ホテルや旅館の宿泊予約フォームのセットアップ方法(宿泊施設タイプ)


SELECTTYPEの予約システムでは、幅広いジャンルの予約フォームの作成や予約受付管理に対応しています。
ホテルや旅館などの宿泊施設でのご予約受付にもご活用いただけます。

このブログでは、ホテルや旅館の宿泊施設でご利用頂ける予約フォームが出来上がるまでの設定をご案内いたします。
記事は長めになっていますので、すぐに特定の機能の使い方を知りたい場合には、
以下にございます目次からリンクを辿っていただきますと目的の機能の説明にスキップします。

今回ご紹介しますホテル・旅館の予約フォームは「宿泊施設タイプ」を使用して、
①予約日時などの条件を検索⇒②予約枠を選択⇒③予約者情報入力⇒④ご利用人数の内訳を選択⇒⑤予約内容確認⇒⑥予約完了
の流れで予約を受け付ける予約フォームの設定方法をご案内していきます。

▼目次

まずは作成する予約フォームを見てみましょう。
予約フォームにアクセスすると画面上部には予約に関する注意書きが表示されます。

次に予約条件の指定フォームが表示されます。
条件指定フォームよりチェックイン・チェックアウト日時を指定して予約可能な日時を検索します。
設定により利用人数やタグ情報でも検索できるようになります。

条件にマッチした予約枠が表示されます。
検索結果の予約枠には説明テキストや画像を掲載する事も可能です。

予約枠を選択すると予約内容の確認画面が表示され、利用人数を指定して「次へ」をクリックします。

画面が切り替わり、予約者の情報を登録する画面になります。

その下には利用人数の内訳をヒアリングする質問フォームを設置しています。
今回は選択肢を複数選択可能な質問形式で設定しましたが、その他にも文章で回答してもらう質問など質問内容にあわせたフォームの設置が可能です。

予約の内容、予約者の情報に問題がなければ確定し送信します。

確定されると予約者には控えメール、管理者には通知メールが届きます。

このような予約フォームは管理画面上でどのようにセッティングするのか、これから管理画面での設定の流れをみていきましょう。

●受付スケジュールを設定する

まずは受付枠の設定から始めます。
宿泊施設タイプでは、決まった規則で受付枠を作成する「繰り返しルール機能」を使用して受付枠の設定を行います。
適用する曜日毎に、受け入れ可能な定員数を設定して受付枠の設定を行います。
受付枠にはタイトルやご案内用テキストや写真など自由に登録できますので、
宿泊プランであったり、客室タイプなど宿泊予約を受付たい内容で設定をします。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」「繰り返しルール」をクリックします。

予約フォーム詳細設定画面の繰り返しルール設定エリアに画面が移動します。「登録」をクリックして設定画面を開きます。

最初に接客(滞在)時間を登録します。
宿泊施設タイプの場合、チェックイン・チェックアウト時間を指定します。

次に連泊設定にて何泊まで可能かを設定します(設定なしの場合は1泊となります)

次に繰り返す曜日を登録します。受付枠を設置する曜日を指定します。

定員にはこの受付枠で受付可能な人数(定員数)を設定します。 登録した時間に受け入れ可能な人数を設定します。 ここで設定した定員数の予約が入ると締め切り状態となり、自動で受付停止されます。

団体受付では予約時に予約人数をヒアリングしたい場合に設定します。

受付方法では「承認制」「先着順」を設定します。 「承認制」は管理者様の承認を経ないと予約が確定にはなりません。 「先着順」は承認フローを挟まず受付と同時にそのまま予約が確定となります。

設定に問題がなければ登録します。

続けて別の時間の受付枠を作成します。設定内容がほぼ同じ場合には、一から作成するより作成された受付枠をコピーして作成したほうがよいでしょう。
先程作成した繰り返しルールの「コピー」ボタンをクリックします。

繰り返しルール登録画面が表示され、最初に登録した枠の設定内容がセットされている状態です。
予定の説明など変更したい項目を調整して登録します。 これを作成したい受付枠分、繰り返します。

これで設定した受付枠がセットされました。
予約フォームから検索をすると条件にマッチした受付枠が表示されるようになります。

作成した定期的なスケジュールの中でも都合により特定の日時枠だけ受付停止したい場合もあると思います。 その場合には、予約管理カレンダーから指定した日の受付を停止することができます。 詳細は「予約スケジュールを調整する」の項にてご紹介しています。

