SelectTypeの予約システムではドロップインからコース予約にも対応したコワーキングスペースの予約受付フォームの作成が可能です。
今回のブログエントリーでは「営業時間タイプ」を使用して「コワーキングスペース」での予約受付を想定した予約システムセットアップ方法をご紹介します。
SelectTypeの予約システムでは時間貸し/コース予約を同時受付に対応しています。
コワーキングスペースのドロップイン利用の予約受付には「開始・終了時間指定方式」を使用して利用時間を指定できるようにします。
また3時間/6時間コースのようにまとめて複数時間予約できるように「利用時間メニュー」を使用してセットアップします。
この記事でご紹介するコワーキングスペース向け予約システムのテンプレートは以下になります。予約カレンダーの表示や予約受付の流れを確認頂けます。テスト予約しても問題ありませんのでぜひ実際の挙動をご確認ください。
[使用するテンプレートはこちら]からご覧ください。
このようにセットアップした予約フォームは以下のようなフローで予約をいれることができるようになります。
■時間単位で予約を選択した場合のフロー
①予約方式を選択
②予約日時を選択
③予約終了時間を選択
④予約者情報入力・質問フォームに回答
⑤予約内容確認
⑥予約完了
■コース予約を選択した場合のフロー
①予約方式を選択
②コースを選択
③予約時間を選択
④予約者情報入力・質問フォームに回答
⑤予約内容確認
⑥予約完了
それでは各種設定を順番に紹介していきます。
以下にございます目次から目的の機能の設定方法説明にスキップすることもできます。
▼目次
予約システムを初めてセットアップする場合はいずれかのテンプレートを選んでそのテンプレートの設定を調整して作成を進める流れとなります。まずはテンプレートから実際に作成する流れを確認していきましょう。
テンプレートから作成する方法は予約システムの紹介ページから作成する手順と管理者マイページから作成する手順の2通りございます。いずれかの方法で予約フォームの作成をスタートしましょう。
●紹介ページからテンプレートを選んで作成
予約システムの紹介ページからもテンプレートを選んで作成できます。
コワーキングスペース向け予約システムの紹介ページは以下になります。
https://select-type.com/lp/coworkingSpaceReserveSystem/
この記事でご紹介するテンプレートは「コワーキングスペース2」のテンプレートになります。
「サンプルをみる」をクリックします。
「テンプレートプレビュー」で予約フォームを確認することができます。
「このテンプレートで作成」をクリックしますと予約フォームが仮のデータで作成されますので利用されるサービスにあわせて調整していきましょう。
●管理者マイページから作成
管理者マイページから作成するには、マイページ上部メニューの「予約フォーム」から「新しく作成する」をクリックします。
予約フォーム作成ページが表示されます。
業種でカテゴリ分けされたテンプレートが一覧表示されますので、この中からご希望に近しいテンプレート選択して作成します。
※テンプレートに設定された内容はすべて後で変更が行えますので、ご利用の業種と違ってもまずは希望に近いテンプレートで作成してみましょう。
やり直したい場合は初期化して最初からやり直すことも出来ます。初期化方法は予約システムの初期化方法をご参照ください。
今回は「営業時間受付タイプ」のテンプレートの中から「コワーキングスペース2」のテンプレートを選びます。
「テンプレートプレビュー」で予約フォームを確認することができます。
「このテンプレートで作成」をクリックしますと予約フォームが仮のデータで作成されますので利用されるサービスにあわせて調整していきましょう。
予約フォーム詳細の予約受付タイプ設定より「営業時間タイプ」「スタッフ指名タイプ」「教室/イベントタイプ」「宿泊施設タイプ 」
のどの受付タイプにするか設定が可能です。
受付タイプを切り替えると切り替えた受付タイプの設定画面に切り替ります。
今回は「営業時間タイプ」の予約フォームを使用します。
営業時間タイプは、管理側で予約可能な時間帯を設定することで、お客様は予約可能な時間帯から好きな時間を選んで予約できます。
例えば日曜日の9時から18時の間を60分区切りで予約を受付けるといった設定が可能です。
