預かり保育予約フォームの作成方法(営業時間タイプ)



SELECTTYPEの予約システムで作成する予約フォームは、色々なジャンル(職種)の予約受付に対応しています。
また業種別テンプレートも用意されていますので、ご希望の予約フォームに近いテンプレートから
作成を開始することが出来ます。預かり保育用のテンプレートもございますので、予め預かり保育の予約にあわせた設定がされた状態からスタートできます。

予約フォームには2種類の受付タイプがあり、どのようなスケジュールで予約を受け付けるかによって切り替えて使用することができます。

<営業時間タイプとは>
管理者様が予約受付可能な営業時間帯を設定することで、お客様は埋まっていない時間帯で好きな時間に予約ができます。
またお客様が予約時に選択するメニューを設定することも可能です。

<イベントタイプとは>
予め受付枠毎に開始時間、終了時間を設定して予約を受け付けることができます。
指定した日時での受付枠の作成や毎週●曜日の●時から●時までなどの定期受付枠の作成もできるので、柔軟な受付枠の登録が可能です。

今回は保育園や託児所の預かり保育の予約フォームを営業時間タイプで作成する方法をご紹介します。
イベントタイプの予約フォームを使用して予約フォームを設定する方法はヘルプ記事
「預かり保育予約フォームの作成方法(イベントタイプ)」をご覧ください。

▼目次

まず最初に作成する予約フォームを見てみましょう。

予約フォームの上部では、フォームのタイトルや予約に関する注意書きが表示できます。

続いて預かり保育をどのくらいの利用されるか時間を選択するメニューが表示されます。
コースについての説明や注意事項も登録できます。

続いて日時を選んでもらうカレンダーが表示されています。
週カレンダーか月カレンダーか初期表示をどちらにするか設定ができます。

日付を選択すると確認画面が表示され、次へをクリックします。

画面が切り替わり、予約者の情報を登録する画面になります。
ご利用規約に同意するフォームの設置も可能です。

同じ画面に質問フォームを設置できます。
お預かりするお子様の健康状態やアンケートなど色々な使い方が出来ます。

予約の内容、予約者の情報に問題がなければ確定し送信します。
確定されると予約者には控えメール、管理者には通知メールが届きます。

このような予約フォームは管理画面上でどのようにセッティングするのでしょうか。
次に管理画面での設定の流れをみていきましょう。

●受付スケジュールを設定する

営業時間タイプの受付スケジュール設定方法は、
(1).「受付時間設定」で、何曜日の何時から何時まで予約を受付するか設定します
(2).何分刻みで受け付けするか「予約時刻の単位」を設定します

〇受付時間/休憩時間設定
まずは受付時間の設定をみてみましょう。
受付終了時間は、設定された時間が最終受付時間となりますのでご注意ください。
18時までで設定された場合は、18時が最後の受付時間になります。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」「受付時間」をクリックします。

予約フォーム詳細設定画面の受付時間設定に画面が移動します。
「設定する」をクリックして設定画面を開きます。

受付時間は曜日毎に設定をします。
設定したい時間にハンドルをドラッグ操作します。
開始時間、終了時間を指定します。

同じ画面の下に移動すると受付を停止する時間(休憩時間など)を設定できます。
受付時間で指定した時間帯のうち停止したい時間を曜日ごとに設定します。
時間の操作方法は受付時間と同じでハンドルをドラッグ操作してご希望の時間を指定します。

設定が完了したら、最後に「保存する」をクリックすると登録/編集内容が反映されます。

〇予約時刻の単位設定
続いてカレンダーを何分区切りで表示するか設定をします。
ここで設定された時間単位ごとに予約枠が用意されます。

同じ画面の「予約時刻の単位」設定欄へ移動します。「設定する」ボタンをクリックします。
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「予約時刻の単位」設定画面に移動します。
予約時刻の単位設定画面

この画面で予約時刻の単位を設定します。
設定値は分数です。分単位で選択指定します。
分数を指定

指定したら「保存する」ボタンをクリックしましょう。
保存する

例えば、60分で指定すると、予約フォームのカレンダーはこのように60分区切りになります。
予約カレンダーの様子

これでご希望の時間帯を指定した時刻単位で受付枠がカレンダーに表示されるようになりました。

●利用時間メニューの設定する

続いて利用時間を選んでもらうメニューの設定をします。
お客様が利用時間を選んで予約をすると、選んでもらったメニューに設定された利用時間の分、
受付枠が自動で消費されるようになります。

