フォトスタジオ・写真館向け予約フォームのセットアップ方法(営業時間タイプ)


SELECTTYPEの予約システムで作成する予約フォームは、特定の業種やジャンルに特化したものではなく、様々な業種やサービスの予約受付に対応しています。
また業種毎にマッチした設定がされたテンプレートもたくさん用意されていますので、ご利用されたい予約フォームの構成がご希望と近しいテンプレートをお選び頂くと良いでしょう。
あとはご自身のお店やサービス内容にあわせて必要な情報のみ変更するだけで、すぐにオリジナルの予約フォームが出来上がります。

※テンプレート毎に機能制限されていませんので、別のテンプレートで使用している機能を後から追加することも可能です。
業種別のテンプレートはあくまでその業種に合いそうな情報で仮設定されたものですので、どの設定も後から変更ができます。

このブログでは「フォトスタジオ・写真館向け予約フォーム(営業時間タイプ)」のセットアップ方法をご紹介します。
記事は長めになっていますので、すぐに特定の機能の使い方を知りたい場合には、
以下にございます目次からリンクを辿っていただきますと目的の機能の説明にスキップします。

今回ご紹介しますフォトスタジオ・写真館向け予約フォーム「営業時間タイプ」を使用して、
①ご希望コースを選択⇒②予約日時を選択⇒③予約者情報入力⇒④予約内容確認⇒⑤予約完了
のような流れで予約を受け付ける予約フォームの設定方法をご案内していきます。

予約フォームには受付タイプが2種類あり、どのようなスケジュールで予約を受け付けるかによって
切り替えて使用することができます。それぞれ以下のような特徴があります。

<営業時間タイプとは>
事前に管理側で、予約受付可能な時間帯を設定することで、お客様は予約で埋まっていない時間帯から好きな時間に予約ができます。
例えば日曜日の9時から18時の間を60分区切りで予約を受付けるといった設定が可能です。
・お客様がご利用時間を選べるメニューを設定することも可能です。
・予約フォーム間で予約枠の消費を連動できます。(予約が入ったら他のフォームの同じ時間の予約枠を減らす事ができます)
・キャンセル待ちには対応していません。

<イベントタイプとは>
授業の時間割のように受付枠ごとに開始時間、終了時間と定員数を設定して予約を受け付けすることができます。
毎週●曜日の●時から●時までなどの定期受付枠の作成もできますので、柔軟な受付枠の登録が可能です。
・キャンセル待ちに対応しています。
・予約フォーム間の予約枠の連動には対応していません。

今回は、営業時間タイプを使用してセットアップする方法をご紹介します。
フォトスタジオ・写真館向け予約フォームをイベントタイプでセットアップする方法は以下のケーススタディよりご案内しています。
●フォトスタジオ・写真館向け予約フォームのセットアップ方法(イベントタイプ)

▼目次
・スタジオの予約スケジュールを設定する
・撮影プランメニューを設定する
・お客様情報入力欄の設定する
・撮影されるお子様の情報をヒアリングする質問フォームを設定する
・予約に関する注意書きを設定する
・お客様に通知されるメールを設定する
・臨時休業日時を設定する
・予約の代行登録をする
・SELECTTYPEからの通知メールに関するご注意点

まず最初にこのフォトスタジオ向けに作成した予約フォームを見てみましょう。
画面上部には注意書き設定で登録された予約に関する情報が表示されます。
スタジオ予約に関する注意点(例えば携帯電話からのご予約時の注意点やキャンセルについてなど)を記載しておくとよいでしょう。

続いて撮影プランを選択できるメニューが表示されます。プラン毎に利用時間やタイトル、料金の設定も可能です。

続いて日時を選んでもらうカレンダーが表示されています。
カレンダーのデフォルト表示を週表示にするか、月表示にするか設定が可能です。
「11時から21時まで30分区切りの時刻で予約を受付ける」予約カレンダーを作成できます。
このあたりの設定もすべて変更できます。

日時を選択した後は予約者の情報を登録する画面が表示されます。
予約者の氏名や連絡先の他にも、質問フォームの設置が可能です。
撮影されるお子様の名前や年齢などのヒアリングにもご活用いただけます。

予約者が確認画面を経て予約を完了しますと、予約者と管理者には予約の控えメールが通知されます。
SELECTTYPEから予約者に通知される各種メールはカスタマイズ可能です。

このような予約フォームを管理画面でどのようにセッティングしていくのか順番にみていきましょう。

●スタジオの予約スケジュールを設定する

営業時間タイプの受付スケジュール設定方法は、以下の4つをまず設定していきます。
(1).何曜日の何時から何時まで予約を受付するかを「受付時間設定」で設定します
(2).(1)で設定した範囲を何分刻みで受け付けするかを「予約時刻の単位」で設定します
(3).何分予約時間を利用(消費)するかを「接客時間」で設定します
(4).受付枠毎の定員数を設定します

〇共通設定と独自設定
予約フォーム毎の設定画面には、予約受付をするための様々な設定ができるようになっています。
各設項目定毎に「共通設定を使用する」「独自設定を使用する」かを選ぶことが出来ます。
共通設定で設定を行うと他のフォームで共通設定を使用している場合、設定を共有する事ができます。

独自設定で設定を行うとそのフォーム独自の設定となり、他のフォームに影響はありません。

例えば、撮影スペースにあわせて受付時間をフォーム毎に設定されたい場合は、独自設定に切り替えて、設定をするとよいでしょう。設定項目ごとにこの設定はできますので、設定内容によって共通にしておくもの、フォーム毎に設定をしておくものを分けて設定をお試しください。

