学習塾やスクールのレッスン予約受付フォームのセットアップ方法(営業時間タイプ)



SELECTTYPEの予約システムは色々な業種やジャンルの予約受付で使える予約フォームの作成が可能です。
今回のブログエントリーでは、「学習塾・スクール」のレッスン受付フォームを営業時間タイプで設定する方法をご紹介していきます。
記事は長めになっていますので、取り急ぎ特定の機能の使い方を知りたい場合には、
以下にございます目次からリンクを辿っていただきますと目的の機能の説明にスキップします。

今回ご紹介します学習塾・スクールの予約フォームは「営業時間タイプ」を使用して、
①店舗(教室)を選択⇒②予約日時を選択⇒③予約者情報入力⇒④予約内容確認⇒⑤予約完了
のような流れで予約を受け付ける予約フォームの設定方法をご案内していきます。

予約フォームには2種類の受付タイプがあり、どのようなスケジュールで予約を受け付けるかによって切り替えて使用することができます。

<営業時間タイプとは>
事前に管理側で、予約受付可能な時間帯を設定することで、お客様は予約で埋まっていない時間帯から好きな時間に予約ができます。
例えば日曜日の9時から18時の間を60分区切りで予約を受付けるといった設定が可能です。
・お客様がご利用時間を選べるメニューを設定することも可能です。
・予約フォーム間で予約枠の消費を連動できます。(予約が入ったら他のフォームの同じ時間の予約枠を減らす事ができます)
・キャンセル待ちには対応していません。

<イベントタイプとは>
授業の時間割のように受付枠ごとに開始時間、終了時間と定員数を設定して予約を受け付けすることができます。
毎週●曜日の●時から●時までなどの定期受付枠の作成もできますので、柔軟な受付枠の登録が可能です。
・キャンセル待ちに対応しています。
・予約フォーム間の予約枠の連動には対応していません。

今回は、営業時間タイプを使用してセットアップする方法をご紹介します。

予約フォームを店舗(教室)ごとに分けて作成し、各教室ごとに予約管理をできるようにします。
複数店舗の予約フォームを作成する場合、いくつか注意しておかなければならない点がございます。
「予約者情報入力フォーム」「デザイン設定」「顧客リスト」はアカウント全体で共通となりますため、
店舗(教室)ごとに分けて設定することはできません。
この点ご注意ください。

スクールのレッスン予約受付フォームをイベントタイプでセットアップする方法は以下のケーススタディよりご案内しています。
英語教室・英会話スクールのレッスン予約受付フォームのセットアップ方法(イベントタイプ)

▼目次
・予約フォーム毎に基本情報を設定をする
・学習塾・スクールの予約受付スケジュールを設定する
・別の店舗(教室)の予約フォームを登録する
・予約に関する注意書きを設定する
・お客様情報入力欄を設定する
・店舗ごとに質問フォームを分けて設定する
・お客様に通知されるメールを設定する
・予約スケジュールを調整する
・予約の代行登録をする

まず作成した予約フォームを見てみましょう。

画面上部には注意書き設定で登録された予約に関する注意書きが表示されます。
予約前に確認しておいてもらいたい情報を記載しておくとよいでしょう。

その下にはご利用店舗(教室)をお選びいただくメニューが表示されます。

続いて予約日時を選択するカレンダーです。
管理画面で設定した受付時間の範囲で受付枠が表示され、お客様は開いている時間を選んで予約手続きを進めます。

日付を選択すると確認画面が表示され、次へをクリックします。

予約者様の情報を登録する画面へ移動します。
入力項目は設定画面にてどの項目(名前や住所、生年月日など)を設置するか指定されたものだけ表示されます。

同じ画面に質問フォームを設置できます。
指定した予約フォームから予約された場合だけこの質問を表示するように設定できます。

入力を終えたら次へをクリックします。
確認画面にて予約の内容、ご登録の予約者様情報を確認します。

問題がなければ確定し送信します。
確定されると予約者様には控えメール、管理者様には通知メールが届きます。

以上が予約フォームからの予約が完了するまでの流れになります。
それではこの学習塾・スクールの予約フォームを管理画面からどのように設定するのかみてみましょう。

●予約フォーム毎に基本情報を設定をする

今回のサンプルは学習塾の店舗や教室毎に予約フォームを作成し、お客様にはご利用店舗(教室)を選んでから
レッスンスケジュールを確認してもらうようにします。
予約フォーム毎にタイトルを店舗名や教室名に設定しますと、登録した情報がメニューに表示されるようになります。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」「基本情報の設定」をクリックします。

