飲食店向け予約フォームのセットアップ方法(イベントタイプ)



SELECTTYPEの予約システムは様々なジャンルの予約受付に対応した予約フォームの作成が可能です。
今回のブログエントリーでは「イベントタイプで飲食店向けの予約フォーム」のセットアップ方法をご紹介します。

予約フォームには2つの受付タイプがあり、それぞれ以下のような特徴があります。

<営業時間タイプとは>
管理者様が予約受付可能な営業時間帯を設定することで、お客様は埋まっていない時間帯で好きな時間に予約ができます。
またお客様が予約時に選択するメニューを設定することも可能です。

営業時間タイプで作成した飲食店向け予約フォームの作り方の記事も用意しています。
ご参照ください。

<イベントタイプとは>
予め受付枠毎に開始時間、終了時間を設定して予約を受け付けることができます。
指定した日時での受付枠の作成や毎週●曜日の●時から●時までなどの定期受付枠の作成もできるので、柔軟な受付枠の登録が可能です。

今回は、飲食店向けの予約フォームをイベントタイプで作成してみたいと思います。

▼目次
・基本情報を登録する
・お店の予約スケジュールを設定する
・お客様情報入力画面の設定
・来店人数の内訳をヒアリングできる質問フォームを設定する
・お客様に通知されるメールを設定する
・予約の代行登録をする
・予約スケジュールを調整する

まず最初にイベントタイプで作成した予約フォームを見てみましょう。

画面上部から予約フォームの説明エリアが表示されます。
このエリアにはテキスト情報や写真などの画像も掲載できますので
店内の写真とあわせて、営業時間のご案内や予約任官する注意事項などを記載できます。

続いて予約日時を選択するためのカレンダーです。
月カレンダーで表示されていますが、設定で週カレンダーに切り替えも可能です。

日付を選択すると確認画面が表示され、次へをクリックします。
会場情報を登録しておくとここに表示されます。

予約者の情報を登録する画面が表示されます。
画面上部には先程選択した予約日時情報が表示されます。

予約者の情報を入力してもらうフォームや質問フォームが表示されます。
入力を終えたら次へをクリックします。

確認画面にて予約の内容、予約者の情報を確認します。

問題がなければ確定し送信します。
確定されると予約者には控えメール、管理者には通知メールが届きます。

このような予約フォームを管理画面でどのようにセットアップするのか管理画面の設定方法を見ていきましょう。

●基本情報を登録する

〇予約システムタイトルの登録

まず最初に予約システムのタイトルを登録しましょう。
予約システムのタイトルを登録すると予約フォームの画面上部に表示されたり、
ブラウザのタブやブックマークした際のタイトルになります。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「共通設定/予約システムタイトル」をクリックします。

「共通設定画面」の最上部に登録されているタイトル情報が表示されています。
タイトル横の「編集」ボタンをクリックします。

タイトルの入力欄に設定したい名前を入力して保存します。

以上で予約フォームに登録したタイトルが表示されるようになります。

編集ボタン横の×アイコンをクリックしますと予約フォームにタイトルエリアが表示されなくなります。

続いて予約フォームの基本情報を登録してみましょう。
基本情報設定では予約フォームの説明テキストやギャラリーなどが登録できます。

登録した情報は予約フォームの画面上部に掲載されるようになりますので、予約に関する説明やお店のご案内にも活用できます。
タイトル以外の情報は必須ではありませんので、登録しなくても予約フォームに表示されないだけで予約操作に影響はありません。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」「基本情報の設定」をクリックします。

基本情報の設定が表示されます。
「設定する」ボタンから編集画面を表示します。

〇予約の種類タイトルの登録

「予約の種類」名の設定欄には予約フォームのタイトルを登録します。
タイトル情報は予約フォームを複数作成してメニューを設置した場合に使用されますので、メニューを表示する設定になっていない場合には
予約フォームに表示されない情報になりますが、その他にも予約の通知メールや管理画面の各所で使用される情報になりますので
必ず登録をしましょう。

〇予約の説明テキストの登録

「予約フォーム」の説明 のテキスト登録用エディタに予約に関する説明を入力します。
エディタのツールバーには文字の装飾やテキストリンクが設定できますので、
目立たせたいテキストを太字や文字色を変更して強調したり、詳細情報が確認できるサイトへリンクを設置するような使い方が可能です。

<注意>
こちらのテキストエディタに登録する情報を他のサイトからコピーして貼り付けしますと、HTMLコードと呼ばれる情報まで登録されてしまい
意図しない文字の装飾が適用されてしまったり、制限内の字数なのに字数超過エラーが表示されてしまったりするケースがございます。
詳細は以下のヘルプページをご確認ください。