●受付枠毎に料金を設定する

続いて受付枠に料金を設定をしてみましょう。料金の設定が必要ない場合には次の項へ進めてください。
繰り返しルールの受付枠には以下のような料金の設定が可能です。

<通常料金>
作成した繰り返しルール枠の基本となる料金です。作成した繰り返しルール枠の全日程で同じ料金にしたい場合は通常料金のみ設定をします。

<曜日別の料金パターン>
曜日別に料金を変更したい場合に設定する料金です。日・祝日のみ料金を変更したい場合などに設定をします。

<日付での料金指定>
日付指定で料金を変更したい場合に設定する料金です。料金のみ設定した料金パターンを作成し、日付を指定します。

料金の適用ルール
・通常料金は他の料金パターンにマッチしない場合に適用されます。
・祝日、祝前日の指定は曜日指定よりも優先されます。
 曜日がマッチしても、他の料金パターンの「祝日」「祝前日」の指定にマッチした場合は、「祝日」「祝前日」指定が適用されます。
・日付での指定は各料金パターンの適用日指定よりも優先されます。
・適用の優先順位は 「(1).日付指定 > (2).祝日 (3).祝前日 > (4).曜日 > (5).通常」です。

繰り返しルールの料金設定は受付に関する設定が完了してから設定が可能になります。
登録された繰り返しルールのうち料金設定したい枠の「料金設定」ボタンをクリックします。

料金設定が表示されます。
「通常料金」の編集リンクをクリックします。

通常料金の設定画面が表示されます。
料金入力欄に通常料金を入力します。
※料金を設定しないようにするには、空欄にして保存し直します。

「保存する」ボタンをクリックします。

これで設定した繰り返しルールの受付枠に料金が設定されました。

続いて料金パターンを追加して”曜日別に料金設定”をする方法をご紹介します。
通常料金を設定した繰り返しルールの料金設定画面を表示します。
「新しい料金パターンを追加」ボタンをクリックします。

料金パターン設定画面が表示されます。
料金入力欄に曜日別に設定したい料金を入力します。

上記料金を適用する曜日を指定します。

「保存する」ボタンをクリックします。

指定した曜日の料金が変更されます。料金パターンに設定した曜日以外を確認すると通常料金が適用されています。
曜日指定の優先順位は「(1).祝日 > (2).祝前日 > (3).曜日」となります。

最後に作成された定期スケジュールのうち”指定した日時だけ料金を変更”する方法をご紹介します。

通常料金を設定した繰り返しルールの料金設定画面を表示します。
「新しい料金パターンを追加」ボタンをクリックします。

日時指定で変更したい料金を入力します。
料金パターンでは適用曜日は指定をしなくても登録可能です。

「保存する」ボタンをクリックします。

続いて日付での料金指定欄より日時を指定します。

料金パターンを選択します。

「追加」ボタンをクリックします。

設定した日時と料金パターン情報が記載されます。

予約フォームには指定した日付枠の料金が適用されています。

●検索用タグを設定する

続いて予約フォームに検索用タグを設定します。設定が必要ない場合には次の項へ進めてください。
お客様が予約時に「朝食付き」や「禁煙」などのお部屋やプランの特徴などをタグ情報から検索できるようにします。

