SELECTTYPEの予約システムでは、予約フォームを「イベント受付タイプ」にして作成した「イベント受付枠」のそれぞれに
予約情報を閲覧・管理する担当者メールを設定出来ます。
権限設定で通知メールだけ、閲覧だけ、認証も任せる、と細かくコントロールすることが可能です。
例えばイベント受付タイプを担当講師毎のセミナーで活用した場合
あるいは塾の授業で活用した場合
それぞれの受付枠毎に予約者・応募者を管理運営するチームが異なる場合には
「予約フォーム受付枠の担当者」を設定すると便利です。
このブログエントリーでは、受付枠ごとに担当者メールを設定する方法をご案内します。
担当者に登録されたメールアドレスは、認証操作を経てはじめて予約受付時のメールが通知されるようになります。
未認証のアドレスは必ず「認証メール送信」から認証を行ってください。
まずはページ上部ヘッダーより予約管理カレンダーへ移動します。
目的の予約管理カレンダーを表示しましょう。
画面左「予約カレンダー」をクリックして、表示されたプルダウンより目的の予約フォームを選びます。
例では単発の予約受付スケジュール「単発スケジュール」で、担当者メールの登録をすすめます。
※ 一定スケジュールの繰返し受付枠「繰返しルール」も同じように担当者メールの登録が出来ます。
登録したい日付の「単発スケジュール設定」をクリックします。
この予約受付枠の情報を入力します。
タブより「担当者設定」を選択クリックします。
この受付枠の担当者メールアドレスを指定します。
またこの担当者に与える権限も指定します。
「予約リストの確認ページ」は担当者用の予約管理ページです。
自分が担当する予約情報を閲覧出来るように、あるいは承認・キャンセルまで出来るようにします。
このまま登録すれば、この受付日時には「担当者メール」で指定した担当者が、予約情報の管理者として設定されます。
担当者メールを登録し終えたら、必ず認証を行いましょう。
※未認証の状態ですと予約通知メールは届きません。
登録した受付枠をクリックして受付枠情報を表示します。
受付枠情報の画面下部に担当者情報が記載されていますので、
認証ステータスが「未認証」の場合は「認証メール送信」をクリックします。
認証メールを確認すると認証用URLが記載されていますので、クリックします。
認証完了メッセージが表示されたら設定完了です。
これで担当者に予約の通知メールが届くようになります。
今回は管理カレンダーからの操作手順をご紹介しましたが、
受付枠の登録や設定は予約フォーム個別設定画面からも可能です。
ヘッダーメニューより「予約フォーム」→「各予約フォーム個別設定／単発スケジュール」をクリックします。
予約フォーム個別設定画面の単発スケジュール編集エリアからも
認証メールの送信が可能です。
担当者が設定された受付枠に予約が入ると予約があった旨、通知メールが送信されます。
メールには設定された担当受付枠の予約情報が記載されます。
そして与えられた権限によって「予約閲覧・管理ページへのリンク」や「予約承認・キャンセル用リンク」も記載されます。
※ 権限を与えていない担当者へのメールには記載されません。
担当者は自分の管理ページに初回アクセス時、パスワード設定を促されます。
パスワード設定・本人認証を完了すると、担当者毎の専用予約閲覧・管理ページが表示されます。
このページでは、その担当者の担当受付枠への予約情報が閲覧できます。
権限を与えていれば、承認・キャンセルを実施することも可能です。
このようにSELECTTYPEの予約システムで作成する予約フォームでは、予約の受付枠ごとに担当者を設定することが可能です。多くのイベントをSELECTTYPEの予約フォームで運用する場合には
「予約受付枠ごとの担当者機能」を上手に活用しましょう！
SELECTTYPEは予約システム/イベント管理システム付ホームページ作成サービスです。
