英語教室・英会話スクールのレッスン予約受付フォームのセットアップ方法(イベントタイプ)



SELECTTYPEの予約システムは色々な業種やジャンルの予約受付で使える予約フォームの作成が可能です。
今回のブログエントリーでは、「英語教室・英会話スクール」のレッスン受付フォームの設定方法をご紹介していきます。

講師のスケジュールなどによって受付スケジュールを柔軟にコントロールしたい場合には、「イベントタイプ」の予約フォームがお勧めです。
SELECTTYPEの予約フォームには、2種類の受付タイプ「営業時間タイプ」「イベントタイプ」があり、それぞれ設定方法や使用できる機能が異なります。

<営業時間タイプとは>
事前に管理側で、予約受付可能な時間帯を設定することで、お客様は予約で埋まっていない時間帯から好きな時間に予約ができます。
例えば日曜日の9時から18時の間を60分区切りで予約を受付けるといった設定が可能です。
・お客様がご利用時間を選べるメニューを設定することも可能です。
・予約フォーム間で予約枠の消費を連動できます。(予約が入ったら他のフォームの同じ時間の予約枠を減らす事ができます)
・キャンセル待ちには対応していません。

<イベントタイプとは>
授業の時間割のように受付枠ごとに開始時間、終了時間と定員数を設定して予約を受け付けすることができます。
毎週●曜日の●時から●時までなどの定期受付枠の作成もできますので、柔軟な受付枠の登録が可能です。
・キャンセル待ちに対応しています。
・予約フォーム間の予約枠の連動には対応していません。

今回は、イベントタイプを使用してセットアップする方法をご紹介します。

予約フォームを店舗ごとに分けて作成し、各店舗のカレンダーに複数のレッスンスケジュールを設定します。
複数店舗の予約フォームを作成する場合、いくつか注意しておかなければならない点がございます。
「予約者情報入力フォーム」「デザイン設定」「顧客リスト」はアカウント全体で共通となりますため、
店舗ごと(フォーム毎)に分けて設定することはできません。
この点ご注意ください。

スクールのレッスン予約受付フォームを営業時間タイプでセットアップする方法は以下のケーススタディよりご案内しています。
学習塾やスクールのレッスン予約受付フォームのセットアップ方法(営業時間タイプ)

▼目次
・予約フォーム毎に基本情報を設定をする
・英語教室・英会話スクールの予約受付スケジュールを設定する
・別店舗の予約フォームを登録する
・予約に関する注意書きを設定する
・お客様情報入力欄を設定する
・店舗ごとに質問フォームを分けて設定する
・お客様に通知されるメールを設定する
・予約スケジュールを調整する
・予約の代行登録をする

まず作成した予約フォームを見てみましょう。

画面上部には注意書き設定で登録された予約に関する注意書きが表示されます。
予約前に確認しておいてもらいたい情報を記載しておくとよいでしょう。

その下にはご利用店舗をお選びいただくメニューが表示されます。

続いて予約日時を選択するカレンダーです。
定期的に開催されるレッスンが複数ある場合、レッスン枠毎に色分けをしておくと同じレッスンが把握しやすくなります。

日付を選択すると確認画面が表示され、次へをクリックします。

予約者様の情報を登録する画面へ移動します。
入力項目は設定画面にてどの項目(名前や住所、生年月日など)を設置するか指定されたものだけ表示されます。

その下には会員種別をヒアリングする質問フォームを設置しています。
指定した予約フォームから予約された場合だけこの質問を表示するように設定しています。

入力を終えたら次へをクリックします。
確認画面にて予約の内容、ご登録の予約者様情報を確認します。

問題がなければ確定し送信します。
確定されると予約者様には控えメール、管理者様には通知メールが届きます。

以上が予約フォームからの予約が完了するまでの流れになります。
それではこの英語教室・英会話スクール予約フォームを管理画面からどのように設定するのかみてみましょう。

●予約フォーム毎に基本情報を設定をする

今回のサンプルは英語教室の店舗毎に予約フォームを作成し、お客様にはご利用店舗を選んでからレッスンスケジュールを確認してもらうようにします。
予約フォーム毎にタイトルを店舗名に設定しますと、登録した店舗名がメニューに表示されるようになります。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」「基本情報の設定」をクリックします。