営業時間タイプ以外の受付タイプで設定されている場合には、営業時間タイプに切り替えます。
上部メニュー「予約フォーム」→「各予約フォーム個別設定／フォームタイトル／予約受付タイプ設定」をクリックします。
予約受付タイプ設定が表示されますので、「営業時間タイプ」をクリックします。
設定エリアより下の設定が営業時間タイプ用の設定に切り替わります。
今回は冒頭でも説明した通り、時間指定して予約する方式とコースを選択して予約する方式の２種類用意します。
１フォームで１方式の設定となりますので、それぞれ予約フォーム（予約カレンダー）を分けて登録します。
営業時間タイプでのスケジュール設定の流れは以下のようになります。
(1).何曜日の何時から何時まで予約を受付するかを「受付時間設定」で設定します
(2).(1)で設定した範囲を何分刻みで受付するかを「予約時刻の単位」で設定します
(3).予約可能な時間を「接客時間」で設定します
接客時間の設定で「開始・終了時間選択方式」か「利用時間メニューで受付」を選びます。
受付時間の設定では曜日ごとに何時から何時まで受付するか設定をします。
受付終了時間で設定された時間が最終受付時間となります。
ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」の「受付時間」をクリックします。
予約フォーム詳細設定画面の受付時間設定に画面が移動します。
「受付時間設定」をクリックして設定画面を開きます。
受付時間は曜日毎に設定をします。
設定したい時間にハンドルをドラッグ操作します。
開始時間、終了時間を指定します。
設定が完了したら「保存する」をクリックします。
次に休憩時間で受付時間帯から予約受付を停止させます。
受付時間／休憩時間設定エリアから「休憩時間登録ボタン」をクリックします。
「休憩時間」設定フォームが表示されます。
設定したい曜日にチェックを入れると、時間の設定バーが使用できるようになります。
曜日は複数の曜日を指定でき、祝日の指定も可能です。
祝日に受付停止時間を設定すると、祝日には”通常の該当曜日”の設定は無視され”祝日の受付停止時間”のみが適用されます。
設定が完了したら、最後に「保存する」をクリックすると登録／編集内容が反映されます。
続いてカレンダーを何分区切りで表示するか設定をします。
ここで設定された時間単位ごとに予約枠が用意されます。
同じ画面の「予約時刻の単位」設定欄へ移動します。「設定する」ボタンをクリックします。
「予約時刻の単位」設定画面が表示されますので、予約時刻の単位を設定します。
設定値は分数です。何分区切りで表示するか指定します。
まずは「時間指定方式」の予約フォームをセットアップしてみましょう。
接客時間(予約枠の消費時間)/利用時間メニューの設定エリアに移動します。
「お客様に利用開始・終了時間を選んでもらう」をクリックして切り替えます。
「予約可能な時間設定」が表示されます。
「選択肢の単位」は、予約フォーム側の終了時刻指定欄に表示される時刻を〇分区切りで表示するかを設定します。
「予約可能な最小時間」「予約可能な最大時間」は、予約フォーム側の終了時刻指定欄に表示される最小時間と最大時間を設定します。
続いて利用時間メニューを使用して「〇時間パック」のようにメニューからコース選択できるようにセットアップしましょう。
まず利用時間メニューをセットアップする予約フォームを追加作成します。
ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」の下部にある「＋予約フォーム新規作成」をクリックします。
新しい予約フォームが非公開状態で追加されます。
接客時間(予約枠の消費時間)/利用時間メニューの設定エリアに移動します。
「「利用時間」としてお客様に選んでもらう」に切り替えます。
利用時間メニュー設定エリアが表示されますので、「追加する」ボタンから利用時間メニューを登録します。
利用時間メニュー登録用の設定画面が表示されます。
「メニューラベル」にコース名、「メニュー接客時間」にコースにかかる時間を登録します。
同じようにメニューを追加登録して、必要な分だけコースメニューを登録していきます。
メニューの表示形式も利用時間メニューの設定から変更できますので、適宜調整しましょう。
