スタッフ指名タイプ予約フォームのセットアップ方法


SELECTTYPEの予約システムは色々な業種やジャンルの予約受付で使える予約フォームの作成が可能です。
今回のブログエントリーでは、指名無し予約にも対応したスタッフ指名タイプの予約フォームの設定方法をご紹介します。
美容室や整体院などスタッフを指名して予約受付するケースではスタッフ指名タイプがお勧めです。

記事は長めになっていますので、すぐに特定の機能の使い方を知りたい場合には、
以下にございます目次からリンクを辿っていただきますと目的の機能の説明にスキップします。

▼目次

スタッフ指名タイプ予約フォームのセットアップ方法

今回ご紹介しますスタッフ指名タイプ予約フォームでは、
①スタッフを選択⇒②ご希望メニューを選択⇒③予約日時を選択⇒④予約者情報入力⇒⑤予約内容確認⇒⑥予約完了
のような流れで予約を受け付ける予約フォームの設定方法をご案内していきます。

①予約フォームにアクセスすると最初に担当者選択メニューが表示されます。
指名無し設定をした場合には「指名無し」メニューが設置されます。

②施術メニューを選んでもらうメニューが表示されます。
メニューには施術時間の設定が可能で、設定された時間分予約枠が消費されるようになります。

③予約日時を選んでもらうカレンダーが表示されています。
管理画面で設定した受付時間の範囲で受付枠が表示され、お客様は開いている時間を選んで予約手続きを進めます。

④日付を選択すると確認画面が表示され、次へをクリックします。

⑤画面が切り替わり、予約者の情報を登録する画面になります。

⑥同じ画面に質問フォームを設置できます。
オプションメニューをヒアリングする質問フォームも設置できます。

⑦予約確認画面にて予約の内容、予約者情報を確認します。

⑧問題がなければ確定ボタンをクリックして予約内容を送信します。

⑨管理画面では受付けた予約情報を確認できます。
「指名無し」で受付けた予約も指名無し対応スタッフに割り振られます。

それではスタッフ指名タイプの予約フォームを作成してみましょう。

●スタッフ指名タイプ予約フォームの基本設定

ページ上部ヘッダーより「予約フォーム」→”各予約フォーム個別設定”内の一番下にある「予約フォーム新規作成」をクリックします。

「予約フォームのデフォルトデータがセットされました。」メッセージが表示されます。
メッセージにもあるように、デフォルトのデータで予約フォームが作成されます。
この時点では「予約受付停止中」となっているためフォームは公開されていません。

フォームのセットアップが完了したらページ右上「受付開始」ボタンをクリックして受付を開始してください。

予約フォームを追加したら予約フォームのタイトルを設定しましょう。
フォームのタイトルは予約フォームでスタッフを選択するメニューや予約時に通知されるメールなど予約情報に記載されるものになります。
基本情報の設定の「設定」ボタンをクリックします。

タイトル入力欄にスタッフ名を入力します。

保存ボタンをクリックして設定を反映します。

登録された内容の見出し部「***」名のリンクをクリックして予約フォーム上の担当者選択メニューの見出しを設定します。

別ウィンドウでデザイン設定画面が表示されますので、この画面の「項目テキスト変更」より見出しを登録します。

「保存する」ボタンをクリックして設定を反映します。

この画面は閉じて基本情報を設定した画面に戻ります。
予約受付タイプ設定へ移動して「スタッフ指名タイプ」をクリックします。

スタッフ指名タイプ用の設定エリアに切り替わります。

各種設定には独自設定と共通設定があります。
独自設定とは、そのフォームだけに適用される設定で、共通設定とは全フォーム共通の設定になります
スタッフ指名タイプの場合、スタッフタイプ共通設定画面が別にあり、その画面で共通設定をまとめて管理が可能です。
画面上部にある「全スタッフ共通の設定」ボタンよりアクセスできます。

●スタッフ毎の独自設定をする

スタッフ毎に設定可能な独自設定には「受付時間設定(シフト設定)」「臨時のお休み設定」「臨時の出勤日時設定」「予約枠の受付上限数設定」があります。

○受付時間設定(シフト設定)
まずは受付時間の設定をみてみましょう。
受付終了時間は、設定された時間が最終受付時間となりますのでご注意ください。
19時まで設定された場合は、19時が最後の受付時間になります。

