「午前の部／午後の部のように複数回実施するイベントで、各回の開催直前まで申込を受付したい」場合など、申込締切をそれぞれ設定するイベントを作成したいことはありませんか？
SelectTypeのイベント管理システムでは、申込種別を活用いただくことで、種別ごとに異なる申込締切日時を設定することが可能です。
イベント実施回ごとに日付と時間をそれぞれ設定できますので、「午前の回だけは準備の関係で前日締切にしたい」「既に開始した時間の回は受付できないようにしたい」というようなケースにも対応可能です。
本エントリーでは、申込種別ごとに異なる受付締切日時を設定できるイベント申込フォームの作成方法を紹介いたします。
はじめに、イベント告知ページを作成しましょう。
イベントを新規作成するには、「イベント」→「イベントを作成」をクリックします。
テンプレートを選択できる画面が表示されますので、お好みのテンプレートを選択ください。
テンプレートを選択するとプレビュー画面が表示されますので、「このテンプレートで作成」ボタンをクリックします。
イベント作成完了のメッセージが表示されますので「閉じる」ボタンをクリックします。
イベント申込フォームを作成したら、「基本情報」→「編集」より日付、タイトルなどの基本情報を設定します。
・日時
イベント開催日時を設定します。
開催時間には最初の回の開催時刻、終了時間には最後の回の終了時刻を入力しましょう。
例えば、「2023/9/8 10:00〜12:00」「2023/9/8 13:00〜15:00」「2023/9/8 16:00〜18:00」の3つを開催する場合は、「2023-09-08 10:00」から「2023-09-08 18:00」までと入力します。
設定方法の詳細は「イベント開催日時を設定する / 単発イベントの告知・申込受付」からも確認いただけます。
・タイトル
イベントのタイトルを入力します。
どこで実施するのか、何を実施するのかが伝わりやすいタイトルだと良いでしょう。
設定方法の詳細や、イベント申込フォームでの確認方法は「イベント告知ページにイベントタイトルを設定する」を参照ください。
サブタイトルをつけたい場合は「サブタイトル」欄に内容を入力ください。
その他、基本設定では、ホームページ、メールアドレス、電話番号、各SNSのアカウントなどを設定することができます。
内容を入力したら「保存する」ボタンをクリックします。
「更新しました。」と表示されますので「閉じる」ボタンをクリックしてください。
イベントの基本情報の設定が完了したら、イベントの概要を設定します。
どのようなイベントなのか、どのような人におすすめなのか等の情報を入力ください。
設定方法の詳細は「イベント内容の紹介文や紹介画像を設定する / 単発イベントの告知・申込受付」を参照ください。
イベントの会場情報は、「会場情報」の「編集」より編集可能です。
クリックいただくと、会場名、ホームページ、住所、アクセス方法を編集いただけます。
詳細は「イベント告知ページに会場情報・地図・アクセス情報を掲載する / 単発イベントの告知・申込受付」を参照ください。
講演者を紹介したい場合、「スピーカー情報」を編集いただくことで設定いただけます。
講演者の写真、講演者名、紹介文やホームページ、各SNSのアカウントを設定ください。
設定方法の詳細は「講演者・スピーカーの情報をイベント告知ページに掲載する / 単体イベント機能」を参照ください。
スピーカー情報の表示が不要な場合は、「非表示」をクリックください。
タイムテーブル情報では、当日のスケジュールを設定いただけます。
複数回開催の場合は、回ごとに行を分けると分かりやすいでしょう。
例えば、「2023/9/8 10:00〜12:00」「2023/9/8 13:00〜15:00」「2023/9/8 16:00〜18:00」の3つの回を開催する場合、「午前の部①」「午後の部①」「午後の部②」と設定いただくことが可能です。
設定方法の詳細は、「イベントのタイムテーブルを掲載する / 単発イベントの告知ページ」を参照ください。