続いては料金の設定方法をご案内します。
開始・終了時間選択方式と利用時間メニューの料金設定方法は異なりますので、それぞれ説明します。
なお、開始・終了時間選択方式では料金パターンを設定して曜日ごとや祝日で料金を変更できますが、
利用時間メニューでは料金パターンの設定には未対応ですのでご注意ください。
「60分ごとに2000円」といった時間単位での料金の自動計算機能によって、ご利用時間からご請求金額を自動算出することができます。
また料金パターンを使用して時間帯によって料金を変更することも可能です。
ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定／対象予約フォーム」の「接客時間／利用時間メニュー」をクリックします。
料金を設定するには、「料金を設定する」にチェックをいれ設定を有効にします。
料金の設定エリアが表示されますので、通常料金の入力欄に料金と時間単位を指定して保存します。
曜日や時間帯で料金パターンを設定するには「料金パターン(曜日ごとの設定)」エリアの「料金パタンの追加」をクリックします。
曜日ごとの料金パターン設定画面が表示されます。
料金・適用曜日・適用時間を指定して保存をします。
※曜日ごとの料金パターンは通常料金の設定より優先適用されます。
予約フォームには登録した料金パターンが反映されます。
登録した予約日時選択画面に曜日・時間・料金が表示されます。
予約時間選択方式の詳細な料金パターン設定方法はこちらをご参照ください。
ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定／対象予約フォーム」の「接客時間／利用時間メニュー」をクリックします。
目的の予約フォームの「接客時間/利用時間メニュー設定エリア」が表示されました。
料金表示を設定する利用時間メニューの「編集」リンクをクリックします。
設定フォームの「金額」エリアに、この利用時間メニューに表示させたい料金を入力します。
同じ時間帯に何人（何組）の予約を受付するかを設定します。
「予約枠の設定」で設定をしますが、予約枠の設定には「共通設定」と「独自設定」があり、
共通設定で設定しますと、他のフォームと受付上限人数を共有することができるようになります。
独自設定で設定しますと、そのフォームだけで受付上限人数を管理することができるようになります。
ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定／対象予約フォーム」の「予約枠の設定」をクリックします。
受付枠毎の定員数の設定は「予約枠の設定」より行います。
他のフォームと受付上限人数を共有する場合には「共通設定を使用」に切り替えます。
予約枠設定の「設定する」ボタンをクリックします。
予約枠設定画面が表示されます。
「同時刻の受付上限」に受付枠の定員数を設定します。
設定した人数で予約が埋まると自動でその時間帯の受付枠は受付停止状態に切り替わります。
特定日時の受付枠数のみ変更したい場合には「受付上限調整（臨時）」にて設定が可能です。
受付上限数を変更したい適用日時と受付上限数を設定します。
ご予約時に名前やメールアドレスなどどのような情報を登録してもらうか設定をします。
設定できる項目は以下の通りです。項目ラベルも変更できます。
名前、かな(名前) 、職業、郵便番号、都道府県、住所1、住所2、電話番号、携帯電話番号、メールアドレス、携帯メール
性別、その他（単語入力欄）、その他（文章入力欄）、メルマガ受信希望、利用規約
ページ上部「予約フォーム」の「予約者情報入力設定」をクリックします。
予約者情報入力欄の設定の「編集」ボタンから設定を行います。
必要な項目名にチェックをいれ、使わない項目はチェックを外すだけでお客様情報を入力するフォームが出来上がります。
項目名を変えたいときには設定項目名の下にある入力欄に変更したいテキストを入力します。
質問フォーム機能を使用するとオリジナルの質問を設置してヒアリングできます。
選択形式の質問や文章回答形式の質問フォームを設置できるので、今回は備品を選んでもらうフォームを設置したいと思います。
備品を複数選んでもらえるように複数回答形式で作成します。
ページ上部「予約フォーム」の「質問フォーム設定」から質問エリアに移動します。
