出張・訪問サービスの予約フォームセットアップ方法(営業時間タイプ)


SelectTypeの予約システムではエアコン修理、ガス点検、水道・水回り修理といった出張修理サービスから
家事代行・ベビーシッターといった対人サービスまであらゆる訪問サービスの予約受付に対応した機能をご用意してます。
出張エリアに応じた所要時間・空き状況調整や掃除・修理といった各種サービスのご依頼内容まで細かく事前にヒアリングが可能です。

SelectTypeでは予約システムを導入する際にいずれかのテンプレートを選んで作成を開始します。
ご希望の予約受付にマッチしそうなテンプレートから予約フォームを作成して、
それからご利用のサービスに合わせた内容に調整していくという流れになります。
一から作成するよりスムーズに予約受付を開始することが出来ます。
出張・訪問サービスのテンプレートは以下のページでもご確認頂けます。

・エアコンクリーニング(掃除)・修理
・家事代行サービス
・ガス点検
・水道修理
・ベビーシッター

このケーススタディでは、出張・訪問サービスの予約受付を開始するための設定を順番にご紹介します。
以下の目次からリンクを辿っていただきますと目的の機能の設定ガイドにスキップします。

▼目次

出張・訪問サービスの予約フォームセットアップ方法

作成する出張・訪問サービスの予約受付フォームをチェック

このケーススタディでは、「ご依頼内容を選ぶ」→「訪問エリアを選ぶ」→「オプションを選ぶ」のメニューを選び、
空いている予約日時に予約を入れるという構成の予約フォームを作成します。

予約画面にアクセスするとご依頼内容を選ぶメニューが表示されます。

選択すると訪問先エリアを選ぶメニューが表示されます。

選択したメニューの所要時間を勘案したスケジュールがカレンダーに表示されます。
希望日時をクリックします。

予約内容が表示されるので、「次へ」をクリックします。

名前やメールアドレスなどの必要事項を入力。

ご依頼内容に関する詳細な症状を回答したら「次へ」をクリックします。

最後に予約内容を確認して「予約を確定する」をクリックすれば、予約完了です。

テンプレートから予約フォームを作成する

初めて予約フォームの作成を開始する際にはいずれかのテンプレートを選んで作成するという流れになります。

管理者画面の上部メニュー「予約フォーム」から「新しく作成する」をクリックします。

出張・訪問サービスのテンプレートはカテゴリ絞込みから「ビジネス」→「出張サービス」を選ぶとリストが訪問サービスのテンプレートで絞り込めます。

希望のテンプレートを選んでテンプレートプレビューより予約フォームのイメージを確認することができます。

「このテンプレートで作成」をクリックします。

これで予約フォームが作成されました。
仮のデータでセットアップされていますので、ご提供サービスの内容に合わせて調整していきましょう。

予約フォームの基本情報を設定する

予約フォームにタイトルや説明テキストを表示することが出来ます。
予約をされる方が迷われないようにサポートするための機能です。わかりやすい内容でガイドしましょう。

作成したフォームの最上部のタイトルは共通設定画面で変更します。

上部メニュー「予約フォーム」→「共通設定/予約システムタイトル」をクリックします。

画面最上部にタイトル情報が表示されていますので、「編集」をクリックします。

予約システムタイトル設定画面にて任意のタイトルに変更することが出来ます。
空欄で保存すると、非表示にすることも可能です。

予約システムタイトル設定の下部の予約フォーム一覧から変更対象フォームの「設定」ボタンから詳細へ移動します。

予約フォーム個別設定が表示されます。
基本情報設定エリアの「設定」ボタンをクリックします。

一番上の「予約の種類名」の入力欄よりフォームタイトルの設定が可能です。
このタイトルは「予約内容」として確認画面やメールに記載されます。

カレンダー画面のタイトル下に表示されるテキストメッセージは、「予約フォーム」の説明より変更します。

受付スケジュールを設定する

このケーススタディでは「営業時間タイプ」を使用して予約フォームをセットアップします。
営業時間タイプのテンプレートから作成した場合は、そのままでよいですが「教室・イベントタイプ」「スタッフ指名タイプ」「宿泊施設タイプ」でご利用のフォームからセットアップされている場合には、予約受付タイプを「営業時間タイプ」に切り替えてください。

予約カレンダーで受付ける予約スケジュールの設定を行います。
予約カレンダーに受付枠を表示する期間は「受付期間設定」で設定します。

受付期間では「当日から○日後まで」といった設定が可能で、予約カレンダーにアクセスされた日を起点に
いつからいつまで予約受付枠を表示させるかの設定となります。

「日付指定による受付制御」にて日付指定で受付枠の表示可能期間を設定することも可能です。
※受付期間で設定された範囲内で有効となります。範囲外の期間を指定されても反映されませんので、ご注意ください。