文章登録用のエディタを使用した際のご注意事項


〇ギャラリーの登録


ギャラリー設定エリアでは予約フォームの説明エリアに写真を複数掲載することができます。
「ファイルの選択」ボタンからローカルにある画像を選択しますと、そのまま登録されます。

複数点掲載されたい場合には、続けて「ファイルの選択」ボタンから画像を指定して登録をしていきます。
他のフォームで使用した画像や以前に登録した画像を使用したい場合は「アップロードファイル一覧」から指定することも可能です。

登録情報に不備がなければ、最後に画面下部の「保存する」ボタンをクリックして設定が予約フォームに反映されます。

ここまで設定された状態を確認してみましょう。
非公開状態で設定されている場合には、管理者用プレビュー機能を使いますと公開せずに登録状況を予約フォーム上で確認することが出来ます。
上部ヘッダーから「予約フォームを表示」⇒「管理者用プレビューをみる」をクリックしますと、管理者用プレビューモードで表示されます。

●お店の予約スケジュールを設定する

イベントタイプの場合、開始時間と終了時間を指定した時間で受付枠が作成され、予約受付をすることが出来ます。
受付枠を登録していきましょう。
定期的な予約を作成する場合は、繰り返しルールから受付枠を登録します。
ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」「繰り返しルール」をクリックします。

予約フォーム詳細設定画面の繰り返しルール設定エリアに画面が移動します。
「登録」をクリックして設定画面を開きます。

最初に開催(接客)時間を登録します。
受付したい時間を指定します。

次に繰り返す曜日を登録します。
お休みの曜日(受付枠を作成しない曜日)以外の曜日を選択します。

定員にはこの時間帯に受付可能な人数(定員数)を設定します。
登録した時間に受け入れ可能な人数を設定します。

団体受付では来客される人数(ご利用人数)をヒアリングするフォームを設置します。
「グループ・団体予約を受付ける」にチェックを入れると利用人数フォームが設置されす。
「申込人数分、予約枠を減らす」にチェックを入れると申込があった人数分予約枠が減ります。
(例:3人で申し込みがあったら、予約枠が3枠埋まる)

受付方法では、承認制か先着順かを設定します。
承認制は、管理者様の承認を経ないと予約が確定にはなりません。
先着順は、承認なく受付時にそのまま予約が確定となります。

受付枠に会場情報(住所やアクセス情報、googleマップへのリンクなど)を登録することも出来ます。
会場情報は予約フォームの受付枠を選択した際に表示され、住所情報は控えメールに記載がされるようになります。

「会場情報」タブをクリックして会場情報設定を開きます。

会場名、会場のホームページURL、住所、アクセス情報が設定可能です。
どの項目も任意項目ですので、登録された情報だけ表示されるようになります。

住所を登録しますと自動でGoogleマップへのリンクボタンが設置されます。

設定に問題がなければ保存します。
これでカレンダー上に受付枠が作成されました。

〇繰り返し期間の設定で受付期間をコントロール
繰り返しルールの設定には「繰り返し期間」の設定がございます。
作成される受付枠の範囲を日にち指定で設定できる機能です。
この機能を利用しますと例えば夏のシーズンだけ予約受付をするといった使い方が可能になります。

繰り返し期間に7/1~8/31と設定してみましょう。

予約カレンダーには7月より前、9月より後の受付枠が表示されなくなりました。

●お客様情報入力画面の設定

次にお客様情報を登録してもらう画面の設定を見てみましょう。
ご予約時に必要なお客様情報をヒアリングするための項目を設定していきます。

お客様にご予約の際、入力してもらう項目を決めます。
ページ上部「予約フォーム」「予約者情報入力設定」をクリックします。

予約者情報入力欄の設定の「編集」ボタンをクリックします。

予約者情報入力欄設定フォームが表示されます。
必要な項目名にチェックをいれ、使わない項目はチェックを外すだけでお客様情報を入力するフォームが出来上がります。
項目名を変えたいときには設定項目名の下にある入力欄に変更したいテキストを入力します。

利用規約の掲載と同意チェックフォームの設置も可能です。
使用する場合は、利用規約の「表示する」にチェックをいれると規約文の登録フォームが表示されます。
また同意するチェックボックスの設置指定、ラベルの変更が出来ます。

