ヨガ教室の予約フォーム作成方法



SELECTTYPEの予約システムは色々な業種やジャンルの予約受付で使える予約フォームの作成が可能です。
今回のブログエントリーでは、SELECTTYPEでも活用事例の多い「ヨガ教室」の予約フォームのセットアップ方法をご紹介していきます。
ヨガ教室の予約フォームで良く使用されている設定は、以下のような点がございます。

・1フォームでレッスン別の受付枠を複数作成
・受付枠の表示はレッスンごとに色分け
・会員種別をヒアリングするフォームを設置
・初めての方向けにアンケートフォームを設置

このような、ヨガ教室でよく使われている機能を中心に設定方法をご案内していきます。

▼目次
・レッスンスケジュールを設定する
・注意書き設定で予約の注意事項を登録する
・お客様情報入力欄の設定
・会員種別をヒアリングする質問フォームを設定する
・初めての方向けアンケートを質問フォームで設定する
・お客様に通知されるメールを設定する
・予約スケジュールを調整する
・予約の代行登録をする

まずヨガ教室用にセットアップされた予約フォームを見てみましょう。
今回ご紹介するサンプルはイベントタイプで作成された予約フォームです。
イベントタイプは予め受付枠毎に開始時間、終了時間を設定して予約を受け付けることができます。
指定した日時での受付枠の作成や毎週●曜日の●時から●時までなどの定期受付枠の作成もできるので、柔軟な受付枠の登録が可能です。

画面上部には注意書き設定で登録された予約に関する情報が表示されます。
予約フォームについてのご案内や予約に関する注意点などを記載しておくとよいでしょう。

続いてカレンダーに登録されたレッスンスケジュールが表示されます。
カレンダーの初期表示を「週表示」「月表示」で指定も可能です。
レッスンごとに受付枠の色が指定されていると、とても使いやすくなります。

日時を選択した後は予約者の情報を登録する画面になります。
お客様の氏名や連絡先、住所や利用規約の同意フォームまでヒアリングしたい項目を指定して、予約者情報入力フォームを作成します。

予約者情報画面と同じ画面に、オリジナルの質問フォームを設置ができます。
こちらは会員種別をヒアリングするフォームです。

こちらは初めての方向けのアンケートフォームです。

一通り登録が終わると、確認画面を経て予約が完了します。
予約が完了しますと、予約された方と管理者(担当者設定されている場合には担当者)に予約の控えメールが通知されます。
お客様宛に通知される各種メールは件名や前掲文(予約情報の前に表示されるテキスト)、フッター情報(予約情報の後に表示されるテキスト)の登録が可能です。

それではヨガ教室の予約フォームを管理画面から設定してみましょう。

レッスンスケジュールを設定する

ヨガ教室のレッスンスケジュールにあわせて受付枠を登録していきましょう。
今回は1つの予約フォームで複数のレッスンスケジュールを登録していきます。

イベントタイプでは、単発の予定を登録できる機能(単発スケジュール機能)と
定期的なスケジュール(毎週〇曜日の〇時から)を登録できる機能(繰り返しルール機能)の2種類がございます。
繰り返しルールで作成された受付枠でも、特定の受付枠だけ時間や定員数を変更する事も可能ですので、
ある程度決まったスケジュールの場合には、繰り返しルールから受付枠を登録するのがよいでしょう。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」の「繰り返しルール」をクリックします。

予約フォーム詳細設定画面の繰り返しルール設定エリアに画面が移動します。
「登録」をクリックして設定画面を開きます。

最初に開催時間を登録します。
ここでは受付可能なレッスン時間を設定します。

次に繰り返す曜日を登録します。
受付枠を作成する曜日を選択します。

定員には受付可能な定員数を設定します。

受付方法では、承認制先着順かを設定します。
承認制は、管理者様の承認を経ないと予約が確定にはなりません。
先着順は、承認なく受付時にそのまま予約が確定となります。

