フォトスタジオ・写真館向け予約フォームのセットアップ方法(イベントタイプ)



SELECTTYPEの予約システムは様々なジャンルの予約受付に対応した予約フォームの作成が可能です。
今回のブログエントリーでは「フォトスタジオ・写真館の撮影予約受付に使用できる予約フォーム」のセットアップ方法をご紹介します。

予約フォームの受付タイプには2つのタイプがあり、それぞれ以下のような特徴があります。

<営業時間タイプとは>
管理者様が予約受付可能な営業時間帯を設定することで、お客様は埋まっていない時間帯で好きな時間に予約ができます。
またお客様が予約時に選択するメニューを設定することも可能です。

<イベントタイプとは>
予め受付枠毎に開始時間、終了時間を設定して予約を受け付けることができます。
指定した日時での受付枠の作成や毎週●曜日の●時から●時までなどの定期受付枠の作成もできるので、柔軟な受付枠の登録が可能です。

今回は、イベントタイプでスタジオ予約のフォームをセットアップする方法をご紹介したいと思います。

▼目次
・スタジオの予約受付スケジュールを設定する
・お客様情報入力欄を設定する
・撮影プランをヒアリングする質問フォームを設定する
・予約に関する注意書きを登録する
・お客様に通知されるメールを設定する
・予約スケジュールを調整する
・予約の代行登録をする
・SELECTTYPEからの通知メールに関するご注意点

まず最初にイベントタイプで作成した予約フォームを見てみましょう。

画面上部には注意書き設定で登録された予約に関する情報が表示されます。
スタジオ予約に関する注意点(例えば携帯電話からのご予約時の注意点やキャンセルについてなど)を記載しておくとよいでしょう。

続いて予約日時を選択するためのカレンダーです。
「毎週〇曜日の〇時から〇時」「特定日時の〇時から〇時」のように指定された受付枠が表示されます。
予約は受け付けず予定情報のみカレンダーに表示する事もできますので、定休日情報を載せる事も可能です。

日付を選択すると確認画面が表示され、次へをクリックします。

予約者様の情報を登録する画面へ移動します。
設定画面にて指定された入力項目が表示されます。

撮影プランやオプションメニューをヒアリングするための質問フォームを設置しました。
選択肢を用意して選んでもらうフォームや文章で回答してもらうフォームなど質問内容にあわせたフォームの設置が可能です。

入力を終えたら次へをクリックします。
確認画面にて予約の内容、ご登録の予約者様情報を確認します。

問題がなければ確定し送信します。
確定されると予約者様には控えメール、管理者様には通知メールが届きます。

それではフォトスタジオ・写真館の予約フォームを管理画面から設定してみましょう。

●スタジオの予約受付スケジュールを設定する

イベントタイプの場合、開始時間と終了時間を指定した時間で受付枠が作成され、予約受付をすることが出来ます。
受付枠を登録していきましょう。
「〇曜日の〇時から〇時まで」というような定期的な予約を作成する場合は、繰り返しルールから受付枠を登録します。
ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」「繰り返しルール」をクリックします。

予約フォーム詳細設定画面の繰り返しルール設定エリアに画面が移動します。
「登録」をクリックして設定画面を開きます。

最初に開催(接客)時間を登録します。
受付したい時間を指定します。

次に繰り返す曜日を登録します。
お休みの曜日(受付枠を作成しない曜日)以外の曜日を選択します。

定員にはこの時間帯に受付可能な人数(定員数)を設定します。
登録した時間に受け入れ可能な人数を設定します。

団体受付では来客される人数(ご利用人数)をヒアリングするフォームを設置します。
「グループ・団体予約を受付ける」にチェックを入れると利用人数フォームが設置されす。
「申込人数分、予約枠を減らす」にチェックを入れると申込があった人数分予約枠が減ります。
(例:3人で申し込みがあったら、予約枠が3枠埋まる)

受付方法では、承認制か先着順かを設定します。
承認制は、管理者様の承認を経ないと予約が確定にはなりません。
先着順は、承認なく受付時にそのまま予約が確定となります。

設定に問題がなければ保存します。
これでカレンダー上に受付枠が作成されました。

〇予定だけ表示する受付枠の設定
続いて予定だけ表示させる(予約を受け付けない)機能を使用して定休日情報を設定してみましょう。

繰り返しルール設定画面にて開催時間の設定を「終日」に指定します。
繰り返し曜日に定休日の曜日を指定します。

「予約受付」項目の「この枠は予約受付しない(スケジュールとして使用する)」にチェックを入れます。
(チェックを入れると予約受付に関する設定が非表示になります)

受付枠の色を他の予定と違う色に設定するとわかりやすくなります。

予定のタイトルに「定休日」などを記入して登録を完了します。

カレンダー上で「定休日」用の受付枠が表示されるようになりました。

クリックして受付枠の詳細を表示すると、予定情報のみ閲覧できます。
予約情報を入力する画面へ進むボタンは表示されていません。

続いてお客様情報入力画面の設定を見ていきましょう。

●お客様情報入力欄を設定する

次にお客様情報を登録してもらう画面の設定を見てみましょう。
お預かりするお子様の情報、ご予約者の方の連絡先などをヒアリングするための項目を設定していきます。
必要な情報を登録しましょう。

