貸し会議室やレンタルスペース向け予約フォームのセットアップ方法


SELECTTYPEの予約システムで作成する予約フォームは、特定の業種やジャンルに特化したものではなく、
様々な予約受付に対応しています。
また業種にあわせたテンプレートもたくさん用意されています。
このブログでは「貸し会議室やレンタルスペース向けの予約フォーム」のセットアップ方法をご紹介します。

まずこの貸し会議室やレンタルスペース向けにセットアップされたテンプレートで作成した予約フォームを見てみましょう。
最初に会議室のタイプを選択します。会議室毎に予約フォームを作成してメニューでリンクしています。
1スペースだけの予約受付ももちろん可能です。予約フォームを1つだけ作成してメニューを非表示にできます。

続いてご利用時間を選択できるメニューが表示されます。メニューの表示形式は切り替え可能です。

続いて日時を選んでもらうカレンダーが表示されています。
カレンダーのデフォルト表示を週表示にするか、月表示にするか設定が可能です。
「9時から19時まで30分区切りの時刻で予約を受付ける」というような設定で予約カレンダーを作成できます。
このあたりの設定もすべて変更できます。

日時を選択した後は予約者の情報を登録する画面が表示されます。
予約者の氏名や連絡先の他にも、会議室で使用するモニターやプロジェクターの貸し出しなどをヒアリングするオプションメニューとして質問フォームを設置できます。

予約者が確認画面を経て予約を完了しますと、予約者と管理者には予約の控えメールが通知されます。
SELECTTYPEから予約者に通知される各種メールはカスタマイズ可能です。

このような予約フォームを管理画面でどのようにセッティングしていくのか順番にみていきましょう。
今回ご紹介しますサンプルです。実際の予約フォームでどのような表示になるかご確認ください。
「貸し会議室やレンタルスペース向けの予約フォーム」」のサンプル

▼目次
・貸し会議室やレンタルスペースの予約スケジュールを設定する
・貸し会議室やレンタルスペースの利用時間メニューを設定する
・貸し会議室やレンタルスペースの受付人数を設定する
・予約者情報入力画面の設定
・お客様に通知されるメールを設定する
・予約スケジュールを調整する
・予約の代行登録をする

●貸し会議室やレンタルスペースの予約スケジュールを設定する

このサンプルは営業時間タイプで作成しています。
営業時間タイプは提供側が設定した時間帯の中からお客様が空いている時間を選んで予約するタイプの予約です。
設定画面を見てみましょう。

<共通設定と個別設定>
設定画面を見ると各設定エリアに共通設定個別設定を切り替えるボタンが設置されています。
各種設定は共通と個別に分けて設定が可能です。
共通設定は、予約フォームを複数作成された場合に共通設定を使用した予約フォームすべてで同じ設定を使用できます。
一方、独自設定で設定された場合にはその予約フォームのみで使用される設定になります。

<受付時間>
曜日ごとに受付時間と休憩時間(受付けない時間)を設定します。
受付時間の「〇時まで」の設定は最後に受け付ける時間となりますのでご注意ください。
例えば受付時間を「11:00~22:00」と設定された場合は「22:00」が最終受付時間になります。
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ここまで設定されると予約フォームに登録した時間帯に予約ができる状態になっています。
非公開状態で設定されている場合には、管理者用プレビュー機能を使いますと公開せずに登録状況を予約フォーム上で確認することが出来ます。
上部ヘッダーから「予約フォームを表示」⇒「管理者用プレビューをみる」をクリックしますと、管理者用プレビューモードで表示されます。

管理者用プレビューモードで予約を完了まで進めても実際に予約数にカウントされませんので、安心して操作手順をお確かめください。

●貸し会議室やレンタルスペースの利用時間メニューを設定する

続いてお客様がどれくらいの時間利用するか選んでもらうメニューの設定をしていきます。

<接客時間/利用時間メニュー >
ご利用いただける時間分、メニューを登録していきます。

メニュー数が増えると使いにくくなってしまいますので表示形式を切り替えて調整が可能です。
ご登録のメニュー数にあわせた形式をお選びください。

●貸し会議室やレンタルスペースの受付人数を設定する

続いて予約枠の受付可能数とご利用人数を設定します。
今回のサンプルのように会議室毎に予約フォームを作成した場合は「独自設定を使用」に切り替えて設定します。

「受付上限」「1」で設定します。
1つのフォームで複数の会議室を受け付ける場合は、受付可能な会議室の数を設定します。

ご予約時にご利用人数をヒアリングしたい場合には「団体受付設定」を有効にします。
「申込人数分、予約枠を減らす」のチェックは外しておきます。

このように設定されますと、ご予約時に何名で会議室を使用するかヒアリングできるようになります。

●予約者情報入力画面の設定

次に予約時に予約者の情報を記入してもらう画面の設定を見てみましょう。
ご予約時に必要になるお客様情報をヒアリングするための項目を設定していきます。

<予約者情報入力欄の設定>
予約者に登録してもらう項目を決めます。
登録は必要な項目にチェックをいれて登録するだけです。
項目名を変えたいときには入力欄に変更後のテキストを入力します。
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# 予約時には控えメールが通知できるためメールアドレスは必ず登録してもらいましょう

