パーソナルトレーニング向け予約フォームのセットアップ方法(イベントタイプ)


SELECTTYPEの予約システムでは、幅広いジャンルの予約フォームの作成や予約受付管理に対応しています。
マンツーマンでエクササイズやトレーニングの指導や栄養指導などを行ってもらえるパーソナルトレーナーの予約受付フォームにもご活用いただけます。
エクササイズや筋力トレーニングをはじめ、ゴルフやサッカーなその個人レッスンの予約にもご利用いただけます。

このブログでは、パーソナルトレーニング向け予約フォームが出来上がるまでの設定をご案内いたします。
記事は長めになっていますので、すぐに特定の機能の使い方を知りたい場合には、
以下にございます目次からリンクを辿っていただきますと目的の機能の説明にスキップします。

今回ご紹介しますパーソナルトレーニング向け予約フォーム「イベントタイプ」を使用して、
①トレーナーを選択⇒②予約日時を選択⇒③予約者情報入力⇒④ご希望コースを選択⇒⑤予約内容確認⇒⑥予約完了
の流れで予約を受け付ける予約フォームの設定方法をご案内していきます。

予約フォームには2種類の受付タイプがあり、どのようなスケジュールで予約を受け付けるかによって切り替えて使用することもできます。

<営業時間タイプとは>
事前に管理側で、予約受付可能な時間帯を設定することで、お客様は予約で埋まっていない時間帯から好きな時間に予約ができます。
例えば日曜日の9時から18時の間を60分区切りで予約を受付けるといった設定が可能です。
・お客様がご利用時間を選べるメニューを設定することも可能です。
・予約フォーム間で予約枠の消費を連動できます。(予約が入ったら他のフォームの同じ時間の予約枠を減らす事ができます)
・キャンセル待ちには対応していません。

<イベントタイプとは>
授業の時間割のように受付枠ごとに開始時間、終了時間と定員数を設定して予約を受け付けすることができます。
毎週●曜日の●時から●時までなどの定期受付枠の作成もできますので、柔軟な受付枠の登録が可能です。
・キャンセル待ちに対応しています。
・予約フォーム間の予約枠の連動には対応していません。

今回は、イベントタイプを使用してセットアップする方法をご紹介します。
イベントタイプは営業時間タイプの利用時間メニューのようなメニューの設置には対応していません。
ご希望メニューやコースをヒアリングされる場合には、質問設定で設置をします。

営業時間タイプを使用した設定方法のご紹介は「パーソナルトレーニング向け予約フォームのセットアップ方法(営業時間タイプ)」をご参照くださいませ。

▼目次

まずは作成する予約フォームを見てみましょう。
予約フォームにアクセスすると画面上部には予約に関する注意書きが表示されます。

次にトレーナーを選ぶメニューが表示されます。
メニューを選択すると該当トレーナーのカレンダーに切り替わります。
メニューにはトレーナーの紹介テキストや画像も掲載できます。

続いて日時を選んでもらうカレンダーが表示されています。
「毎週〇曜日の〇時から〇時」のように指定された定期スケジュール枠が表示されます。

日付を選択すると確認画面が表示され、次へをクリックします。

画面が切り替わり、予約者の情報を登録する画面になります。

その下にはご希望のコースを選んでもらう質問フォームを設置しています。
今回はメニューの内容から一つだけ選択可能な質問形式で設定しましたが、その他にも複数選択形式の質問や文章で回答してもらう質問など質問内容にあわせたフォームの設置が可能です。

予約の内容、予約者の情報に問題がなければ確定し送信します。

確定されると予約者には控えメール、管理者には通知メールが届きます。

このような予約フォームは管理画面上でどのようにセッティングするのか、これから管理画面での設定の流れをみていきましょう。

●トレーナー別の予約フォームを作成する

今回のサンプルはフィットネスジムやゴルフやサッカーなどのトレーナーやコーチ毎に予約フォームを作成し、
お客様にはトレーナー・コーチを選んでからスケジュールを確認してもらうようにします。
トレーナー・コーチお一人だけの予約の場合はひとつの予約フォームで登録を進めましょう。
それではメニューに表示されるトレーナー・コーチの紹介内容を登録してみましょう。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」「基本情報の設定」をクリックします。

基本情報の設定が表示されます。
「設定する」ボタンから編集画面を表示します。

「予約内容(予約の種類)」の設定欄にメニューに表示される文言を登録します。
トレーナー・コーチ別の予約フォームを作る場合、トレーナー・コーチの氏名を登録します。
トレーナー・コーチの選択が必要ない場合、「パーソナルトレーニング予約フォーム」などを登録します。

「予約フォームの説明」にはトレーナー・コーチの紹介文を登録します。
トレーナー・コーチの選択が必要ない場合、トレーニング予約に関する説明を登録します。
(必要なければ空欄の状態のままにしておきます)

