ネイルサロン予約フォームのセットアップ方法(イベントタイプ)



SELECTTYPEの予約システムは色々な業種やジャンルの予約受付で使える予約フォームの作成が可能です。
今回のブログエントリーでは、SELECTTYPEでも活用事例の多い「ネイルサロン」の予約受付フォームの設定方法をご紹介していきます。

SELECTTYPEの予約フォームには、2種類の受付タイプ「営業時間タイプ」「イベントタイプ」があり、それぞれ設定方法や使用できる機能が異なります。

<営業時間タイプとは>
事前に管理側で、予約受付可能な営業時間帯を設定することで、お客様は予約で埋まっていない時間帯から好きな時間に予約ができます。
例えば日曜日の9時から18時の間を60分区切りで予約を受付けるといった設定が可能です。
・お客様が予約時にご利用時間を選べるメニューを設定することも可能です。
・予約フォーム間で予約枠の消費を連動できます。(予約が入ったら他のフォームの同じ時間の予約枠を減らす事ができます)
・キャンセル待ちには対応していません。

<イベントタイプとは>
授業の時間割のように受付枠ごとに開始時間、終了時間と定員数を設定して予約を受け付けすることができます。
毎週●曜日の●時から●時までなどの定期受付枠の作成もできますので、柔軟な受付枠の登録が可能です。
・キャンセル待ちに対応しています。
・予約フォーム間の予約枠の連動には対応していません。

今回は、イベントタイプを使用してセットアップする方法をご紹介します。
イベントタイプは前述の通り、予約フォーム間の受付枠の連動には対応していません。
そのためメニューごとに予約フォームを分ける方法ではなく、フォームは一つで質問機能で後からご希望のメニューをヒアリングする
予約フォームの設定方法をご案内します。

営業時間タイプを使用した設定方法のご紹介は「ネイルサロン向け予約フォームのセットアップ方法」をご参照くださいませ。

▼目次
・ネイルサロンの予約受付スケジュールを設定する
・キャンセル待ちを設定する
・お客様情報入力欄を設定する
・ご希望メニューをヒアリングする質問フォームを設定する
・予約に関する注意書きを登録する
・お客様に通知されるメールを設定する
・予約スケジュールを調整する
・予約の代行登録をする

まず作成した予約フォームを見てみましょう。

画面上部には注意書き設定で登録された予約に関する注意書きが表示されます。
ご来店時の注意点やキャンセルについてなど初めての方、リピーターの方それぞれの方に向けた内容を記載しておくとよいでしょう。

続いて予約日時を選択するカレンダーです。
「毎週〇曜日の〇時から〇時」のように指定された定期スケジュール枠が表示されます。

日付を選択すると確認画面が表示され、次へをクリックします。

予約者様の情報を登録する画面へ移動します。
入力項目は設定画面にてどの項目(名前や住所、生年月日など)を設置するか指定されたものだけ表示されます。

その下にはご希望のメニューを選んでもらう質問フォームを設置しています。
今回はメニューの内容から複数選択可能な質問形式で設定しましたが、その他にも一つだけしか選択出来ない質問形式や文章で回答してもらう質問など質問内容にあわせたフォームの設置が可能です。

入力を終えたら次へをクリックします。
確認画面にて予約の内容、ご登録の予約者様情報を確認します。

問題がなければ確定し送信します。
確定されると予約者様には控えメール、管理者様には通知メールが届きます。

以上が予約フォームからの予約が完了するまでの流れになります。
それではこのネイルサロン予約フォームを管理画面からどのように設定するのかみてみましょう。

●ネイルサロンの予約受付スケジュールを設定する

イベントタイプの場合、開始時間と終了時間を指定した時間で受付枠が作成され、予約受付をすることが出来ます。
指定した日時に受付枠を登録する方法(単発スケジュール)と定期的なスケジュールを登録する方法(繰り返しルール)があります。
今回は繰り返しルールを使用して以下のような受付枠を登録します。

「毎週 [日月火水木金土] の09:00~12:00の枠、12:00~15:00の枠、15:00~18:00の枠、18:00~21:00の枠」

このような受付枠を作成するのに、繰り返しルールの設定は4つ作成するだけで登録できます。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」「繰り返しルール」をクリックします。

予約フォーム詳細設定画面の繰り返しルール設定エリアに画面が移動します。
「登録」をクリックして設定画面を開きます。

最初に開催(接客)時間を登録します。

次に繰り返す曜日を登録します。受け付けしたい曜日を選択します。

定員にはこの時間帯に受付可能な人数(定員数)を設定します。
登録した時間に受け入れ可能な人数を設定します。
ここで設定した定員数の予約が入ると締め切り状態となり、自動で受付停止されます。