基本情報の設定が表示されます。
「設定する」ボタンから編集画面を表示します。

「予約の種類」名の設定欄にメニューに表示される文言を登録します。
店舗別の予約フォームを作りたいので名称を「英会話教室○○「東京校」」としています。

「「予約フォーム」の説明」を登録すると店舗ごとの説明テキストを表示させることも可能です。
今回はシンプルに店舗名だけ表示するメニューにします。

以上で一度保存して、基本情報設定エリアに戻ります。

説明文やギャラリーを登録した場合は基本情報設定エリアのカレンダーへの表示を「表示する」をクリックします。
これでカレンダーに登録した情報が表示されるようになります。

●英語教室・英会話スクールの予約受付スケジュールを設定する

イベントタイプの場合、指定した日時に受付枠を登録する方法(単発スケジュール)と定期的なスケジュールを登録する方法(繰り返しルール)があります。
繰り返しルールを使用して以下のようなレッスン受付枠を登録します。

(1). 初級レッスン「毎週 [日月火水木金土] の10:00~11:00の枠」
(2). 中級レッスン「毎週 [日月火水木金土] の12:00~13:00の枠」
(3). 上級レッスン「毎週 [日月火水木金土] の15:00~16:00の枠」

この受付枠を作成するのに、繰り返しルールの設定は3つ作成するだけで登録できます。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」「繰り返しルール」をクリックします。

予約フォーム詳細設定画面の繰り返しルール設定エリアに画面が移動します。
「登録」をクリックして設定画面を開きます。

開催(接客)時間にレッスン受付時間を登録します。

次に受付する曜日を「繰り返す曜日」に登録します。

定員にはこのレッスンで受付可能な人数(定員数)を設定します。
受け入れ可能な人数がいっぱいになると、締め切り状態となり自動で受付停止されます。

受付方法では「承認制」か「先着順」を設定します。
「承認制」は管理者様の承認を経ないと予約が確定にはなりません。
「先着順」は承認フローを挟まず受付と同時にそのまま予約が確定となります。

設定に問題がなければ保存します。
続けて別のレッスン受付枠を作成します。
設定内容がほぼ同じ場合には、一から作成するより作成された受付枠をコピーして作成したほうがよいでしょう。
先程作成した繰り返しルールの「コピー」ボタンをクリックします。

繰り返しルール登録画面が表示され、最初に登録した枠の設定内容がセットされている状態です。
レッスン時間を変更します。

受付枠の色も設定ができますので、ここではレッスン毎に受付枠の色を変更してみます。

これを作成したい受付枠分、繰り返します。

これでカレンダー上に設定した受付枠が作成されました。

作成した定期的なスケジュールの中でも都合により特定の日時枠だけ受付停止したい場合もあると思います。
その場合には、予約管理カレンダーから指定した日の受付を停止することができます。
詳細は「予約スケジュールを調整する」の項にてご紹介しています。

●別店舗の予約フォームを登録する

別店舗の予約フォームを登録します。
ヘッダーメニュー「予約フォーム」→「予約フォーム新規登録」をクリックしますと予約フォームが追加されます。

東京校予約フォームと同じように基本情報設定から登録しましょう。

基本情報の登録が終わったら、レッスンスケジュールを登録します。

レッスンスケジュールの設定が終わったら、予約フォームを確認してメニューが表示されていない場合は、表示させる設定を行いましょう。
ヘッダーメニュー「予約フォーム」→「デザイン設定(表示項目)」をクリックして表示項目設定画面に移動します。

「他フォームへのリンク」の設定からメニューを選びます。
メニューの種類は「一覧メニュー」「プルダウンメニュー」「カラムメニュー」から選べます。
登録メニュー数が多くない場合は「一覧メニュー」、登録メニュー数が多い場合は「プルダウンメニュー」、説明付きのメニューにしたい場合は「カラムメニュー」を選ばれるのが良いかと思います。

今回はシンプルに「一覧メニュー」で設定しました。予約カレンダーで店舗選択メニューから切り替えができるようになります。
店舗ごとに独立した予約フォームにしたい場合にはメニューの設定を「表示しない」に設定をしますとメニューの表示がなくなり、フォーム間の行き来はできなくなります。

●予約に関する注意書きを設定する

予約カレンダーの上部には、予約に関する注意事項などを記載することが出来ます。
予約に関する注意事項を掲載しておくとよいでしょう。

また、携帯電話から予約をされる場合に、ご利用の携帯によっては「@select-type.com」からのメールを受信設定をしないと
メールが届かない場合がございます。
SELECTTYPEから送信するメールについてのご注意点

注意書きの設定は、作成した予約フォーム全てに同じ内容を記載する事もできますし、
予約フォーム毎に内容を変更したい場合には、フォーム毎に設定する事も可能です。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」「注意書き設定」をクリックします。