ページ上部ヘッダーより「予約システム」→「各予約フォーム個別設定/検索設定」をクリックします。

検索設定エリアが表示されます。
「検索機能を提供する」にチェックを入れます。

検索用タグの設定エリアが表示されます。「タグ設定」ボタンからタグ情報を登録します。

「検索用タグ管理」画面が表示されます。
タグ登録入力欄に設定したいタグ情報を入力して「登録する」ボタンをクリックします。

入力欄の下に登録されたタグリストが表示されます。
ここで必要な分のタグ情報を登録します。

続いて登録したタグ情報を作成した受付枠に紐づけます。
タグを設定したい枠の編集画面を表示します。

受付枠編集画面の右下に「検索用タグ指定」エリアがあります。
ここに先程登録したタグ情報が表示されますので、紐づけたいタグにチェックをいれます。

編集画面の右下「保存する」ボタンをクリックして、設定を反映します。

以上で、予約条件指定フォームに登録したタグ情報で検索できるようになりました。

●検索結果リストの表示設定をする

続いて予約フォームから検索した際に表示される受付枠の表示項目を設定します。
検索結果に表示される受付枠の表示項目は以下になります。

①予約期間 … 検索時に指定のチェックイン・チェックアウトの日付が記載されます
②予約枠タイトル … 「予定のタイトル」に登録情報が記載されます。未登録の場合は予約フォームのタイトルが記載されます。
③空き状況/残り枠数 … 定員設定の「空き状況表示」「定員数表示」の設定により残枠数や空き状況マークの表示が可能です。
④検索紐づきタグ … 受付枠に紐づけられたタグ情報を表示します。
⑤ギャラリー画像 … ギャラリー画像に登録された画像のうち「検索結果に表示」指定のある画像を表示します。
⑥受付枠説明テキスト … 「予定の説明」に登録がある場合、100文字まで記載されます。

これらの表示項目は繰り返しルールの設定画面より設定が可能です。
ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」の「繰り返しルール」をクリックします。

繰り返しルール設定エリアに画面が移動します。
新しく受付枠を追加する場合には 「登録」をクリックして設定画面を開きます。
既存の受付枠を変更する場合には該当の繰り返しルールの「編集」をクリックして設定画面を開きます。

〇検索結果の予約枠に残枠数、空き状況の表示マークを表示する
定員設定にて「空き状況を表示する(○/△/×)」「定員数を表示する」にチェックをいれると記載されるようになります。

〇検索結果の予約枠に「タイトル」「説明テキスト」「ピックアップ画像」を表示する
「予定のタイトル」に登録した情報が予約枠タイトルに記載されます。
未登録の場合は予約フォームのタイトルが記載されます。
「予定の説明」に登録された情報が100文字まで検索結果の予約枠に記載されます。

予定の説明したの画像アップローダーよりギャラリー画像の登録が出来ます。
登録された画像のうち「検索結果へ表示」の指定がされた画像が検索結果の予約枠に表示されます。

〇検索用タグを受付枠に紐づける
検索用タグの登録があると「検索用タグ指定」にタグが表示されます。
紐づけしたいタグにチェックを入れると、タグで検索時の対象となります。

各種設定に問題がなければ「保存する」より設定を反映します。

検索結果の予約枠に表示される「検索紐づきタグ」「ギャラリー画像」「受付枠説明テキスト」の表示を
表示したくない場合には予約フォーム別詳細画面の「検索結果リストの表示」より項目別に表示の切り替えが可能です。

ヘッダーメニュー「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定/検索結果表示設定」をクリックします。

「検索結果リストの表示」設定が表示されます。
設定エリアには「画像ギャラリーのピックアップ画像」「紐づきタグ」「説明テキスト」の表示指定欄がありますので
チェックをはずすと検索結果の予約枠から該当の項目が表示されなくなります。

以上で受付枠に関する設定は完了です。

●お客様情報入力欄の設定をする

次にお客様情報を登録してもらう画面の設定を見てみましょう。
ご予約者様の氏名や連絡先など予約受付時に必要な情報をヒアリングするための入力フォーム作成していきます。

設定できる項目は以下の通りです。項目ラベルも変更できます。
名前、かな(名前) 、職業、郵便番号、都道府県、住所1、住所2、電話番号、携帯電話番号、メールアドレス、携帯メール
性別、その他(単語入力欄)、その他(文章入力欄)、メルマガ受信希望、利用規約

<予約者情報入力欄の設定>
予約者様情報入力フォームの入力項目を決めます。
ページ上部「予約フォーム」の「予約者情報入力設定」をクリックします。

予約者情報入力欄の設定の「編集」ボタンをクリックします。

予約者情報入力欄設定フォームが表示されます。
名前や住所、連絡先などを指定する項目が表示されていますので、
必要な項目名にチェックをいれ、使わない項目はチェックを外すだけでお客様情報を入力するフォームが出来上がります。

項目名を変えたいときには設定項目名の下にある入力欄に変更したいテキストを入力します。

項目の回答を必ず回答してもらうには「回答必須」にチェックをいれます。

予約時には控えメールが通知できるためメールアドレスは必ず登録してもらいましょう

利用規約の掲載と同意チェックフォームの設置も可能です。
使用する場合は、利用規約の「表示する」にチェックをいれると規約文の登録フォームが表示されます。
また同意するチェックボックスの設置指定、ラベルの変更が出来ます。

