飲食店向け予約フォームのセットアップ方法(営業時間タイプ)



SELECTTYPEの予約システムで作成する予約フォームは、色々なジャンル(職種)の予約受付に対応しています。
また各業種にあわせた予約フォームのテンプレートがたくさん用意されています。

予約フォームをセットアップする流れは、最初にテンプレートの中からご希望のテンプレートを選んで予約フォームを作成しますと
各業種に合わせた仮の情報でセットされますので、ご自身のサービスに合わせて変更していくという流れになります。
最初にイメージに近いテンプレートを選んで予約フォームを作成し、何も変更していない状態で予約フォームに試しに予約をいれながら
直したい箇所をピックアップしてから、管理画面に戻って変更していくという流れでセットアップしていくとスムーズに
予約フォームを完成させることができると思います。

今回のブログエントリーでは「飲食店向けの予約フォーム」のセットアップ方法をご紹介します。
予約フォームを作成するうえで基本となる設定項目を順に紹介していきます。また運用時に必要になりそうな機能も最後に紹介したいと思います。

まず飲食店向けにセットアップされたテンプレートで作成した予約フォームを見てみましょう。
今回ご紹介するサンプルは席種とコースを選択するタイプの予約フォームです。

最初に席のタイプを選択します。テーブル席●名用やカウンター席など席の種類毎に予約フォームを作成すると
メニューが自動で設置されて、それぞれのフォームに移動できるようになります。
座席の種類を選択しない予約フォーム(予約フォームを1つだけにして作成してメニューを非表示にすること)ももちろん可能です。

続いてコースメニュー(ご利用時間を選択できるメニュー)が表示されます。
メニューの表示形式はリスト形式、プルダウン形式、カラム型形式に切り替え可能です。
サンプルのメニューはカラム型になります。

続いて日時を選んでもらうカレンダーが表示されています。
カレンダーのデフォルト表示を週表示にするか、月表示にするかも設定で変更が可能です。
「10時から18時まで30分区切りの時刻で予約を受付ける」というような設定で予約カレンダーを作成できます。
このあたりの設定もすべて変更できます。

カレンダーでご希望の日時を選択しますと、ご利用人数を選ぶメニューが表示されます。
団体受付機能を有効にした場合に表示され、無効にして利用人数をヒアリングしないこともできます。

日時を選択した後は予約者の情報を登録する画面になります。
予約者の氏名や連絡先の他にも、ベビーカーの持ち込み有無の確認やキッズチェアの貸し出しなどご来店前にヒアリングしておきたい
質問を設置する事もできます。

お客様は確認画面を経て予約を完了しますと、予約された方と管理者(担当者設定されている場合には担当者)に予約の控えメールが通知されます。
SELECTTYPEからお客様宛に通知される各種メールは件名や前掲文、フッター情報などカスタマイズ可能です。

このような予約フォームを管理画面でどのようにセットアップするのか管理画面の設定方法を見ていきましょう。
今回ご紹介しますサンプルは以下になります。実際の予約フォームでどのような表示になるかご確認ください。

〇飲食店向け(席+コース選択)サンプル

▼目次
・お店の予約スケジュールを設定する
・コースメニューを設定する
・座席毎の受付人数を設定する
・お客様情報入力画面の設定
・お客宛の通知メールを設定する
・予約受付日程を調整する
・予約の代行登録をする
・SELECTTYPEからの通知メールに関するご注意点

●お店の予約スケジュールを設定する

このサンプルは営業時間タイプで作成しています。
営業時間タイプは提供側が設定した時間帯の中からお客様が空いている時間を選んで予約するタイプの予約です。
設定画面を見てみましょう。
予約フォーム毎の設定画面は
(1).ヘッダーメニューの「予約フォーム」→「各予約フォーム個別設定」→「予約フォーム一覧」をクリックします。

(2).現在登録されている予約フォームの一覧が確認できます。

(3).設定変更したい予約フォームの「設定」ボタンをクリックします。

目的の予約フォームの設定画面が表示されます。

<基本情報設定>
最初に予約フォームの基本情報を設定しましょう。
基本情報にはタイトル、説明、ギャラリー、料金など色々な設定ができ予約フォームに情報を表示することができます。
タイトル以外は必須項目ではありません。表示させたい項目だけご登録ください。
タイトルは最初にご紹介した予約フォームの画面上部に表示されるメニューになります。
今回のサンプルでは席の種類毎に予約フォームを作成しますので、カウンター席やテーブル席(●名まで)のように
お客様が予約しやすい名前で登録しましょう。

