選択⇒④予約者情報入力⇒⑤予約内容確認⇒⑥予約完了
のような流れで予約を受け付ける予約フォームの設定方法をご案内していきます。
＜営業時間タイプとは＞
管理者様が予約受付可能な営業時間帯を設定することで、お客様は埋まっていない時間帯で好きな時間に予約ができます。
またお客様が予約時に選択するメニューを設定することも可能です。
まず最初に作成する予約フォームを見てみましょう。
予約フォームにアクセスすると最初にどのコートにするかコートを選択するメニューが表示されます。
メニューの形式はシンプルなリスト形式やプルダウン形式、説明テキストと合わせて表示するカラム形式から選ぶことが出来ます。
次にコートのご利用時間を選んでもらうメニューが表示されます。
選ばれた時間分予約枠が消費されるようになります。
続いて日時を選んでもらうカレンダーが表示されています。
管理画面で設定した受付期間や受付時間の範囲で受付枠が表示され、お客様は開いている時間を選んで予約手続きを進めます。
日付を選択すると確認画面が表示されます。利用人数を指定して次へをクリックします。
画面が切り替わり、予約者の情報を登録する画面になります。
同じ画面に質問フォームを設置できます。
ここではレンタル貸出する製品のオプションメニューを設置しています。
予約完了の前に確認画面で内容や予約者情報を確認します。
確定されると予約者には控えメール、管理者には通知メールが届きます。
次にこのような予約フォームを管理画面でのどのように設定するのかみていきましょう。
予約システムを初めてセットアップする場合はいずれかのテンプレートを選んでそのテンプレートの設定を調整して作成を進める流れとなります。まずはテンプレートから実際に作成する流れを確認していきましょう。
テンプレートから作成する方法は予約システムの紹介ページから作成する手順と管理者マイページから作成する手順の2通りございます。いずれかの方法で予約フォームの作成をスタートしましょう。
●紹介ページからテンプレートを選んで作成
予約システムの紹介ページからもテンプレートを選んで作成できます。
フットサルコートの予約システムの紹介ページは以下になります。
https://select-type.com/lp/futsalReserveSystem/
この記事でご紹介するテンプレートは「洗車予約」のテンプレートになります。
「サンプルをみる」をクリックします。
「テンプレートプレビュー」で予約フォームを確認することができます。
「このテンプレートで作成」をクリックしますと予約フォームが仮のデータで作成されますので利用されるサービスにあわせて調整していきましょう。
●管理者マイページから作成
管理者マイページから作成するには、マイページ上部メニューの「予約フォーム」から「新しく作成する」をクリックします。
予約フォーム作成ページが表示されます。
業種でカテゴリ分けされたテンプレートが一覧表示されますので、この中からご希望に近しいテンプレート選択して作成します。
※テンプレートに設定された内容はすべて後で変更が行えますので、ご利用の業種と違ってもまずは希望に近いテンプレートで作成してみましょう。
やり直したい場合は初期化して最初からやり直すことも出来ます。初期化方法は予約システムの初期化方法をご参照ください。
今回は「営業時間受付タイプ」のテンプレートの中から「洗車予約」のテンプレートを選びます。
「テンプレートプレビュー」で予約フォームを確認することができます。
「このテンプレートで作成」をクリックしますと予約フォームが仮のデータで作成されますので利用されるサービスにあわせて調整していきましょう。
既に作成済みのフォームや新規作成されたフォームからセットアップをスタートするには受付タイプを変更します。
上部メニュー「予約フォーム」→「各予約フォーム個別設定／フォームタイトル／予約受付タイプ設定」をクリックします。
予約受付タイプ設定が表示されますので、「営業時間タイプ」をクリックします。
設定エリアより下の設定が営業時間タイプ用の設定に切り替わります。
今回のサンプルでは貸し出しコート毎に予約フォームを作成し、お客様にはコートメニューを選んでからスケジュールを確認してもらうようにします。