質問追加より作成する質問形式をクリックして編集画面より質問内容を登録します。
複数選択のボタンから質問を登録します。
質問フォーム設定が表示されます。
質問文を入力します。
選択肢の登録フォームに回答選択肢を入力します。
希望者のみ回答して頂くようにするので、回答必須設定はオフにしておきます。
保存ボタンのクリックで登録が完了します。
質問選択肢の詳細設定にてご利用人数のヒアリングや料金の設定も可能です。
※予約フォームでサービスのオプションと人数をヒアリングする方法はこちら
※質問の選択肢毎に料金設定をする方法はこちら
予約フォームから予約を入れると自動で控えメールが送信されます。
このお客様宛に通知される控えメールの件名・前掲文を変更することができます。
デフォルトでは最低限の内容となっていますので、ご利用サービスに合わせて適宜内容を調整しましょう。
ページ上部「予約フォーム」の「メール設定/予約控えメール (お客様)」から各種メールの設定エリアに移動します。
控えメールの編集からデフォルトでセットされた件名や前掲文、送信者名が設定できます。
予約控えメールの設定詳細はこちらのヘルプをご参照ください。
SELECTTYPEから通知されるすべてのメールの送信者名やフッター情報をまとめて設定したい場合には環境設定で設定できます。
ページ上部「アカウント名」→「環境設定」で環境設定に移動します。
「送信者名ラベル」「メールフッター情報」を設定できます。
ここからは予約システムを公開後、運用中に使える機能をご紹介します！
予約受付をスタートすると、この日時・期間は予約の受付をストップしたいという場合があると思います。
そのような場合には「臨時休業日時設定」を使用します。
臨時休業日時設定で指定した日時の予約を停止する事が出来ます。
設定はヘッダーメニュー「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定／臨時休業」をクリックします。
臨時休業日時設定欄に移動します。
「登録する」ボタンをクリックして設定フォームを表示します。
停止する日時を登録します。
期間で設定することも可能です。
臨時休業日時が設定された日時の受付枠はカレンダー上で非表示になります。
お客様から電話でのご予約を受付けた場合には、管理画面から代理で予約登録する方法がございます。
お電話での予約情報が反映されておらず、定員を超えた予約を予約フォームから受付けてしまわないように
お電話からの予約も管理画面から登録しておきましょう。
登録は予約管理カレンダーにて行います。
ヘッダーメニュー「予約管理カレンダー」⇒「該当する予約フォーム」をクリックします。
予約管理用のカレンダーが表示されます。
予約を入れたい日付枠の右下にありますアイコンの一番左のアイコンをクリックします。
新規予約登録画面が表示されます。
日時を指定して「予約する」をクリックします。
次に予約者の情報を登録する画面が表示されます。
予約された方の情報を入力し、「保存する」をクリックすると予約が完了します。
登録が完了すると、登録した予約情報の詳細画面が表示されます。
登録された情報に問題がないか確認をして、変更したい場合には各項目の編集ボタンより変更が可能です。
コワーキングスペースの予約受付フォームの作成方法は以上になります。
SelectTypeの予約システムでは、コワーキングスペースの予約受付に必要な豊富な機能をご用意しています。
予約受付フォームの作成だけでなく、受付けた予約情報の管理やその後のフォローまで一通りの予約管理業務でご利用いただけます。
SelectTypeの予約システムなら無料かつ期間無制限でほとんどの機能をお試し頂けますので、
オンラインでの予約管理をご検討の方は、是非ご活用ください。
またSelectTypeの予約システムでは他にも便利な機能がたくさんございます。
機能ごとのヘルプ記事は以下にまとめておりますので、気になる機能がございましたらお試しください。
https://select-type.com/help/
SelectType: 無料でWEBサイト/予約フォーム付き予約システム/イベント管理・セミナー管理システム/メールフォーム付きサポートシステム/各種フォーム作成(アンケート,診断テスト)
SELECTTYPEは予約システム/イベント管理システム付ホームページ作成サービスです。