イベント参加にあたり、持ち物、参加にあたっての注意事項・禁止事項・依頼事項などがある場合は、「新規項目設定」で設定を行います。
「編集」をクリックすると、内容の編集をいただけます。
設定方法の詳細は「イベント告知ページに「持ち物」「注意事項」などのオリジナル項目を作成・掲載する」を参照ください。
参加申込受付では、イベント全体の受付締切時刻や参加料金、定員、団体での申込受付、受け付けた際の処理方法、キャンセル受付、残枠数の表示設定を設定いただけます。
「参加申込受付」→「編集」をクリックして、内容の編集を行います。
受付締切日では、イベント全体の受付締切日を設定します。
申込種別ごとに締切日を変更する場合は、最後の受付締切日を設定しましょう。
例えば「午前の部①は9/7 18:00まで」「午後の部①は 9/8 13:00まで」「午後の部②は9/8 16:00まで」と個別設定したい場合、最後の回の締切は9/8 16:00までとなりますので、「2023-09-08 16:00」までと設定します。
受付締切日の設定は、基本情報設定画面でも設定いただけます。
詳細は「受付の締切日を設定する / 単発イベントの告知・申込受付」を参照ください。
その他、参加申込受付では、以下のような設定が可能です。
・団体受付設定
1回の受付で2名以上の申込を可能にしたい場合に設定します。
詳細の手順は「団体での参加申込みを受け付ける / イベント告知・参加申込み受付」を参照ください。
・受付方法の設定
申込があった際に先着順で受付確定とするか、承認制とするかを設定できます。
詳細は「参加申込の確定方法 / 単発イベントの告知・申込受付」を参照ください。
・キャンセル受付設定
申込後に申込者ご自身で画面上からキャンセルできるよう設定できます。
詳細は「申込のキャンセルを受付ける / 単発イベントの告知・申込受付」を参照ください。
イベントの各回で申込締切等を設定したい場合は、申込種別を設定します。
「申込種別」→「申込種別を追加」ボタンをクリックします。
「申込種別を追加」ボタンをクリックすると、申込種別の設定をいただけます。
ラベルは、申込フォームに表示される内容です。「午前の部」など、申込時に分かりやすい内容で設定ください。
申込期限には、開催回ごとに指定したい締切日時を入力します。
例えば、「9/8 13:00〜の回について開始時刻直前まで申込可能としたい」場合には、「2023-09-08 13:00」までと設定します。
申込期限の設定がない場合は、イベント全体の受付締切日まで申込いただけます。
例えば、「2023-09-08 10:00〜12:00」の回で、イベント全体の受付締切日が「2023-09-08 16:00」となっている場合、申込種別の申込期限に日時を設定しないと、イベント全体の受付締切日の「2023-09-08 16:00」まで申込できてしまいますのでご注意ください。
その他、申込種別登録では以下の内容を設定いただけます。用途に合わせて設定ください。
設定方法の詳細は「イベント申込フォームに申込種別を登録する」を参照ください。
・申込件数制限
開催回ごとに定員を設定したい場合に利用いただけます。
・メンバーによる制限
会員限定、パスワードを知っている方のみに限定したい場合に利用いただけます。
・料金
開催回ごとに参加料金が異なる場合に利用いただけます。
申込種別の入力が終わると、設定した申込種別の情報が閲覧いただけます。
イベントページを作成したら、申込時に入力いただく内容を設定します。
参加申込フォーム欄では、申込時に入力いただく個人情報を設定いただけます。
画面上部の「申込フォーム設定」をクリックしてください。
クリックすると、個人情報画面欄が表示されます。
「質問項目を追加/変更する」ボタンをクリックし、内容を編集します。
個人情報入力欄では、名前、職業、性別、生年月日、郵便番号、住所、電話番号、メールアドレス、自由入力項目、お知らせメール受信設定、利用規約表示欄を設定いただけます。
各項目にチェックを入れると、入力欄が設定されます。