そのメニューに表示される文言を登録してみましょう。
ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」の「基本情報の設定」をクリックします。
基本情報の設定が表示されます。
「設定する」ボタンから編集画面を表示します。
「ご予約内容」名の設定欄にメニューに表示される文言を登録します。
コート別の予約フォームを作りたいのでコート名を登録します。
「予約フォームの説明」にはコートの説明文が登録できます。（必要なければ空欄の状態のままにしておきます）
説明テキストには、リンクを設置することもできます。コートについての詳細ページがあればそちらにリンクを貼ることも可能です。
※設定画面のテキストエディタからテキストリンクを設定する
「ギャラリー」では写真などの画像を掲載することが出来ます。
上記の説明とあわせて掲載できますので、各コートの写真を掲載しておくと予約される方がイメージしやすくなります。
以上で一度保存して、基本情報設定エリアに戻ります。
続いて別コートの予約フォームを追加します。
ヘッダーより「予約フォーム」→「 予約フォーム新規作成」をクリックします。
予約フォームが非公開状態で追加されますので、同じ手順でコートの基本情報を登録していきます。
レンタルコート数分の予約フォームの作成と基本情報のセットアップが完了したら、メニューの設定をします。
今回はメニューの表示を先程登録した説明と写真を組み合わせたメニュー（カラムメニュー）に設定します。
上部ヘッダーより「予約フォーム」→”デザイン設定”内の「デザイン設定(表示項目)」とクリックします。
予約フォームデザイン設定の「表示項目設定画面」が表示されました。
「他フォームへのリンク」設定エリアがページ上部にあります。
この設定を「カラムメニュー」に切り替えて保存します。
カラムメニューが予約フォームに反映されます。
受付スケジュールの設定は予約フォーム毎の詳細設定にて設定します。
営業時間タイプで受付スケジュールを設定するには、以下の4つを設定していきます。
(1).何曜日の何時から何時まで予約を受付するかを「受付時間設定」で設定します
(2).(1)で設定した範囲を何分刻みで受け付けするかを「予約時刻の単位」で設定します
(3).何分予約時間を利用（消費）するかを「接客時間」で設定します
(4).受付枠毎の定員数を設定します
〇共通設定と独自設定
予約フォーム毎の設定画面には、予約受付をするための様々な設定ができるようになっています。
各設項目定毎に「共通設定を使用する」か「独自設定を使用する」かを選ぶことが出来ます。
共通設定で設定を行うと他のフォームで共通設定を使用している場合、設定を共有する事ができます。
独自設定で設定を行うとそのフォーム独自の設定となり、他のフォームに影響はありません。
例えば、スタイリストの勤務状況にあわせて受付時間をフォーム毎に設定されたい場合は、独自設定に切り替えて、設定をするとよいでしょう。
設定項目ごとに設定ができますので、設定項目によって共通にしておくもの、フォーム毎に設定をしておくものを
分けて設定をお試しください。
〇受付時間/休憩時間設定
まずは受付時間の設定をしてみましょう。
受付終了時間は、設定された時間が最終受付時間となりますのでご注意ください。
19時まで設定された場合は、19時が最後の受付時間になります。
ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」の「受付時間」をクリックします。
予約フォーム詳細設定画面の受付時間設定に画面が移動します。
「受付時間設定」をクリックして設定画面を開きます。
受付時間は曜日毎に設定をします。
設定したい時間にハンドルをドラッグ操作します。
開始時間、終了時間を指定します。
設定が完了したら「保存する」をクリックします。
次に休憩時間で受付時間帯から予約受付を停止させます。
受付時間／休憩時間設定エリアから「休憩時間登録ボタン」をクリックします。
「休憩時間」設定フォームが表示されます。
設定したい曜日にチェックを入れると、時間の設定バーが使用できるようになります。
曜日は複数の曜日を指定でき、祝日の指定も可能です。