基本情報の設定が表示されます。
「設定する」ボタンから編集画面を表示します。

「予約の種類」名の設定欄にメニューに表示される文言を登録します。
店舗(教室)別の予約フォームを作りたいので名称を「学習塾○○「東京校」」のように登録しています。

「「予約フォーム」の説明」を登録すると店舗(教室)ごとの説明テキストを表示させることも可能です。
今回はシンプルに店舗名だけ表示するメニューにします。

以上で一度保存して、基本情報設定エリアに戻ります。

説明文やギャラリーを登録した場合は基本情報設定エリアのカレンダーへの表示を「表示する」をクリックします。
これでカレンダーに登録した情報が表示されるようになります。

●学習塾・スクールの予約受付スケジュールを設定する

営業時間タイプの受付スケジュール設定方法は、以下の4つをまず設定していきます。
(1).何曜日の何時から何時まで予約を受付するかを「受付時間設定」で設定します
(2).(1)で設定した範囲を何分刻みで受け付けするかを「予約時刻の単位」で設定します
(3).何分予約時間を利用(消費)するかを「接客時間」で設定します
(4).受付枠毎の定員数を設定します

〇共通設定と独自設定
予約フォーム毎の設定画面には、予約受付をするための様々な設定ができるようになっています。
各設項目定毎に「共通設定を使用する」「独自設定を使用する」かを選ぶことが出来ます。
共通設定で設定を行うと他のフォームで共通設定を使用している場合、設定を共有する事ができます。

独自設定で設定を行うとそのフォーム独自の設定となり、他のフォームに影響はありません。

例えば、今回のように店舗や教室毎に予約の受付時間や予約の上限数などを管理されたい場合には、
独自設定に切り替えて、設定をするとよいでしょう。設定項目ごとにこの設定はできますので、設定内容によって共通にしておくもの、
フォーム毎に設定をしておくものを分けて設定をお試しください。

〇受付時間/休憩時間設定
まずは受付時間の設定をみてみましょう。
受付終了時間は、設定された時間が最終受付時間となりますのでご注意ください。
19時まで設定された場合は、19時が最後の受付時間になります。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」「受付時間」をクリックします。

予約フォーム詳細設定画面の受付時間設定に画面が移動します。
「設定する」をクリックして設定画面を開きます。

受付時間は曜日毎に設定をします。
設定したい時間にハンドルをドラッグ操作します。
開始時間、終了時間を指定します。

同じ画面の下に移動すると受付を停止する時間(休憩時間など)を設定できます。
受付時間で指定した時間帯のうち停止したい時間を曜日ごとに設定します。
時間の操作方法は受付時間と同じでハンドルをドラッグ操作してご希望の時間を指定します。

設定が完了したら、最後に「保存する」をクリックすると登録/編集内容が反映されます。

〇予約時刻の単位設定
続いてカレンダーを何分区切りで表示するか設定をします。
ここで設定された時間単位ごとに予約枠が用意されます。

同じ画面の「予約時刻の単位」設定欄へ移動します。「設定する」ボタンをクリックします。
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「予約時刻の単位」設定画面に移動します。

この画面で予約時刻の単位を設定します。
設定値は分数です。分単位で選択指定します。

指定したら「保存する」ボタンをクリックしましょう。

〇接客時間設定
次に接客時間を設定して1予約で何分消費するか設定します。
接客時間の設定は、固定で〇分と設定する方法
お客様の方で利用時間を選べるようメニューを表示する方法とがあります。
利用時間メニューを使用して、施術メニュー(カットやパーマなど)を選んでもらう設定方法は次の項「ヘアサロンの施術メニューを設定する」にてご案内します。

