健康診断・人間ドッグ受付予約フォームのセットアップ方法(イベントタイプ)



SELECTTYPEの予約システムは「健康診断や人間ドッグの予約受付に対応した予約フォーム」の作成が可能です。
このブログエントリーでは健康診断や人間ドッグの予約フォームをセットアップする方法をご紹介します。

SELECTTYPEの予約フォームには、「営業時間タイプ」「イベントタイプ」2つのタイプがあり、それぞれ以下のような特徴があります。
<営業時間タイプとは>
事前に管理側で、予約受付可能な営業時間帯を設定することで、お客様は予約で埋まっていない時間帯から好きな時間に予約ができます。
またお客様が予約時にご利用時間を選べるメニューを設定することも可能です。

<イベントタイプとは>
授業の時間割のように受付枠ごとに開始時間、終了時間と定員数を設定して予約を受け付けすることができます。
毎週●曜日の●時から●時までなどの定期受付枠の作成もできますので、柔軟な受付枠の登録が可能です。

今回は、イベントタイプを使用してセットアップする方法をご紹介したいと思います。

▼目次
・健康診断・人間ドッグの予約受付スケジュールを設定する
・お客様情報入力欄を設定する
・オプションメニューをヒアリングする質問フォームを設定する
・予約に関する注意書きを登録する
・お客様に通知されるメールを設定する
・予約スケジュールを調整する
・予約の代行登録をする
・SELECTTYPEからの通知メールに関するご注意点

まず作成した予約フォームを見てみましょう。

画面上部には注意書き設定で登録された予約に関する情報が表示されます。
予約日の変更やキャンセルの期限や注意事項など記載しておくとよいでしょう。

続いて予約日時を選択するカレンダーです。
「毎週〇曜日の〇時から〇時」や「特定日時の〇時から〇時」のように指定された受付枠が表示されます。

日付を選択すると確認画面が表示され、次へをクリックします。

予約者様の情報を登録する画面へ移動します。
入力項目は設定画面にてどの項目(名前や住所、生年月日など)を設置するか指定されたものだけ表示されます。

その下には健康診断のオプションメニューを選んでもらう質問フォームを設置しました。
選択肢を用意して選んでもらうフォームや文章で回答してもらうフォームなど質問内容にあわせたフォームの設置が可能です。

入力を終えたら次へをクリックします。
確認画面にて予約の内容、ご登録の予約者様情報を確認します。

問題がなければ確定し送信します。
確定されると予約者様には控えメール、管理者様には通知メールが届きます。

以上が予約フォームからの予約の流れになります。
それではこの検診受付予約フォームを管理画面から設定してみましょう。

●健康診断・人間ドッグの予約受付スケジュールを設定する

イベントタイプの場合、開始時間と終了時間を指定した時間で受付枠が作成され、予約受付をすることが出来ます。
受付枠を登録していきましょう。
今回は繰り返しルールを使用して午前と午後に1枠ずつ受付枠を登録します。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」「繰り返しルール」をクリックします。

予約フォーム詳細設定画面の繰り返しルール設定エリアに画面が移動します。
「登録」をクリックして設定画面を開きます。

最初に開催(接客)時間を登録します。
受付したい時間を指定します。午前中の枠を作成するので「9:00から12:00」で設定しました。

次に繰り返す曜日を登録します。受け付けしたい曜日を選択します。

定員にはこの時間帯に受付可能な人数(定員数)を設定します。
登録した時間に受け入れ可能な人数を設定します。
ここで設定した定員数の予約が入ると締め切り状態となり、自動で受付停止されます。

受付方法では「承認制」か「先着順」を設定します。
「承認制」は管理者様の承認を経ないと予約が確定にはなりません。
「先着順」は承認フローを挟まず受付と同時にそのまま予約が確定となります。

設定に問題がなければ保存します。
続けて午後の受付枠を作成します。
設定内容がほぼ同じ場合には、一から作成するより作成された受付枠をコピーして作成したほうがよいでしょう。
先程作成した繰り返しルールの「コピー」ボタンをクリックします。