祝日に受付停止時間を設定すると、祝日には”通常の該当曜日”の設定は無視され”祝日の受付停止時間”のみが適用されます。
設定が完了したら、最後に「保存する」をクリックすると登録／編集内容が反映されます。
〇予約時刻の単位設定
続いてカレンダーを何分区切りで表示するか設定をします。
ここで設定された時間単位ごとに予約枠が用意されます。
同じ画面の「予約時刻の単位」設定欄へ移動します。「設定する」ボタンをクリックします。
「予約時刻の単位」設定画面に移動します。
この画面で予約時刻の単位を設定します。
設定値は分数です。分単位で選択指定します。
指定したら「保存する」ボタンをクリックしましょう。
〇接客時間設定
次に接客時間を設定して1予約で何分消費するか設定します。
接客時間の設定は、固定で〇分と設定する方法とお客様の方で利用時間を選べるようメニューを表示する方法とがあります。
利用時間メニューを使用して、レンタルするコートの利用時間を選んでもらう設定方法は次の項「利用時間メニューを設定する」にてご案内します。
接客時間を固定で設定する場合は、同じ画面の「接客時間(予約枠の消費時間)/利用時間メニュー」へ移動して「固定する」に切り替えます。
「 固定にする[〇分]」の編集リンクをクリックします。
「接客時間(予約枠の消費時間)設定」が表示されます。
ご利用時間を設定します。ここでは60分で設定しています。
指定したら「保存する」ボタンをクリックしましょう。
これで設定した受付時間に受付枠が表示されるようになります。
テストで予約をしてみてどのように受付枠が消費されるのか確認してみましょう。
〇予約枠の設定（定員数の設定）
受付枠毎の定員数の設定は「予約枠の設定」より行います。
予約枠設定の「設定する」ボタンをクリックします。
予約枠設定画面が表示されます。
「同時刻の受付上限」に受付枠の定員数を設定します。
設定した人数で予約が埋まると自動でその時間帯の受付枠は受付停止状態に切り替わります。
ご予約時にご利用人数をヒアリングしたい場合には「グループ・団体受付設定」を有効にします。
「申込人数分、予約枠を減らす」のチェックは外しておきます。
〇予約枠の消費ルールについて
SELECTTYPEの予約フォームでは、予約のバッティングを防ぐため、設定した接客時間（消費時間）によって
予約した枠の前後の枠が消費されるような仕組みになっております。
例えば「予約時刻の単位を60分区切り、予約の消費時間を120分」で設定したとします。
予約フォームのカレンダーより、「10:00」の枠に予約をします。
すると、前後120分未満の枠が1枠ずつ消費されます。
予約時間の前の枠である「9:00」からの予約を受け付けてしまいますと120分消費しますので
「10:00」の予約とバッティングしてしまいます。
そのためご予約受付時間の前の時間も消費される仕様になっております。
以上でご希望の時間帯を指定した時刻単位で受付枠がカレンダーに表示されるようになりました。
続いて接客時間の設定を利用時間メニューに切り替えて、施術メニューを設置してみます。
利用時間メニューを使用してレンタルコートの利用時間メニューを登録していきます。
「接客時間(予約枠の消費時間)/利用時間メニュー」設定エリアにて「固定する」から「「利用時間」としてお客様に選んでもらう」に切り替えます。
利用時間メニュー設定エリアが表示されますので、「追加する」ボタンから利用時間メニューを登録します。
利用時間メニューにはメニューに表示するテキストや説明テキストなどを登録する事もできるようになっています。
利用時間を表示して選んでもらいたい場合は、「メニュー接客時間」だけ指定します。
メニュー接客時間に施術にかかる時間を設定します。
各項目を指定したら「保存する」をクリックして設定を反映します。
これで利用時間メニューの登録できました。
同じようにメニューを追加登録して、必要な時間分だけメニューを登録していきます。
設定した利用時間メニューは予約フォーム上で以下のように表示されます。
次にお客様情報を登録してもらう画面の設定を見てみましょう。
ご予約者様の氏名や連絡先など予約受付時に必要な情報をヒアリングするための入力フォーム作成していきます。