接客時間を固定で設定する場合は、同じ画面の「接客時間(予約枠の消費時間)/利用時間メニュー」へ移動して「固定する」に切り替えます。

「 固定にする[〇分]」の編集リンクをクリックします。

「接客時間(予約枠の消費時間)設定」が表示されます。
ご利用時間を設定します。ここでは60分で設定しています。

指定したら「保存する」ボタンをクリックしましょう。

これで設定した受付時間に受付枠が表示されるようになります。
テストで予約をしてみてどのように受付枠が消費されるのか確認してみましょう。

〇予約枠の設定(定員数の設定)
受付枠毎の定員数の設定は「予約枠の設定」より行います。
予約枠設定の「設定する」ボタンをクリックします。

予約枠設定画面が表示されます。
「同時刻の受付上限」に受付枠の定員数を設定します。
設定した人数で予約が埋まると自動でその時間帯の受付枠は受付停止状態に切り替わります。

他にもこの画面では定員数の表示設定や団体受付に対応するかどうかの設定が可能です。
また、「予約枠の設定」「共通設定を使用」で設定しますと、他のフォームで予約枠の設定を共通設定にしているフォームと定員数を連動する事が可能です。
つまり他のフォームで9時に予約が入ると共通設定にしている全フォームの9時の受付枠が消費されるようになります。

〇予約枠の消費ルールについて
SELECTTYPEの予約フォームでは、予約のバッティングを防ぐため、設定した接客時間(消費時間)によって
予約した枠の前後の枠が消費されるような仕組みになっております。

例えば「予約時刻の単位を60分区切り、予約の消費時間を120分」で設定したとします。

予約フォームのカレンダーより、「10:00」の枠に予約をします。
すると、前後120分未満の枠が1枠ずつ消費されます。

予約時間の前の枠である「9:00」からの予約を受け付けてしまいますと120分消費しますので
「10:00」の予約とバッティングしてしまいます。
そのためご予約受付時間の前の時間も消費される仕様になっております。

以上でご希望の時間帯を指定した時刻単位で受付枠がカレンダーに表示されるようになりました。

●別の店舗(教室)の予約フォームを登録する

別店舗(教室)の予約フォームを登録します。
ヘッダーメニュー「予約フォーム」→「予約フォーム新規登録」をクリックしますと予約フォームが追加されます。

東京校予約フォームと同じように基本情報設定から登録しましょう。

基本情報の登録が終わったら、レッスンスケジュールを登録します。
受付時間など別のフォームと同じ場合は「共通設定」にて登録をします。

レッスンスケジュールの設定が終わったら、予約フォームを確認してメニューが表示されていない場合は、表示させる設定を行いましょう。
ヘッダーメニュー「予約フォーム」→「デザイン設定(表示項目)」をクリックして表示項目設定画面に移動します。

「他フォームへのリンク」の設定からメニューを選びます。
メニューの種類は「一覧メニュー」「プルダウンメニュー」「カラムメニュー」から選べます。
登録メニュー数が多くない場合は「一覧メニュー」、登録メニュー数が多い場合は「プルダウンメニュー」、説明付きのメニューにしたい場合は「カラムメニュー」を選ばれるのが良いかと思います。

今回はシンプルに「一覧メニュー」で設定しました。予約カレンダーで店舗選択メニューから切り替えができるようになります。
店舗ごとに独立した予約フォームにしたい場合にはメニューの設定を「表示しない」に設定をしますとメニューの表示がなくなり、フォーム間の行き来はできなくなります。

●予約に関する注意書きを設定する

予約カレンダーの上部には、予約に関する注意事項などを記載することが出来ます。
予約に関する注意事項を掲載しておくとよいでしょう。

また、携帯電話から予約をされる場合に、ご利用の携帯によっては「@select-type.com」からのメールを受信設定をしないと
メールが届かない場合がございます。
SELECTTYPEから送信するメールについてのご注意点

注意書きの設定は、作成した予約フォーム全てに同じ内容を記載する事もできますし、
予約フォーム毎に内容を変更したい場合には、フォーム毎に設定する事も可能です。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「共通設定」「注意書き設定」をクリックします。

