いちご狩り予約フォームのセットアップ方法(営業時間タイプ)



SELECTTYPEの予約システムで作成する予約フォームは、色々なジャンルの予約受付に対応しています。
予約フォームの作成開始をする際には、業種別テンプレートからご希望の予約フォームに近いテンプレート選んで作成を進めることが出来ますので
ご自身のお店やサービス内容にあわせて必要な情報のみ変更するだけで、すぐにオリジナルの予約フォームが出来上がります。

このブログでは、オリジナルの予約フォームが完成するまでに必要な設定箇所をひとつずつ順番にご案内いたします。
記事はどうしても長めになってしまいますので、取り急ぎ特定の機能の使い方を知りたい場合は、
以下にございます目次からリンクをクリックしていただきますと目的の機能の説明までスキップします

また今回ご紹介しますいちご狩りの予約フォーム「営業時間タイプ」を使用した設定方法をご案内いたします。
予約フォームには2種類の受付タイプがあり、どのようなスケジュールで予約を受け付けるかによって切り替えて使用することができます。

<営業時間タイプとは>
管理者様が予約受付可能な営業時間帯を設定することで、お客様は埋まっていない時間帯で好きな時間に予約ができます。
またお客様が予約時に選択するメニューを設定することも可能です。

<イベントタイプとは>
予め受付枠毎に開始時間、終了時間を設定して予約を受け付けることができます。
指定した日時での受付枠の作成や毎週●曜日の●時から●時までなどの定期受付枠の作成もできるので、柔軟な受付枠の登録が可能です。

イベントタイプの予約フォームを使用して予約フォームを設定する方法はヘルプ記事
「いちご狩り予約フォームの作成手順(イベントタイプ)」をご覧ください。

▼目次

まず最初に作成する予約フォームを見てみましょう。

予約フォームにアクセスすると最初に予約日時を選んでもらうための予約カレンダーが表示されます。
画面上部には注意書き設定で登録された予約に関する情報が表示されます。
予約日の変更やキャンセルの期限などの注意事項を記載しておくとよいでしょう。

続いて日時を選んでもらうカレンダーには、管理画面で設定した受付時間の範囲で受付枠が表示され、
お客様は開いている時間を選んで予約手続きを進めます。
受付期間を日時を指定して設定も可能ですので、いちご狩りシーズンに併せて1月1日~5月30日まで予約を受付ける、といった受付設定が可能です。

日付を選択すると確認画面が表示され、次へをクリックします。
団体受付を有効にすると利用人数をヒアリングするメニューが表示されます。

画面が切り替わり、予約者の情報を登録する画面になります。
ご利用規約に同意するフォームの設置も可能です。

同じ画面に質問フォームを設置できます。
ここではご来場されるお客様の人数の内訳(大人〇名、子供〇名など)をヒアリングする質問フォームを設置しています。

予約の内容、予約者の情報に問題がなければ確定し送信します。

確定されると予約者には控えメール、管理者には通知メールが届きます。

このような予約フォームは管理画面上でどのようにセッティングするのでしょうか。
次に管理画面での設定の流れをみていきましょう。

●受付スケジュールを設定する

営業時間タイプの受付スケジュール設定方法は、以下の3つをまず設定していきます。
(1).何曜日の何時から何時まで予約を受付するかを「受付時間設定」で設定します
(2).(1)で設定した範囲を何分刻みで受け付けするか「予約時刻の単位」で設定します
(3).何分予約時間を利用(消費)するか「接客時間」で設定します

〇受付時間/休憩時間設定
まずは受付時間の設定をみてみましょう。
受付終了時間は、設定された時間が最終受付時間となりますのでご注意ください。
17時までで設定された場合は、17時が最後の受付時間になります。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」「受付時間」をクリックします。

