学内設備のメンバー限定予約フォームのセットアップ方法(営業時間タイプ)



SELECTTYPEの予約システムは様々なジャンルの予約受付に対応した予約フォームの作成が可能です。
また会員管理システムもご用意していますので、会員様の顧客情報や予約の管理も可能です。

今回のブログエントリーでは会員システムと予約システムを連携して「学内設備の予約受付をメンバー限定(会員限定)でご利用いただく予約フォーム」のセットアップ方法をご紹介します。

会員システムを導入しますと、以下のような機能をあなたのお客様に提供する事が可能です。

・メンバーごとに個人情報を保管し、お客様が予約する際にフォームにご登録の情報を自動読込み出来ます。
・会員限定の予約フォームを作成し、メンバーにのみ公開することが出来ます。
・プラン機能を使用してメンバーの中でも特定プランをもつメンバーに対して月の予約回数や予約可能な曜日などを制限することが出来ます。
・メンバーページから予約した情報を確認することが出来ます。
・メンバーページから一度予約した情報のキャンセルが出来ます。
・メンバーページから会員限定のお知らせ情報を閲覧することが出来ます。

メンバー向け予約フォームに必要な機能を以下のステップでご紹介します。

▼目次
・設備予約スケジュールを設定する
・設備予約の利用時間メニューを設定する
・設備予約の受付人数を設定する
・お客様情報入力画面の設定
・メンバー限定設定をする
・メンバープランによる月の予約回数を設定する
・会員登録フォームへの誘導リンクを設置する
・管理画面からメンバー情報を登録する
・登録したメンバー情報をお客様へお知らせする
・メンバー登録ページ、メンバーパスワード設定ページのURLを入手する

まず最初にメンバー限定設定された予約フォームを見てみましょう。

メンバー限定設定された予約フォームにアクセスすると、ログイン画面が表示されます。
(メンバー限定設定は予約フォーム毎に設定が出来ます。)

ご登録のメンバー情報にてログイン認証されますと予約フォーム(カレンダー)が表示されます。

ご利用時間を選択できるメニューが表示されます。メニューの表示形式は切り替え可能です。

続いて日時を選んでもらうカレンダーが表示されます。
カレンダーのデフォルト表示を週表示にするか、月表示にするか設定が可能です。

日時を選択した後は予約者の情報を登録する画面が表示されます。
予約者情報がログインされたメンバー情報で表示され、入力は不要になります。

予約者情報の他にも設備で使用するモニターやプロジェクターの貸し出しなどをヒアリングするオプションメニューとして質問フォームを設置できます。

確認画面にて予約の内容、予約者の情報を確認します。

問題がなければ確定します。
確定されると予約者には控えメール、管理者には通知メールが届きます。

それでは、会員限定予約フォームは管理画面でどのようにセットアップするのか管理画面の設定方法を見ていきましょう。

●設備予約スケジュールを設定する

このサンプルは営業時間タイプで作成しています。
営業時間タイプは提供側が設定した時間帯の中からお客様が空いている時間を選んで予約するタイプの予約です。
設定画面を見てみましょう。

<共通設定と個別設定>
設定画面を見ると各設定エリアに共通設定個別設定を切り替えるボタンが設置されています。
各種設定は共通と個別に分けて設定が可能です。
共通設定は、予約フォームを複数作成された場合に共通設定を使用した予約フォームすべてで同じ設定を使用できます。
一方、独自設定で設定された場合にはその予約フォームのみで使用される設定になります。

<受付時間>
曜日ごとに受付時間と休憩時間(受付けない時間)を設定します。
受付時間の「〇時まで」の設定は最後に受け付ける時間となりますのでご注意ください。
例えば受付時間を「11:00~22:00」と設定された場合は「22:00」が最終受付時間になります。
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ここまで設定されると予約フォームに登録した時間帯に予約ができる状態になっています。
非公開状態で設定されている場合には、管理者用プレビュー機能を使いますと公開せずに登録状況を予約フォーム上で確認することが出来ます。
上部ヘッダーから「予約フォームを表示」⇒「管理者用プレビューをみる」をクリックしますと、管理者用プレビューモードで表示されます。

