SELECTTYPEの予約システムでは、幅広いジャンルの予約フォームの作成や予約受付管理に対応しています。
フィットネスジムのパーソナルトレーニングでの専属トレーナーの予約やゴルフやサッカーなどの個人レッスンコーチの予約受付にもご活用いただけます。
予約フォームの作成は、最初にテンプレートを選んで作成を進めていきます。
テンプレートは豊富に用意されていますので、ご利用されたいジャンルや予約フォームの構成がご希望に近しいテンプレートをお選び頂くと良いでしょう。
あとはご自身のお店やサービス内容にあわせて必要な情報のみ変更するだけで、すぐにオリジナルの予約フォームが出来上がります。
この記事でご紹介するパーソナルトレーニング予約システムのテンプレートは以下になります。予約カレンダーの表示や予約受付の流れを確認頂けます。テスト予約しても問題ありませんのでぜひ実際の挙動をご確認ください。
[使用するテンプレートはこちら]からご覧ください。
※テンプレート毎に機能制限されていませんので、別のテンプレートで使用している機能を後から追加することも可能です。
業種別のテンプレートはあくまでその業種に合いそうな情報で仮設定されたものだとご理解ください。
このブログでは、パーソナルトレーニング向け予約フォームが出来上がるまでの設定をご案内いたします。
記事は長めになっていますので、すぐに特定の機能の使い方を知りたい場合には、
以下にございます目次からリンクを辿っていただきますと目的の機能の説明にスキップします。
今回ご紹介しますパーソナルトレーニング向け予約フォームは「スタッフ指名タイプ」を使用して、
①トレーナーを選択⇒②ご希望コースを選択⇒③予約日時を選択⇒④予約者情報入力⇒⑤予約内容確認⇒⑥予約完了
の流れで予約を受け付ける予約フォームの設定方法をご案内していきます。
予約フォームには複数の受付タイプがあり、どのようなスケジュールで予約を受け付けるかによって切り替えて使用することもできます。
＜スタッフ指名タイプ／営業時間タイプとは＞
事前に管理側で、予約受付可能な時間帯を設定することで、お客様は予約で埋まっていない時間帯から好きな時間に予約ができます。
例えば日曜日の9時から18時の間を60分区切りで予約を受付けるといった設定が可能です。
・お客様がご利用時間を選べるメニューを設定することも可能です。
・予約フォーム間で予約枠の消費を連動できます。（予約が入ったら他のフォームの同じ時間の予約枠を減らす事ができます）
・キャンセル待ちには対応していません。
＜イベントタイプとは＞
授業の時間割のように受付枠ごとに開始時間、終了時間と定員数を設定して予約を受け付けすることができます。
毎週●曜日の●時から●時までなどの定期受付枠の作成もできますので、柔軟な受付枠の登録が可能です。
・キャンセル待ちに対応しています。
・予約フォーム間の予約枠の連動には対応していません。
まずは作成する予約フォームを見てみましょう。
予約フォームにアクセスすると画面上部には予約に関する注意書きが表示されます。
次にトレーナーを選ぶメニューが表示されます。
メニューを選択すると該当トレーナーのカレンダーに切り替わります。
メニューにはトレーナーの紹介テキストや画像も掲載できます。
次にご希望コースを選んでもらうメニューが表示されます。
メニューにはコースにかかる時間の設定やメニューラベルやコースの説明など自由に設定が可能です。
設定された時間分予約枠が消費されるようになります。
続いて日時を選んでもらうカレンダーが表示されています。
管理画面で設定した受付時間の範囲で受付枠が表示され、お客様は開いている時間を選んで予約手続きを進めます。
日付を選択すると確認画面が表示され、次へをクリックします。
画面が切り替わり、予約者の情報を登録する画面になります。
予約の内容、予約者の情報に問題がなければ確定し送信します。
確定されると予約者には控えメール、管理者には通知メールが届きます。
このような予約フォームは管理画面上でどのようにセッティングするのか、これから管理画面での設定の流れをみていきましょう。
予約システムを初めてセットアップする場合はいずれかのテンプレートを選んでそのテンプレートの設定を調整して作成を進める流れとなります。まずはテンプレートから実際に作成する流れを確認していきましょう。
管理者マイページから作成するには、マイページ上部メニューの「予約フォーム」から「新しく作成する」をクリックします。
予約フォーム作成ページが表示されます。
業種でカテゴリ分けされたテンプレートが一覧表示されますので、この中からご希望に近しいテンプレート選択して作成します。
※テンプレートに設定された内容はすべて後で変更が行えますので、ご利用の業種と違ってもまずは希望に近いテンプレートで作成してみましょう。
