いちご狩り予約フォームの作成手順(イベントタイプ)



SELECTTYPEの予約システムでは様々ジャンルの予約フォームの作成・予約受付に対応しています。
各ジャンルにあわせた予約フォームテンプレートを豊富に揃えていますので、使用したいテンプレートの中から利用イメージに近い
テンプレートから作成して、ご自身のサービスにあわせた内容にカスタマイズしてご利用ください。
テンプレートから作成を始めますと、受付枠の設定や質問フォーム、デザイン設定まで
最初から仮の情報でセットアップされた予約フォームが作成されます。
これら設定された情報は、すべて管理画面から変更可能ですので、最初に選んだテンプレートから全く別のテンプレートに
作り変えてしまうことも出来ます。
ご利用されるサービスにあわせた理想の予約フォームを作成していきましょう。

今回のブログエントリーでは「いちご狩り予約フォーム(イベントタイプ)」の作成手順をご紹介します。
予約フォームには「営業時間タイプ」「イベントタイプ」という2種類の受付タイプがあり、どちらかを選択してご利用いただきます。

<営業時間タイプとは>
管理者様が予約受付可能な営業時間帯を設定することで、お客様は埋まっていない時間帯で好きな時間に予約ができます。
またお客様が予約時に利用時間を選択するメニューを設定することも可能です。

<イベントタイプとは>
予め受付枠毎に開始時間、終了時間を設定して予約を受け付けることができます。
指定した日時での受付枠の作成や毎週●曜日の●時から●時までなどの定期受付枠の作成もできるので、柔軟な受付枠の登録が可能です。
予約スケジュールが月によって変動してスケジュールの調整が必要になる場合には、こちらのタイプがお勧めです。

今回は、いちご狩り予約フォームをイベントタイプで作成したテンプレートをご紹介します。

▼目次
・施設の予約スケジュールを設定する
・予約カレンダーの予約受付期間を設定する
・お客様情報入力画面の設定
・予約に関する注意書きを設定する
・お客様に通知されるメールを設定する
・予約スケジュールを調整する
・予約の代行登録をする
・SELECTTYPEからの通知メールに関するご注意点

まずいちご狩り用にセットアップされたテンプレートで作成した予約フォームを見てみましょう。
今回ご紹介するサンプルはイベントタイプで作成された予約フォームです。
最初に表示される画面は設定された予約スケジュールを表示する予約カレンダー画面です。
このテンプレートでは、1日に60分の受付枠が3コマ用意されています。
カレンダーのデフォルト表示を週表示にするか、月表示にするかの設定も可能です。

カレンダーでご希望の日時を選択しますと、ご利用人数を選ぶメニューが表示されます。
団体受付機能を有効にした場合に表示され、無効にした場合には表示されません。

日時を選択した後は予約者の情報を登録する画面になります。
予約者の氏名や連絡先の他にも、ご来客されるお客様の人数構成をヒアリングする質問や
ご希望などをヒアリングする文章回答フォームを設置する事もできます。

お客様は確認画面を経て予約を完了しますと、お客様と管理者(担当者設定されている場合には担当者)に予約の控えメールが通知されます。
SELECTTYPEからお客様宛に通知される各種メールは件名や前掲文、フッター情報などカスタマイズ可能です。

このような予約フォームを管理画面でどのようにセットアップするのか見ていきましょう。
今回ご紹介しますサンプルは以下になります。実際の予約フォームでどのような表示になるかご確認ください。

いちご狩り予約(イベントタイプ・月カレンダー)サンプル

●施設の予約スケジュールを設定する

このサンプルはイベントタイプで作成しています。
イベントタイプは予め受付枠毎に開始時間、終了時間を設定して予約を受け付けることができます。

最初にカレンダーに表示される受付枠を登録していきましょう。
定期的な予約を作成する場合は、繰り返しルールから受付枠を登録します。
ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」「繰り返しルール」をクリックします。