管理者用プレビューモードで予約を完了まで進めても実際に予約数にカウントされませんので、安心して操作手順をお確かめください。

●設備予約の利用時間メニューを設定する

続いてお客様がどれくらいの時間利用するか選んでもらうメニューの設定をしていきます。

<接客時間/利用時間メニュー >
ご利用いただける時間分、メニューを登録していきます。

メニュー数が増えると使いにくくなってしまいますので表示形式を切り替えて調整が可能です。
ご登録のメニュー数にあわせた形式をお選びください。

●設備予約の受付人数を設定する

続いて予約枠の受付可能数とご利用人数を設定します。
予約フォームを複数作成して各々の予約フォーム毎に受付人数を管理したい場合は「独自設定を使用」に切り替えて設定します。

「受付上限」「1」で設定します。
1つのフォームで複数の会議室を受け付ける場合は、受付可能な会議室の数を設定します。

ご予約時にご利用人数をヒアリングしたい場合には「団体受付設定」を有効にします。
「申込人数分、予約枠を減らす」のチェックは外しておきます。

このように設定されますと、ご予約時に何名で設備を使用するかヒアリングできるようになります。

●お客様情報入力画面の設定

次にお客様情報を登録してもらう画面の設定を見てみましょう。
ご予約時に必要なお客様情報をヒアリングするための項目を設定していきます。

<予約者情報入力欄の設定>
お客様にご予約の際、入力してもらう項目を決めます。
ページ上部「予約フォーム」「予約者情報入力設定」をクリックします。

予約者情報入力欄の設定の「編集」ボタンをクリックします。

予約者情報入力欄設定フォームが表示されます。
必要な項目名にチェックをいれ、使わない項目はチェックを外すだけでお客様情報を入力するフォームが出来上がります。
項目名を変えたいときには設定項目名の下にある入力欄に変更したいテキストを入力します。

ご登録内容に問題がなければ「保存する」をクリックして設定が完了します。

予約者情報の入力項目を設定したら、同じく予約者情報入力欄設定エリアにて「メンバー情報を流用する項目」を指定します。
指定された項目はメンバーの方がログインして予約された際に、登録済みのメンバー情報が表示され
メンバー情報の入力が不要になります。

例えば、メールアドレスを「メンバー情報を流用する項目」に指定しますと、
メンバーログインして予約をすると予約者情報入力画面では、メールアドレス欄に顧客リストに登録されたメールアドレス情報が
表示されるようになり、入力の必要がなくなります。

「メンバー情報で予約する項目設定」「設定」ボタンをクリックします。

メンバー情報で予約する項目設定画面が表示されます。
ログイン済みのユーザーに対して、メンバー情報を流用して予約できる項目を設定します。

チェックをいれた項目は、予約フォームにメンバー登録情報がテキスト表示されるようになります。

設定が完了しましたら、「保存する」ボタンをクリックします。

<質問設定>
予約者情報以外にもご予約時にヒアリングしたい質問を登録することが出来ます。
例えば以下のような質問を設定できます。

・オプションメニューでレンタル可能な設備メニューをヒアリング

・設備ご利用にあたってのご要望を文章入力でヒアリング

質問設定で作成された質問には、表示条件を指定することも可能です。
どの予約フォームからの予約かや前の質問でどの回答選択肢を選んだかによって質問の表示を切り替えることもできます。
予約される会議室によって質問を出しわけることが出来るようになります。

予約フォームの予約時質問のヒアリング条件を設定する
予約フォームの質問を、前の質問の回答内容によって出しわける

●メンバー限定設定をする

メンバー限定に設定された予約フォームは、メンバーログイン認証を経ないと予約フォームに移動することが出来なくなります。
メンバー限定設定は予約フォーム毎に設定が可能です。

上部メニュー「予約フォーム」⇒「共通設定/メンバー限定設定」をクリックします

メンバー限定設定の「設定」ボタンをクリックします

「メンバー限定の予約フォームにする」をクリックします

メンバー情報でログイン認証 (顧客リストのメンバー情報)を選択します。
認証画面にメンバー登録フォームのリンクやパスワード設定フォームへのリンクの設置を指定できます。

「保存する」ボタンをクリックします

以上でメンバーの限定設定は完了です。
予約フォームにアクセスすると予約カレンダーの前にメンバーログイン画面が表示されるようになり、
メンバーの方のみ利用できる予約フォームに設定されます。

●メンバープランによる月の予約回数を設定する

メンバープラン機能を使用するとメンバー毎に月の予約回数を制御することが出来ます。
設定の流れは以下になります。
(1).プランを作成します。
(2).作成したプラン毎に月の予約回数を設定します。
(3).メンバーに作成したプランを紐づけます。

