バーベキュー施設の予約フォーム作成方法



SELECTTYPEの予約システムは色々な業種やジャンルの予約受付で使える予約フォームの作成が可能です。
今回のブログエントリーでは「バーベキュー施設で使用できる予約フォーム」の作成方法をご紹介していきます。
バーベキュー施設の予約フォームを設定するうえでの特徴は、以下のような点がございます。

・バーベキュー施設の区画スペース毎に予約フォームを作成
・受付枠の定員設定は区画単位やテーブル単位で受付
・大人や子供の人数をヒアリングするフォームを設置
・レンタル製品などのオプションメニューを設置

このようなフォームの設定は管理画面でどのように設定をするのか設定方法を順に見ていきましょう。

▼目次
・予約フォーム毎に基本情報を設定をする
・施設の予約スケジュールを設定する
・お客様情報入力欄の設定
・来店人数の内訳をヒアリングできる質問フォームを設定する
・レンタル製品のオプションメニューを質問フォームで設定する
・お客様に通知されるメールを設定する
・予約スケジュールを調整する
・予約の代行登録をする

まずバーベキュー施設用にセットアップされた予約フォームを見てみましょう。
今回ご紹介するサンプルはイベントタイプで作成された予約フォームです。
イベントタイプは開始時間と終了時間を指定して受付枠を作成していきますので、柔軟な予約スケジュールの調節ができるのが特徴です。

最初にバーベキュー施設の区画スペースを選択します。広さの異なる区画スペース別に予約フォームを作成すると
メニューが自動で設置されて、それぞれのフォームに移動できるようになります。
区画やプランを選択しない予約フォーム(予約フォームを1つだけにして作成してメニューを非表示にすること)ももちろん可能です。その場合、予約フォームを1つだけ作成します。
メニューごとにこのサービスのご案内やギャラリー画像の掲載が可能です。

続いて日時を選んでもらうカレンダーが表示されます。
カレンダーのデフォルト表示を週表示にするか、月表示にするかを設定可能です。
時間指定で受付枠を作成できますので、スケジュールの作成は柔軟に設定できます。
また受付枠毎に定員数(受付上限数)を設定しますが、デフォルトでは人単位ですが、
テーブル単位や区画、サイト単位に変更出来ます。

日時を選択した後は予約者の情報を登録する画面になります。
お客様の氏名や連絡先、住所や利用規約の同意フォームまで表示したい項目を選んで予約者情報入力フォームを作成できます。

予約者情報画面と同じ画面に、オリジナルの質問フォームを設置ができます。
こちらは「来店人数の内訳をヒアリングする」質問フォームです。

こちらは「レンタル貸出する製品のオプションメニューをヒアリングする」質問フォームです。

お客様は確認画面を経て予約を完了しますと、予約された方と管理者(担当者設定されている場合には担当者)に予約の控えメールが通知されます。
SELECTTYPEからお客様宛に通知される各種メールは件名や前掲文、フッター情報などカスタマイズ可能です。

このような予約フォームを管理画面でどのようにセットアップするのか管理画面の設定方法を見ていきましょう。

●予約フォーム毎に基本情報を設定をする

今回のサンプルはバーベキュー施設のプラン毎に予約フォームを作成し、お客様にはご利用プランメニューを選んでからスケジュールを確認してもらうようにします。
そのメニューに表示される文言を登録してみましょう。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」「基本情報の設定」をクリックします。

基本情報の設定が表示されます。
「設定する」ボタンから編集画面を表示します。

「予約の種類」名の設定欄にメニューに表示される文言を登録します。
スタンダード区画スペースの予約フォームを作りたいので名称を「スタンダード区画スペース」としています。

「予約フォーム」の説明」にはこの区画スペースの説明を登録します。
(必要なければ空欄の状態のままにしておきます)
区画スペースメニューの下に登録された説明が表示されます。このプランの特徴や料金などお客様にご案内しておきたい内容を登録しましょう。

「ギャラリー」では写真などの画像を掲載することが出来ます。
上記の説明とあわせて掲載できますので、区画スペース毎の写真を掲載しておくと
お客様はどのくらいの広さの場所なのかイメージしやすくなります。

以上で一度保存して、基本情報設定エリアに戻ります。
登録した説明文やギャラリーは予約フォームへ表示する設定をしないと表示されるようになりません。
基本情報設定エリアのカレンダーへの表示を「表示する」をクリックします。
これでカレンダーに登録した情報が表示されるようになりました。

別プランの「プレミアム区画スペース」を登録したい場合は、予約フォームを追加登録します。
ヘッダーメニュー「予約フォーム」→「予約フォーム新規登録」をクリックしますと予約フォームが追加されます。
スタンダード区画スペースと同じように基本情報設定よりこの区画の情報を登録しましょう。