「ギャラリー」では写真などの画像を掲載することが出来ます。
上記の説明とあわせて掲載できますので、写真を掲載しておくと
トレーナー・コーチのお名前がうろ覚えのお客様にも予約しやすくなります。

以上で一度保存して、基本情報設定エリアに戻ります。
同じように別のトレーナーを登録するには、ヘッダーメニュー「予約フォーム」→「予約フォーム新規登録」をクリックして予約フォームを追加します。

予約フォームが追加されたら同じようにトレーナー情報を設定します。
必要な分の予約フォームを登録し終えたら、続いてトレーナーを選択するメニューの表示形式を設定します。

今回はメニューの表示を先程登録した説明と写真を組み合わせたメニュー(カラムメニュー)に設定します。
上部ヘッダーより「予約フォーム」→”デザイン設定”内の「デザイン設定(表示項目)」とクリックします。

予約フォームデザイン設定の「表示項目設定画面」が表示されました。
「他フォームへのリンク」設定エリアがページ上部にあります。
この設定を「カラムメニュー」に切り替えて保存します。

カラムメニューが予約フォームに反映されます。

●受付スケジュールを設定する

イベントタイプの場合、開始時間と終了時間を指定した時間で受付枠が作成され、予約受付をすることが出来ます。
指定した日時に受付枠を登録する方法(単発スケジュール)と定期的なスケジュールを登録する方法(繰り返しルール)があります。
今回は繰り返しルールを使用して以下のような受付枠を登録します。
「毎週 [日月火水木金土] の09:00~12:00の枠、12:00~15:00の枠、15:00~18:00の枠」 このような受付枠を作成するのに、繰り返しルールの設定は3つ作成するだけで登録できます。
トレーナー・コーチのスケジュールに合わせた予約スケジュールを登録しましょう。
ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」「繰り返しルール」をクリックします。

予約フォーム詳細設定画面の繰り返しルール設定エリアに画面が移動します。 「登録」をクリックして設定画面を開きます。

最初に開催(接客)時間を登録します。

次に繰り返す曜日を登録します。受け付けしたい曜日を選択します。

定員にはこの時間帯に受付可能な人数(定員数)を設定します。 登録した時間に受け入れ可能な人数を設定します。 ここで設定した定員数の予約が入ると締め切り状態となり、自動で受付停止されます。

受付方法では「承認制」「先着順」を設定します。 「承認制」は管理者様の承認を経ないと予約が確定にはなりません。 「先着順」は承認フローを挟まず受付と同時にそのまま予約が確定となります。

設定に問題がなければ保存します。 続けて別の時間の受付枠を作成します。 設定内容がほぼ同じ場合には、一から作成するより作成された受付枠をコピーして作成したほうがよいでしょう。 先程作成した繰り返しルールの「コピー」ボタンをクリックします。

繰り返しルール登録画面が表示され、最初に登録した枠の設定内容がセットされている状態です。 開催時間を変更します。

予定の説明など変更したい項目を調整して登録します。 これを作成したい受付枠分、繰り返します。

これでカレンダー上に設定した受付枠が作成されました。

作成した定期的なスケジュールの中でも都合により特定の日時枠だけ受付停止したい場合もあると思います。 その場合には、予約管理カレンダーから指定した日の受付を停止することができます。 詳細は「予約スケジュールを調整する」の項にてご紹介しています。

●お客様情報入力欄の設定する

次にお客様情報を登録してもらう画面の設定を見てみましょう。
ご予約者様の氏名や連絡先など予約受付時に必要な情報をヒアリングするための入力フォーム作成していきます。

設定できる項目は以下の通りです。項目ラベルも変更できます。
名前、かな(名前) 、職業、郵便番号、都道府県、住所1、住所2、電話番号、携帯電話番号、メールアドレス、携帯メール
性別、その他(単語入力欄)、その他(文章入力欄)、メルマガ受信希望、利用規約

<予約者情報入力欄の設定>
予約者様情報入力フォームの入力項目を決めます。
ページ上部「予約フォーム」「予約者情報入力設定」をクリックします。

予約者情報入力欄の設定の「編集」ボタンをクリックします。

予約者情報入力欄設定フォームが表示されます。
名前や住所、連絡先などを指定する項目が表示されていますので、
必要な項目名にチェックをいれ、使わない項目はチェックを外すだけでお客様情報を入力するフォームが出来上がります。

項目名を変えたいときには設定項目名の下にある入力欄に変更したいテキストを入力します。

項目の回答を必ず回答してもらうには「回答必須」にチェックをいれます。

予約時には控えメールが通知できるためメールアドレスは必ず登録してもらいましょう

利用規約の掲載と同意チェックフォームの設置も可能です。
使用する場合は、利用規約の「表示する」にチェックをいれると規約文の登録フォームが表示されます。
また同意するチェックボックスの設置指定、ラベルの変更が出来ます。