また、必須入力の設定は項目ごとに設定いただけます。
設定方法の詳細は「イベント参加申し込みの個人情報入力項目を設定する」を参照ください。
個人情報入力欄は、フォームの最後に入力いただけるよう設定が可能です。
入力欄の上に説明文も設定できますので、必要に応じて活用ください。
内容入力後、「保存する」ボタンをクリックすると、設定した内容を保存いただけます。
質問フォーム欄では、イベント申込時のアンケートなどを設定いただけます。
例えば、イベントを知ったきっかけ、イベントで質問したいこと、イベントの参加目的などを質問すると、参加者のニーズにあわせたイベント運営の一助となるでしょう。
既存の質問内容を追加したい場合は「この質問を編集する」より内容を編集ください。
質問を追加したい場合は、「質問追加」より作成したい質問形式をクリックします。
質問追加の詳細は「SELECTTYPEの基本的な使い方（質問を作成する）」を参照ください。
質問項目は、選択式、文章、画像選択などを設定いただけます。よろしければ以下のヘルプ記事もあわせて参照ください。
・選択式アンケート質問(一つだけ/複数)の作り方
・文章で回答してもらうアンケート質問の作り方
・画像を選んでもらう質問の作り方
イベントページが完成したら、URLを取得し、メールやSNSなどで告知を行います。
イベントページのURLを取得するには、画面上部の「共有/SEO」をクリックします。
「URLを告知する」欄が表示されますので、参加申込画面にあるURLをコピーしてください。
URLコピー方法は「イベント告知ページのURL情報」でも紹介しております。詳細手順を確認したい場合は参照ください。
イベント告知後、お客様にお申し込みいただいた内容は、お申し込み情報の確認から確認いただけます。
画面上部の「参加申込一覧」をクリックしてください。
クリックをすると、画面上部に現在のお申し込み人数が表示されます。
申込種別ごとに申込人数の内訳を確認いただくことも可能です。
人気の時間帯の増設を検討する際などに活用いただくと良いでしょう。
画面を少しスクロールいただくと、申込の一覧が表示されます。
申込一覧では、申込のステータス、申込日時、種別、参加料金、質問項目、申込者の情報を確認いただけます。
操作欄にある「詳細」ボタンをクリックすると、詳細情報を閲覧いただけます。
「編集する」ボタンをクリックいただくと、申込者の代わりに情報を変更することが可能です。
申込後に内容変更をメールや電話で受け付けた場合などに活用ください。
申込一覧画面では、種別ごとに申込情報を絞り込むことも可能です。
「午前の部に参加する方にのみ、個別連絡を行いたい」場合などに活用ください。
種別ごとに絞り込みを行うには「種別/参加人数」欄の右にある虫眼鏡マークをクリックします。
絞り込みたい条件にチェックを入れ、「検索」をクリックすると、データが絞り込まれます。
絞り込んだ状態で「ダウンロード」をクリックいただくと、申込者の情報がCSVでダウンロードできます。当日の受付確認を行いたい場合などに使用ください。
「表示中リストにメール配信」をクリックいただくと、対象者に対してメールを送付いただくことが可能です。
事前準備いただきたい内容の連絡や、セミナー資料の配布など、申込者に一斉連絡が必要な場合にご活用ください。
メール送信画面では、件名、本文などを入力いただけます。
送信日時や、申込時に回答いただいた内容の引用もできますので必要に応じて活用ください。
本エントリーでは、複数開催のイベントについて、開催回ごとに申込締切を設定できる方法について紹介いたしました。
開催回ごとに申込締切を設定することで、終了後のイベントに誤って申し込んでしまうことを防ぐことができ、また、開催直前まで集客をいただけるようになることで、柔軟なイベント運営を行うことにもつながるでしょう。
ぜひイベント作成時には、申込種別ごとの申込締切の設定をご利用ください！
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