やり直したい場合は初期化して最初からやり直すことも出来ます。初期化方法は予約システムの初期化方法をご参照ください。
今回は「スタッフ指名タイプ」のテンプレートの中から「パーソナルトレーニング(スタッフ指名)」のテンプレートを選びます。
「テンプレートプレビュー」で予約フォームを確認することができます。
「このテンプレートで作成」をクリックしますと予約フォームが仮のデータで作成されますので利用されるサービスにあわせて調整していきましょう。
既に作成済みのフォームや新規作成されたフォームからセットアップをスタートするには受付タイプを変更します。受付タイプは「スタッフ指名タイプ」に切り替えます。
上部メニュー「予約フォーム」→「各予約フォーム個別設定／フォームタイトル／予約受付タイプ設定」をクリックします。
予約受付タイプ設定が表示されますので、「スタッフ指名タイプ」をクリックします。
設定エリアより下の設定が営業時間タイプ用の設定に切り替わります。
今回のサンプルはフィットネスジムやゴルフやサッカーなどのトレーナーやコーチ毎に予約フォームを作成し、
お客様にはトレーナー・コーチを選んでからスケジュールを確認してもらうようにします。
トレーナー・コーチお一人だけの予約の場合はひとつの予約フォームで登録を進めましょう。
それではメニューに表示されるトレーナー・コーチの紹介内容を登録してみましょう。
ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」の「基本情報の設定」をクリックします。
基本情報の設定が表示されます。
「設定する」ボタンから編集画面を表示します。
「予約内容（予約の種類）」の設定欄にメニューに表示される文言を登録します。
トレーナー・コーチ別の予約フォームを作る場合、トレーナー・コーチの氏名を登録します。
トレーナー・コーチの選択が必要ない場合、「パーソナルトレーニング予約フォーム」などを登録します。
「予約フォームの説明」にはトレーナー・コーチの紹介文を登録します。
トレーナー・コーチの選択が必要ない場合、トレーニング予約に関する説明を登録します。
（必要なければ空欄の状態のままにしておきます）
「ギャラリー」では写真などの画像を掲載することが出来ます。
上記の説明とあわせて掲載できますので、写真を掲載しておくと
トレーナー・コーチのお名前がうろ覚えのお客様にも予約しやすくなります。
以上で一度保存して、基本情報設定エリアに戻ります。
同じように別のトレーナーを登録するには、ヘッダーメニュー「予約フォーム」→「各スタッフ別設定」→「スタッフ追加」をクリックして予約フォームを追加します。
予約フォームが追加されたら同じようにトレーナー情報を設定します。
必要な分の予約フォームを登録し終えたら、続いてトレーナーを選択するメニューの表示形式を設定します。
今回はメニューの表示を先程登録した説明と写真を組み合わせたメニュー（カラムメニュー）に設定します。
上部ヘッダーより「予約フォーム」→”デザイン設定”内の「デザイン設定(表示項目)」とクリックします。
予約フォームデザイン設定の「表示項目設定画面」が表示されました。
「他フォームへのリンク」設定エリアがページ上部にあります。
この設定を「カラムメニュー」に切り替えて保存します。
カラムメニューが予約フォームに反映されます。
トレーナー毎に設定可能な独自設定には「受付時間設定（シフト設定）」「臨時のお休み設定」「臨時の出勤日時設定」「予約枠の受付上限数設定」があります。
○受付時間設定（シフト設定）
まずは受付時間の設定をみてみましょう。
受付終了時間は、設定された時間が最終受付時間となりますのでご注意ください。
19時まで設定された場合は、19時が最後の受付時間になります。
「設定する」ボタンから受付時間・休憩時間の設定画面を表示できます。
受付時間は曜日毎に設定をします。
設定したい時間にハンドルをドラッグ操作します。
開始時間、終了時間を指定します。
受付時間の下に休憩時間の設定エリアがあります。
受付時間で指定した時間帯のうち停止したい時間を曜日ごとに設定します。
時間の操作方法は受付時間と同じでハンドルをドラッグ操作してご希望の時間を指定します。
設定が完了したら「保存する」で設定を反映します。
○臨時のお休み設定／臨時の出勤日時設定
臨時のお休み設定では、指定した日時の予約を停止します。
逆に臨時の出勤日設定では受付時間設定で設定していない時間帯に受付枠を設けることが可能です。
「登録する」ボタンから設定可能です。
○予約枠の受付上限数設定
同じ時刻に受付ける上限数をプルダウンメニューから指定します。
トレーナー毎の設定は以上になります。
別のトレーナーを登録するには同じ手順にて予約フォームを追加登録します。
一通りトレーナーの登録が済んだら、全トレーナー共通の設定をしましょう。