「設定する」ボタンから受付時間・休憩時間の設定画面を表示できます。

受付時間は曜日毎に設定をします。
設定したい時間にハンドルをドラッグ操作します。
開始時間、終了時間を指定します。

受付時間の下に休憩時間の設定エリアがあります。
受付時間で指定した時間帯のうち停止したい時間を曜日ごとに設定します。
時間の操作方法は受付時間と同じでハンドルをドラッグ操作してご希望の時間を指定します。

設定が完了したら「保存する」で設定を反映します。

○臨時のお休み設定/臨時の出勤日時設定
臨時のお休み設定では、指定した日時の予約を停止します。
逆に臨時の出勤日設定では受付時間設定で設定していない時間帯に受付枠を設けることが可能です。
「登録する」ボタンから設定可能です。

○予約枠の受付上限数設定
同じ時刻に受付ける上限数をプルダウンメニューから指定します。

スタッフ毎の設定は以上になります。
別のスタッフを登録するには同じ手順にて予約フォームを追加登録します。

●全スタッフ共通の設定をする

一通りスタッフ登録が済んだら、全スタッフ共通の設定をしましょう。
同画面上部の「全スタッフ共通の設定」ボタンクリックしてスタッフ共通画面にアクセスします。


全スタッフ共通設定では「受付期間」「予約時刻の単位」「定休日」「接客時間(予約枠の消費時間)/利用時間メニュー」「予約枠の設定」の設定が可能です。

○受付期間
カレンダーに受付枠を表示する期間を指定します。
設定された期間内で表示可能な受付枠がカレンダーに表示されるようになります。

○予約時刻の単位
予約カレンダーは一定の時間単位ごとに予約枠が用意されています。
予約時刻の単位では何分区切りで予約枠を用意するかを指定します。

30分区切りで指定すると30分おきに受付枠が設定されます。

○定休日
お店全体の定休日を指定します。
指定された定休日は全スタッフのフォームに適用されます。

○接客時間(予約枠の消費時間)/利用時間メニュー
接客時間の設定は、固定で〇分と設定する方法とお客様の方で利用時間を選べるようメニューを表示する方法とがあります。
「固定する」を指定すると設定した接客時間が固定となります。

接客時間の設定は「編集」リンクから可能です。

「「利用時間」としてお客様に選んでもらう」を指定すると利用時間メニューの設置が可能になります。
メニューには施術にかかる時間、施術名や説明文、料金などを登録してオリジナルのメニューを登録することができます。

利用時間メニュー設定エリアが表示されますので、「追加する」ボタンから利用時間メニューを登録します。

利用時間メニュー登録用の設定画面が表示されます。
メニューラベルに施術名(カットやパーマなど)を入力します。

メニュー接客時間に施術にかかる時間を設定します。

対応スタッフにはこのメニューが対応可能なスタッフにチェックをいれます。
該当スタッフの予約フォームを選択時にのみメニューが表示されるようになります。

各項目を指定したら「保存する」をクリックして設定を反映します。

〇予約枠の消費ルールについて
SELECTTYPEの予約フォームでは、予約のバッティングを防ぐため、設定した接客時間(消費時間)によって
予約した枠の前後の枠が消費されるような仕組みになっております。

例えば「予約時刻の単位を60分区切り、予約の消費時間を120分」で設定したとします。

予約フォームのカレンダーより、「10:00」の枠に予約をします。
すると、前後120分未満の枠が1枠ずつ消費されます。

予約時間の前の枠である「9:00」からの予約を受け付けてしまいますと120分消費しますので
「10:00」の予約とバッティングしてしまいます。
そのためご予約受付時間の前の時間も消費される仕様になっております。

○予約枠の設定
予約枠の設定では、カレンダーに表示する空き状況の表示設定や予約フォームのカレンダーに予約受付人数の空き枠数を表示する設定が可能です。
空き状況(○△×)をどのタイミングで表示するか

残枠数をカレンダー上に表示するかを設定できます。

●指名無し対応用の設定をする

指名無し予約に対応する場合に設定します。

○「指名なし」対応スタッフ
指名無し受付をされた際に割り振る対象のスタッフを指定します。

○「指名なし」予約の割当て順序
「指名無し」予約を受け付けた際のスタッフ割り当て方法を設定します。
指定順を指定時には上から順に受付可能なスタッフに割り当てられます。

○「指名なし」予約確定方法
「指名無し」予約を受け付けた際の予約の確定方法を設定します。
予約受付時の予約ステータスを「承認待ち」「確定」どちらで受付するか設定します。