利用時間メニューを設定するには、まず、接客時間設定にて「利用時間としてお客様に選んでもらう」を指定します。

利用時間メニュー設定エリアが表示されますので、「追加する」ボタンから利用時間メニューを登録します。

利用時間メニュー登録用の設定画面が表示されます。
ラベルと接客時間を指定します。
ラベルを指定しなければ、接客時間の分数がそのまま選択肢ラベルに使用されます。

各項目を指定したら「保存する」をクリックして設定を反映します。

これで利用時間メニューの登録できました。
同じようにメニューを追加登録して、必要な分だけ利用時間メニューを登録していきます

メニューの表示形式を以下の3つから選べます。
【リスト型メニュー】
登録したメニューを一覧形式で表示します。
説明文や画像はメニューの下に表示されます。

【プルダウン型メニュー】
登録したメニューが折りたたまれたメニューで表示されます。
説明文や画像はメニューの下に表示されます。

【カラム型メニュー】
登録したタイトルや説明文、画像が一体となったメニューで表示されます。

ここまで設定した利用時間メニューを確認してみましょう。
画面上にある「予約フォームを表示」から簡単に予約フォームにアクセスできます。

●カレンダーの表示形式の設定

予約フォームに表示されるカレンダーは月表示と週表示があります。
この2つのカレンダーを切り替えが可能ですが、最初にどちらかを表示するか指定できます。

ヘッダーメニュー「予約フォーム」⇒「デザイン設定(表示項目)」をクリックして設定画面へ移動します。

予約カレンダーの項目でどちらを最初に表示するか設定できます。

このテンプレートでは週表示が最初に設定されてます。
週カレンダーの表示です。

月表示を指定するとこうなります。

続いてお客様情報入力画面の設定を見ていきましょう。

●お客様情報入力欄の設定する

次にお客様情報を登録してもらう画面の設定を見てみましょう。
お預かりするお子様の情報、ご予約者の方の連絡先などをヒアリングするための項目を設定していきます。
必要な情報を登録しましょう。

ページ上部「予約フォーム」⇒「予約者情報入力設定」をクリックします。

予約者情報入力欄の設定の「編集」ボタンをクリックします。

予約者情報入力欄設定フォームが表示されます。
必要な項目名にチェックをいれ、使わない項目はチェックを外すだけでお客様情報を入力するフォームが出来上がります。
項目名を変えたいときには設定項目名の下にある入力欄に変更したいテキストを入力します。

予約時には予約の控えメールや承認制の場合、予約の確定メールが通知されるためメールアドレスは必ず登録してもらいましょう

利用規約の掲載と同意チェックフォームの設置も可能です。
使用する場合は、利用規約の「表示する」にチェックをいれると規約文の登録フォームが表示されます。
また同意するチェックボックスの設置指定、ラベルの変更が出来ます。

ご登録内容に問題がなければ「保存する」をクリックして設定が完了します。

●お子様の状態をヒアリングする質問フォームを設定する

予約者情報入力欄と同じ画面に、色々な質問形式のフォームを設置することが出来ます。
予約者情報入力欄設定にはない項目やご予約の際にヒアリングしておきたい内容を質問フォーム設定で設置します。

ここではお子様の年齢をヒアリングするフォームを作成してみましょう。
ヘッダーメニュー「予約フォーム」より「質問フォーム設定」をクリックします。

質問フォーム設定エリアより質問を登録します。
質問追加より質問形式を「一行テキスト」で作成していきます。

質問文に「お子様のご年齢を入力してください。」で登録します。

入力欄のサイズを3文字までで設定します。

入力内容制限を「数字のみ」を指定します。

その他の設定では回答を必須にするか、任意にするか指定が出来ます。
問題なければ保存します。

これで年齢を回答する質問フォームが作成できました。

続いてアレルギーの有無をヒアリングするフォームを作成してみましょう。

質問追加より質問形式を「一つ選択(リスト)」で作成していきます。

質問文に「アレルギーはありますか?」で登録します。

選択肢には「はい」「いいえ」を設定します。

その他の設定では回答を必須にするか、任意にするか指定が出来ます。
問題なければ保存します。

これでアレルギーの有無をヒアリングする質問フォームが作成できました。

●お客様に通知されるメールを設定する

予約フォームの受付設定が完了しましたら、カレンダーからテスト予約を入れてみましょう。
予約が完了すると、以下のような通知メールが届きます。

承認制の場合には、「予約控えメール」が届きます。

先着順の場合には、「予約の確定メール」が届きます。

お客様に通知されるこちらのメールの件名や予約情報の前に記載される文章は、オリジナルの内容に変更できますので、お教室の名前やサービスにあわえた内容に変更しましょう。
SELECTTYPEから予約に関するメールの設定は「予約メール設定」にて各種設定が行えます。