同画面上部の「全スタッフ共通の設定」ボタンクリックしてスタッフ共通画面にアクセスします。
全スタッフ共通設定では「受付期間」「予約時刻の単位」「定休日」「接客時間(予約枠の消費時間)/利用時間メニュー」「予約枠の設定」の設定が可能です。
○受付期間
カレンダーに受付枠を表示する期間を指定します。
設定された期間内で表示可能な受付枠がカレンダーに表示されるようになります。
○予約時刻の単位
予約カレンダーは一定の時間単位ごとに予約枠が用意されています。
予約時刻の単位では何分区切りで予約枠を用意するかを指定します。
30分区切りで指定すると30分おきに受付枠が設定されます。
○定休日
お店全体の定休日を指定します。
指定された定休日は全スタッフのフォームに適用されます。
〇予約枠の消費ルールについて
SELECTTYPEの予約フォームでは、予約のバッティングを防ぐため、設定した接客時間（消費時間）によって
予約した枠の前後の枠が消費されるような仕組みになっております。
例えば「予約時刻の単位を60分区切り、予約の消費時間を120分」で設定したとします。
予約フォームのカレンダーより、「10:00」の枠に予約をします。
すると、前後120分未満の枠が1枠ずつ消費されます。
予約時間の前の枠である「9:00」からの予約を受け付けてしまいますと120分消費しますので
「10:00」の予約とバッティングしてしまいます。
そのためご予約受付時間の前の時間も消費される仕様になっております。
○予約枠の設定
予約枠の設定では、カレンダーに表示する空き状況の表示設定や予約フォームのカレンダーに予約受付人数の空き枠数を表示する設定が可能です。
空き状況（○△×）をどのタイミングで表示するか
残枠数をカレンダー上に表示するかを設定できます。
利用時間メニューを使用してご希望コースを選択するメニューを登録していきます。
メニューにはコースにかかる時間、コース内容、料金などを登録してオリジナルのメニューを登録することができます。
「接客時間(予約枠の消費時間)/利用時間メニュー」設定エリアにて「固定する」から「「利用時間」としてお客様に選んでもらう」に切り替えます。
利用時間メニュー設定エリアが表示されますので、「追加する」ボタンから利用時間メニューを登録します。
利用時間メニュー登録用の設定画面が表示されます。
メニューラベルにコース名を入力します。
メニュー接客時間にコースにかかる時間を設定します。
対応スタッフにはこのメニューが対応可能なトレーナーにチェックをいれます。
該当トレーナーの予約フォームを選択時にのみメニューが表示されるようになります。
各項目を指定したら「保存する」をクリックして設定を反映します。
これでご希望コースメニューの登録できました。
同じようにメニューを追加登録して、必要な分だけコースメニューを登録していきます。
設定した利用時間メニューは予約フォーム上で以下のように表示されます。
メニューの表示形式も利用時間メニューの設定から変更できますので、適宜調整しましょう。
指名無し予約に対応する場合に設定します。
指名無し予約に対応する設定が完了すると、予約フォームから「指名無し」を選択して予約ができるようになります。
○「指名なし」対応スタッフ
指名無し受付をされた際に割り振る対象のトレーナーを指定します。
○「指名なし」予約の割当て順序
「指名無し」予約を受け付けた際のトレーナー割り当て方法を設定します。
指定順を指定時には上から順に受付可能なトレーナーに割り当てられます。
○「指名なし」予約確定方法
「指名無し」予約を受け付けた際の予約の確定方法を設定します。
予約受付時の予約ステータスを「承認待ち」「確定」どちらで受付するか設定します。
○「指名なし」基本料金設定
指名なしで予約をした際の基本料金を設定します。
指名なしでの予約時には、フォーム別料金ではなくこちらの設定が適用されます。
○メンバープランによる予約回数の制御
「指名無し」での予約受付時は、プランによる制御は無効になります。ご注意ください。
次にお客様情報を登録してもらう画面の設定を見てみましょう。
ご予約者様の氏名や連絡先など予約受付時に必要な情報をヒアリングするための入力フォーム作成していきます。
設定できる項目は以下の通りです。項目ラベルも変更できます。
名前、かな(名前) 、職業、郵便番号、都道府県、住所1、住所2、電話番号、携帯電話番号、メールアドレス、携帯メール
性別、その他（単語入力欄）、その他（文章入力欄）、メルマガ受信希望、利用規約
＜予約者情報入力欄の設定＞
予約者様情報入力フォームの入力項目を決めます。
ページ上部「予約フォーム」の「予約者情報入力設定」をクリックします。
予約者情報入力欄の設定の「編集」ボタンをクリックします。
