預かり保育予約フォームの作成方法(イベントタイプ)



SELECTTYPEの予約システムで作成する予約フォームは、預かり保育や託児所の予約受付にも対応しています。
予約フォームの作成を開始するとはじめに、ジャンル別のテンプレートを選んでスタートします。
預かり保育用にセットアップされたテンプレートもご用意していますので、

ご希望の予約フォームに近いテンプレートから作成を開始します。
テンプレートに設定された内容でひとまず予約フォームが出来上がった状態になりますので、
そこからご利用に合わせた内容に調整をして予約フォームを完成させていく流れになります。

また予約フォームには2種類の受付タイプがあり、受付けたいスケジュールによって受付タイプを切り替えて使用します。
受付タイプは後からでも切り替えが可能ですので、どちらもお試しになってからご希望にマッチする方で設定されるのが宜しいかと思います。

<営業時間タイプとは>
管理者様が予約受付可能な営業時間帯を設定することで、お客様は埋まっていない時間帯で好きな時間に予約ができます。
またお客様が予約時に選択するメニューを設定することも可能です。

<イベントタイプとは>
予め受付枠毎に開始時間、終了時間を設定して予約を受け付けることができます。
指定した日時での受付枠の作成や毎週●曜日の●時から●時までなどの定期受付枠の作成もできるので、柔軟な受付枠の登録が可能です。

今回は保育園や託児所の預かり保育の予約フォームをイベントタイプで作成する方法をご紹介します。
予約カレンダーには、予約日を選んでもらうための受付枠を作成し、後から質問フォームにて「降園時間」を選んでもらうタイプの予約フォームを作成します。

ご利用時間を選んでもらうタイプの予約フォームをご希望の場合には、
「預かり保育予約フォームの作成方法(営業時間タイプ)」をご覧ください。

▼目次

まず最初に作成する予約フォームを見てみましょう。

予約フォームの上部では、フォームのタイトルや予約に関する注意書きが表示できます。

続いて日時を選んでもらうカレンダーが表示されています。
週カレンダー月カレンダーか初期表示をどちらにするか設定ができます。

日付を選択すると確認画面が表示され、次へをクリックします。

画面が切り替わり、予約者の情報を登録する画面になります。
ご利用規約に同意するフォームの設置も可能です。

同じ画面に降園時間を選んでもらう質問フォームが設置されています。
他にもお預かりするお子様の健康状態やアンケートなど色々な使い方が出来ます。

予約の内容、予約者の情報に問題がなければ確定し送信します。
確定されると予約者には控えメール、管理者には通知メールが届きます。

このような予約フォームは管理画面上でどのようにセッティングするのでしょうか。
次に管理画面での設定の流れをみていきましょう。

●予約受付スケジュールを設定する

最初にカレンダーに表示される受付枠を登録していきましょう。
定期的な予約(毎週●曜日の〇時から〇までの予約)を作成する場合は、繰り返しルールから受付枠を登録します。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」「繰り返しルール」をクリックします。

予約フォーム詳細設定画面の繰り返しルール設定エリアに画面が移動します。
「登録」をクリックして設定画面を開きます。

最初に開催(接客)時間を登録します。

次に繰り返す曜日を登録します。
預かり保育を受付ける曜日を選択します。

定員にはこの時間帯に受け入れ可能な人数(定員数)を設定します。

団体受付では申し込み人数をヒアリングするフォームを設置します。
「グループ・団体予約を受付ける」にチェックを入れると申し込み人数フォームが設置されす。
「申込人数分、予約枠を減らす」にチェックを入れると申込があった人数分予約枠が減ります。
(例:3人で申し込みがあったら、予約枠が3枠埋まる)

受付方法では、承認制か先着順かを設定します。
承認制は、管理者様の承認を経ないと予約が確定にはなりません。
先着順は、承認なく受付時にそのまま予約が確定となります。

設定に問題がなければ保存します。
これでカレンダー上に設定した受付枠が作成されました。

非公開状態で設定されている場合には、管理者用プレビュー機能を使いますと公開せずに登録状況を予約フォーム上で確認することが出来ます。
上部ヘッダーから「予約フォームを表示」⇒「管理者用プレビューをみる」をクリックしますと、管理者用プレビューモードで表示されます。