受付方法では「承認制」か「先着順」を設定します。
「承認制」は管理者様の承認を経ないと予約が確定にはなりません。
「先着順」は承認フローを挟まず受付と同時にそのまま予約が確定となります。

設定に問題がなければ保存します。
続けて別の時間の受付枠を作成します。
設定内容がほぼ同じ場合には、一から作成するより作成された受付枠をコピーして作成したほうがよいでしょう。
先程作成した繰り返しルールの「コピー」ボタンをクリックします。

繰り返しルール登録画面が表示され、最初に登録した枠の設定内容がセットされている状態です。
開催時間を変更します。

予定の説明など変更したい項目を調整して登録します。
これを作成したい受付枠分、繰り返します。

これでカレンダー上に設定した受付枠が作成されました。

作成した定期的なスケジュールの中でも都合により特定の日時枠だけ受付停止したい場合もあると思います。
その場合には、予約管理カレンダーから指定した日の受付を停止することができます。
詳細は「予約スケジュールを調整する」の項にてご紹介しています。

●キャンセル待ちを設定する

イベントタイプの場合、キャンセル待ちの受付が可能です。
キャンセル待ちに設定しますと、受付枠が満席になった場合に「キャンセル待ち」として予約を受付けます。
満席の受付枠にキャンセルがでますと、キャンセル待ちになっていた予約が繰り上げされ予約が可能になる機能です。
※キャンセル待ちの設定は単発スケジュール、繰り返しルールどちらでも設定可能です。

ページ上部ヘッダーより、「予約フォーム」→「各予約フォーム個別設定/繰り返しルール 」をクリックします。

繰り返しルールの編集画面を表示します。
キャンセル待ちを設定する繰り返しルールの編集画面に移動します。

タブメニューより「キャンセル待ち」をクリックします。

キャンセル待ち受付エリアが表示されました。
「キャンセル待ちを受付ける」を指定して表示されたフォーム各項目を設定していきましょう。

「キャンセル待ち上限」を設定します。
キャンセル待ち受付を何件まで受け付けられるようにするか設定します。

「キャンセル待ち受付方法」を設定します。

キャンセル待ちの予約が繰り上げされた時に、どのような処理をするか設定をします。
・待ち順位1位から順に、空いた枠分「承認待ち」にする
・待ち順位1位から順に、空いた枠分「確定」にする

繰り上げ時の受付に行き違いがないよう管理者の承認ステップを挟みたい場合は「承認待ち」に、
承認の手間を省いて自動処理したい場合は「確定」となるよう設定しましょう

「キャンセル待ち受付期限」「繰り上げ処理の期限」を設定します。
キャンセル待ちの受付をいつまでにするか、キャンセルがでた際の繰り上げ処理をいつまでにするかを設定します。

開催日から何日前に受付を締め切るのかを設定しましょう。

「キャンセル待ち受付通知メール」「繰り上げ処理通知メール」の件名や前掲文も変更ができます。
入力欄にデフォルトのタイトル、前掲文が設置されていますので、この内容を変更します。

登録内容に問題がなければ最後に「保存する」をクリックします。

<キャンセル待ち受付の流れ>
1.キャンセル待ち受付の設定が完了し、受付枠が満席になるとステータスが「キャンセル待ち」に切り替わります。

2.ユーザーは「キャンセル待ち」受付枠から申し込みを行います。

3.ユーザーが申込みをすると、管理者と申込者に通知・控えメールが送信されます。

4.管理画面をみると予約一覧に「キャンセル待ち」として申し込まれた方の情報が確認できます。

5.申込みにキャンセルがでると、キャンセル待ちに登録された申込みが繰り上がります。

6.キャンセル待ちから確定もしくは承認待ちの状態になると受付完了メールが申込者に送信されます。

キャンセル待ちの設定方法は以上になります。
続いてお客様情報入力画面の設定を見ていきましょう。
お客様情報入力画面では、予約者様の氏名や連絡先などをヒアリングするフォームと色々な形式の質問フォームの登録が可能です。

●お客様情報入力欄を設定する

まずはお客様情報入力フォームの設定をみてみましょう。

ページ上部「予約フォーム」⇒「予約者情報入力設定」をクリックします。

予約者情報入力欄の設定の「編集」ボタンをクリックします。

予約者情報入力欄設定フォームが表示されます。
必要な項目名にチェックをいれ、使用する項目だけにチェック入れるだけでお客様情報を入力するフォームが出来上がります。
項目名を変えたいときには設定項目名の下にある入力欄に変更したいテキストを入力します。