予約者情報入力欄設定フォームが表示されます。
名前や住所、連絡先などを指定する項目が表示されていますので、
必要な項目名にチェックをいれ、使わない項目はチェックを外すだけでお客様情報を入力するフォームが出来上がります。
項目名を変えたいときには設定項目名の下にある入力欄に変更したいテキストを入力します。
項目の回答を必ず回答してもらうには「回答必須」にチェックをいれます。
予約時には控えメールが通知できるためメールアドレスは必ず登録してもらいましょう
利用規約の掲載と同意チェックフォームの設置も可能です。
使用する場合は、利用規約の「表示する」にチェックをいれると規約文の登録フォームが表示されます。
また同意するチェックボックスの設置指定、ラベルの変更が出来ます。
予約者情報入力フォームに設置する項目の指定ができましたら、最後に「保存する」をクリックして設定を反映します。
予約カレンダーの上部には、予約に関する注意事項などを記載することが出来ます。
電話でのお問合せ方法のご案内やキャンセルを受付している場合にはキャンセルについての説明を掲載できます。
また、予約フォームに携帯電話から予約をされる場合に、ご利用の携帯によっては「@select-type.com」からのメールを受信設定をしないと
メールが届かない場合がございます。
SELECTTYPEから送信するメールについてのご注意点
このような予約時に認識しておいてほしい内容を注意書きエリアに記載しておくとよいでしょう。
注意書きの設定は、作成した予約フォーム全てに同じ内容を記載する事もできますし、
トレーナー・コーチの予約フォーム毎に掲載内容を変更したい場合には、個別に設定する事も可能です。
ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」の「注意書き設定」をクリックします。
注意書き設定エリアの「設定する」ボタンから設定フォームを表示させます。
文章を入力するためのエディタが表示されますので、ここに文章を入力します。
目立たせたい箇所は太字や色の設定も可能です。
こちらのテキストエディタをご利用の際に、他のホームページなどから直接テキストをコピーして 貼り付けた場合、意図しない装飾がついてしまったり、HTMLコードが表示されてしまう場合がございます。 そうなってしまった場合の解消方法などを以下のヘルプ記事にまとめてますので、ご参照ください。 文章登録用のエディタを使用した際のご注意事項
問題なければ「保存する」をクリックします。
予約カレンダーの画面上部に登録された注意書きテキストが表示されます。
予約フォームの受付スケジュールの設定が完了しましたら、予約カレンダーからテスト予約を入れてみましょう。
予約が完了すると、以下のような通知メールが届きます。
承認制の場合には、「予約控えメール」が届きます。
先着順の場合には、「予約の確定メール」が届きます。
お客様に通知されるこちらのメールの件名や予約情報の前に記載される文章は、オリジナルの内容に変更できますので、ご利用サービスにあわせた内容に変更しましょう。
SELECTTYPEから予約に関するメールの設定は「予約メール設定」にて各種設定が行えます。
「予約控えメール (お客様宛/ご予約時)」の「編集」ボタンをクリックして設定フォームを表示します
件名、本文の入力欄にはデフォルトの内容が記入されている状態です。
この内容をサービス内容にあわせて変更しましょう。
先着順の場合に届くメールは「予約承認メール (お客様宛/ご予約確定時)」の「編集」ボタンをクリックして設定フォームから変更します。
予約を受付時には管理者宛にも通知メールが届きます。
共通設定画面の「予約通知先アドレス」に登録すると管理者と同じ全てのフォームに受け付けたメールが受け取れます。
通知先アドレスに登録されたメールアドレスは、認証操作を経てはじめて予約受付時のメールが通知されるようになります。
メールアドレス追加登録フォームより追加したら、「未認証」として登録されリストに追加されます。
「認証メール送信」から認証を行ってください。
認証メールからメールに記載されている認証用URLにアクセスしますと、認証が完了します。
これで通知メールが届くようになります。
トレーナー・コーチには自分の予約フォームで受付けた予約情報のみ通知メールを送られるようにしたい場合は、
予約フォーム毎の設定画面の「予約通知先アドレス」にメールアドレスを登録しますとメールが届くようになります。
上部メニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定／予約メール設定」をクリックします。
※アカウントにご登録のメールアドレスは、デフォルトで「予約システム共通の設定」に設定がされている状態になりますので、フォーム毎の設定は必要ありません。