注意書き設定エリアの「設定する」ボタンから設定フォームを表示させます。

文章を入力するためのエディタが表示されますので、ここに文章を入力します。
目立たせたい箇所は太字や色の設定も可能です。

こちらのテキストエディタをご利用の際に、他のホームページなどから直接テキストをコピーして
貼り付けた場合、意図しない装飾がついてしまったり、HTMLコードが表示されてしまう場合がございます。
そうなってしまった場合の解消方法などを以下のヘルプ記事にまとめてますので、ご参照ください。

文章登録用のエディタを使用した際のご注意事項

問題なければ「保存する」をクリックします。

予約カレンダーの画面上部に登録された注意書きテキストが表示されます。

続いてお客様情報入力画面の設定を見ていきましょう。
お客様情報入力画面では、予約者様の氏名や連絡先などをヒアリングするフォームと色々な形式の質問フォームの登録が可能です。

●お客様情報入力欄を設定する

まずはお客様情報入力フォームの設定をみてみましょう。

ページ上部「予約フォーム」⇒「予約者情報入力設定」をクリックします。

予約者情報入力欄の設定の「編集」ボタンをクリックします。

予約者情報入力欄設定フォームが表示されます。
必要な項目名にチェックをいれ、使用する項目だけにチェック入れるだけでお客様情報を入力するフォームが出来上がります。
項目名を変えたいときには設定項目名の下にある入力欄に変更したいテキストを入力します。

予約した際に予約の控えメールが通知されるため、メールアドレスは必ず登録してもらいましょう。
メールアドレスの設定には、ご入力を防止するための「確認用入力欄の設置機能」や多重予約を防止する「重複禁止機能」、携帯メールアドレスが入力されたら「ドメイン指定解除」の注意書きを表示する機能など予約受付をサポートする機能がたくさんついています。

ご登録内容に問題がなければ「保存する」をクリックして設定が完了します。

続いて質問フォームの設定をみてみましょう。

●店舗ごとに質問フォームを分けて設定する

お客様情報入力欄画面には色々な形式の質問フォームを設置することが出来ます。
お客様情報入力欄設定にはない項目やご予約の際にヒアリングしておきたい内容を質問フォーム設定で設置します。

ここでは会員種別をヒアリングする質問フォームを特定の予約フォーム(東京校)に予約があった場合だけ表示するよう設定をしてみます。

ヘッダーメニュー「予約フォーム」より「質問フォーム設定」をクリックします。

質問フォーム設定エリアより質問を登録します。
会員種別はひとつだけ選べるようにしますので、「一つ選択(リスト)」で作成します。

質問文に「会員種別を選択してください。」で登録します。

選択肢には「体験」「平日会員」「休日会員」など予約者様の会員種別を設定します。

その他の設定では回答を必須にするか、任意にするか指定が出来ます。
今回はメニューを必ず選んでもらいたいので、「回答を必須にする」のチェックをいれます。

問題なければ保存します。

これで会員種別を選んでもらう質問フォームが作成できました。
続けて「東京校」フォームに予約があった場合だけこの質問を表示するように設定します。

詳細画面の登録した質問エリアにて「質問の表示条件」「設定」ボタンをクリックします。

「予約内容による条件」の「英会話教室○○「東京校」」だけにチェックをいれて、他を外して「保存する」をクリックします。

これで設定が反映されます。
「東京校」以外のフォームから予約した場合はこの質問は表示されなくなります。
店舗毎にヒアリングしたい質問を分けて表示することができます。

●お客様に通知されるメールを設定する

レッスン受付カレンダー・予約者情報入力フォームの設定がひと段落したら、作成した予約フォームからテスト予約を入れて動作確認してみましょう。
予約が完了すると、予約フォームから入力したメールアドレス宛に以下のような通知メールが届きます。

予約が入ると予約者と管理者にメールが送られます。
管理アカウントにご登録のメールアドレスでテストお試しされますと、管理者宛てに送られたメールと混同してしまいますので
テストの際には管理アカウントにご登録のメールアドレスとは別のメールアドレスでお試しされることをお勧めします。

承認制の場合には、「予約控えメール」が届きます。

先着順の場合には、「予約の確定メール」が届きます。

お客様宛に通知されるメールの件名や予約情報の前に記載される文章は、ご自身のサービスにあわせた内容に変更することができます。

SELECTTYPEから予約に関するメールの設定は「予約メール設定」にて各種設定が行えます。

「予約控えメール (お客様宛/ご予約時)」「編集」ボタンをクリックして設定フォームを表示します

件名、本文の入力欄にはデフォルトの内容が記入されている状態です。
この内容をサービス内容にあわせて変更しましょう。

先着順の場合には、承認を経ずにそのまま確定となりますので、「予約承認メール (お客様宛/ご予約確定時)」の「編集」ボタンから変更します。

予約を受付時には管理者宛にも通知メールが届きます。
管理者以外の方や別の端末にも通知メールを送られるようにしたい場合は、「予約通知先アドレス」にメールアドレスを登録しますと
管理者と同様にメールが届くようになります。