このようにプラン毎に予約の回数を設定できますので、メンバーに紐づけるプランによって
予約回数の制限を変えることができるようになります。

まずメンバープランを作成します。
プランの作成は「メンバープラン一覧」から作成します。
ページ上部ヘッダーより「顧客・メンバー」→「メンバープラン管理/ メンバー一覧」をクリックします。

メンバー一覧が表示されます。
右上の「新規登録」ボタンをクリックします。

メンバープラン登録画面よりプランのタイトルを入力し、登録します。

同じ手順で希望の登録数分プランを作成します。

続いてプラン毎に予約の制御設定をします
ページ上部ヘッダーより「予約フォーム」→「各予約フォーム個別設定/プランによる制御」をクリックします。

登録したプランの設定欄が表示されます。
「設定」リンクをクリックして、予約制御設定画面に移動します。

予約制御設定画面にて希望の制御方法を選択します。
「制御する」を選択すると「回数の制御」設定欄が表示されますので
回数を指定します。指定された回数で毎月〇回まで予約可能という制御がかかります。

設定に問題がなければ、「保存する」をクリックします。

これでプラン毎に予約の制御設定が反映されましたので、最後に作成したプランをメンバーに紐づけます。
メンバーにプランを割り当てるには、顧客リストから指定が出来ます。
ページ上部ヘッダー「顧客・メンバー」→「簡易メニュー/顧客リスト」をクリックします。

顧客リストが表示されます。
プランの設定は、顧客リスト一覧、顧客情報詳細画面どちらでも指定できます。

顧客情報詳細画面では画面右上にプラン指定欄がありますので、そこから指定します。

これでお客様毎に月の予約回数や予約可能な曜日を制御することが出来るようになります。
お客様は設定された予約回数をオーバーした状態で予約しようとすると、制限メッセージが表示され
予約を完了する事は出来なくなります。

●会員登録フォームへの誘導リンクを設置する

メンバー機能をお客様へ使用してもらうためには会員登録が必要です。
会員登録をしてもらうためのフォームの作成とリンクを予約フォームに設置することができます。

まずはメンバー受付設定を有効にして、会員登録フォームを作成します。

上部メニュー「顧客・メンバー」⇒「メンバー受付設定」をクリックします。

WEBでのメンバー受付設定にて「受付ける」を指定します

画面下の方でどの項目を会員登録フォームに設置するか指定をします。

「保存する」をクリックしますと設定した内容で会員登録フォームが作成されます。

続いてリンクを設置します。
メンバー登録フォームへのリンクをメンバーログイン画面に設置します。
メンバー以外の方が予約フォームにアクセスされた場合に、会員登録をしてもらう事ができます。

ログイン後、ページ上部ヘッダーより「予約フォーム」→「共通設定/メンバー限定設定」をクリックします。

メンバー限定設定エリアが表示されました。「設定」をクリックします。

メンバー限定設定フォームが表示されました。
「認証画面にメンバー登録リンクを設置」を指定します。

リンクテキストを変更したい場合には「ラベル」に設定されているテキストを変更します。

「保存する」ボタンをクリックして設定を反映させましょう。

メンバーログイン認証画面でメンバー登録画面へのリンクが設置されました。

●管理画面からメンバー情報を登録する

メンバー登録は管理画面からも行えます。
SELECTTYPEにはお客様情報をまとめて管理できる「顧客リスト」がございます。
この顧客リストからメンバー情報を一括で登録することが可能です。
また顧客リストにはメールアドレスを登録されたフォームから回答された際にも
お客様情報が自動で顧客リストに登録されるようになっております。
このようなメンバーではないお客様情報も顧客リストからメンバーに切り替える事ができます。

〇メンバー情報をCSVファイルからアップロードして一括登録
既存の会員様情報をまとめて登録したい場合に便利です。

上部メニュー「顧客・メンバー」⇒「顧客リスト」をクリックします

「登録/更新」クリックします

登録フォーマットをダウンロードして登録情報を記入して、
メンバーステータス欄に「1」を入力します。

記入したファイルを顧客リスト登録/更新からアップロードします。

〇顧客リストから選択した情報をメンバーに変更する
顧客情報の詳細画面からもメンバー・非メンバーを切り替えることが可能です。
顧客一覧からメンバーステータスを変更したいユーザーの詳細をクリックします。