予約者情報入力フォームに設置する項目の指定ができましたら、最後に「保存する」をクリックして設定を反映します。


●ご希望コースを設定する

お客様情報入力欄画面には色々な形式の質問フォームを設置することが出来ます。 お客様情報入力欄設定にはない項目やご予約の際にヒアリングしておきたい内容を質問フォーム設定で設置します。 ここではネイルサロンのサービスメニューを選んでもらうフォームを作成してみます。 ヘッダーメニュー「予約フォーム」より「質問フォーム設定」をクリックします。

質問フォーム設定エリアより質問を登録します。 ご希望コースはひとつだけ選べるようにしますので、「一つ選択(リスト)」で作成します。

質問文に「ご希望コースをお選びください。」などと登録します。

質問文にはテキストリンクの設置も可能ですので、メニューの詳細情報を掲載したページをお持ちの場合にはリンクを設置しておくと便利です。 「サービスメニューの詳細は、こちらをご確認ください」の「こちら」の部分にリンクを設置するには 「こちら」を選択してエディタのツールからリンクマークをクリックします。

リンク設定画面が表示されますので、詳細ページのURLを指定し「OK」ボタンをクリックします。 これでリンクが設置されます。

選択肢にはサービスメニューを1件ずつ登録します。

その他の設定では回答を必須にするか、任意にするか指定が出来ます。 今回はメニューを必ず選んでもらいたいので、「回答を必須にする」のチェックをいれます。

問題なければ保存します。

これで希望コースを選んでもらう質問フォームが作成できました。

その他にも質問設定で作成された質問は、どの予約フォームの予約かによって質問の表示を切り替えることが出来ますので、トレーナーごとに質問を分けて登録し、回答していただく事が可能です。

予約フォームの予約時質問のヒアリング条件を設定する

●予約に関する注意書きを設定する

予約カレンダーの上部には、予約に関する注意事項などを記載することが出来ます。
電話でのお問合せ方法のご案内やキャンセルを受付している場合にはキャンセルについての説明を掲載できます。
また、予約フォームに携帯電話から予約をされる場合に、ご利用の携帯によっては「@select-type.com」からのメールを受信設定をしないと
メールが届かない場合がございます。
SELECTTYPEから送信するメールについてのご注意点

このような予約時に認識しておいてほしい内容を注意書きエリアに記載しておくとよいでしょう。

注意書きの設定は、作成した予約フォーム全てに同じ内容を記載する事もできますし、
トレーナー・コーチの予約フォーム毎に掲載内容を変更したい場合には、個別に設定する事も可能です。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」「注意書き設定」をクリックします。

注意書き設定エリアの「設定する」ボタンから設定フォームを表示させます。

文章を入力するためのエディタが表示されますので、ここに文章を入力します。
目立たせたい箇所は太字や色の設定も可能です。

こちらのテキストエディタをご利用の際に、他のホームページなどから直接テキストをコピーして 貼り付けた場合、意図しない装飾がついてしまったり、HTMLコードが表示されてしまう場合がございます。 そうなってしまった場合の解消方法などを以下のヘルプ記事にまとめてますので、ご参照ください。 文章登録用のエディタを使用した際のご注意事項

問題なければ「保存する」をクリックします。

予約カレンダーの画面上部に登録された注意書きテキストが表示されます。

●お客様に通知されるメールを設定する

予約フォームの受付スケジュールの設定が完了しましたら、予約カレンダーからテスト予約を入れてみましょう。
予約が完了すると、以下のような通知メールが届きます。

承認制の場合には、「予約控えメール」が届きます

先着順の場合には、「予約の確定メール」が届きます

お客様に通知されるこちらのメールの件名や予約情報の前に記載される文章は、オリジナルの内容に変更できますので、ご利用サービスにあわせた内容に変更しましょう。
SELECTTYPEから予約に関するメールの設定は「予約メール設定」にて各種設定が行えます。

「予約控えメール (お客様宛/ご予約時)」「編集」ボタンをクリックして設定フォームを表示します

件名、本文の入力欄にはデフォルトの内容が記入されている状態です。
この内容をサービス内容にあわせて変更しましょう。

先着順の場合に届くメールは「予約承認メール (お客様宛/ご予約確定時)」の「編集」ボタンをクリックして設定フォームから変更します。

予約を受付時には管理者宛にも通知メールが届きます。
共通設定画面の「予約通知先アドレス」に登録すると管理者と同じ全てのフォームに受け付けたメールが受け取れます。

トレーナー・コーチには自分の予約フォームで受付けた予約情報のみ通知メールを送られるようにしたい場合は、
予約フォーム毎の設定画面の「予約通知先アドレス」にメールアドレスを登録しますとメールが届くようになります。
上部メニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定/予約メール設定」をクリックします。