ページ上部「予約フォーム」⇒「予約者情報入力設定」をクリックします。

予約者情報入力欄の設定の「編集」ボタンをクリックします。

予約者情報入力欄設定フォームが表示されます。
必要な項目名にチェックをいれ、使わない項目はチェックを外すだけでお客様情報を入力するフォームが出来上がります。
項目名を変えたいときには設定項目名の下にある入力欄に変更したいテキストを入力します。

予約時には予約の控えメールや承認制の場合、予約の確定メールが通知されるためメールアドレスは必ず登録してもらいましょう

利用規約の掲載と同意チェックフォームの設置も可能です。
使用する場合は、利用規約の「表示する」にチェックをいれると規約文の登録フォームが表示されます。
また同意するチェックボックスの設置指定、ラベルの変更が出来ます。

ご登録内容に問題がなければ「保存する」をクリックして設定が完了します。

●撮影プランをヒアリングする質問フォームを設定する

予約者情報入力欄と同じ画面に、色々な質問形式のフォームを設置することが出来ます。
予約者情報入力欄設定にはない項目やご予約の際にヒアリングしておきたい内容を質問フォーム設定で設置します。

ここでは撮影プランをヒアリングするフォームを作成してみましょう。
ヘッダーメニュー「予約フォーム」より「質問フォーム設定」をクリックします。

質問フォーム設定エリアより質問を登録します。
質問追加より質問形式を「一つ選択(リスト)」で作成していきます。

質問文に「撮影プランをご選択下さい。」などで登録します。

質問文にはテキストリンクの設置も可能ですので、プランの詳細情報を掲載したページへリンクを設置しておくと便利です。
「プランの詳細は、こちらをご確認ください」の「こちら」の部分にリンクを設置するには
「こちら」を選択してエディタのツールからリンクマークをクリックします。

リンク設定画面が表示されますので、詳細ページのURLを指定し「OK」ボタンをクリックします。
これでリンクが設置されます。

続いてプランメニューを選択肢に登録していきます。

選択肢の数が多い場合には「選択肢の表示形式」「プルダウン形式」にすると
クリックすると選択肢で登録したメニューが表示されるようになりますので、コンパクトに表示させることができます。


その他の設定では回答を必須にするか、任意にするか指定が出来ます。
問題なければ保存します。

これで撮影プランを選んでもらう質問フォームが作成できました。

●予約に関する注意書きを設定する

予約カレンダーの上部には、予約に関する注意事項などを記載することが出来ます。
携帯電話から予約をされる場合、ご利用の携帯によっては「@select-type.com」からのメールを受信設定をしないと
メールが届かない場合がございます。
SELECTTYPEから送信するメールについてのご注意点

このような内容を注意書きエリアに記載しておくとよいでしょう。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」「注意書き設定」をクリックします。

注意書き設定エリアの「編集」ボタンから設定フォームを表示させます。

文章を入力するためのエディタが表示されますので、ここに文章を入力します。
目立たせたい箇所は太字や色の設定も可能です。

こちらのテキストエディタをご利用の際に、他のホームページなどから直接テキストをコピーして
貼り付けた場合、意図しない装飾がついてしまったり、HTMLコードが表示されてしまう場合がございます。
そうなってしまった場合の解消方法などを以下のヘルプ記事にまとめてますので、ご参照ください。

文章登録用のエディタを使用した際のご注意事項

予約フォームの画面上部に登録された注意書きテキストが表示されます。

●お客様に通知されるメールを設定する

予約フォームのスケジュール設定がひと段落しましたら、
作成した予約フォームからテスト予約を入れて動作を確認してみましょう。
予約が完了すると、以下のような通知メールが届きます。

承認制の場合には、「予約控えメール」が届きます。

先着順の場合には、「予約の確定メール」が届きます。

お客様宛に通知されるメールは、件名や予約情報の前に記載される文章を変更することができますので、
ご予約される店名やサービス内容にあわせて変更しましょう。

SELECTTYPEから予約に関するメールの設定はヘッダーメニュー「予約フォーム」⇒「メール設定(共通)」にて各種設定が行えます。

「予約控えメール (お客様宛/ご予約時)」「編集」ボタンをクリックして設定フォームを表示します

件名、本文の入力欄にはデフォルトの内容が記入されている状態です。
この内容をサービス内容にあわせて変更しましょう。

先着順の場合に届くメールは「予約承認メール (お客様宛/ご予約確定時)」の「編集」ボタンをクリックして設定フォームから変更します。

予約を受付時には管理者宛にも通知メールが届きます。
お店のスタッフにも通知メールを送られるようにしたい場合は、「予約通知先アドレス」にメールアドレスを登録しますと
管理者と同様にメールが届くようになります。

設定されるメールアドレスが携帯メールの場合ですと、端末側で受信設定をしていただく必要がございます。
以下SELECTTYPEからの通知メールについてのご注意点をまとめたヘルプ記事になります。
SELECTTYPEから送信するメールについてのご注意点