予約した際に予約の控えメールが通知されるため、メールアドレスは必ず登録してもらいましょう

利用規約の掲載と同意チェックフォームの設置も可能です。
サロン独自の規約があればフォーム内に表示して規約を確認してもらうことができます。
利用規約の「表示する」にチェックをいれると規約文の登録フォームが表示されます。
また同意するチェックボックスの設置指定、ラベルの変更が出来ますので、
同意するをチェックしないと予約が完了しないようにも設定できます。

ご登録内容に問題がなければ「保存する」をクリックして設定が完了します。

続いて質問フォームの設定をみてみましょう。

●ご希望メニューをヒアリングする質問フォームを設定する

お客様情報入力欄画面には色々な形式の質問フォームを設置することが出来ます。
お客様情報入力欄設定にはない項目やご予約の際にヒアリングしておきたい内容を質問フォーム設定で設置します。

ここではネイルサロンのサービスメニューを選んでもらうフォームを作成してみます。
ヘッダーメニュー「予約フォーム」より「質問フォーム設定」をクリックします。

質問フォーム設定エリアより質問を登録します。
ご希望メニューは複数選べるようにしますので、「複数選択(リスト)」で作成します。
今回は「複数選択(リスト)」で作成してみます。

質問文に「ご希望メニューをお選びください。」などと登録します。

質問文にはテキストリンクの設置も可能ですので、メニューの詳細情報を掲載したページをお持ちの場合にはリンクを設置しておくと便利です。
「サービスメニューの詳細は、こちらをご確認ください」の「こちら」の部分にリンクを設置するには
「こちら」を選択してエディタのツールからリンクマークをクリックします。

リンク設定画面が表示されますので、詳細ページのURLを指定し「OK」ボタンをクリックします。
これでリンクが設置されます。

選択肢にはサービスメニューを1件ずつ登録します。

その他の設定では回答を必須にするか、任意にするか指定が出来ます。
今回はメニューを必ず選んでもらいたいので、「回答を必須にする」のチェックをいれます。

問題なければ保存します。

これで希望メニューを選んでもらう質問フォームが作成できました。

●予約に関する注意書きを設定する

予約カレンダーの上部には、予約に関する注意事項などを記載することが出来ます。
来店時の注意点やキャンセルについての説明を掲載しておくとよいでしょう。

また、携帯電話から予約をされる場合に、ご利用の携帯によっては「@select-type.com」からのメールを受信設定をしないと
メールが届かない場合がございます。
SELECTTYPEから送信するメールについてのご注意点

注意書きの設定は、作成した予約フォーム全てに同じ内容を記載する事もできますし、
予約フォーム毎に内容を変更したい場合には、フォーム毎に設定する事も可能です。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」「注意書き設定」をクリックします。

注意書き設定エリアの「設定する」ボタンから設定フォームを表示させます。

文章を入力するためのエディタが表示されますので、ここに文章を入力します。
目立たせたい箇所は太字や色の設定も可能です。

こちらのテキストエディタをご利用の際に、他のホームページなどから直接テキストをコピーして
貼り付けた場合、意図しない装飾がついてしまったり、HTMLコードが表示されてしまう場合がございます。
そうなってしまった場合の解消方法などを以下のヘルプ記事にまとめてますので、ご参照ください。

文章登録用のエディタを使用した際のご注意事項

問題なければ「保存する」をクリックします。
予約カレンダーの画面上部に登録された注意書きテキストが表示されます。

●お客様に通知されるメールを設定する

ネイルサロンの受付スケジュールの設定がひと段落したら、作成した予約フォームからテスト予約を入れて動作確認してみましょう。

予約が完了すると、予約フォームから入力したメールアドレス宛に以下のような通知メールが届きます。

予約が入ると予約者と管理者にメールが送られます。
管理アカウントにご登録のメールアドレスでテストお試しされますと、管理者宛てに送られたメールと混同してしまいますので
テストの際には管理アカウントにご登録のメールアドレスとは別のメールアドレスでお試しされることをお勧めします。