顧客詳細画面が表示されます。
メンバーエリアでは現在のステータスが表示されています。

非メンバーの場合、「メンバーにする」をクリックしますとメンバーに切り替わります。

●登録したメンバー情報をお客様へお知らせする

登録したメンバーのログイン情報はメルマガ機能(有料プランからご提供)を使用して通知する、もしくは顧客情報の詳細画面にて個別にメール通知することが出来ます。
SELECTTYPEのメンバーシステムでは、セキュリティの観点からみなさんがお客様のパスワードは管理者であっても見ることは出来ません。
メルマガ配信機能やメール通知機能を使いログイン用のIDやパスワードをメンバーのお客様に通知する方法がございます。
※メルマガ機能は有料プランからのご提供となります。

上部ヘッダーより「メルマガ」→「新しく配信予約する」をクリックします

画面右、「配信対象を絞り込む」ボタンをクリックします

配信対象をメンバーに指定して「絞り込む」ボタンをクリックします

メール本文を作っていきます。
本文入力欄上の「メンバー情報」ボタンをクリックします。

メンバー情報を本文に挿入するモーダルが表示されました。
それぞれ必要なリンクをクリックすると、メール本文入力欄に指定した情報が挿入されていきます。

メール本文が出来上がりました。
「[[MEM_ID]]」「[[MEM_PASS]]」といった記号は、実際に送信されるメール本文では各メンバーごとの情報に自動置換され送信されます。

最後に送信する日時を決めて、「送信する」ボタンをクリックしましょう。

これで各メンバーにログイン情報をお知らせするメルマガの配信予約が完了しました。
指定日時になると、あなたのメンバーステータスのお客様に各ログイン用情報がメール配信されます。

また、顧客情報の詳細画面から個別にメンバー情報をメール通知する機能もございます。
こちらの機能は無料アカウントからでもご利用いただけます。

お客様情報の詳細画面の登録されたお客様情報の下にボタン群がありますので、その中から「メール送信」ボタンをクリックします。

メール送信フォームが表示されます。
件名欄にはメールのタイトルを入力します。
本文入力欄には通知したいメールの内容を記入します。
メンバーのお客様の場合ですと、本文入力欄の上にメンバーページにログインするために必要な情報を挿入するための
ボタン群が用意されます。

「メンバーログインURL」メンバーページへログインするためのURL情報です。
「メンバーメールアドレス」メンバーページのログインに必要なメールアドレスです。
「メンバーパスワード」メンバーページのログインに必要なパスワード情報です。
「メンバーパスワード設定URL」お客様ご自身でメンバーパスワードを再設定するためのURLです。

ボタンをクリックすると本文入力欄にその情報が記載されるようになります。

メンバーパスワードの場合、[[PASS]]のようなコードが挿入されます。
SELECTTYPEではセキュリティを考慮して管理画面からもお客様のパスワード情報は確認できないようになっています。
このコードはお客様に通知される際には、現在登録されているパスワード情報に置き変わって送られるようになります。

通知したい内容の記入が終わりましたら、最後に「メール送信」ボタンをクリックします。

●メンバー登録ページ、メンバーパスワード設定ページのURLを入手する

最後にメンバー登録フォームやメンバーパスワードの設定フォームのURLを入手する方法をご案内します。
作成したメンバー登録ページやメンバーのパスワードを設定するページ(メンバー本人がパスワードを設定するページ)のURLは
メンバー共有情報ページから入手できます。

ヘッダーメニュー「顧客・メンバー」⇒「共有情報(公開URL)」をクリックして表示されたページより入手できます。

メンバー登録画面、メンバーログイン画面、メンバーパスワード設定画面のURLが入手できます。
QRコードもダウンロードできます。

お客様のパスワードはセキュリティ上、管理画面から設定も閲覧も出来ません。
管理画面の顧客リストからメンバーに切り替えたり、CSVによる登録を行った場合には、自動でパスワードが割り当てられます。
そのパスワード情報は上記でご案内しましたメルマガ機能によりユーザー様宛に通知する事ができますが、
メルマガ機能を使用しない場合は、ここで入手できますパスワード設定フォームのURLからユーザー様ご自身で
パスワードの設定を行って頂くようにしてください。

「学内設備のメンバー限定予約フォーム(営業時間タイプ)」のセットアップ方法は以上になります。
SELECTTYPEの予約システムでは他にも便利な機能がたくさんございます。
機能ごとのヘルプ記事は以下にまとめておりますので、気になる機能がございましたらお試しください。

SELECTTYPE機能ヘルプ一覧
https://select-type.com/help/

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