続いて「受付時間」の設定を行います。
定期的なスケジュールでご利用の場合には、受付時間の設定より曜日別に受付可能な時間を設定します。

ドラッグ操作で何時から何時まで受付するかを設定します。
終了時間は最後に受付する時間となることにご注意ください。

同じ画面の下方に受付停止時間の設定もあわせて設定できます。
上記で設定した受付時間内で停止したい時間帯を設定します。
※停止時間の設定は5件までです

不定期のスケジュールで受付枠を設置したい場合には「臨時営業時間」を使用して設定します。
「臨時営業日時 (通常休みだが、予約受付する日時)」の登録ボタンから日時を指定すると、登録した日時で受付枠が設置されます。

受付時間・臨時営業時間で設定された時間で予約カレンダーに受付枠が設置されます。
何分区切りで受付枠を設置するかは「予約時刻の単位」で設定できます。

以上の機能を使用してご希望のスケジュールで予約枠を設置しましょう。

ご依頼内容のメニューを設定する

修理の対象やお掃除の対象などご依頼の内容を選択してもらうメニューの設置が可能です。
メニュー毎に所要時間を設定できますので、選んでもらった依頼内容によってご予約時間をコントロールできます。
ご依頼内容の見出しと説明文のほかに画像の掲載も可能ですので、ビジュアルでご依頼内容をご案内もできます。

設定場所は予約フォーム個別設定画面の「接客時間(予約枠の消費時間)/利用時間メニュー 」にて
「利用時間としてお客様に選んでもらう」に切り替えをしますと、利用時間メニューの設定エリアが表示されます。

現在登録されている利用時間メニューのリストが表示されますので、
変更や削除されたい場合にはリストの操作メニューより行えます。

「編集」をクリックするとメニューの設定画面が表示されます。
メニューラベル、メニューの説明、所要時間には仮データがセットされていますので、適宜変更しましょう。

メニューを新しく追加するには、リストの下にある「追加する」ボタンからメニューの追加作成が可能です。

利用時間メニューには、オプションメニューの設置も可能です。
サブオプション毎に対応する利用時間メニューを選ぶこともできますので、特定のメニューを指定時のみ
オプションメニューを表示させることも可能です。

出張・訪問先エリアのメニューを設定する

サブオプショングループ・サブオプション機能を使用して訪問先エリアを選んでもらうメニューの設置が可能です。
訪問サービスのご予約受付でご利用の場合、ご訪問先の移動距離によって所要時間が大幅に変わるため
移動時間によるお客様先対応時間の調整やスケジューリングが必要になります。
サブオプション機能を使用して訪問先エリアによって所要時間を設定できるので柔軟な予約受付が可能になります。

サブオプションの登録は、サブオプションエリアの「サブオプションの追加」ボタンから登録します。
利用時間メニューと同様にメニューのラベルや説明、所要時間をセットします。

サブオプショングループはオプションメニューをグルーピング/カテゴライズして、グループ内で選択必須指定や選択可能数の指定といったグループ独自の制限を調整出来る機能です。
このブログでは訪問先エリアを指定するためにグループを使用しています。
訪問先エリア設定から、必ず一つだけエリアを選択いただくように調整されています。

「ご訪問エリア」というグループの中に「A地区、B地区、C地区」のオプションがありますので、
オプションの「編集」からサブオプション設定を開きましょう。

オプションラベルと所要時間を適宜変更します。

グループ内のサブオプション指定を必須にしたり、選択可能数を制御することも可能です。
訪問先エリアは1つのメニューだけを必ず選んでもらうようにするので、
「選択必須にする」を有効にして。選択可能数を「1」から「1」で指定します。

不必要なグループは「グループ削除」より削除できます。

同時刻の受付上限人数を設定する

対応可能なスタッフの人数によって日によって予約可能な上限人数が変えたいケースもあるかと思います。
そのような場合は、同時刻の受付上限人数設定を使用して「曜日別に上限人数を変更」したり「日付指定で上限人数を変更」することが可能です。

設定は予約フォーム個別設定の「予約枠の設定」で設定が可能です。

「同時刻の受付上限」で各枠の上限数を一律で設定します。

団体受付を有効にしますと、利用人数のヒアリングが可能になります。

さらに「申込人数分、予約枠を減らす」を有効にして利用人数で選ばれた人数も予約数としてカウントされるようになります。

指定日時のみ受付上限数を変更したい場合や特定の曜日は受付上限数を変更したい場合には、
予約枠の設定エリアの「受付上限調整(臨時)」「受付上限調整(定期)」にて設定可能です。

お客様情報入力欄の設定する

ご予約される方の連絡先や住所をヒアリングするためのフォームを設置することが出来ます。
設定できる項目は以下の通りです。項目ラベルも変更できます。
名前、かな(名前) 、職業、郵便番号、都道府県、住所1、住所2、電話番号、携帯電話番号、メールアドレス、携帯メール
性別、その他(単語入力欄)、その他(文章入力欄)、メルマガ受信希望、利用規約