予約フォーム詳細設定画面の受付時間設定に画面が移動します。
「設定する」をクリックして設定画面を開きます。

受付時間は曜日毎に設定をします。
設定したい時間にハンドルをドラッグ操作します。
開始時間、終了時間を指定します。

同じ画面の下に移動すると受付を停止する時間(休憩時間など)を設定できます。
受付時間で指定した時間帯のうち停止したい時間を曜日ごとに設定します。
時間の操作方法は受付時間と同じでハンドルをドラッグ操作してご希望の時間を指定します。

設定が完了したら、最後に「保存する」をクリックすると登録/編集内容が反映されます。

〇予約時刻の単位設定
続いてカレンダーを何分区切りで表示するか設定をします。
ここで設定された時間単位ごとに予約枠が用意されます。

同じ画面の「予約時刻の単位」設定欄へ移動します。「設定する」ボタンをクリックします。
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「予約時刻の単位」設定画面に移動します。
この画面で予約時刻の単位を設定します。
設定値は分数です。分単位で選択指定します。

指定したら「保存する」ボタンをクリックしましょう。

〇接客時間設定
次に接客時間を設定して何分予約を抑えるか設定します。

同じ画面の「接客時間(予約枠の消費時間)/利用時間メニュー 」へ移動します。
「 固定にする[〇分]」の編集リンクをクリックします。

「接客時間(予約枠の消費時間)設定」が表示されます。
ご利用時間を設定します。ここでは60分で設定しています。

指定したら「保存する」ボタンをクリックしましょう。

これで設定した受付時間に受付枠が表示されるようになります。
テストで予約をしてみてどのように受付枠が消費されるのか確認してみましょう。

〇予約枠の消費ルールについて
SELECTTYPEの予約フォームでは、予約のバッティングを防ぐため、設定した接客時間(消費時間)によって
予約した枠の前後の枠が消費されるような仕組みになっております。

例えば「予約時刻の単位を60分区切り、予約の消費時間を120分」で設定したとします。

予約フォームのカレンダーより、「10:00」の枠に予約をします。

すると、前後120分未満の枠が1枠ずつ消費されます。

予約時間の前の枠である「9:00」からの予約を受け付けてしまいますと120分消費しますので
「10:00」の予約とバッティングしてしまいます。
そのためご予約受付時間の前の時間も消費される仕様になっております。

以上でご希望の時間帯を指定した時刻単位で受付枠がカレンダーに表示されるようになりました。

●予約カレンダーの予約受付期間を設定する

「受付期間」とは、予約フォームにて予約が可能な期間の設定です。
受付期間で設定された範囲に登録された受付枠がカレンダーに表示されるようになります。
受付期間の設定はお客様がアクセスした日から起算して何日後から何日後まで表示するかを設定をして
設定された期間内の受付枠がカレンダーに表示されるようになります。

「当日から30日後まで」で設定してみます。
カレンダーに登録した受付枠が「当日から30日後まで」表示されるようになります。

また、日付指定で受付期間を設定する方法もあります。
上記の受付期間の設定範囲内で
「●月●日から●月●日まで受付枠を表示する」
「●月●日以降に受付枠を表示する」
「●月●日以降は受付枠を非表示にする」
といった設定ができるようになります。
いちご狩りシーズンに併せて1月1日~5月30日まで、といった受付設定が可能です。

※設定可能な受付期間の範囲はご利用のプランによって変わってまいります。
プラン毎の制限値はご利用料金の「予約受付期間(日)」の項目をご覧ください。
https://select-type.com/price.php

「1月1日」から「5月31日」の期間が受付されるように設定にしてみましょう。

1月より前の月にアクセスしても受付枠は表示されません。

通常予約カレンダーはアクセスした日時の月や週のカレンダーが表示されます。
指定した月のカレンダーを表示するURLを取得する事も可能です。
詳細は以下のヘルプ記事よりご確認いただけます。