設定されるメールアドレスが携帯メールの場合ですと、端末側で受信設定をしていただく必要がございます。
以下SELECTTYPEからの通知メールについてのご注意点をまとめたヘルプ記事になります。
SELECTTYPEから送信するメールについてのご注意点

ここからは、運用フェーズに入ってから使用する機能をご紹介します。

●予約スケジュールを調整する

繰り返しルールや単発スケジュールで登録された受付枠は「予約管理カレンダー」からご希望の日時の受付枠をすぐに停止/再開を切り替えることができます。
期間指定でその期間の受付枠をすべて停止にするといった設定も可能です。
急遽受付を停止したい場合や定期スケジュールの中でも受付停止したい場合などにすぐに切り替えられる便利な機能です。

ヘッダーメニュー「予約フォーム」⇒「予約管理カレンダー/目的の予約フォーム」をクリックします。

受付停止したい受付枠をクリックします。

受付枠情報が表示されます。
受付状況にて停止ボタンをクリックすると、その枠の受付が停止されカレンダーから受付枠の表示が非表示になります。

受付停止してもカレンダー上には枠の情報を残したい場合には、
「この停止中受付枠情報を予約フォームに表示する」にチェックをいれます。

するとカレンダ―には表示が残ります。
再開する場合には「受付開始」ボタンをクリックします。

まとまった日にちを期間指定して受付枠の受付状況を調整することも出来ます。
予約管理カレンダーの画面右上の「一括受付設定」ボタンをクリックします。

「一括受付設定」より受付停止(再開)したい「期間」を指定します。
「受付状況」で制御したい内容を指定します。

以上の操作で指定した期間の受付状況をまとめて切り替える事ができるようになります。

定期的なスケジュールのうち、特定の受付枠だけ定員数を調整することもできます。

定員数を変更されたい受付枠をクリックします

受付枠情報が表示されますので、画面下にある「受付日時の変更」ボタンをクリックします

受付枠の変更が表示されますので、定員数を変更して「保存する」をクリックします

変更対象を選択する画面が表示されますので、「この予定のみ」ボタンをクリックします

これで設定した枠のみ変更が反映されます。

予約の代行予約登録をする

レッスンのご予約をお電話やレッスン終了後に次の予約を受付窓口などから直接受付ける場合もあると思います。
その場合にも管理画面から代行登録することが出来ます。
代行登録は「予約管理カレンダー」から行います。

上部ヘッダーより「予約管理カレンダー」→「該当の予約フォームタイトル」をクリックします。

予約管理用のカレンダーが表示されます。
目的の受付枠をクリックします。

受付枠情報が表示されます。
「予約の代行登録」ボタンをクリックします。

新規予約登録画面が表示されます。
ご予約内容を確認し「予約する」をクリックします。

代行登録する対象の日時などが間違っていないか確認します。


問題がなければ、予約者情報の入力フォームへ移動し、登録フォームに入力します。

管理カレンダーからの予約は、予約フォームからの予約と違って登録する内容に必須項目がありません。
名前だけで登録しておき、後から詳細情報を登録することが出来ます。

予約者の情報はフォームに直接入力する方法と顧客リストに登録のある場合には、その情報を読み込むこともできます。

お客様情報検索フォームが表示されますので、名前・電話番号・メールアドレスのいずれかの情報で該当のお客様を検索します。

検索でヒットした顧客情報が下に表示されます。
特定した情報の「すべて挿入」ボタンをクリックしますと、顧客リストに登録されている情報が登録フォームに挿入されます。

問題なければ「保存する」ボタンをクリックします。

予約者情報詳細画面が表示されますので、登録された情報が反映されているか確認しましょう。
この画面から予約内容を修正することも可能です。

「英語教室・英会話スクールの予約受付フォーム(イベントタイプ)」の設定方法は以上になります。
SELECTTYPEの予約システムでは他にも便利な機能がたくさんございます。
機能ごとのヘルプ記事は以下にまとめておりますので、気になる機能がございましたらお試しください。

SELECTTYPE機能ヘルプ一覧
https://select-type.com/help/

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