ご予約受付をして実際にご訪問の際に必要な情報をヒアリングできるように該当のフォームを設置しましょう。

予約者様情報入力フォームの入力項目を決めます。
ページ上部「予約フォーム」「予約者情報入力設定」をクリックします。

予約者情報入力欄の設定の「編集」ボタンをクリックします。

予約者情報入力欄設定フォームが表示されます。
名前や住所、連絡先などを指定する項目が表示されていますので、
必要な項目名にチェックをいれ、使わない項目はチェックを外すだけでお客様情報を入力するフォームが出来上がります。

項目名を変えたいときには設定項目名の下にある入力欄に変更したいテキストを入力します。

項目の回答を必ず回答してもらうには「回答必須」にチェックをいれます。

予約時には控えメールが通知できるためメールアドレスは必ず登録してもらいましょう。

修理対象についての質問フォームを設定する

SelectTypeの予約システムではオリジナルの質問フォームを設置することも可能です。
質問設定では、選択肢を用意して選んでもらう「選択形式の質問」や文章で回答してもらう「文章回答形式の質問」を設置できます。
質問文・選択肢の文言は自由に登録できますので、利用時間メニューや予約者情報入力欄設定でヒアリングできなかった
補足で質問をしたいものがある場合にご活用ください。

上部メニューの「予約フォーム」⇒「質問フォーム設定」をクリックします。

質問の追加は質問追加エリアから行います。作成する質問フォームの質問形式をクリックします。
例えば修理の予約であれば対象製品の故障状況をヒアリングするフォームなど設置が出来ます。
症状をヒアリングするフォームを複数回答形式の質問で作成してみます。

質問文と症状の選択肢を登録します。

ページ下部「保存する」をクリックすると登録した質問フォームが反映されます。

特定日時の予約受付をストップする

予約受付をスタートすると、定期的に受付していた曜日でも特定日時の受付を停止したい日もあるでしょう。
その場合には「臨時日時設定」から停止したい日時を設定できます。
臨時日時設定には、共通設定と独自設定があります。独自設定で設定したものはそのフォームに対してのみ受付停止が適用されます。
共通設定で設定したものは全フォームを対象とした受付停止日時の設定が可能で、フォーム毎に共通設定を使うかどうかの指定が出来ます。

設定はヘッダーメニュー「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定/臨時休業」をクリックします。

臨時休業日時設定欄に移動します。
「登録する」ボタンをクリックして設定フォームを表示します。

停止する日時を登録します。

「×表示する」を指定するとカレンダーに×マークが表示されます。

期間で設定することも可能です。

臨時休業日時が設定された日時の受付枠は×マーク表示指定があればカレンダー上に×マークが表示され
指定がなければ非表示になります。

電話で受付けた予約を登録する

予約フォームを経由せず直接お電話でご予約された情報も管理カレンダーから代行予約が可能です。
代行予約をされる場合、イレギュラーな予約受付に対応できるように受付時間や受付上限数、メンバープランによる制御などの制御は適用されず予約登録をすることが出来ます。

登録は予約管理カレンダーにて行います。
ヘッダーメニュー「予約管理カレンダー」⇒「該当する予約フォーム」をクリックします。

予約管理用のカレンダーが表示されます。
予約を入れたい日付枠の右下にありますアイコンの一番左のアイコンをクリックします。

新規予約登録画面が表示されます。
日時と利用時間メニュー・サブオプションを指定して「予約する」をクリックします。

次に予約者の情報を登録する画面が表示されます。
予約された方の情報を入力し、「保存する」をクリックすると予約が完了します。

ご予約される方が2回目以降で顧客リストに情報が登録されている場合には
その情報をこの画面から読み込みをして自動入力することも可能です。

「顧客リストから予約者情報を読み込む」をクリックしすると

顧客情報を検索する画面が表示されます。

名前、電話番号、メールアドレスの情報で検索をして
ヒットした顧客情報から「すべて挿入」をクリックすると、顧客リストに登録された情報が各入力欄に記入された状態になります。

最後に「保存する」をクリックすると予約の代行登録が完了します。

登録が完了すると、登録した予約情報の詳細画面が表示されます。
登録された情報に問題がないか確認をして、変更したい場合には各項目の編集ボタンより変更が可能です。

出張・訪問サービスの予約受付フォームの作成方法は以上になります。

SelectTypeの予約システムでは、予約日前日にリマインドメールを送ってリマインドする機能や
予約日を過ぎた後にサンキューメールを送る機能など予約受付後のサポート機能も充実しています。

SelectTypeの予約システムでは他にも便利な機能がたくさんございます。
機能ごとのヘルプ記事は以下にまとめておりますので、気になる機能がございましたらお試しください。
https://select-type.com/help/

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