「指定した月(週)」で表示する予約フォームのURLを入手する

ここ取得したカレンダーのURLは、指定した月のカレンダーが常に表示されますので
指定した月を過ぎてもその月が表示され続けますので、ご注意ください。

●お客様情報入力画面の設定

次にご予約のお客様情報を登録してもらう画面の設定を見てみましょう。
ご予約時に必要なお客様情報をヒアリングするための項目を設定していきます。

<予約者情報入力欄の設定>
予約者様情報入力フォームの入力項目を決めます。
ページ上部「予約フォーム」「予約者情報入力設定」をクリックします。

予約者情報入力欄の設定の「編集」ボタンをクリックします。

予約者情報入力欄設定フォームが表示されます。
名前や住所、連絡先などを指定する項目が表示されていますので、
必要な項目名にチェックをいれ、使わない項目はチェックを外すだけでお客様情報を入力するフォームが出来上がります。
項目名を変えたいときには設定項目名の下にある入力欄に変更したいテキストを入力します。

# 予約時には控えメールが通知できるためメールアドレスは必ず登録してもらいましょう

●来客されるお客様の人数をヒアリングする質問フォームを設定する

予約者情報入力欄の設定ではご希望の項目がない場合や、お客様情報の他にもご予約の際にヒアリングしたい内容を質問設定機能で設定します。
例えば以下のような質問を設定できます。

・来客されるお客様の人数内訳をヒアリング

択一回答形式、複数回答形式、文章回答などのヒアリングフォームもございます。
ここでは選択式の質問フォームを使って、ご利用人数の内訳をヒアリングする質問を作成してみましょう。
質問を追加します。

質問フォーム設定が表示されます。
質問文を入力します。

選択肢の登録フォームに回答選択肢を入力します。

ここで一旦保存します。続いて詳細画面にて選択肢にご利用人数メニューを設置します。

選択肢毎の設定画面から利用人数をヒアリングにチェックを入れます。
単位や人数制限の設定を行い、保存します。

以上の設定で質問選択肢に利用人数メニューが設置されます。
これでご来店される大人の人数、子供の人数をヒアリングする質問が作成できました。

その他にも質問フォーム設定で作成された質問は、表示条件を指定することで
前の質問でどの回答選択肢を選んだかによって質問の表示を切り替えること(質問分岐設定)もできます。

予約フォームの質問を、前の質問の回答内容によって出しわける

●予約に関する注意書きを設定する

予約カレンダーの上部には、予約に関する注意事項などを記載することが出来ます。
予約日の変更についてやキャンセルについての規則など説明を掲載しておくとよいでしょう。

また、携帯電話から予約をされる場合に、ご利用の携帯によっては「@select-type.com」からのメールを受信設定をしないと
メールが届かない場合がございます。
SELECTTYPEから送信するメールについてのご注意点

注意書きの設定は、作成した予約フォーム全てに同じ内容を記載する事もできますし、
予約フォーム毎に内容を変更したい場合には、フォーム毎に設定する事も可能です。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」「注意書き設定」をクリックします。

注意書き設定エリアの「設定する」ボタンから設定フォームを表示させます。

文章を入力するためのエディタが表示されますので、ここに文章を入力します。
目立たせたい箇所は太字や色の設定も可能です。

こちらのテキストエディタをご利用の際に、他のホームページなどから直接テキストをコピーして
貼り付けた場合、意図しない装飾がついてしまったり、HTMLコードが表示されてしまう場合がございます。
そうなってしまった場合の解消方法などを以下のヘルプ記事にまとめてますので、ご参照ください。

文章登録用のエディタを使用した際のご注意事項

問題なければ「保存する」をクリックします。

予約カレンダーの画面上部に登録された注意書きテキストが表示されます。

●お客様に通知されるメールを設定する

予約フォームの受付設定が完了しましたら、カレンダーからテスト予約を入れてみましょう。
予約が完了すると、以下のような通知メールが届きます。

承認制の場合には、「予約控えメール」が届きます。

先着順の場合には、「予約の確定メール」が届きます。

お客様に通知されるこちらのメールの件名や予約情報の前に記載される文章は、オリジナルの内容に変更できますので、お教室の名前やサービスにあわえた内容に変更しましょう。
SELECTTYPEから予約に関するメールの設定は「予約メール設定(共通)」にて各種設定が行えます。