繰り返しルール登録画面が表示され、午前中枠の設定内容がセットされている状態です。
開催時間を変更します。「13:00から17:00」に設定しました。

予定の説明など変更したい項目を調整して登録します。

これでカレンダー上に午前と午後に1枠ずつ指定した曜日に受付枠が作成されました。

都合により特定の日にちだけ受付を停止したい場合もあると思います。
その場合には、管理カレンダーから指定した日の受付を停止することができます。
詳細は「予約スケジュールを調整する」の項にてご紹介しています。

続いてお客様情報入力画面の設定を見ていきましょう。

●お客様情報入力欄を設定する

次に予約の際に入力してもらうお客様情報の設定を見てみましょう。
健康診断を受診されるお客様の情報や連絡先などの入力項目を設定していきます。
設定画面から必要な情報を登録しましょう。

ページ上部「予約フォーム」⇒「予約者情報入力設定」をクリックします。

予約者情報入力欄の設定の「編集」ボタンをクリックします。

予約者情報入力欄設定フォームが表示されます。
必要な項目名にチェックをいれ、使わない項目はチェックを外すだけでお客様情報を入力するフォームが出来上がります。
項目名を変えたいときには設定項目名の下にある入力欄に変更したいテキストを入力します。

診察券番号を入力してもらいたい場合には「その他(単語入力)」を使用して
項目名を「診察券番号」とすると予約者情報入力フォームに診察券番号の入力欄を設置する事ができます。

予約時には予約の控えメールや承認制の場合、予約の確定メールが通知されるためメールアドレスは必ず登録してもらいましょう

利用規約の掲載と同意チェックフォームの設置も可能です。
健康診断のオンライン予約に関する規約などをフォーム内に表示できます。
利用規約の「表示する」にチェックをいれると規約文の登録フォームが表示されます。
また同意するチェックボックスの設置指定、ラベルの変更が出来ますので、
同意するをチェックしないと予約が完了しないようにも設定できます。

ご登録内容に問題がなければ「保存する」をクリックして設定が完了します。

●オプションメニューをヒアリングする質問フォームを設定する

予約者情報入力欄と同じ画面に、色々な形式の質問フォームを設置することが出来ます。
予約者情報入力欄設定にはない項目やご予約の際にヒアリングしておきたい内容を質問フォーム設定で設置します。

ここではオプション検査を希望者のみヒアリングするフォームを作成してみましょう。
ヘッダーメニュー「予約フォーム」より「質問フォーム設定」をクリックします。

質問フォーム設定エリアより質問を登録します。
質問追加より質問形式を選びます。検査内容を一つだけ選んでもらいたい場合は、「一つ選択(リスト)」で作成していきます。
ご希望の検査内容を複数選べる場合には「複数選択(リスト)」で作成します。
今回は「複数選択(リスト)」で作成してみます。

質問文に「ご希望の検査オプションをお選びください。(ご希望の方のみ)」などと登録します。
このメニューの回答が必須でないことをお伝えするために「ご希望の方のみお選びください」のような記載を入れておくと親切です。

質問文にはテキストリンクの設置も可能ですので、オプションメニューの詳細情報を掲載したページをお持ちの場合にはリンクを設置しておくと便利です。
「検査オプションの詳細は、こちらをご確認ください」の「こちら」の部分にリンクを設置するには
「こちら」を選択してエディタのツールからリンクマークをクリックします。

リンク設定画面が表示されますので、詳細ページのURLを指定し「OK」ボタンをクリックします。
これでリンクが設置されます。

選択肢には検査オプションを1件ずつ登録します。

その他の設定では回答を必須にするか、任意にするか指定が出来ます。
今回は希望者のみ回答するフォームにしたいので、「回答を必須にする」のチェックを外します

問題なければ保存します。

これで検査オプションを選んでもらう質問フォームが作成できました。

●予約に関する注意書きを設定する

予約カレンダーの上部には、予約に関する注意事項などを記載することが出来ます。
予約日の変更期日やキャンセルを受付している場合にはキャンセルについての説明を掲載できます。
また、予約フォームに携帯電話から予約をされる場合に、ご利用の携帯によっては「@select-type.com」からのメールを受信設定をしないと
メールが届かない場合がございます。
SELECTTYPEから送信するメールについてのご注意点