ご登録内容に問題がなければ「保存する」をクリックして設定が完了します。

●来店人数の内訳をヒアリングできる質問フォームを設定する

予約者情報入力欄の設定ではご希望の項目がない場合や、ご予約の際にヒアリングしたい内容を質問フォーム設定で設置します。

ここでは来店されるお客様の構成をヒアリングするフォームを作成してみましょう。
ヘッダーメニュー「予約フォーム」より「質問フォーム設定」をクリックします。

質問フォーム設定エリアより質問を登録します。
質問追加より質問形式を「複数選択(リスト)」で作成していきます。

質問文に「ご予約人数の内訳」で登録します。

選択肢には「大人」「お子様 (中学生以下)」など人数をヒアリングしたい項目を設定します。

その他の設定では回答を必須にするか、任意にするか指定が出来ます。

問題なければ保存します。

詳細画面にて選択肢にご利用人数メニューを設置します。
選択肢毎の設定画面から利用人数をヒアリングにチェックを入れます。

単位や人数制限の設定を行い、保存します。

これでご来店される大人の人数、子供の人数をヒアリングする質問フォームが作成できました。

●お客様に通知されるメールを設定する

予約フォームの受付設定が完了しましたら、お客様に通知されるメールもオリジナルの内容に変更しましょう。
SELECTTYPEから予約に関するメールの設定は「予約メール設定」にて各種設定が行えます。

「予約控えメール (お客様宛/ご予約時)」「編集」ボタンをクリックして設定フォームを表示します

件名、本文の入力欄にはデフォルトの内容が記入されている状態です。
この内容をサービス内容にあわせて変更しましょう。

予約を受付時には管理者宛にも通知メールが届きます。
お店のスタッフにも通知メールを送られるようにしたい場合は、「予約通知先アドレス」にメールアドレスを登録しますと
管理者と同様にメールが届くようになります。

設定されるメールアドレスが携帯メールの場合ですと、端末側で受信設定をしていただく必要がございます。
以下SELECTTYPEからの通知メールについてのご注意点をまとめたヘルプ記事になります。
SELECTTYPEから送信するメールについてのご注意点

ここからは、運用に入ってから必要になりそうな機能のご紹介をします。

●予約の代行予約登録をする

お客様から電話で受付た予約も管理画面から登録ができます。
予約の空き枠のコントロールを正確に行いたい場合には、電話予約の予約情報も管理画面から必ず登録しておきましょう。
管理画面からの予約は予約フォームからの予約と違い、登録内容に必須の項目はありません。
名前だけで予約も出来てしまいますので、予約受付時には最小の情報でひとまず登録しておき、
後から詳細情報を追加で登録することができます。
また過去にご予約されたお客様情報(顧客リスト)から登録情報を読み込みすぐに登録が行える機能もございます。

予約の代行登録は予約管理カレンダーから登録を行います。
上部ヘッダーより「予約管理カレンダー」→「該当の予約フォームタイトル」をクリックします。

予約管理用のカレンダーが表示されます。
目的の受付枠をクリックします。

受付枠情報が表示されます。
「予約の代行登録」ボタンをクリックします。

新規予約登録画面が表示されます。
日時、コースを確認して「予約する」をクリックします。

新規予約登録に遷移し、予約受付枠の情報が表示されます。
既に予約が入っている場合には、何件の予約が入って後何件予約を入れることが出来るかメッセージが表示されます。

代行登録する対象の日時などが間違っていないか確認し、問題なければ「保存する」ボタンをクリックします。

予約者情報の入力フォームへ移動します。
予約者の情報はフォームに直接入力する方法と顧客リストに登録のある場合には、その情報を読み込むこともできます。

予約管理カレンダーに戻り、先程登録をした受付枠情報から「予約一覧」をクリックするとその枠の予約情報が確認できます。

代行登録した情報が表示されていることを確認してください。

●予約スケジュールを調整する

イベントタイプの受付枠は予約管理カレンダーから指定した枠の停止/再開を切り替える事ができます。
作成された受付枠毎に設定することも、期間を指定してこの期間だけ受付停止にするといった設定が可能です。
お店や天候などの状況によって、受付状況をすぐに切り替えたい場合に便利な機能です。

ヘッダーメニュー「予約フォーム」⇒「予約管理カレンダー/目的の予約フォーム」をクリックします。

目的の受付枠をクリックします。

受付枠情報が表示されます。
受付状況にて停止ボタンをクリックすると、その枠の受付が停止されカレンダーから受付枠の表示が非表示になります。

受付停止してもカレンダー上には枠の情報を残したい場合には、
「この停止中受付枠情報を予約フォームに表示する」にチェックをいれます。

するとカレンダ―には表示が残ります。

再開する場合には「受付開始」ボタンをクリックします。

まとまった日にちを期間指定して受付枠の受付状況を調整することも出来ます。
予約管理カレンダーの画面右上の「一括受付設定」ボタンをクリックします。

「一括受付設定」より受付停止(再開)したい「期間」を指定します。
「受付状況」で制御したい内容を指定します。

以上の操作で指定した期間の受付状況をまとめて切り替える事ができるようになります。

「飲食店向け予約フォーム(イベントタイプ)」の説明は以上になります。
SELECTTYPEの予約システムでは他にも便利な機能がたくさんございます。
機能ごとのヘルプ記事は以下にまとめておりますので、気になる機能がございましたらお試しください。

SELECTTYPE機能ヘルプ一覧
https://select-type.com/help/

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