注意書き設定エリアの「設定する」ボタンから設定フォームを表示させます。

文章を入力するためのエディタが表示されますので、ここに文章を入力します。
目立たせたい箇所は太字や色の設定も可能です。

こちらのテキストエディタをご利用の際に、他のホームページなどから直接テキストをコピーして
貼り付けた場合、意図しない装飾がついてしまったり、HTMLコードが表示されてしまう場合がございます。
そうなってしまった場合の解消方法などを以下のヘルプ記事にまとめてますので、ご参照ください。

文章登録用のエディタを使用した際のご注意事項

問題なければ「保存する」をクリックします。

予約カレンダーの画面上部に登録された注意書きテキストが表示されます。

続いてお客様情報入力画面の設定を見ていきましょう。
お客様情報入力画面では、予約者様の氏名や連絡先などをヒアリングするフォームと色々な形式の質問フォームの登録が可能です。

●お客様情報入力欄を設定する

まずはお客様情報入力フォームの設定をみてみましょう。

ページ上部「予約フォーム」⇒「予約者情報入力設定」をクリックします。

予約者情報入力欄の設定の「編集」ボタンをクリックします。

予約者情報入力欄設定フォームが表示されます。
必要な項目名にチェックをいれ、使用する項目だけにチェック入れるだけでお客様情報を入力するフォームが出来上がります。
項目名を変えたいときには設定項目名の下にある入力欄に変更したいテキストを入力します。

予約した際に予約の控えメールが通知されるため、メールアドレスは必ず登録してもらいましょう。
メールアドレスの設定には、ご入力を防止するための「確認用入力欄の設置機能」や多重予約を防止する「重複禁止機能」、携帯メールアドレスが入力されたら「ドメイン指定解除」の注意書きを表示する機能など予約受付をサポートする機能がたくさんついています。

ご登録内容に問題がなければ「保存する」をクリックして設定が完了します。

続いて質問フォームの設定をみてみましょう。

●店舗(教室)ごとに質問フォームを分けて設定する

お客様情報入力欄画面には色々な形式の質問フォームを設置することが出来ます。
お客様情報入力欄設定にはない項目やご予約の際にヒアリングしておきたい内容を質問フォーム設定で設置します。

ここでは個別指導の希望をヒアリングする質問フォームを特定の予約フォーム(東京校)に予約があった場合だけ表示するよう設定をしてみます。

ヘッダーメニュー「予約フォーム」より「質問フォーム設定」をクリックします。

質問フォーム設定エリアより質問を登録します。
希望する/しないを選べるようにしますので、「一つ選択(リスト)」で作成します。

質問文に「個別指導を希望しますか?」で登録します。

選択肢には「希望する」「希望しない」を設定します。

その他の設定では回答を必須にするか、任意にするか指定が出来ます。
今回はメニューを必ず選んでもらいたいので、「回答を必須にする」のチェックをいれます。

問題なければ保存します。

これで個別指導に関する質問が登録できました。
続けて「東京校」フォームに予約があった場合だけこの質問を表示するように設定します。

詳細画面の登録した質問エリアにて「質問の表示条件」「設定」ボタンをクリックします。

「予約内容による条件」の「学習塾○○「東京校」」だけにチェックをいれて、他を外して「保存する」をクリックします。

これで設定が反映されます。
「東京校」以外のフォームから予約した場合はこの質問は表示されなくなります。
店舗毎にヒアリングしたい質問を分けて表示することができます。

●お客様に通知されるメールを設定する

レッスン受付カレンダー・予約者情報入力フォームの設定がひと段落したら、作成した予約フォームからテスト予約を入れて動作確認してみましょう。
予約が完了すると、予約フォームから入力したメールアドレス宛に以下のような通知メールが届きます。

予約が入ると予約者と管理者にメールが送られます。
管理アカウントにご登録のメールアドレスでテストお試しされますと、管理者宛てに送られたメールと混同してしまいますので
テストの際には管理アカウントにご登録のメールアドレスとは別のメールアドレスでお試しされることをお勧めします。