予定のタイトルには「レッスンタイトル(担当者名)」というように分かりやすい名称を登録します。

受付枠の色も設定ができますので、ここではレッスン毎に受付枠の色を変更してみます。

設定に問題がなければ保存します。
これで平日の10:00から11:30までの受付枠がカレンダー上に作成されます。

続いて別のレッスンの受付枠を登録します。
先程登録した受付枠からコピーして登録すると便利です。

作成された受付枠にあるコピーボタンをクリックすると、同じ設定で登録画面が表示されますので
予約日時、レッスンタイトル、受付枠の色を変更して登録します。

同じ手順で必要な分の受付枠を作成していきます。
3つのレッスンを受付枠を登録してみました。

予約カレンダーに登録した内容でスケジュールが登録されているか確認してみましょう。

注意書き設定で予約の注意事項を登録する

予約フォーム(予約カレンダー)の画面上部には予約に関するご案内や注意点などを記載することができます。
(必要のない場合は空欄のままにしておきます)
例えば、当日予約についてやキャンセルについてなどご利用方法のご案内やお電話でのお問合せを掲載しておくのもよいでしょう。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「共通設定」の「注意書き設定」をクリックします。

注意書き設定エリアの「編集」ボタンから設定フォームを表示させます。

テキスト入力フォームに表示させたい内容を登録します。

予約フォームの画面上部に登録された注意書きテキストが表示されます。

こちらのテキストエディタをご利用の際に、他のホームページなどから直接テキストをコピーして
貼り付けた場合、意図しない装飾がついてしまったり、HTMLコードが表示されてしまう場合がございます。
そうなってしまった場合の解消方法などを以下のヘルプ記事にまとめてますので、ご参照ください。

文章登録用のエディタを使用した際のご注意事項

続いてお客様情報入力画面の設定を見ていきましょう。

お客様情報入力画面の設定

次にお客様情報を登録してもらう画面の設定を見てみましょう。
ご予約時に必要なお客様情報をヒアリングするための項目を設定していきます。
ご来店時に必要な情報を登録しましょう。

ページ上部「予約フォーム」⇒「予約者情報入力設定」をクリックします。

予約者情報入力欄の設定の「編集」ボタンをクリックします。

予約者情報入力欄設定フォームが表示されます。
必要な項目名にチェックをいれ、使わない項目はチェックを外すだけでお客様情報を入力するフォームが出来上がります。
項目名を変えたいときには設定項目名の下にある入力欄に変更したいテキストを入力します。

# 予約時には控えメールが通知できるためメールアドレスは必ず登録してもらいましょう

利用規約の掲載と同意チェックフォームの設置も可能です。
使用する場合は、利用規約の「表示する」にチェックをいれると規約文の登録フォームが表示されます。
また同意するチェックボックスの設置指定、ラベルの変更が出来ます。

ご登録内容に問題がなければ「保存する」をクリックして設定が完了します。

●会員種別をヒアリングする質問フォームを設定する

予約者情報入力欄の設定ではご希望の項目がない場合や、ご予約の際にヒアリングしたい内容を質問フォーム設定で設置します。

ここでは会員種別をヒアリングするフォームを作成してみましょう。
ヘッダーメニュー「予約フォーム」より「質問フォーム設定」をクリックします。

質問フォーム設定エリアより質問を登録します。
質問追加より質問形式を「一つ選択(リスト)」で作成していきます。

質問文に「会員種別を選択してください。」で登録します。

選択肢には「体験」「フルタイム会員」など予約者様の会員種別を設定します。

その他の設定では回答を必須にするか、任意にするか指定が出来ます。
問題なければ保存します。

これで会員種別をヒアリングする質問フォームが作成できました。

●初めての方向けアンケートを質問フォームで設定する

質問フォーム機能を使用して、お教室を知ってもらったきっかけなどのアンケートをとることも可能です。
質問フォーム設定エリアより質問を登録します。
選択項目を複数選べるように質問形式を「複数選択(リスト)」で作成していきます。

質問文に「このスタジオを知ったきっかけは何ですか?」などを登録します。

選択肢には「チラシ」「ホームページ」「会員様のご紹介」などを登録します。

任意回答にしたい場合は、「回答を必須にする」のチェックを外します。
問題なければ保存します。

これでアンケートフォームが予約者情報入力画面に設置されるようになります。

●お客様に通知されるメールを設定する

予約フォームの受付設定が完了しましたら、カレンダーからテスト予約を入れてみましょう。
予約が完了すると、以下のような通知メールが届きます。

承認制の場合には、「予約控えメール」が届きます。

先着順の場合には、「予約の確定メール」が届きます。

お客様に通知されるこちらのメールの件名や予約情報の前に記載される文章は、オリジナルの内容に変更できますので、お教室の名前やサービスにあわえた内容に変更しましょう。
SELECTTYPEから予約に関するメールの設定は「予約メール設定」にて各種設定が行えます。