※アカウントにご登録のメールアドレスは、デフォルトで「予約システム共通の設定」に設定がされている状態になりますので、フォーム毎の設定は必要ありません。
※共通設定とフォーム毎の設定に両方登録されますと、予約通知が2通届くことになりますのでご注意ください。

設定されるメールアドレスが携帯メールの場合ですと、端末側で受信設定をしていただく必要がございます。
以下SELECTTYPEからの通知メールについてのご注意点をまとめたヘルプ記事になります。
SELECTTYPEから送信するメールについてのご注意点

ここからは、運用に入ってから必要になりそうな機能のご紹介をします。

●予約スケジュールを調整する

繰り返しルールや単発スケジュールで登録された受付枠は「予約管理カレンダー」からご希望の日時の受付枠をすぐに停止/再開を切り替えることができます。 期間指定でその期間の受付枠をすべて停止にするといった設定も可能です。 急遽受付を停止したい場合や定期スケジュールの中でも受付停止したい場合などにすぐに切り替えられる便利な機能です。 ヘッダーメニュー「予約フォーム」⇒「予約管理カレンダー/目的の予約フォーム」をクリックします。

受付停止したい受付枠をクリックします。

受付枠情報が表示されます。 受付状況にて停止ボタンをクリックすると、その枠の受付が停止されカレンダーから受付枠の表示が非表示になります。

受付停止してもカレンダー上には枠の情報を残したい場合には、 「この停止中受付枠情報を予約フォームに表示する」にチェックをいれます。

するとカレンダ―には表示が残ります。 再開する場合には「受付開始」ボタンをクリックします。 まとまった日にちを期間指定して受付枠の受付状況を調整することも出来ます。 予約管理カレンダーの画面右上の「一括受付設定」ボタンをクリックします。

「一括受付設定」より受付停止(再開)したい「期間」を指定します。 「受付状況」で制御したい内容を指定します。

以上の操作で指定した期間の受付状況をまとめて切り替える事ができるようになります。

定期的なスケジュールのうち、特定の受付枠だけ定員数を調整することもできます。 定員数を変更されたい受付枠をクリックします 。

受付枠情報が表示されますので、画面下にある「受付日時の変更」ボタンをクリックします 。

受付枠の変更が表示されますので、定員数を変更して「保存する」をクリックします 。

変更対象を選択する画面が表示されますので、「この予定のみ」ボタンをクリックします 。

これで設定した枠のみ変更した定員数が反映されます。

●予約の代行登録をする

お客様から電話でのご予約を受付けた場合には、管理画面から代理で予約登録する方法がございます。
お電話での予約情報が反映されておらず、実際の定員を超えた予約を予約フォームから受付けてしまわないように
お電話からの予約も管理画面から登録しておきましょう。

ネイルサロンの予約をお電話で直接受付ける場合もあると思います。 その場合にも管理画面から代行登録することが出来ます。 代行登録は「予約管理カレンダー」から行います。 上部ヘッダーより「予約管理カレンダー」→「該当の予約フォームタイトル」をクリックします。

予約管理用のカレンダーが表示されます。 目的の受付枠をクリックします。

受付枠情報が表示されます。 「予約の代行登録」ボタンをクリックします。

新規予約登録画面が表示されます。 日時、コースを確認し「予約する」をクリックします。

代行登録する対象の日時などが間違っていないか確認し、予約者情報の入力フォームへ移動します。 予約者情報を登録フォームに入力します。

管理カレンダーからの予約は、予約フォームからの予約と違って登録する内容に必須項目がありません。 名前だけで登録しておき、後から詳細情報を登録することが出来ます。

予約者の情報はフォームに直接入力する方法と顧客リストに登録のある場合には、その情報を読み込むこともできます。

お客様情報検索フォームが表示されますので、名前・電話番号・メールアドレスのいずれかの情報で該当のお客様を検索します。

検索でヒットした顧客情報が下に表示されます。 特定した情報の「すべて挿入」ボタンをクリックしますと、顧客リストに登録されている情報が登録フォームに挿入されます。

問題なければ「保存する」ボタンをクリックします。 予約者情報詳細画面が表示されますので、登録された情報が反映されているか確認しましょう。

「パーソナルトレーニング向け予約フォーム」の設定のご紹介は以上になります。
SELECTTYPEの予約システムでは他にも便利な機能がたくさんございます。
機能ごとのヘルプ記事は以下にまとめておりますので、気になる機能がございましたらお試しください。

SELECTTYPE機能ヘルプ一覧
https://select-type.com/help/

SELECTTYPE: 無料でWEBサイト/予約フォーム付き予約システム/イベント管理・セミナー管理システム/メールフォーム付きサポートシステム/各種フォーム作成(アンケート,診断テスト)