承認制の場合には、「予約控えメール」が届きます。

先着順の場合には、「予約の確定メール」が届きます。

お客様宛に通知されるメールの件名や予約情報の前に記載される文章は、ご自身のサービスにあわせた内容に変更することができます。

SELECTTYPEから予約に関するメールの設定は「予約メール設定」にて各種設定が行えます。

「予約控えメール (お客様宛/ご予約時)」「編集」ボタンをクリックして設定フォームを表示します

件名、本文の入力欄にはデフォルトの内容が記入されている状態です。
この内容をサービス内容にあわせて変更しましょう。

先着順の場合には、承認を経ずにそのまま確定となりますので、「予約承認メール (お客様宛/ご予約確定時)」の「編集」ボタンから変更します。

予約を受付時には管理者宛にも通知メールが届きます。
管理者以外の方や別の端末にも通知メールを送られるようにしたい場合は、「予約通知先アドレス」にメールアドレスを登録しますと
管理者と同様にメールが届くようになります。

設定されるメールアドレスが携帯メールの場合ですと、端末側で受信設定をしていただく必要がございます。
以下SELECTTYPEからの通知メールについてのご注意点をまとめたヘルプ記事になります。
SELECTTYPEから送信するメールについてのご注意点

ここからは、運用フェーズに入ってから使用する機能をご紹介します。

●予約スケジュールを調整する

予約受付を始めると、急遽予約を受付が出来ない日もあると思います。そのような場合には臨時休業日時設定を使用します。
臨時休業日時設定で指定した日時の予約を停止する事が出来ます。

設定はヘッダーメニュー「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定/臨時休業」をクリックします。

臨時休業日時設定欄に移動します。
設定エリアが2か所あります。上がこのフォーム独自の設定エリアで、下が共通設定エリアです。
お店全体で受付停止したい場合は、共通設定を使用します。このフォームだけ適用したい場合は上の設定エリアから設定をします。
「登録する」ボタンをクリックして設定フォームを表示します。

停止する日時を登録します。

1日停止する場合には、「終日」にチェックをいれます。

期間で設定することも可能です。

臨時休業日時が設定された日時の受付枠はカレンダー上で非表示になります。

●予約の代行登録をする

お客様から電話でのご予約を受付けた場合には、管理画面から代理で予約登録する方法がございます。
お電話での予約情報が反映されておらず、実際の定員を超えた予約を予約フォームから受付けてしまわないように
お電話からの予約も管理画面から登録しておきましょう。

登録は予約管理カレンダーにて行います。
ヘッダーメニュー「予約管理カレンダー」⇒「該当する予約フォーム」をクリックします。

予約管理用のカレンダーが表示されます。
予約を入れたい日付枠の右下にありますアイコンの一番左のアイコンをクリックします。

新規予約登録画面が表示されます。
日時を指定して「予約する」をクリックします。

次に予約者の情報を登録する画面が表示されます。

予約された方の情報を入力し、「保存する」をクリックすると予約が完了します。

ご予約される方が2回目以降で顧客リストに情報が登録されている場合には
その情報をこの画面から読み込みをして自動入力することも可能です。

「顧客リストから予約者情報を読み込む」をクリックしすると

顧客情報を検索する画面が表示されます。

名前、電話番号、メールアドレスの情報で検索をして
ヒットした顧客情報から「すべて挿入」をクリックすると、顧客リストに登録された情報が各入力欄に記入された状態になります。

最後に「保存する」をクリックすると予約の代行登録が完了します。

登録が完了すると、登録した予約情報の詳細画面が表示されます。
登録された情報に問題がないか確認をして、変更したい場合には各項目の編集ボタンより変更が可能です。

「学習塾・スクールの予約フォーム」の設定方法は以上になります。
SELECTTYPEの予約システムでは他にも便利な機能がたくさんございます。
機能ごとのヘルプ記事は以下にまとめておりますので、気になる機能がございましたらお試しください。

SELECTTYPE機能ヘルプ一覧
https://select-type.com/help/

SELECTTYPE: 無料でWEBサイト/予約フォーム付き予約システム/イベント管理・セミナー管理システム/メールフォーム付きサポートシステム/各種フォーム作成(アンケート,診断テスト)