予約フォーム詳細設定画面の繰り返しルール設定エリアに画面が移動します。
「登録」をクリックして設定画面を開きます。

最初に開催(接客)時間を登録します。
60分の受付枠を作成したいので10:00から11:00までを設定します。

次に繰り返す曜日を登録します。
お休みの曜日(受付枠を作成しない曜日)以外の曜日を選択します。

定員にはこの時間帯に受付可能な人数(定員数)を設定します。

団体受付では来客される人数(ご利用人数)をヒアリングするフォームを設置します。
「グループ・団体予約を受付ける」にチェックを入れると利用人数フォームが設置されす。
「申込人数分、予約枠を減らす」にチェックを入れると申込があった人数分予約枠が減ります。
(例:3人で申し込みがあったら、予約枠が3枠埋まる)

受付方法では、承認制か先着順かを設定します。
承認制は、管理者様の承認を経ないと予約が確定にはなりません。
先着順は、承認なく受付時にそのまま予約が確定となります。

設定に問題がなければ保存します。
これでカレンダー上に10:00から11:00の60分の枠が作成されました。
あとは同じ設定で時間だけを変更した枠を作成します。

先程作成した受付枠からコピーをすると、設定した内容で時間だけ変更するだけで済むようになります。
あとは同じ手順で受付可能な時間分、受付枠を作成していきます。

ここまで設定されると予約フォームに登録した時間帯に予約ができる状態になっています。
非公開状態で設定されている場合には、管理者用プレビュー機能を使いますと公開せずに登録状況を予約フォーム上で確認することが出来ます。
上部ヘッダーから「予約フォームを表示」⇒「管理者用プレビューをみる」をクリックしますと、管理者用プレビューモードで表示されます。

管理者用プレビューモードで予約を完了まで進めても実際に予約数にカウントされませんので、安心して操作手順をお確かめください。

●予約カレンダーの予約受付期間を設定する

「受付期間」とは、予約フォームにて予約が可能な期間の設定です。
受付期間で設定された範囲に登録された受付枠がカレンダーに表示されるようになります。
受付期間の設定はお客様がアクセスした日から起算して何日後から何日後まで表示するかを設定をして
設定された期間内の受付枠がカレンダーに表示されるようになります。

「当日から30日後まで」で設定してみます。
カレンダーに登録した受付枠が「当日から30日後まで」表示されるようになります。

また、日付指定で受付期間を設定する方法もあります。
上記の受付期間の設定範囲内で
「●月●日から●月●日まで受付枠を表示する」
「●月●日以降に受付枠を表示する」
「●月●日以降は受付枠を非表示にする」
といった設定ができるようになります。
いちご狩りシーズンに併せて1月1日~5月30日まで、といった受付設定が可能です。

※設定可能な受付期間の範囲はご利用のプランによって変わってまいります。
プラン毎の制限値はご利用料金の「予約受付期間(日)」の項目をご覧ください。
https://select-type.com/price.php

「10月1日」から受付開始する設定にしてみましょう。

「10月1日」より前の月にアクセスしても受付枠は表示されません。

通常予約カレンダーはアクセスした日時の月や週のカレンダーが表示されます。
指定した月のカレンダーを表示するURLを取得する事も可能です。
詳細は以下のヘルプ記事よりご確認いただけます。

「指定した月(週)」で表示する予約フォームのURLを入手する

ここ取得したカレンダーのURLは、指定した月のカレンダーが常に表示されますので
指定した月を過ぎてもその月が表示され続けますので、ご注意ください。

●お客様情報入力画面の設定

次にお客様情報を登録してもらう画面の設定を見てみましょう。
ご予約時に必要なお客様情報をヒアリングするための項目を設定していきます。

<予約者情報入力欄の設定>
お客様にご予約の際、入力してもらう項目を決めます。
ページ上部「予約フォーム」「予約者情報入力設定」をクリックします。

予約者情報入力欄の設定の「編集」ボタンをクリックします。

予約者情報入力欄設定フォームが表示されます。
必要な項目名にチェックをいれ、使わない項目はチェックを外すだけでお客様情報を入力するフォームが出来上がります。
項目名を変えたいときには設定項目名の下にある入力欄に変更したいテキストを入力します。