「予約控えメール (お客様宛/ご予約時)」「編集」ボタンをクリックして設定フォームを表示します

件名、本文の入力欄にはデフォルトの内容が記入されている状態です。
この内容をサービス内容にあわせて変更しましょう。

先着順の場合に届くメールは「予約承認メール (お客様宛/ご予約確定時)」の「編集」ボタンをクリックして設定フォームから変更します。

予約を受付時には管理者宛にも通知メールが届きます。
お店のスタッフにも通知メールを送られるようにしたい場合は、「予約通知先アドレス」にメールアドレスを登録しますと
管理者と同様にメールが届くようになります。

設定されるメールアドレスが携帯メールの場合ですと、端末側で受信設定をしていただく必要がございます。
以下SELECTTYPEからの通知メールについてのご注意点をまとめたヘルプ記事になります。
SELECTTYPEから送信するメールについてのご注意点

ここからは、運用に入ってから必要になりそうな機能のご紹介をします。

●予約スケジュールを調整する

通常、受付枠の受付上限数はどの時間帯も同じ受付上限数に設定されますが、
受付上限調整機能を使用することで指定した日時の範囲で受付枠数を減らしたり、増やしたり出来ます。
急遽、受け入れ人数を減らさなければならない場合などにはこの調整機能を使うと便利です。

ページ上部ヘッダーより「予約フォーム」→「各予約フォーム個別設定/予約枠の設定」をクリックします。

予約枠の設定が表示されます。
同時刻の受付上限の項目に現在設定されている受付枠の上限数が記載されていますが、
この下に「受付上限調整(臨時)」の設定エリアになります。

「追加する」ボタンをクリックします。


「受付上限調整(臨時)」
画面を表示されます。
現在設定されている受付上限数がセットされていますので、変更したい枠数を設定します。

「適用日時」にはどの範囲で変更するか日時を指定します。
同じ日の時間指定や期間による指定でも可能です。

最後に「追加する」ボタンをクリックすると登録は完了します。

指定された範囲の受付枠数が設定した枠数で上書きされます。
ここでは「1/1 から1/10」の受付上限数を10枠から「30枠」に設定しました。

●予約の代行登録をする

お客様から電話でのご予約を受付けた場合には、管理画面から代理で予約登録する方法がございます。
お電話での予約情報が反映されておらず、実際の定員を超えた予約を予約フォームから受付けてしまわないように
お電話からの予約も管理画面からしっかり登録しておきましょう。

登録は予約管理カレンダーにて行います。
ヘッダーメニュー「予約管理カレンダー」⇒「該当する予約フォーム」をクリックします。

予約管理用のカレンダーが表示されます。
予約を入れたい日付枠の右下にありますアイコンの一番左のアイコンをクリックします。

新規予約登録画面が表示されます。
日時、利用時間を指定して「予約する」をクリックします。

次に予約者の情報を登録する画面が表示されます。
予約された方の情報を入力し、「保存する」をクリックすると予約が完了します。

ご予約される方が2回目以降で顧客リストに情報が登録されている場合には
その情報をこの画面から読み込みをして自動入力することも可能です。

「顧客リストから予約者情報を読み込む」をクリックしすると

顧客情報を検索する画面が表示されます。

名前、電話番号、メールアドレスの情報で検索をして
ヒットした顧客情報から「すべて挿入」をクリックすると、顧客リストに登録された情報が各入力欄に記入された状態になります。

最後に「保存する」をクリックすると予約の代行登録が完了します。

予約管理カレンダーに登録した予約者情報が表示されます。
予約者情報の変更や予約日時の変更もこの画面にて行えます。

「いちご狩り予約フォーム」の設定方法は以上になります。
SELECTTYPEの予約システムでは他にも便利な機能がたくさんございます。
機能ごとのヘルプ記事は以下にまとめておりますので、気になる機能がございましたらお試しください。

SELECTTYPE機能ヘルプ一覧
https://select-type.com/help/

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