この状態で予約フォームを確認してメニューが表示されていない場合は、表示させる設定を行いましょう。
ヘッダーメニュー「予約フォーム」→「デザイン設定(表示項目)」をクリックして表示項目設定画面に移動します。

「他フォームへのリンク」の設定からメニューを選びます。
メニューの種類は「一覧メニュー」「プルダウンメニュー」「カラムメニュー」から選べます。
登録メニュー数が多くない場合は「一覧メニュー」、登録メニュー数が多い場合は「プルダウンメニュー」、説明付きのメニューにしたい場合は「カラムメニュー」を選ばれるのが良いかと思います。

以上で、予約カレンダーにプラン切り替えメニューが表示されるようになりました。
続いて予約受付のスケジュールを登録していきましょう。

●施設の予約スケジュールを設定する

カレンダーに表示される受付枠を登録していきましょう。
定期的な予約を作成する場合は、繰り返しルールから受付枠を登録します。
ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」「繰り返しルール」をクリックします。

予約フォーム詳細設定画面の繰り返しルール設定エリアに画面が移動します。
「登録」をクリックして設定画面を開きます。

最初に開催(接客)時間を登録します。
ランチタイムの受付枠を作成したいので12:00から15:00までを設定します。

次に繰り返す曜日を登録します。
お休みの曜日(受付枠を作成しない曜日)以外の曜日を選択します。

定員にはこの時間帯に受付可能なテーブル数や区画数を設定します。

団体受付では区画数を指定できるフォームを設置します。
「グループ・団体予約を受付ける」にチェックをいれると区画数を指定するフォームが設置されます。
「申込人数分、予約枠を減らす」にチェックを入れると申込があった数分予約枠が減ります。
(例:3区画で申し込みがあったら、予約枠が3枠埋まる)
区画数を指定するフォームを設置する場合、デフォルトは人数をヒアリングする項目名や単位になっていますので、
ラベルを「区画数」単位を「区画」に変更します。

受付方法では、承認制か先着順かを設定します。
承認制は、管理者様の承認を経ないと予約が確定にはなりません。
先着順は、承認なく受付時にそのまま予約が確定となります。

設定に問題がなければ保存します。
これでカレンダー上に12:00から15:00の枠が作成されました。

先程作成した受付枠からコピーをすると、設定した内容で時間だけ変更するだけで済むようになります。
あとは同じ手順で受付可能な時間分、受付枠を作成していきます。

ここまで設定されると予約フォームに登録した時間帯に予約ができる状態になっています。
非公開状態で設定されている場合には、管理者用プレビュー機能を使いますと公開せずに登録状況を予約フォーム上で確認することが出来ます。
上部ヘッダーから「予約フォームを表示」⇒「管理者用プレビューをみる」をクリックしますと、管理者用プレビューモードで表示されます。

●お客様情報入力欄の設定

次に予約時にお客様の情報を記入してもらう画面の設定を見てみましょう。

ご予約時に必要になるお客様情報をヒアリングするための項目を設定していきます。
ヘッダーメニュー「予約フォーム」より「予約者情報入力/質問画面の設定」「予約者情報入力欄設定」をクリックします。

予約者情報入力欄の設定の「編集」ボタンをクリックします。

予約者情報入力欄設定より名前やメールアドレスなど設置したい項目名にチェックをいれます。
項目名を変えたいときには設定項目名の下にある入力欄に変更したいテキストを入力します。

利用規約の掲載と同意チェックフォームの設置も可能です。
使用する場合は、利用規約の「表示する」にチェックをいれると規約文の登録フォームが表示されます。
また同意するチェックボックスの設置指定、ラベルの変更が出来ます。