# 予約時には控えメールが通知できるためメールアドレスは必ず登録してもらいましょう

<質問フォーム設定>
予約者情報入力欄の設定ではご希望の項目がない場合や、お客様情報の他にもご予約の際にヒアリングしたい内容を設定します。
例えば以下のような質問を設定できます。

・来客されるお客様の人数内訳をヒアリング

択一回答形式、複数回答形式、文章回答などのヒアリングフォームもございます。
ここでは選択式の質問フォームを使って、ご利用人数の内訳をヒアリングする質問を作成してみましょう。
質問を追加します。

質問フォーム設定が表示されます。

質問文を入力します。

選択肢の登録フォームに回答選択肢を入力します。

ここで一旦保存します。続いて詳細画面にて選択肢にご利用人数メニューを設置します。

選択肢毎の設定画面から利用人数をヒアリングにチェックを入れます。
単位や人数制限の設定を行い、保存します。

以上の設定で質問選択肢に利用人数メニューが設置されます。
これでご来店される大人の人数、子供の人数をヒアリングする質問が作成できました。

その他にも質問フォーム設定で作成された質問は、表示条件を指定することで
前の質問でどの回答選択肢を選んだかによって質問の表示を切り替えること(質問分岐設定)もできます。

予約フォームの質問を、前の質問の回答内容によって出しわける

●予約に関する注意書きを設定する

予約フォーム(予約カレンダー)の画面上部には注意書きテキストを記載することができます。
予約時や来店時にご案内したい情報を記載します。
(必要のない場合は空欄のままにしておきます)
例えば、当日予約についてやキャンセルについてなどご利用店舗のルールを掲載しておくとよいでしょう。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」「注意書き設定」をクリックします。

注意書き設定エリアの「編集」ボタンから設定フォームを表示させます。

予約フォームの画面上部に登録された注意書きテキストが表示されます。

●お客様に通知されるメールを設定する

ご予約が完了しますとお客様宛に予約の控えメールが送られます。
この控えメールの内容も変更できますので、施設の情報を設定しておきましょう。
メールの設定は予約フォーム共通設定画面の「予約メール設定」にて各種設定が行えます。

「予約控えメール (お客様宛/ご予約時)」「編集」ボタンをクリックして設定フォームを表示します。

件名、本文の入力欄には現在設定中の内容が記入されている状態です。
この内容をご利用店舗様の情報にあわせた内容に変更してみましょう。

文章を入力するためのエディタが表示されますので、ここに文章を入力します。
目立たせたい箇所は太字や色の設定も可能です。

問題なければ「保存する」とフォームに反映されます。

予約を受付時には管理者宛に通知メールが届きます。
管理者以外にお店のスタッフにも通知メールを送られるようにしたい場合は、「予約通知先アドレス」にメールアドレスを登録しますと
管理者と同様にメールが届くようになります。

設定されるメールアドレスが携帯メールの場合ですと、端末側で受信設定をしていただく必要がございます。
以下SELECTTYPEからの通知メールについてのご注意点をまとめたヘルプ記事になります。

SELECTTYPEから送信するメールについてのご注意点

ここからは、運用に入ってから必要になりそうな機能のご紹介をします。

●予約スケジュールを調整する

施設の状況によっては、急遽ある時間帯だけ受付を停止しなければいけない場合もあるでしょう。
その場合には、1クリックで受付枠の停止/再開を切り替えることのできる受付停止/再開機能を使うと便利です。