承認制の場合には、「予約控えメール」が届きます。

先着順の場合には、「予約の確定メール」が届きます。

お客様宛に通知されるメールの件名や予約情報の前に記載される文章は、ご自身のサービスにあわせた内容に変更することができます。

SELECTTYPEから予約に関するメールの設定は「予約メール設定」にて各種設定が行えます。

「予約控えメール (お客様宛/ご予約時)」「編集」ボタンをクリックして設定フォームを表示します

件名、本文の入力欄にはデフォルトの内容が記入されている状態です。
この内容をサービス内容にあわせて変更しましょう。

先着順の場合には、承認を経ずにそのまま確定となりますので、「予約承認メール (お客様宛/ご予約確定時)」の「編集」ボタンから変更します。

予約を受付時には管理者宛にも通知メールが届きます。
管理者以外の方や別の端末にも通知メールを送られるようにしたい場合は、「予約通知先アドレス」にメールアドレスを登録しますと
管理者と同様にメールが届くようになります。

設定されるメールアドレスが携帯メールの場合ですと、端末側で受信設定をしていただく必要がございます。
以下SELECTTYPEからの通知メールについてのご注意点をまとめたヘルプ記事になります。
SELECTTYPEから送信するメールについてのご注意点

ここからは、運用フェーズに入ってから使用する機能をご紹介します。

●予約スケジュールを調整する

繰り返しルールや単発スケジュールで登録された受付枠は「予約管理カレンダー」からご希望の日時の受付枠をすぐに停止/再開を切り替えることができます。
期間指定でその期間の受付枠をすべて停止にするといった設定も可能です。
急遽受付を停止したい場合や定期スケジュールの中でも受付停止したい場合などにすぐに切り替えられる便利な機能です。

ヘッダーメニュー「予約フォーム」⇒「予約管理カレンダー/目的の予約フォーム」をクリックします。

受付停止したい受付枠をクリックします。

受付枠情報が表示されます。
受付状況にて停止ボタンをクリックすると、その枠の受付が停止されカレンダーから受付枠の表示が非表示になります。

受付停止してもカレンダー上には枠の情報を残したい場合には、
「この停止中受付枠情報を予約フォームに表示する」にチェックをいれます。

するとカレンダ―には表示が残ります。
再開する場合には「受付開始」ボタンをクリックします。

まとまった日にちを期間指定して受付枠の受付状況を調整することも出来ます。
予約管理カレンダーの画面右上の「一括受付設定」ボタンをクリックします。

「一括受付設定」より受付停止(再開)したい「期間」を指定します。
「受付状況」で制御したい内容を指定します。

以上の操作で指定した期間の受付状況をまとめて切り替える事ができるようになります。

定期的なスケジュールのうち、特定の受付枠だけ定員数を調整することもできます。
定員数を変更されたい受付枠をクリックします

受付枠情報が表示されますので、画面下にある「受付日時の変更」ボタンをクリックします

受付枠の変更が表示されますので、定員数を変更して「保存する」をクリックします

変更対象を選択する画面が表示されますので、「この予定のみ」ボタンをクリックします

これで設定した枠のみ変更した定員数が反映されます。

予約の代行予約登録をする

ネイルサロンの予約をお電話で直接受付ける場合もあると思います。
その場合にも管理画面から代行登録することが出来ます。
代行登録は「予約管理カレンダー」から行います。

上部ヘッダーより「予約管理カレンダー」→「該当の予約フォームタイトル」をクリックします。

予約管理用のカレンダーが表示されます。
目的の受付枠をクリックします。

受付枠情報が表示されます。
「予約の代行登録」ボタンをクリックします。

新規予約登録画面が表示されます。
日時、コースを確認し「予約する」をクリックします。

代行登録する対象の日時などが間違っていないか確認し、予約者情報の入力フォームへ移動します。
予約者情報を登録フォームに入力します。

管理カレンダーからの予約は、予約フォームからの予約と違って登録する内容に必須項目がありません。
名前だけで登録しておき、後から詳細情報を登録することが出来ます。


予約者の情報はフォームに直接入力する方法と顧客リストに登録のある場合には、その情報を読み込むこともできます。

お客様情報検索フォームが表示されますので、名前・電話番号・メールアドレスのいずれかの情報で該当のお客様を検索します。

検索でヒットした顧客情報が下に表示されます。
特定した情報の「すべて挿入」ボタンをクリックしますと、顧客リストに登録されている情報が登録フォームに挿入されます。

問題なければ「保存する」ボタンをクリックします。

予約者情報詳細画面が表示されますので、登録された情報が反映されているか確認しましょう。

「ネイルサロンの予約受付フォーム(イベントタイプ)」の設定方法は以上になります。
SELECTTYPEの予約システムでは他にも便利な機能がたくさんございます。
機能ごとのヘルプ記事は以下にまとめておりますので、気になる機能がございましたらお試しください。

SELECTTYPE機能ヘルプ一覧
https://select-type.com/help/

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