予約者情報入力フォームに設置する項目の指定ができましたら、最後に「保存する」をクリックして設定を反映します。

●ご利用人数の内訳をヒアリングする質問を設定する

お客様情報入力欄画面には色々な形式の質問フォームを設置することが出来ます。
お客様情報入力欄設定にはない項目やご予約の際にヒアリングしておきたい内容を質問フォーム設定で設置します。
ここではご利用人数の内訳(大人〇名、子ども〇名か)をヒアリングする質問フォームを作成してみます。

ヘッダーメニュー「予約フォーム」より「質問フォーム設定」をクリックします。

質問フォーム設定エリアより質問を登録します。
内訳は選択肢毎に人数を選べるようにしますので、「複数選択(リスト)」で作成します。

質問文に「ご利用人数の内訳を選択してください」などと登録します。

選択肢には人数をヒアリングしたい項目名を1件ずつ登録します。

その他の設定では回答を必須にするか、任意にするか指定が出来ます。
今回は必ず選んでもらいたいので、「回答を必須にする」のチェックをいれます。

問題なければ保存します。

続いて選択肢毎に人数をヒアリングするメニューを設置します。
登録された質問エリアの「選択肢毎の設定」より選択肢毎にある「設定」をクリックします。

選択肢の設定画面より「利用人数をヒアリングする」にチェックを入れて保存します。

登録された選択肢分に同じ設定を行います。

これで利用人数の内訳を選んでもらう質問フォームが作成できました。
質問フォームを確認すると選択肢にチェックをいれると人数指定ができるようになります。

その他にも質問設定で作成された質問は、どの予約フォームの予約かによって質問の表示を切り替えることが出来ますので、予約フォームごとに質問を分けて登録し、回答していただく事が可能です。

予約フォームの予約時質問のヒアリング条件を設定する

●予約に関する注意書きを設定する

予約カレンダーの上部には、予約に関する注意事項などを記載することも出来ます。
電話でのお問合せ方法のご案内やキャンセルを受付している場合にはキャンセルについての説明を掲載できます。
また、予約フォームに携帯電話から予約をされる場合に、ご利用の携帯によっては「@select-type.com」からのメールを受信設定をしないと
メールが届かない場合がございます。
SELECTTYPEから送信するメールについてのご注意点

このような予約時に認識しておいてほしい内容を注意書きエリアに記載しておくとよいでしょう。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「共通設定」の「注意書き設定」をクリックします。

注意書き設定エリアの「設定する」ボタンから設定フォームを表示させます。

文章を入力するためのエディタが表示されますので、ここに文章を入力します。
目立たせたい箇所は太字や色の設定も可能です。

こちらのテキストエディタをご利用の際に、他のホームページなどから直接テキストをコピーして 貼り付けた場合、意図しない装飾がついてしまったり、HTMLコードが表示されてしまう場合がございます。 そうなってしまった場合の解消方法などを以下のヘルプ記事にまとめてますので、ご参照ください。
文章登録用のエディタを使用した際のご注意事項

問題なければ「保存する」をクリックします。

予約フォームの画面上部に登録された注意書きテキストが表示されます。

●お客様に通知されるメールを設定する

予約フォームの受付スケジュールの設定が完了しましたら、予約フォームからテスト予約を入れてみましょう。
予約が完了すると、以下のような通知メールが届きます。

承認制の場合には、「予約控えメール」が届きます

先着順の場合には、「予約の確定メール」が届きます

お客様に通知されるこちらのメールの件名や予約情報の前に記載される文章は、オリジナルの内容に変更できますので、ご利用サービスにあわせた内容に変更しましょう。
SELECTTYPEから予約に関するメールの設定は「予約メール設定」にて各種設定が行えます。

「予約控えメール (お客様宛/ご予約時)」の「編集」ボタンをクリックして設定フォームを表示します

件名、本文の入力欄にはデフォルトの内容が記入されている状態です。
この内容をサービス内容にあわせて変更しましょう。

先着順の場合に届くメールは「予約承認メール (お客様宛/ご予約確定時)」「編集」ボタンをクリックして設定フォームから変更します。

予約を受付時には管理者宛にも通知メールが届きます。
共通設定画面の「予約通知先アドレス」には管理者のメールアドレス以外のアドレスを登録します。
登録すると全てのフォームに受け付けたメールが受け取れるようになります。