<質問設定>
予約者情報以外にもご予約時にヒアリングしたい内容を設定します。
例えば以下のような質問を設定できます。

・オプションメニューでレンタル可能な設備メニューをヒアリング

・会議室やレンタルスペースをご利用にあたってのご要望を文章入力でヒアリング

質問設定で作成された質問には、表示条件を指定することも可能です。
どの予約フォームからの予約かや前の質問でどの回答選択肢を選んだかによって質問の表示を切り替えることもできます。
予約される会議室によって質問を出しわけることが出来るようになります。

予約フォームの予約時質問のヒアリング条件を設定する
予約フォームの質問を、前の質問の回答内容によって出しわける

●お客様に通知されるメールを設定する

予約フォームの受付設定が完了しましたら、お客様に通知されるメールもオリジナルの内容に変更しましょう。
SELECTTYPEから予約に関するメールの設定は「予約メール設定」にて各種設定が行えます。

「予約控えメール (お客様宛/ご予約時)」「編集」ボタンをクリックして設定フォームを表示します。

件名、本文の入力欄には現在設定中の内容が記入されている状態です。
この内容をご利用店舗様の情報にあわせた内容に変更してみましょう。

予約を受付時には管理者宛に通知メールが届きます。
管理者以外にお店のスタッフにも通知メールを送られるようにしたい場合は、「予約通知先アドレス」にメールアドレスを登録しますと
管理者と同様にメールが届くようになります。

設定されるメールアドレスが携帯メールの場合ですと、端末側で受信設定をしていただく必要がございます。
以下SELECTTYPEからの通知メールについてのご注意点をまとめたヘルプ記事になります。
SELECTTYPEから送信するメールについてのご注意点

ここからは、運用に入ってから必要になりそうな機能のご紹介をします。

●予約スケジュールを調整する

予約受付を始めると、急遽予約を受付が出来なくなる日や予定が立つまで受付をおストップしておきたい場合がでてくると思います。そのような場合には「臨時休業日時設定」「日付指定による受付期間の設定」を使用すると便利です。

「臨時休業日時設定」は指定した日時の予約を停止する事が出来ます。

設定はヘッダーメニュー「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定/臨時休業」をクリックします。

臨時休業日時設定欄に移動します。
「登録する」ボタンをクリックして設定フォームを表示します。

停止する日時を登録します。
1日停止する場合には、「終日」にチェックをいれます。

期間で設定することも可能です。

「日付指定による受付期間の設定」は指定した日付で受付期間をコントロールできます。
例えば5月以降の予約受付をストップしておきたい場合には「4/30まで予約受付をしてそれ以降は受付停止」というような
設定が可能になります。
予定のめどがついたら、この設定を調整すると急な予定変更にも対応が可能になります。

受付期間設定の「日付指定による受付制御」に移動します。
「設定する」をクリックします。

「日付指定による受付制御設定」画面が表示されます。
下部の日付指定欄に受付終了日を指定します。

日時指定が完了しましたら「保存する」をクリックしますと
受付終了日で指定された日以降、予約枠が非表示となり予約できないようになります。

●予約の代行登録をする

最後に予約の代行登録する方法をご紹介します。
SELECTTYPEの予約システムは予約フォームからの予約だけでなく、電話や直接ご予約を受け付けた時のために
管理画面から予約の代行登録が可能です。

予約の代行登録は予約管理カレンダーから登録を行えます。
上部ヘッダーより「予約管理カレンダー」→「該当の予約フォームタイトル」をクリックします。

予約管理カレンダーから予約を入れる日の予約の代行登録アイコンをクリックします。

予約したい時間、予約の種類、人数を指定して「予約する」をクリックします。

予約者情報の入力フォームへ移動します。
予約者の情報はフォームに直接入力する方法と顧客リストに登録のある場合には、その情報を読み込むこともできます。

登録が完了しますと、カレンダーに登録された情報が表示されます。問題なく登録された事を確認してください。

今回は「貸し会議室やレンタルスペース向けの予約フォーム」のセッティング方法をご紹介しました。
SELECTTYPEの予約システムでは他にも便利な機能をたくさんご用意しております。
機能ごとのヘルプ記事は以下にまとめておりますので、気になる機能がございますようでしたらご覧ください。

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