※予約フォームの説明やギャラリー機能を活用して予約の内容を詳しくご案内する事もできます。
詳細は以下のヘルプページをご覧ください。

予約フォームの詳細説明エリアに表示されるギャラリー画像の配置を指定する/カレンダーへの表示設定

<共通設定と個別設定>
予約フォーム詳細設定画面の各種設定には「共通設定」「個別設定」の設定方法がございます。
他の予約フォームと同じ設定を使用したい場合には「共通設定」で設定をします。(共通設定を使用している予約フォームで設定を共有できます)
他の予約フォームとは設定を別にしたい場合には「個別設定」で設定をします。
各設定エリアに共通設定と個別設定を切り替えるボタンが設置されています。
詳細設定をする前にどちらの設定を使用するか選んでから設定に進みましょう。

<受付時間設定>
予約受付のスケジュールはまず受付時間の設定から行います。
曜日ごとに受付時間休憩時間(受付けない時間)を設定できます。

受付時間の指定はスライダーをドラッグしてご希望の時間に調節します。
一番上の一括指定エリアから操作をするとすべての曜日が同じ時間で設定されるので便利です。

また受付時間の「〇時まで」の設定は最後に受け付ける時間となりますのでご注意ください。
例えば受付時間を「11:00~22:00」と設定された場合は「22:00」が最終受付時間になります。
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ここまで設定されると予約フォームに登録した時間帯に予約枠が反映される状態になっています。
非公開状態で設定されている場合には、管理者用プレビュー機能を使いますと公開せずに登録状況を予約フォーム上で確認することが出来ます。
上部ヘッダーから「予約フォームを表示」⇒「管理者用プレビューをみる」をクリックしますと、管理者用プレビューモードで表示されます。

管理者用プレビューモードで予約を完了まで進めても実際に予約数にカウントされませんので、安心して操作手順をお確かめください。

●コースメニューを設定する

続いてお客様にコースを選んでもらうメニューを利用時間メニューという機能を使用して設定していきます。
利用時間メニューとはその名の通りご利用時間を選んでいただくメニューです。
シンプルに利用時間:60分、90分、120分の中から選んでもらうという使い方もできますが、
利用時間メニューには、タイトル、説明文、利用時間、ギャラリー、料金といった情報も登録できますので設定
お店で提供しているコースメニューを選んでもらうメニューとして活用する事もできるようになっております。

<接客時間/利用時間メニュー>
予約受付をしたいコース分のメニューを登録していきます。
コースメニューを設置しない場合は、接客時間を固定で設定します。
利用時間(消費される時間)が固定になるのでメニューは表示されなくなります。

メニュー数が多いと予約画面が長くなって使いにくくなってしまう場合には表示形式をプルダウンメニューなどに切り替えて調整が可能です。
ご登録のメニュー数にあわせた形式をお選びください。

●座席毎の受付人数を設定する

続いて受付枠毎の予約上限人数とご利用人数を設定します。
今回のサンプルのように席ごとに予約フォームを作成して、別々に予約受付人数をコントロールしたい場合は「独自設定を使用」に切り替えて設定します。

「同時刻の受付上限」を席種の数で設定します。
例えばテーブル席(4名)の場合、テーブル席(4名)が何卓あるか、テーブル席(4名)の数を設定します。

ご予約時にご利用人数をヒアリングしたい場合には「グループ・団体受付設定」を有効にします。
「申込人数分、予約枠を減らす」のチェックは外しておきます。

以上の設定でどの席に何のコースで何名使用するかを予約フォームからヒアリングできるようになります。

●お客様情報入力画面の設定

次にお客様情報を登録してもらう画面の設定を見てみましょう。
ご予約時に必要なお客様情報をヒアリングするための項目を設定していきます。

<予約者情報入力欄の設定>
お客様にご予約の際、入力してもらう項目を決めます。
必要な項目名にチェックをいれ、使わない項目はチェックを外すだけでお客様情報を入力するフォームが出来上がります。
項目名を変えたいときには設定項目名の下にある入力欄に変更したいテキストを入力します。

# 予約時には控えメールが通知できるためメールアドレスは必ず登録してもらいましょう

<質問フォーム設定>
質問フォーム設定では、予約者情報入力欄の設定ではご希望の項目がなかった項目や、
ご来店前にヒアリングしておきたい内容を設定します。
テキスト選択、画像選択、文章回答形式などいろいろな形式の質問フォームが設定可能です。

例えば以下のような質問を設定できます。

・キッズチェアの貸し出しのご希望をテキスト選択形式でヒアリング

・苦手な食材や、ご希望を文章入力でヒアリング

質問フォーム設定で作成された質問は、表示条件を指定することも可能です。
どの予約フォームからの予約かや前の質問でどの回答選択肢を選んだかによって質問の表示を切り替えることもできます。
予約される席種によって出題する質問を切り替えることが出来るようになります。

予約フォームの予約時質問のヒアリング条件を設定する
予約フォームの質問を、前の質問の回答内容によって出しわける

●お客宛の通知メールを設定する

ご予約が完了しますとお客様宛に予約の控えメールが送られます。
この控えメールの内容も変更できますので、お店の情報を設定しておきましょう。
メールの設定は予約フォーム共通設定画面の「予約メール設定」にて各種設定が行えます。