設定は予約管理カレンダーから行います。
ヘッダーメニュー「予約フォーム」⇒「予約管理カレンダー/目的の予約フォーム」をクリックします。

目的の受付枠をクリックします。

受付枠情報が表示されます。
受付状況にて停止ボタンをクリックすると、その枠の受付が停止されカレンダーから受付枠の表示が非表示になります。

受付停止してもカレンダー上には枠の情報を残したい場合には、
「この停止中受付枠情報を予約フォームに表示する」にチェックをいれます。

するとカレンダ―には表示が残ります。

再開する場合には「受付開始」ボタンをクリックします。

まとまった日にちを期間指定して受付枠の受付状況を調整することも出来ます。
予約管理カレンダーの画面右上の「一括受付設定」ボタンをクリックします。

「一括受付設定」より受付停止(再開)したい「期間」を指定します。
「受付状況」で制御したい内容を指定します。

以上の操作で指定した期間の受付状況をまとめて切り替える事ができるようになります。

●予約の代行予約登録をする

お客様から電話でのご予約を受付けた場合には、管理画面から代理で予約登録する方法がございます。
お電話での予約情報が反映されておらず、実際の定員を超えた予約を予約フォームから受付けてしまわないように
お電話からの予約も管理画面からしっかり登録しておきましょう。

管理画面からの予約登録の際には、過去に予約フォームからご予約されたお客様情報(顧客リスト)から登録情報を読み込み
都度入力しなくても登録が行えるようになっております。
また管理画面からの登録の場合、お客様情報の入力項目に必須の項目はございませんので、とりあえず名前だけで予約して
あとから詳細データを登録するといった事も可能です。

予約の代行登録は予約管理カレンダーから登録を行います。
上部ヘッダーより「予約管理カレンダー」→「該当の予約フォームタイトル」をクリックします。

予約管理カレンダーに受付枠が表示されますので、目的の受付枠をクリックします。
受付枠情報が表示されます。「予約の代行登録」をクリックします。

新規予約登録に遷移し、予約受付枠の情報が表示されます。
代行登録する対象の日時などが間違っていないか確認し、問題なければ「予約する」ボタンをクリックします。

予約者情報の入力フォームへ移動します。
予約者の情報はフォームに直接入力する方法と顧客リストに登録のある場合には、その情報を読み込むこともできます。

予約管理カレンダーに戻り、先程登録をした受付枠情報から「予約一覧」をクリックするとその枠の予約情報が確認できます。

代行登録した情報が表示されていることを確認してください。

 

●SELECTTYPEからの通知メールに関するご注意点

予約を受付けた時には、お客様と管理者様にメールが通知されますが、
SELECTTYPEから通知される各種メールを受け取る側が携帯電話会社のメールアドレスである時は注意が必要です。
「@select-type.com」からのメールアドレスを受け付ける
という設定(指定ドメイン解除)をしていないと、メールを受信しない場合があるためです。

そのため携帯電話からのご予約が想定されます場合には、
予約フォームの注意書き設定エリアや予約者情報入力欄エリアに以下のような注意書きの掲載を推奨してございます。

携帯メールアドレスでのご予約時(ご回答時)は、
@select-type.com」からのメールを受信出来るよう、携帯電話の迷惑メール設定をご調整ください。

設定方法は各携帯電話会社のWEBサイトに記載されています。
※ もしくは携帯電話会社の営業所でご確認ください。

Docomo https://www.nttdocomo.co.jp/info/spam_mail/domain/
AU http://www.au.kddi.com/support/mobile/trouble/forestalling/mail/anti-spam/fillter/function-11/
Softbank http://www.softbank.jp/mobile/support/iphone/antispam/email_i/white/

「いちご狩り予約フォーム」の設定の説明は以上になります。
SELECTTYPEの予約システムでは他にも便利な機能がたくさんございます。
機能ごとのヘルプ記事は以下にまとめておりますので、気になる機能がございましたらお試しください。

SELECTTYPE機能ヘルプ一覧
https://select-type.com/help/

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