ご登録内容に問題がなければ「保存する」をクリックして設定が完了します。

●来店人数の内訳をヒアリングできる質問フォームを設定する

予約者情報入力欄の設定ではご希望の項目がない場合や、ご予約の際にヒアリングしたい内容を質問フォーム設定で設置します。

ここでは来店されるお客様の構成をヒアリングするフォームを作成してみましょう。
ヘッダーメニュー「予約フォーム」より「質問フォーム設定」をクリックします。

質問フォーム設定エリアより質問を登録します。
質問追加より質問形式を「複数選択(リスト)」で作成していきます。

質問文に「ご来場人数をご入力ください。」で登録します。

選択肢には「大人」「お子様 (中学生以下)」など人数をヒアリングしたい項目を設定します。

その他の設定では回答を必須にするか、任意にするか指定が出来ます。
問題なければ保存します。

詳細画面にて選択肢にご利用人数メニューを設置します。

選択肢毎の設定画面から利用人数をヒアリングにチェックを入れます。
単位や人数制限の設定を行い、保存します。

これでご来店される大人の人数、子供の人数をヒアリングする質問フォームが作成できました。

●レンタル製品のオプションメニューを質問フォームで設定する

続いてバーベキュー場で貸し出す機材などを指定してもらう質問フォームを作成してみます。

質問フォーム設定エリアより質問を登録します。
レンタル製品を複数選べるように質問形式を「複数選択(リスト)」で作成していきます。

質問文に「ごレンタル器材を選択してください。」で登録します。

選択肢には「BBQ器材セット」「ガスバーナーコンロ」などレンタルする製品を登録します。

レンタルされたい方だけ回答できるようにしたい場合は、「回答を必須にする」のチェックを外します。
問題なければ保存します。

これでレンタル製品のオプションメニューを質問フォームで登録できました。

●お客様に通知されるメールを設定する

予約フォームの受付設定が完了しましたら、お客様に通知されるメールもオリジナルの内容に変更しましょう。
SELECTTYPEから予約に関するメールの設定は「予約メール設定」にて各種設定が行えます。

「予約控えメール (お客様宛/ご予約時)」「編集」ボタンをクリックして設定フォームを表示します

件名、本文の入力欄にはデフォルトの内容が記入されている状態です。
この内容をサービス内容にあわせて変更しましょう。

予約を受付時には管理者宛にも通知メールが届きます。
お店のスタッフにも通知メールを送られるようにしたい場合は、「予約通知先アドレス」にメールアドレスを登録しますと
管理者と同様にメールが届くようになります。

設定されるメールアドレスが携帯メールの場合ですと、端末側で受信設定をしていただく必要がございます。
以下SELECTTYPEからの通知メールについてのご注意点をまとめたヘルプ記事になります。
SELECTTYPEから送信するメールについてのご注意点

ここからは、運用に入ってから必要になりそうな機能のご紹介をします。

●予約スケジュールを調整する

予約管理カレンダーでは、登録した受付枠を1クリックで受付枠の停止/再開を切り替えたり、期間を指定してまとめて停止/再開を切り替える機能がございます。
急遽ある時間帯のスケジュールを受付を停止しなければいけない場合やまとめったお休みが必要な場合には
この受付停止/再開機能を使うと便利です。

ヘッダーメニュー「予約フォーム」⇒「予約管理カレンダー/目的の予約フォーム」をクリックします。

目的の受付枠をクリックします。

受付枠情報が表示されます。
受付状況にて停止ボタンをクリックすると、その枠の受付が停止されカレンダーから受付枠の表示が非表示になります。

再開する場合には「受付開始」ボタンをクリックします。

まとまった日にちを期間指定して受付枠の受付状況を調整することも出来ます。
予約管理カレンダーの画面右上の「一括受付設定」ボタンをクリックします。

「一括受付設定」より受付停止(再開)したい「期間」を指定します。
「受付状況」で制御したい内容を指定します。

以上の操作で指定した期間の受付状況をまとめて切り替える事ができるようになります。

●予約の代行登録をする

予約フォームを介さずお電話などで直接入った予約も予約管理カレンダーから代行登録が可能です。
管理画面からの登録の場合、お客様情報の入力項目に必須の項目はございませんので、とりあえず名前だけで予約して
あとから詳細データを登録するといった事が可能です。
また過去に予約フォームからご予約されたお客様情報(顧客リスト)から登録情報を読み込みを行える機能がございますので
毎回同じ方の情報を入力しなくても登録が行えるようになっております。

予約の代行登録は予約管理カレンダーから登録を行います。
上部ヘッダーより「予約管理カレンダー」→「該当の予約フォームタイトル」をクリックします。

予約管理カレンダーに受付枠が表示されますので、目的の受付枠をクリックします。
受付枠情報が表示されます。「予約の代行登録」をクリックします。

新規予約登録に遷移し、予約受付枠の情報が表示されます。
代行登録する対象の日時などが間違っていないか確認し、問題なければ「予約する」ボタンをクリックします。

予約者情報の入力フォームへ移動します。
1件でもご予約を受付けている受付枠の場合、その予約件数と残りの残枠数アラートが表示されます。
管理画面からの予約の場合、設定された定員数をこえても登録は出来る仕様になっています。
アラートに記載の残枠数をよく確認してご登録を進めてください。

予約者の情報はフォームに直接入力する方法と顧客リストに登録のある場合には、その情報を読み込むこともできます。

保存すると予約登録が完了し、登録された予約情報の詳細画面が表示されます。

ご登録の内容に漏れなどがあれば、予約者情報、予約内容の編集から変更を行えます。

「バーベキュー施設の予約フォーム」の説明は以上になります。
SELECTTYPEの予約システムでは他にも便利な機能がたくさんございます。
機能ごとのヘルプ記事は以下にまとめておりますので、気になる機能がございましたらお試しください。

SELECTTYPE機能ヘルプ一覧
https://select-type.com/help/

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