管理者用プレビューモードで予約を完了まで進めても実際に予約数にカウントされませんので、安心して操作手順をお確かめください。

●予約カレンダーの予約受付期間を設定する

「受付期間」とは、予約フォームにて予約受付が可能な期間の設定です。
受付期間で設定された範囲に登録された受付枠がカレンダーに表示されるようになります。

受付期間の設定はお客様がアクセスした日から起算して何日後から何日後まで表示するかを設定をします。
ここで設定された期間内の受付枠がカレンダーに表示されるようになります。

「当日から30日後まで」で設定してみます。
カレンダーに登録した受付枠が「当日から30日後まで」表示されるようになります。

また、日付指定で受付期間を設定する方法もあります。
上記の受付期間の設定範囲内で
「●月●日から●月●日まで受付枠を表示する」
「●月●日以降に受付枠を表示する」
「●月●日以降は受付枠を非表示にする」
といった設定ができるようになります。
預かり保育を受け付ける期間が決められている場合には、〇月〇日まで受け付けるといった設定が可能です。

※設定可能な受付期間の範囲はご利用のプランによって変わってまいります。
プラン毎の制限値はご利用料金の「予約受付期間(日)」の項目をご覧ください。
https://select-type.com/price.php

「8月1日から9月30日」まで受付する設定にしてみましょう。

9月30日まで受付枠が表示され、10月からは表示されず受付出来ない状態になります。

続いてお客様情報入力画面の設定を見ていきましょう。

●お客様情報入力欄の設定する

次にお客様情報を登録してもらう画面の設定を見てみましょう。

ご予約のお子様の情報やご予約者様の連絡先などを入力してもらうフォームを作成していきます。
利用規約など必ず予約前に目を通してほしい情報に「同意する」チェックフォームを設置する事も出来ます。
必要なフォームを登録しましょう。

ページ上部「予約フォーム」⇒「予約者情報入力設定」をクリックします。

予約者情報入力欄の設定の「編集」ボタンをクリックします。

予約者情報入力欄設定フォームが表示されます。
必要な項目名にチェックをいれ、使わない項目はチェックを外すだけでお客様情報を入力するフォームが出来上がります。
項目名を変えたいときには設定項目名の下にある入力欄に変更したいテキストを入力します。

予約時には予約の控えメールや承認制の場合、予約の確定メールが通知されるためメールアドレスは必ず登録してもらいましょう

利用規約の掲載と同意チェックフォームの設置も可能です。
使用する場合は、利用規約の「表示する」にチェックをいれると規約文の登録フォームが表示されます。
また同意するチェックボックスの設置指定、ラベルの変更が出来ます。

ご登録内容に問題がなければ「保存する」をクリックして設定が完了します。

●降園時間をヒアリングする質問フォームを設定する

予約者情報入力欄と同じ画面には、オリジナルの質問フォームを設置することが出来ます。
いろいろな質問形式(テキスト選択形式、画像選択形式、文章回答形式など)が用意されていますので、
この機能を使用して降園時間を選んでもらう質問フォームを設置してみます。

ヘッダーメニュー「予約フォーム」より「質問フォーム設定」をクリックします。

質問フォーム設定エリアより質問を登録します。
質問追加より質問形式を「一つ選択(リスト)」で作成していきます。

質問文に「降園時間をお選びください。」で登録します。

選択肢を「13時,15時,17時」で登録します。

これで降園時間を回答する質問フォームが作成できました。

●予約に関する注意書きを設定する

予約に関する注意事項をフォーム上に掲載したい場合には、注意書き設定より文章を登録することが出来ます。
キャンセルを受付けている場合には、キャンセルの受付時間やお問合せ先として電話番号を掲載してもよいでしょう。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」「注意書き設定」をクリックします。

注意書き設定エリアの「編集」ボタンから設定フォームを表示させます。

こちらのテキストエディタをご利用の際に、他のホームページなどから直接テキストをコピーして
貼り付けた場合、意図しない装飾がついてしまったり、HTMLコードが表示されてしまう場合がございます。
そうなってしまった場合の解消方法などを以下のヘルプ記事にまとめてますので、ご参照ください。