このような予約時に認識しておいてほしい内容を注意書きエリアに記載しておくとよいでしょう。

注意書きの設定は、作成した予約フォーム全てに同じ内容を記載する事もできますし、
予約フォーム毎に内容を変更したい場合には、個別に設定する事も可能です。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」「注意書き設定」をクリックします。

注意書き設定エリアの「設定する」ボタンから設定フォームを表示させます。

文章を入力するためのエディタが表示されますので、ここに文章を入力します。
目立たせたい箇所は太字や色の設定も可能です。

こちらのテキストエディタをご利用の際に、他のホームページなどから直接テキストをコピーして
貼り付けた場合、意図しない装飾がついてしまったり、HTMLコードが表示されてしまう場合がございます。
そうなってしまった場合の解消方法などを以下のヘルプ記事にまとめてますので、ご参照ください。

文章登録用のエディタを使用した際のご注意事項

問題なければ「保存する」をクリックします。

予約カレンダーの画面上部に登録された注意書きテキストが表示されます。

●お客様に通知されるメールを設定する

予約フォームのスケジュール設定がひと段落したら、作成した予約フォームからテスト予約を入れて動作確認してみましょう。
予約が完了すると、予約フォームで登録したメールアドレス宛に以下のような通知メールが届きます。

予約が入ると予約者と管理者にメールが送られます。
管理アカウントにご登録のメールアドレスでテストお試しされますと、管理者宛てに送られたメールと混同してしまいますので
テストの際には管理アカウントにご登録のメールアドレスとは別のメールアドレスでお試しされることをお勧めします。

承認制の場合には、「予約控えメール」が届きます。

先着順の場合には、「予約の確定メール」が届きます。

お客様宛に通知されるメールは、件名や予約情報の前に記載される文章を変更することができますので、
ご予約される店名やサービス内容にあわせて変更しましょう。

SELECTTYPEから予約に関するメールの設定は「メール設定(共通)」にて各種設定が行えます。

「予約控えメール (お客様宛/ご予約時)」「編集」ボタンをクリックして設定フォームを表示します

件名、本文の入力欄にはデフォルトの内容が記入されている状態です。
この内容をサービス内容にあわせて変更しましょう。

先着順の場合に届くメールは「予約承認メール (お客様宛/ご予約確定時)」の「編集」ボタンをクリックして設定フォームから変更します。

予約を受付時には管理者宛にも通知メールが届きます。
管理者以外の方や別の端末にも通知メールを送られるようにしたい場合は、「予約通知先アドレス」にメールアドレスを登録しますと
管理者と同様にメールが届くようになります。

設定されるメールアドレスが携帯メールの場合ですと、端末側で受信設定をしていただく必要がございます。
以下SELECTTYPEからの通知メールについてのご注意点をまとめたヘルプ記事になります。
SELECTTYPEから送信するメールについてのご注意点

ここからは、運用に入ってから必要になりそうな機能のご紹介をします。

●予約スケジュールを調整する

繰り返しルールや単発スケジュールで登録された受付枠は「予約管理カレンダー」から
指定した枠の受付を「停止」したり「再開」したり切り替えることができます。
期間指定した間の受付を停止にするといった設定も可能です。