「予約控えメール (お客様宛/ご予約時)」「編集」ボタンをクリックして設定フォームを表示します。

件名、本文の入力欄には現在設定中の内容が記入されている状態です。
この内容をご利用店舗様の情報にあわせた内容に変更してみましょう。

予約を受付時には管理者宛に通知メールが届きます。
管理者以外にお店のスタッフにも通知メールを送られるようにしたい場合は、「予約通知先アドレス」にメールアドレスを登録しますと
管理者と同様にメールが届くようになります。

設定されるメールアドレスが携帯メールの場合ですと、端末側で受信設定をしていただく必要がございます。
以下SELECTTYPEからの通知メールについてのご注意点をまとめたヘルプ記事になります。

SELECTTYPEから送信するメールについてのご注意点

ここからは、運用に入ってから必要になりそうな機能のご紹介をします。

●予約受付日程を調整する

予約受付を始めると、急遽予約受付が出来なくなる日や予定が立つまで受付をストップしておきたい場合がでてくると思います。そのような場合には「臨時休業日時設定」を使用すると便利です。

「臨時休業日時設定」は指定した日時の予約を停止する事が出来ます。

設定はヘッダーメニュー「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定/臨時休業」をクリックします。

臨時休業日時設定欄に移動します。
「登録する」ボタンをクリックして設定フォームを表示します。
全てのフォームで同じ日時を停止したい場合は、「共通の臨時休業日時も使用する」の方に登録します。

停止する日時を登録します。
1日停止する場合には、「終日」にチェックをいれます。

期間で設定することも可能です。

●予約の代行登録をする

お客様から電話や直接受け付けたご予約を管理画面から代理で登録する方法をご紹介します。
代行登録の際には、過去に予約フォームからご予約されたお客様情報(顧客リスト)から情報を読み込み
都度入力しなくても登録が行えるようになっております。
また管理画面からの登録の場合、登録に必須の項目はございませんのでとりあえず名前だけで予約して
あとから詳細データを登録するといった事も可能です。

予約の代行登録は予約管理カレンダーから登録を行います。
上部ヘッダーより「予約管理カレンダー」→「該当の予約フォームタイトル」をクリックします。

目的の予約管理カレンダーが表示されます。予約を入れる日の予約の代行登録アイコンをクリックします。

予約したい時間、予約の種類、人数を指定して「予約する」をクリックします。

予約者情報の入力フォームへ移動します。
予約者の情報はフォームに直接入力する方法と顧客リストに登録のある場合には、その情報を読み込むこともできます。

登録が完了しますと、カレンダーに登録された情報が表示されます。問題なく登録された事を確認してください。

予約日時や予約内容をお客様に通知する事も可能です。(メールアドレスの登録が必要です)
予約一覧の「通知」リンクをクリックしますと、メール通知フォームが表示されます。

予約情報がセットされた状態ですので、予約についてのご案内を加えて「メール送信」ボタンよりメールを送信します。

●SELECTTYPEからの通知メールに関するご注意点

予約を受付けた時には、お客様と管理者様にメールが通知されますが、
SELECTTYPEから通知される各種メールを受け取る側が携帯電話会社のメールアドレスである時には注意が必要です。
「@select-type.com」からのメールアドレスを受け付ける
という設定(ドメイン指定解除)をしていないと、メールを受信できない場合があるためです。

そのため携帯電話からのご予約が想定されます場合には、
予約フォームの注意書き設定エリア予約者情報入力欄エリアに以下のような注意書きの掲載を推奨してございます。

携帯メールアドレスでのご予約時(ご回答時)は、
@select-type.com」からのメールを受信出来るよう、携帯電話の迷惑メール設定をご調整ください。

設定方法は各携帯電話会社のWEBサイトに記載されています。
※ もしくは携帯電話会社の営業所でご確認ください。

Docomo https://www.nttdocomo.co.jp/info/spam_mail/measure/domain/
AU http://www.au.kddi.com/support/mobile/trouble/forestalling/mail/anti-spam/fillter/function-11/
Softbank http://www.softbank.jp/mobile/support/iphone/antispam/email_i/white/

予約フォームの注意書き設定エリアや予約者情報入力画面に注意書きを登録する方法は以下のヘルプ記事をご覧ください。

注意書きを活用してお客様が予約フォームからの予約をしやすくしましょう
予約者情報入力欄に注意書きなどのメッセージを設定する/予約フォーム

「飲食店向けの予約フォーム」のセッティング方法は以上になります。
SELECTTYPEの予約システムではまだまだ他にも便利な機能をたくさんご用意しております。
機能ごとのヘルプ記事は以下にまとめておりますので、気になる機能がございましたらご一読のうえお試しください。

SELECTTYPE機能ヘルプ一覧

SELECTTYPE: 無料でWEBサイト/予約フォーム付き予約システム/イベント管理・セミナー管理システム/メールフォーム付きサポートシステム/各種フォーム作成(アンケート,診断テスト)