○「指名なし」基本料金設定
指名なしで予約をした際の基本料金を設定します。
指名なしでの予約時には、フォーム別料金ではなくこちらの設定が適用されます。

○メンバープランによる予約回数の制御
「指名無し」での予約受付時は、プランによる制御は無効になります。ご注意ください。

●予約者情報入力欄・質問フォームを設置する

次にお客様情報を登録してもらう画面の設定を見てみましょう。
ご予約者様の氏名や連絡先など予約受付時に必要な情報をヒアリングするための入力フォーム作成していきます。

設定できる項目は以下の通りです。項目ラベルも変更できます。
名前、かな(名前) 、職業、郵便番号、都道府県、住所1、住所2、電話番号、携帯電話番号、メールアドレス、携帯メール 性別、その他(単語入力欄)、その他(文章入力欄)、メルマガ受信希望、利用規約

<予約者情報入力欄の設定>
予約者様情報入力フォームの入力項目を決めます。
ページ上部「予約フォーム」「予約者情報入力設定」をクリックします。

予約者情報入力欄の設定の「編集」ボタンをクリックします。

予約者情報入力欄設定フォームが表示されます。
名前や住所、連絡先などを指定する項目が表示されていますので、
必要な項目名にチェックをいれ、使わない項目はチェックを外すだけでお客様情報を入力するフォームが出来上がります。

項目名を変えたいときには設定項目名の下にある入力欄に変更したいテキストを入力します。

「保存する」をクリックして設定を反映します。

質問設定にて自由に質問フォームを設置することも可能です。
予約者情報入力欄の設定ではご希望の項目がない場合や、お客様情報の他にもご予約の際にヒアリングしたい内容を質問設定機能で設定します。
択一回答形式、複数回答形式、文章回答などの質問フォームがございます。

上部メニューの「予約フォーム」⇒「質問フォーム設定」をクリックします。

質問追加エリアが表示されます。ご希望の質問形式を選んで作成を進めます。

質問フォーム設定が表示されます。

質問文を入力します。

選択肢の登録フォームに回答選択肢を入力します。

「保存する」をクリックして設定を反映します。

以上で基本的な予約フォームのセットアップが完了します。

●作成した予約フォームの情報を入手する

作成した予約フォームのURLなどの情報は共有情報画面より入手できます。
上部メニュー「予約フォーム」⇒「共有情報 (公開URL)/ すべてのスタッフタイプ」をクリックします。

スタッフタイプの予約フォームのみ表示される予約フォームの共有情報画面が表示されます。

○URLを告知する
「通常URL」に記載のURLが作成した予約フォームのURLです。
SNSでのシェアやメール告知にご利用ください。

記載されたURLの横にある「QRコードダウンロード」ボタンよりQRコード画像をダウンロードすることも可能です。

○iframe埋め込み用コードを入手する
「Webページに貼り付ける」「コード」に記載のHTMLコードが外部ページに埋め込む用のコードになります。
HTML編集可能な外部ページにコードを設置することで予約フォーム自体をページ内に埋め込むことが出来ます。

●受付けた予約情報の確認・管理方法

予約フォームから「指名無し」で予約を入れてみます。

受付けた予約情報は予約一覧にて確認が可能です。
上部メニュー「予約フォーム」⇒「予約一覧」をクリックします。

予約ステータス(承認待ち・確定・キャンセル)や予約日時、予約内容などの情報が確認できます。
「指名無し」で予約された予約は予約内容に「「指名無し」への予約」が表示されます。
指名無しの予約がどのスタッフに割り当てられたか把握することが可能です。

ステータスが「承認待ち」の予約情報は承認待ちボタンをクリックして「確定する」「キャンセルする」かを指定します。
‏確定するをクリックすると予約承認画面が表示されますので、「この予約を承認する(予約確定)」ボタンより
予約を確定することができます。

スタッフ指名タイプ予約フォームの作成方法は以上になります。

SELECTTYPEの予約システムでは、スタッフ指名タイプの予約フォームの作成が可能です。
スタッフ毎のスケジュールに合わせた予約受付ができると共に指名無し予約にも対応しています。
指名無しで受付された予約は、指名無し対応スタッフの中から自動で割り振られるようになります。

SELECTTYPEの予約システムでは他にも便利な機能がたくさんございます。
機能ごとのヘルプ記事は以下にまとめておりますので、気になる機能がございましたらお試しください。

SELECTTYPE機能ヘルプ一覧
https://select-type.com/help/

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