※共通設定とフォーム毎の設定に両方登録されますと、予約通知が2通届くことになりますのでご注意ください。
設定されるメールアドレスが携帯メールの場合ですと、端末側で受信設定をしていただく必要がございます。
以下SELECTTYPEからの通知メールについてのご注意点をまとめたヘルプ記事になります。
SELECTTYPEから送信するメールについてのご注意点
ここからは、運用に入ってから必要になりそうな機能のご紹介をします。
作成した予約フォームのURLなどの情報は共有情報画面より入手できます。
上部メニュー「予約フォーム」⇒「共有情報 (公開URL)／ すべてのスタッフタイプ」をクリックします。
スタッフタイプの予約フォームのみ表示される予約フォームの共有情報画面が表示されます。
○URLを告知する
「通常URL」に記載のURLが作成した予約フォームのURLです。
SNSでのシェアやメール告知にご利用ください。
記載されたURLの横にある「QRコードダウンロード」ボタンよりQRコード画像をダウンロードすることも可能です。
○iframe埋め込み用コードを入手する
「Webページに貼り付ける」の「コード」に記載のHTMLコードが外部ページに埋め込む用のコードになります。
HTML編集可能な外部ページにコードを設置することで予約フォーム自体をページ内に埋め込むことが出来ます。
予約フォームから「指名無し」で予約を入れてみます。
受付けた予約情報は予約一覧にて確認が可能です。
上部メニュー「予約フォーム」⇒「予約一覧」をクリックします。
予約ステータス（承認待ち・確定・キャンセル）や予約日時、予約内容などの情報が確認できます。
「指名無し」で予約された予約は予約内容に「「指名無し」への予約」が表示されます。
指名無しの予約がどのスタッフに割り当てられたか把握することが可能です。
ステータスが「承認待ち」の予約情報は承認待ちボタンをクリックして「確定する」か「キャンセルする」かを指定します。
確定するをクリックすると予約承認画面が表示されますので、「この予約を承認する(予約確定)」ボタンより
予約を確定することができます。
全トレーナー（お店全体）に設定したい場合には、全スタッフ共通設定より設定を行います。
設定はヘッダーメニュー「予約フォーム」⇒「各スタッフ別設定／全スタッフ共通設定」⇒「臨時休業」をクリックします。
臨時休業日時設定欄に移動します。
「登録する」ボタンをクリックして設定フォームを表示します。
停止する日時を登録します。
1日停止する場合には、「終日」にチェックをいれます。
期間で設定することも可能です。
臨時休業日時が設定された日時の受付枠はカレンダー上で非表示になります。
お客様から電話でのご予約を受付けた場合には、管理画面から代理で予約登録する方法がございます。
お電話での予約情報が反映されておらず、実際の定員を超えた予約を予約フォームから受付けてしまわないように
お電話からの予約も管理画面から登録しておきましょう。
登録は予約管理カレンダーにて行います。
ヘッダーメニュー「予約管理カレンダー」⇒「該当する予約フォーム」をクリックします。
予約管理用のカレンダーが表示されます。
予約を入れたい日付枠の右下にありますアイコンの一番左のアイコンをクリックします。
新規予約登録画面が表示されます。
日時、利用時間を指定して「予約する」をクリックします。
次に予約者の情報を登録する画面が表示されます。
予約された方の情報を入力し、「保存する」をクリックすると予約が完了します。
ご予約される方が2回目以降で顧客リストに情報が登録されている場合には
その情報をこの画面から読み込みをして自動入力することも可能です。
「顧客リストから予約者情報を読み込む」をクリックしすると
顧客情報を検索する画面が表示されます。
名前、電話番号、メールアドレスの情報で検索をして
ヒットした顧客情報から「すべて挿入」をクリックすると、顧客リストに登録された情報が各入力欄に記入された状態になります。
最後に「保存する」をクリックすると予約の代行登録が完了します。
登録が完了すると、登録した予約情報の詳細画面が表示されます。
登録された情報に問題がないか確認をして、変更したい場合には各項目の編集ボタンより変更が可能です。
「パーソナルトレーニング向け予約フォーム」の設定のご紹介は以上になります。
SELECTTYPEの予約システムでは他にも便利な機能がたくさんございます。
機能ごとのヘルプ記事は以下にまとめておりますので、気になる機能がございましたらお試しください。
SELECTTYPE機能ヘルプ一覧
https://select-type.com/help/
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