ここからは、運用に入ってから必要になりそうな機能のご紹介をします。

●予約スケジュールを調整する

繰り返しルールや単発スケジュールで登録された受付枠は「予約管理カレンダー」から
指定した枠の受付を「停止」したり「再開」したり切り替えることができます。
期間指定した間の受付を停止にするといった設定も可能です。

ご都合によって受付状態をすぐに切り替えられる便利な機能です。

ヘッダーメニュー「予約フォーム」⇒「予約管理カレンダー/目的の予約フォーム」をクリックします。

受付停止したい受付枠をクリックします。

受付枠情報が表示されます。
受付状況にて停止ボタンをクリックすると、その枠の受付が停止されカレンダーから受付枠の表示が非表示になります。

管理カレンダーではこのような表示になります。

受付停止してもカレンダー上には枠の情報を残したい場合には、
「この停止中受付枠情報を予約フォームに表示する」にチェックをいれます。

するとカレンダ―には「受付締切」として表示が残ります。
再開する場合には「受付開始」ボタンをクリックします。

まとまった日にちを期間指定して受付枠の受付状況を調整することも出来ます。
予約管理カレンダーの画面右上の「一括受付設定」ボタンをクリックします。

「一括受付設定」より受付停止(再開)したい「期間」を指定します。
「受付状況」で制御したい内容を指定します。

以上の操作で指定した期間の受付状況をまとめて切り替える事ができるようになります。

定期的なスケジュールのうち、特定の受付枠だけ定員数を調整することもできます。

定員数を変更されたい受付枠をクリックします

受付枠情報が表示されますので、画面下にある「受付日時の変更」ボタンをクリックします

受付枠の変更が表示されますので、定員数を変更して「保存する」をクリックします

変更対象を選択する画面が表示されますので、「この予定のみ」ボタンをクリックします

これで設定した枠のみ変更が反映されます。

●予約の代行予約登録をする

ご予約はお電話で受け付けることも、直接お店で受け付けることもあると思います。
その場合には、「予約管理カレンダー」から代行登録する機能がございます。

管理カレンダーからの予約は、予約フォームからの予約と違って登録する内容に必須項目がありません。
名前だけで登録しておき、後から詳細情報を登録することが出来ます。
また、代行登録される情報が過去にご予約されたお客様の情報だった場合、お客様の登録情報を読み込んで
すぐに登録を行うこともできます。

予約の代行登録は予約管理カレンダーから登録を行います。
上部ヘッダーより「予約管理カレンダー」→「該当の予約フォームタイトル」をクリックします。

予約管理用のカレンダーが表示されます。
目的の受付枠をクリックします。

受付枠情報が表示されます。
「予約の代行登録」ボタンをクリックします。

新規予約登録画面が表示されます。
日時、コースを確認して「予約する」をクリックします。

新規予約登録に遷移し、予約受付枠の情報が表示されます。
既に予約が入っている場合には、何件の予約が入って後何件予約を入れることが出来るかメッセージが表示されます。

予約者情報の入力フォームへ移動します。
予約者の情報はフォームに直接入力する方法と顧客リストに登録のある場合には、その情報を読み込むこともできます。

予約者の情報を入力し、問題なければ「保存する」ボタンをクリックします。

登録が完了しますと、予約者情報詳細画面に遷移します。
この画面から予約者情報を変更したり、予約日時を変更することができます。

予約管理カレンダーに戻り、先程登録をした受付枠情報から「予約一覧」をクリックするとその枠の予約情報が確認できます。
代行登録した情報が表示されていることを確認してください。
 

●SELECTTYPEからの通知メールに関するご注意点

予約を受付けた時には、お客様と管理者様にメールが通知されますが、
SELECTTYPEから通知される各種メールを受け取る側が携帯電話会社のメールアドレスである時は注意が必要です。
「@select-type.com」からのメールアドレスを受け付ける
という設定(指定ドメイン解除)をしていないと、メールを受信しない場合があるためです。

そのため携帯電話からのご予約が想定されます場合には、
予約フォームの注意書き設定エリアや予約者情報入力欄エリアに以下のような注意書きの掲載を推奨してございます。

携帯メールアドレスでのご予約時(ご回答時)は、
@select-type.com」からのメールを受信出来るよう、携帯電話の迷惑メール設定をご調整ください。

設定方法は各携帯電話会社のWEBサイトに記載されています。
※ もしくは携帯電話会社の営業所でご確認ください。

Docomo https://www.nttdocomo.co.jp/info/spam_mail/domain/
AU http://www.au.kddi.com/support/mobile/trouble/forestalling/mail/anti-spam/fillter/function-11/
Softbank http://www.softbank.jp/mobile/support/iphone/antispam/email_i/white/

「フォトスタジオ・写真館の予約フォーム」の設定方法は以上になります。
SELECTTYPEの予約システムでは他にも便利な機能がたくさんございます。
機能ごとのヘルプ記事は以下にまとめておりますので、気になる機能がございましたらお試しください。

SELECTTYPE機能ヘルプ一覧
https://select-type.com/help/

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