※「予約通知先アドレス」の設定は予約フォームの個別設定画面でも設定が可能です。
予約フォームの個別設定画面で設定された場合には、その予約フォームで受付けた予約のみ通知されるようになります。

※共通設定とフォーム毎の設定に両方登録されますと、予約通知が2通届くことになりますのでご注意ください。

設定されるメールアドレスが携帯メールの場合ですと、端末側で受信設定をしていただく必要がございます。
以下SELECTTYPEからの通知メールについてのご注意点をまとめたヘルプ記事になります。
SELECTTYPEから送信するメールについてのご注意点

ここからは、運用に入ってから必要になりそうな機能のご紹介をします。

●予約スケジュールを調整する

繰り返しルールや単発スケジュールで登録された受付枠は「予約管理カレンダー」からご希望の日時の受付枠をすぐに停止/再開を切り替えることができます。
期間指定でその期間の受付枠をすべて停止にするといった設定も可能です。 急遽受付を停止したい場合や定期スケジュールの中でも受付停止したい場合などにすぐに切り替えられる便利な機能です。

ヘッダーメニュー「予約フォーム」⇒「予約管理カレンダー/目的の予約フォーム」をクリックします。

受付停止したい受付枠をクリックします。

受付枠情報が表示されます。
受付状況にて停止ボタンをクリックすると、その枠の受付が停止され検索結果に表示されなくなります。

再開する場合には「受付開始」ボタンをクリックします。

まとまった日にちを期間指定して受付枠の受付状況を調整することも出来ます。
予約管理カレンダーの画面右上の「一括受付設定」ボタンをクリックします。

「一括受付設定」より受付停止(再開)したい「期間」を指定します。
「受付状況」で制御したい内容を指定します。

以上の操作で指定した期間の受付状況をまとめて切り替える事ができるようになります。

●予約の代行登録をする

お客様から電話でのご予約を受付けた場合には、管理画面から代理で予約登録する方法がございます。
お電話での予約情報が反映されておらず、実際の定員を超えた予約を予約フォームから受付けてしまわないように
お電話からの予約も管理画面から登録しておきましょう。

お電話で直接受付けた場合にも管理画面から代行登録することが出来ます。
代行登録は「予約管理カレンダー」から行います。
上部ヘッダーより「予約管理カレンダー」→「該当の予約フォームタイトル」をクリックします。

予約管理用のカレンダーが表示されます。
目的の受付枠をクリックします。

受付枠情報が表示されます。
「予約の代行登録」ボタンをクリックします。

新規予約登録画面が表示されます。
受付枠を確認し「滞在終了日(チェックアウト日)」利用人数を指定
問題なければ「予約する」をクリックします。

予約者情報を登録フォームに移動しますので、予約者情報を入力します。

管理カレンダーからの予約は、予約フォームからの予約と違って登録する内容に必須項目がありません。
名前だけで登録しておき、後から詳細情報を登録することが出来ます。

予約者の情報はフォームに直接入力する方法と顧客リストに登録のある場合には、その情報を読み込むこともできます。

お客様情報検索フォームが表示されますので、名前・電話番号・メールアドレスのいずれかの情報で該当のお客様を検索します。

検索でヒットした顧客情報が下に表示されます。
特定した情報の「すべて挿入」ボタンをクリックしますと、顧客リストに登録されている情報が登録フォームに挿入されます。

問題なければ「保存する」ボタンをクリックします。


予約者情報詳細画面が表示されますので、登録された情報が反映されているか確認しましょう。
登録した予約者情報や予約日時を変更したい場合には、各項目の「編集する」ボタンより変更が可能です。

質問フォームへの回答を登録する場合には回答内容欄の各質問の「編集する」ボタンをクリックします。

質問回答の登録フォームが表示されますので、回答情報を指定して保存します。

質問の回答情報が登録されます。

「ホテル・旅館の宿泊予約フォーム」の設定のご紹介は以上になります。

SELECTTYPEの予約システムでは他にも便利な機能がたくさんございます。
機能ごとのヘルプ記事は以下にまとめておりますので、気になる機能がございましたらお試しください。

SELECTTYPE機能ヘルプ一覧
https://select-type.com/help/

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