お客様情報入力欄はすでに用意された項目から選んで表示・非表示を切り替えて登録します。
設定できる項目は以下の通りです。項目ラベルも変更できます。
名前、かな(名前) 、職業、郵便番号、都道府県、住所1、住所2、電話番号、携帯電話番号、メールアドレス、携帯メール
性別、その他（単語入力欄）、その他（文章入力欄）、メルマガ受信希望、利用規約
＜予約者情報入力欄の設定＞
予約者様情報入力フォームの入力項目を決めます。
ページ上部「予約フォーム」の「予約者情報入力設定」をクリックします。
予約者情報入力欄の設定の「編集」ボタンをクリックします。
予約者情報入力欄設定フォームが表示されます。
名前や住所、連絡先などを指定する項目が表示されていますので、
必要な項目名にチェックをいれ、使わない項目はチェックを外すだけでお客様情報を入力するフォームが出来上がります。
項目名を変えたいときには設定項目名の下にある入力欄に変更したいテキストを入力します。
項目の回答を必ず回答してもらうには「回答必須」にチェックをいれます。
# 予約時には控えメールが通知できるためメールアドレスは必ず登録してもらいましょう
予約者情報入力フォームに設置する項目の指定ができましたら、最後に「保存する」をクリックして設定を反映します。
予約者情報入力欄の設定ではご希望の項目がない場合や、お客様情報の他にもご予約の際にヒアリングしたい内容は質問設定機能を使用すると設置することができます。
択一回答形式、複数回答形式、文章回答など色々な形式の質問フォームが設置できます。
ここでは選択式の質問フォームを使って、貸し出しオプションメニューをヒアリングする質問を作成してみましょう。
上部メニューの「予約フォーム」⇒「質問フォーム設定」をクリックします。
質問追加エリアが表示されます。
ご希望の質問形式を選んで作成を進めます。
質問フォーム設定が表示されます。
質問文を入力します。
選択肢の登録フォームに回答選択肢を入力します。
希望者のみ回答して頂くようにするので、回答必須設定はオフにしておきます。
登録内容に問題がなければ保存します。
これでオプションメニューをヒアリングする質問が作成できました。
続いて詳細画面にて選択肢にご利用人数メニューを設置します。選択肢毎の設定の「設定」ボタンをクリックします。
選択肢毎の設定画面から利用人数をヒアリングにチェックを入れます。
単位や人数制限の設定を行い、保存します。
これでレンタルする人数をヒアリングする質問フォームが作成できました。
その他にも質問フォーム設定で作成された質問は、表示条件を指定することで
前の質問でどの回答選択肢を選んだかによって質問の表示を切り替えること（質問分岐設定）もできます。
予約フォームの受付スケジュールの設定が完了しましたら、予約カレンダーからテスト予約を入れてみましょう。
予約が完了すると、以下のような通知メールが届きます。
承認制の場合には、「予約控えメール」が届きます。
先着順の場合には、「予約の確定メール」が届きます。
お客様に通知されるこちらのメールの件名や予約情報の前に記載される文章は、オリジナルの内容に変更できますので、施設の名前やサービスにあわせた内容に変更しましょう。
SELECTTYPEから予約に関するメールの設定は「予約メール設定」にて各種設定が行えます。
「予約控えメール (お客様宛/ご予約時)」の「編集」ボタンをクリックして設定フォームを表示します
件名、本文の入力欄にはデフォルトの内容が記入されている状態です。
この内容をサービス内容にあわせて変更しましょう。
先着順の場合に届くメールは「予約承認メール (お客様宛/ご予約確定時)」の「編集」ボタンをクリックして設定フォームから変更します。
予約を受付時には管理者宛にも通知メールが届きます。
共通設定画面の「予約通知先アドレス」に登録すると管理者と同じ全てのフォームに受け付けたメールが受け取れます。
通知先アドレスに登録されたメールアドレスは、認証操作を経てはじめて予約受付時のメールが通知されるようになります。
メールアドレス追加登録フォームより追加したら、「未認証」として登録されリストに追加されます。
「認証メール送信」から認証を行ってください。
認証メールからメールに記載されている認証用URLにアクセスしますと、認証が完了します。