ご都合によって受付状態をすぐに切り替えられる便利な機能です。

ヘッダーメニュー「予約フォーム」⇒「予約管理カレンダー/目的の予約フォーム」をクリックします。

受付停止したい受付枠をクリックします。

受付枠情報が表示されます。
受付状況にて停止ボタンをクリックすると、その枠の受付が停止されカレンダーから受付枠の表示が非表示になります。

受付停止してもカレンダー上には枠の情報を残したい場合には、
「この停止中受付枠情報を予約フォームに表示する」にチェックをいれます。

するとカレンダ―には表示が残ります。
再開する場合には「受付開始」ボタンをクリックします。

まとまった日にちを期間指定して受付枠の受付状況を調整することも出来ます。
予約管理カレンダーの画面右上の「一括受付設定」ボタンをクリックします。

「一括受付設定」より受付停止(再開)したい「期間」を指定します。
「受付状況」で制御したい内容を指定します。

以上の操作で指定した期間の受付状況をまとめて切り替える事ができるようになります。

定期的なスケジュールのうち、特定の受付枠だけ定員数を調整することもできます。

定員数を変更されたい受付枠をクリックします

受付枠情報が表示されますので、画面下にある「受付日時の変更」ボタンをクリックします

受付枠の変更が表示されますので、定員数を変更して「保存する」をクリックします

変更対象を選択する画面が表示されますので、「この予定のみ」ボタンをクリックします

これで設定した枠のみ変更が反映されます。

●予約の代行予約登録をする

ご予約はお電話で受け付けることも、直接お店で受け付けることもあると思います。
その場合には、「予約管理カレンダー」から代行登録する機能がございます。

管理カレンダーからの予約は、予約フォームからの予約と違って登録する内容に必須項目がありません。
名前だけで登録しておき、後から詳細情報を登録することが出来ます。
また、代行登録される情報が過去にご予約されたお客様の情報だった場合、お客様の登録情報を読み込んで
すぐに登録を行うこともできます。

予約の代行登録は予約管理カレンダーから登録を行います。
上部ヘッダーより「予約管理カレンダー」→「該当の予約フォームタイトル」をクリックします。

予約管理用のカレンダーが表示されます。
目的の受付枠をクリックします。

受付枠情報が表示されます。
「予約の代行登録」ボタンをクリックします。

新規予約登録画面が表示されます。
日時、コースを確認して「予約する」をクリックします。

新規予約登録に遷移し、予約受付枠の情報が表示されます。
既に予約が入っている場合には、何件の予約が入って後何件予約を入れることが出来るかメッセージが表示されます。

代行登録する対象の日時などが間違っていないか確認します。
予約者情報の入力フォームへ移動します。
予約者の情報はフォームに直接入力する方法と顧客リストに登録のある場合には、その情報を読み込むこともできます。

問題なければ「保存する」ボタンをクリックします。

予約者情報詳細画面が表示されますので、登録された情報が反映されているか確認しましょう。

●SELECTTYPEからの通知メールに関するご注意点

SELECTTYPEから通知される各種メール(予約の控え通知メールやリマインドメールなど)を受け取る側が携帯電話会社のメールアドレスである時は注意が必要です。
「@select-type.com」からのメールアドレスを受け付ける
という設定(指定ドメイン解除)をしていないと、メールを受信しない場合があるためです。

そのため携帯電話からのご予約が想定されます場合には、
予約フォームの注意書き設定エリアや予約者情報入力欄エリアに以下のような注意書きの掲載を推奨してございます。

携帯メールアドレスでのご予約時(ご回答時)は、
@select-type.com」からのメールを受信出来るよう、携帯電話の迷惑メール設定をご調整ください。

設定方法は各携帯電話会社のWEBサイトに記載されています。
※ もしくは携帯電話会社の営業所でご確認ください。

Docomo https://www.nttdocomo.co.jp/info/spam_mail/measure/domain/
AU http://www.au.kddi.com/support/mobile/trouble/forestalling/mail/anti-spam/fillter/function-11/
Softbank http://www.softbank.jp/mobile/support/iphone/antispam/email_i/white/

「健康診断・人間ドッグの予約受付フォーム」の設定方法は以上になります。
SELECTTYPEの予約システムでは他にも便利な機能がたくさんございます。
機能ごとのヘルプ記事は以下にまとめておりますので、気になる機能がございましたらお試しください。

SELECTTYPE機能ヘルプ一覧
https://select-type.com/help/

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