文章登録用のエディタを使用した際のご注意事項

予約フォームの画面上部に登録された注意書きテキストが表示されます。

●お客様に通知されるメールを設定する

予約フォームから予約を受付けるとお客様と管理者に控えメールが通知されます。

お客様宛の通知メールの件名や予約情報の前に記載の文章は
オリジナルの文章に変更が可能です。
保育園や託児所のサービス内容にあわえた内容に変更しましょう。

SELECTTYPEから予約に関するメールの設定は「予約メール設定」にて各種設定が行えます。

「予約控えメール (お客様宛/ご予約時)」「編集」ボタンをクリックして設定フォームを表示します

件名、本文の入力欄にはデフォルトの内容が記入されている状態です。
この内容をサービス内容にあわせて変更しましょう。

先着順の場合に届くメールは「予約承認メール (お客様宛/ご予約確定時)」の「編集」ボタンをクリックして設定フォームから変更します。

予約を受付時には管理者宛にも通知メールが届きます。
お店のスタッフにも通知メールを送られるようにしたい場合は、「予約通知先アドレス」にメールアドレスを登録しますと
管理者と同様にメールが届くようになります。

設定されるメールアドレスが携帯メールの場合ですと、端末側で受信設定をしていただく必要がございます。
以下SELECTTYPEからの通知メールについてのご注意点をまとめたヘルプ記事になります。
SELECTTYPEから送信するメールについてのご注意点

ここからは、運用に入ってから必要になりそうな機能のご紹介をします。

予約スケジュールを調整する

登録された受付枠は予約管理カレンダーから指定した枠の停止/再開を切り替えることが可能です。
受付枠毎に個別に設定することも、期間を指定してこの期間だけ受付停止にするといった設定が可能です。
保育施設のスケジュールによって「この日の受付はストップしたい」という場合にすぐに切り替えられる便利な機能です。

ヘッダーメニュー「予約フォーム」⇒「予約管理カレンダー/目的の予約フォーム」をクリックします。

受付停止したい受付枠をクリックします。

受付枠情報が表示されます。
受付状況にて停止ボタンをクリックすると、その枠の受付が停止されカレンダーから受付枠の表示が非表示になります。

受付停止してもカレンダー上には枠の情報を残したい場合には、
「この停止中受付枠情報を予約フォームに表示する」にチェックをいれます。

するとカレンダ―には表示が残ります。
再開する場合には「受付開始」ボタンをクリックします。

まとまった日にちを期間指定して受付枠の受付状況を調整することも出来ます。
予約管理カレンダーの画面右上の「一括受付設定」ボタンをクリックします。

「一括受付設定」より受付停止(再開)したい「期間」を指定します。
「受付状況」で制御したい内容を指定します。

以上の操作で指定した期間の受付状況をまとめて切り替える事ができるようになります。

定期的なスケジュールのうち、特定の受付枠だけ定員数を調整することもできます。

定員数を変更されたい受付枠をクリックします

受付枠情報が表示されますので、画面下にある「受付日時の変更」ボタンをクリックします

受付枠の変更が表示されますので、定員数を変更して「保存する」をクリックします

変更対象を選択する画面が表示されますので、「この予定のみ」ボタンをクリックします

設定した枠のみ変更が反映されます。

予約の代行予約登録をする

電話や直接受付けたご予約も管理画面から代行登録することができます。
管理画面から予約を代行登録する場合には、予約フォームからの予約と違い、登録する内容に必須の項目はありません。
名前だけで登録しておき、後から編集することも可能です。
また、過去にご予約されたお客様情報のご予約を登録する場合には、お客様の登録情報を読み込んですぐに登録が行える機能もございます。

予約の代行登録は予約管理カレンダーから登録を行います。
上部ヘッダーより「予約管理カレンダー」→「該当の予約フォームタイトル」をクリックします。

予約管理用のカレンダーが表示されます。
目的の受付枠をクリックします。

受付枠情報が表示されます。
「予約の代行登録」ボタンをクリックします。

新規予約登録画面が表示されます。
日時、コースを確認して「予約する」をクリックします。

新規予約登録に遷移し、予約受付枠の情報が表示されます。
既に予約が入っている場合には、何件の予約が入って後何件予約を入れることが出来るかメッセージが表示されます。

代行登録する対象の日時などが間違っていないか確認し、問題なければ「保存する」ボタンをクリックします。

予約者情報の入力フォームへ移動します。
予約者の情報はフォームに直接入力する方法と顧客リストに登録のある場合には、その情報を読み込むこともできます。

予約管理カレンダーに戻り、先程登録をした受付枠情報から「予約一覧」をクリックするとその枠の予約情報が確認できます。
代行登録した情報が表示されていることを確認してください。
 

「預かり保育の予約フォーム」の設定方法は以上になります。
SELECTTYPEの予約システムでは他にも便利な機能がたくさんございます。
機能ごとのヘルプ記事は以下にまとめておりますので、気になる機能がございましたらお試しください。

SELECTTYPE機能ヘルプ一覧
https://select-type.com/help/

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