これで通知メールが届くようになります。
設定されるメールアドレスが携帯メールの場合ですと、端末側で受信設定をしていただく必要がございます。
以下SELECTTYPEからの通知メールについてのご注意点をまとめたヘルプ記事になります。
SELECTTYPEから送信するメールについてのご注意点
ここからは、運用に入ってから必要になりそうな機能のご紹介をします。
通常、受付枠の受付上限数はどの時間帯も同じ受付上限数に設定されますが、
受付上限調整機能を使用することで指定した日時の範囲で受付枠数を減らしたり、増やしたり出来ます。
急遽、受け入れ人数を減らさなければならない場合などにはこの調整機能を使うと便利です。
ページ上部ヘッダーより「予約フォーム」→「各予約フォーム個別設定／予約枠の設定」をクリックします。
予約枠の設定が表示されます。
同時刻の受付上限の項目に現在設定されている受付枠の上限数が記載されていますが、
この下に「受付上限調整（臨時）」の設定エリアになります。
「追加する」ボタンをクリックします。
「受付上限調整（臨時）」画面を表示されます。
現在設定されている受付上限数がセットされていますので、変更したい枠数を設定します。
「適用日時」にはどの範囲で変更するか日時を指定します。
同じ日の時間指定や期間による指定でも可能です。
最後に「追加する」ボタンをクリックすると登録は完了します。
指定された範囲の受付枠数が設定した枠数で上書きされます。
ここでは「1/15 10:00から12：00」の受付上限数を3枠から「1枠」に減らして設定しました。
調整前は受付枠上限数はどの時間帯も3枠に設定されています。
指定された範囲の上限数が1枠に変更されました。
お客様から電話でのご予約を受付けた場合には、管理画面から代理で予約登録する方法がございます。
お電話での予約情報が反映されておらず、実際の定員を超えた予約を予約フォームから受付けてしまわないように
お電話からの予約も管理画面から登録しておきましょう。
※管理画面からの予約登録は登録が柔軟にできるように、受付枠で設定されている上限数を超えても登録ができるようになっています。
意図せず予約数を超えた予約登録をしないように注意しましょう。
登録は予約管理カレンダーにて行います。
ヘッダーメニュー「予約管理カレンダー」⇒「該当する予約フォーム」をクリックします。
予約管理用のカレンダーが表示されます。
予約を入れたい日付枠の右下にありますアイコンの一番左のアイコンをクリックします。
新規予約登録画面が表示されます。
日時、利用時間を指定して「予約する」をクリックします。
次に予約者の情報を登録する画面が表示されます。
予約された方の情報を入力し、「保存する」をクリックすると予約が完了します。
ご予約される方が2回目以降で顧客リストに情報が登録されている場合には
その情報をこの画面から読み込みをして自動入力することも可能です。
「顧客リストから予約者情報を読み込む」をクリックしすると
顧客情報を検索する画面が表示されます。
名前、電話番号、メールアドレスの情報で検索をして
ヒットした顧客情報から「すべて挿入」をクリックすると、顧客リストに登録された情報が各入力欄に記入された状態になります。
最後に「保存する」をクリックすると予約の代行登録が完了します。
登録が完了すると、登録した予約情報の詳細画面が表示されます。
登録された情報に問題がないか確認をして、変更したい場合には各項目の編集ボタンより変更が可能です。
「レンタルコートの予約受付フォーム」の設定方法は以上になります。
SELECTTYPEの予約システムでは他にも便利な機能がたくさんございます。
機能ごとのヘルプ記事は以下にまとめておりますので、気になる機能がございましたらお試しください。
SELECTTYPE機能ヘルプ一覧
https://select-type.com/help/
SELECTTYPE: 無料でWEBサイト/予約フォーム付き予約システム/イベント管理・セミナー管理システム/メールフォーム付きサポートシステム/各種フォーム作成(アンケート,診断テスト)
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