「予約控えメール (お客様宛/ご予約時)」「編集」ボタンをクリックして設定フォームを表示します

件名、本文の入力欄にはデフォルトの内容が記入されている状態です。
この内容をサービス内容にあわせて変更しましょう。

先着順の場合に届くメールは「予約承認メール (お客様宛/ご予約確定時)」の「編集」ボタンをクリックして設定フォームから変更します。

予約を受付時には管理者宛にも通知メールが届きます。
お店のスタッフにも通知メールを送られるようにしたい場合は、「予約通知先アドレス」にメールアドレスを登録しますと
管理者と同様にメールが届くようになります。

設定されるメールアドレスが携帯メールの場合ですと、端末側で受信設定をしていただく必要がございます。
以下SELECTTYPEからの通知メールについてのご注意点をまとめたヘルプ記事になります。
SELECTTYPEから送信するメールについてのご注意点

ここからは、運用に入ってから必要になりそうな機能のご紹介をします。

●予約スケジュールを調整する

予約管理カレンダーでは、登録した受付枠を1クリックで受付枠の停止/再開を切り替えたり、繰り返しルールで登録した受付枠の特定日時だけ受付時間や定員数を変更する機能がございます。

急遽ある時間帯のスケジュールを受付を停止しなければいけない場合には受付停止/再開機能を使うと便利です。

ヘッダーメニュー「予約フォーム」⇒「予約管理カレンダー/目的の予約フォーム」をクリックします。

目的の受付枠をクリックします。

受付枠情報が表示されます。
受付状況にて停止ボタンをクリックすると、その枠の受付が停止されカレンダーから受付枠の表示が非表示になります。

再開する場合には「受付開始」ボタンをクリックします。

繰り返しルールで登録されたスケジュールの中で特定の日時だけ設定を変更したい場合には、変更したい受付枠をクリックします。

受付枠情報が表示されますので、画面下にある「受付日時の変更」ボタンをクリックします

受付枠の変更が表示されますので、開催(接客)時間や定員数を変更して「保存する」をクリックします

変更対象を選択する画面が表示されますので、「この予定のみ」ボタンをクリックします

これで設定した枠のみ変更が反映されます。

●予約の代行登録をする

お電話や直接受付けたご予約を予約管理カレンダーから代行登録することも可能です。
管理カレンダーから登録する場合には、ご登録情報に必須の項目はありません。
名前のみ登録して予約することもできますので、最小限の情報で登録しておいて、後から詳細データを登録する事も可能です。

また、登録時過去にご予約されたお客様情報(顧客リスト)から登録された情報を読み込んで予約登録する機能がございますので
毎回同じ方の情報を入力しなくても登録が行えるようになっております。

予約の代行登録は予約管理カレンダーから登録を行います。
上部ヘッダーより「予約管理カレンダー」→「該当の予約フォームタイトル」をクリックします。

予約管理カレンダーに受付枠が表示されますので、目的の受付枠をクリックします。

受付枠情報が表示されます。「予約の代行登録」をクリックします。

新規予約登録に遷移し、予約受付枠の情報が表示されます。
代行登録する対象の日時などが間違っていないか確認し、問題なければ「予約する」ボタンをクリックします。

予約者情報の入力フォームへ移動します。
1件でもご予約を受付けている受付枠の場合、その予約件数と残りの残枠数アラートが表示されます。
管理画面からの予約の場合、設定された定員数をこえても登録は出来る仕様になっています。
アラートに記載の残枠数をよく確認してご登録を進めてください。

予約者の情報はフォームに直接入力する方法と顧客リストに登録のある場合には、その情報を読み込むこともできます。

保存すると予約登録が完了し、登録された予約情報の詳細画面が表示されます。

ご登録の内容に漏れなどがあれば、予約者情報、予約内容の編集から変更を行えます。

「ヨガ教室の予約フォーム」の基本となるセットアップ方法は以上になります。
SELECTTYPEの予約システムでは他にも便利な機能がたくさんございます。
機能ごとのヘルプ記事は以下にまとめておりますので、気になる機能がございましたらお試しください。

SELECTTYPE機能ヘルプ一覧
https://select-type.com/help/

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