「予約控えメール (お客様宛/ご予約時)」「編集」ボタンをクリックして設定フォームを表示します

件名、本文の入力欄にはデフォルトの内容が記入されている状態です。
この内容をサービス内容にあわせて変更しましょう。

先着順の場合に届くメールは「予約承認メール (お客様宛/ご予約確定時)」の「編集」ボタンをクリックして設定フォームから変更します。

予約を受付時には管理者宛にも通知メールが届きます。
お店のスタッフにも通知メールを送られるようにしたい場合は、「予約通知先アドレス」にメールアドレスを登録しますと
管理者と同様にメールが届くようになります。

設定されるメールアドレスが携帯メールの場合ですと、端末側で受信設定をしていただく必要がございます。
以下SELECTTYPEからの通知メールについてのご注意点をまとめたヘルプ記事になります。
SELECTTYPEから送信するメールについてのご注意点

ここからは、運用に入ってから必要になりそうな機能のご紹介をします。

●予約スケジュールを調整する

通常、受付枠の受付上限数はどの時間帯も同じ受付上限数に設定されますが、
受付上限調整機能を使用することで指定した日時の範囲で受付枠数を減らしたり、増やしたり出来ます。
急遽、受け入れ人数を減らさなければならない場合などにはこの調整機能を使うと便利です。

ページ上部ヘッダーより「予約フォーム」→「各予約フォーム個別設定/予約枠の設定」をクリックします。

予約枠の設定が表示されます。
同時刻の受付上限の項目に現在設定されている受付枠の上限数が記載されていますが、
この下に「受付上限調整(臨時)」の設定エリアになります。

「追加する」ボタンをクリックします。


「受付上限調整(臨時)」
画面を表示されます。

現在設定されている受付上限数がセットされていますので、変更したい枠数を設定します。

「適用日時」にはどの範囲で変更するか日時を指定します。
同じ日の時間指定や期間による指定でも可能です。

最後に「追加する」ボタンをクリックすると登録は完了します。

指定された範囲の受付枠数が設定した枠数で上書きされます。
ここでは「1/15 10:00から12:00」の受付上限数を3枠から「1枠」に減らして設定しました。

調整前は受付枠上限数はどの時間帯も3枠に設定されています。

指定された範囲の上限数が1枠に変更されました。

●予約の代行登録をする

お客様から電話でのご予約を受付けた場合には、管理画面から代理で予約登録する方法がございます。
お電話での予約情報が反映されておらず、実際の定員を超えた予約を予約フォームから受付けてしまわないように
お電話からの予約も管理画面からしっかり登録しておきましょう。

登録は予約管理カレンダーにて行います。
ヘッダーメニュー「予約管理カレンダー」⇒「該当する予約フォーム」をクリックします。

予約管理用のカレンダーが表示されます。
予約を入れたい日付枠の右下にありますアイコンの一番左のアイコンをクリックします。

新規予約登録画面が表示されます。
日時、利用時間を指定して「予約する」をクリックします。

次に予約者の情報を登録する画面が表示されます。
予約された方の情報を入力し、「保存する」をクリックすると予約が完了します。

ご予約される方が2回目以降で顧客リストに情報が登録されている場合には
その情報をこの画面から読み込みをして自動入力することも可能です。

「顧客リストから予約者情報を読み込む」をクリックしすると

顧客情報を検索する画面が表示されます。

名前、電話番号、メールアドレスの情報で検索をして
ヒットした顧客情報から「すべて挿入」をクリックすると、顧客リストに登録された情報が各入力欄に記入された状態になります。

最後に「保存する」をクリックすると予約の代行登録が完了します。

予約管理カレンダーに登録した予約者情報が表示されます。

「預かり保育の予約フォーム」の設定方法は以上になります。
SELECTTYPEの予約システムでは他にも便利な機能がたくさんございます。
機能ごとのヘルプ記事は以下にまとめておりますので、気になる機能がございましたらお試しください。

SELECTTYPE機能ヘルプ一覧
https://select-type.com/help/

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