〇受付時間/休憩時間設定
まずは受付時間の設定をみてみましょう。
受付終了時間は、設定された時間が最終受付時間となりますのでご注意ください。
19時まで設定された場合は、19時が最後の受付時間になります。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」「受付時間」をクリックします。

予約フォーム詳細設定画面の受付時間設定に画面が移動します。
「設定する」をクリックして設定画面を開きます。

受付時間は曜日毎に設定をします。
設定したい時間にハンドルをドラッグ操作します。
開始時間、終了時間を指定します。

同じ画面の下に移動すると受付を停止する時間(休憩時間など)を設定できます。
受付時間で指定した時間帯のうち停止したい時間を曜日ごとに設定します。
時間の操作方法は受付時間と同じでハンドルをドラッグ操作してご希望の時間を指定します。

設定が完了したら、最後に「保存する」をクリックすると登録/編集内容が反映されます。

〇予約時刻の単位設定
続いてカレンダーを何分区切りで表示するか設定をします。
ここで設定された時間単位ごとに予約枠が用意されます。

同じ画面の「予約時刻の単位」設定欄へ移動します。「設定する」ボタンをクリックします。

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「予約時刻の単位」設定画面に移動します。

この画面で予約時刻の単位を設定します。
設定値は分数です。分単位で選択指定します。

指定したら「保存する」ボタンをクリックしましょう。

〇接客時間設定
次に接客時間を設定して1予約で何分消費するか設定します。
接客時間の設定は、固定で〇分と設定する方法
お客様の方で利用時間を選べるようメニューを表示する方法とがあります。
利用時間メニューを使用して、撮影プランを選んでもらう設定方法は次の項「撮影プランメニューを設定する」にてご案内します。

接客時間を固定で設定する場合は、同じ画面の「接客時間(予約枠の消費時間)/利用時間メニュー」へ移動して「固定する」に切り替えます。

「 固定にする[〇分]」の編集リンクをクリックします。

「接客時間(予約枠の消費時間)設定」が表示されます。
ご利用時間を設定します。ここでは60分で設定しています。

指定したら「保存する」ボタンをクリックしましょう。

これで設定した受付時間に受付枠が表示されるようになります。
テストで予約をしてみてどのように受付枠が消費されるのか確認してみましょう。

〇予約枠の設定(定員数の設定)
受付枠毎の定員数の設定は「予約枠の設定」より行います。
予約枠設定の「設定する」ボタンをクリックします。

予約枠設定画面が表示されます。
「同時刻の受付上限」に受付枠の定員数を設定します。
設定した人数で予約が埋まると自動でその時間帯の受付枠は受付停止状態に切り替わります。

他にもこの画面では定員数の表示設定や団体受付に対応するかどうかの設定が可能です。
また、「予約枠の設定」「共通設定を使用」で設定しますと、他のフォームで予約枠の設定を共通設定にしているフォームと定員数を連動する事が可能です。
つまり他のフォームで9時に予約が入ると共通設定にしている全フォームの9時の受付枠が消費されるようになります。

〇予約枠の消費ルールについて
SELECTTYPEの予約フォームでは、予約のバッティングを防ぐため、設定した接客時間(消費時間)によって
予約した枠の前後の枠が消費されるような仕組みになっております。

例えば「予約時刻の単位を60分区切り、予約の消費時間を120分」で設定したとします。

予約フォームのカレンダーより、「10:00」の枠に予約をします。
すると、前後120分未満の枠が1枠ずつ消費されます。

予約時間の前の枠である「9:00」からの予約を受け付けてしまいますと120分消費しますので
「10:00」の予約とバッティングしてしまいます。
そのためご予約受付時間の前の時間も消費される仕様になっております。

以上でご希望の時間帯を指定した時刻単位で受付枠がカレンダーに表示されるようになりました。
続いて接客時間の設定を利用時間メニューに切り替えて、コースメニューを設置してみます。

●撮影プランメニューを設定する

続いてどの撮影プランで予約されるか選んでもらうメニューの設定をしていきます。
メニューには撮影にかかる時間、プラン名や説明文、料金などを登録してオリジナルのプランメニューを登録することができます。

「接客時間(予約枠の消費時間)/利用時間メニュー」設定エリアにて「固定する」から「「利用時間」としてお客様に選んでもらう」に切り替えます。

利用時間メニュー設定エリアが表示されますので、「追加する」ボタンから利用時間メニューを登録します。

利用時間メニュー登録用の設定画面が表示されます。
メニューラベルにコース名を入力します。

メニュー接客時間に施術にかかる時間を設定します。

各項目を指定したら「保存する」をクリックして設定を反映します。

これで利用時間メニューの登録できました。
同じようにメニューを追加登録して、必要な分だけ施術メニューを登録していきます。
設定した利用時間メニューは予約フォーム上で以下のように表示されます。

メニューの表示形式も利用時間メニューの設定から変更できますので、適宜調整しましょう。

●お客様情報入力欄の設定する

次にお客様情報を登録してもらう画面の設定を見てみましょう。
ご予約者様の氏名や連絡先など予約受付時に必要な情報をヒアリングするための入力フォーム作成していきます。

設定できる項目は以下の通りです。項目ラベルも変更できます。
名前、かな(名前) 、職業、郵便番号、都道府県、住所1、住所2、電話番号、携帯電話番号、メールアドレス、携帯メール
性別、その他(単語入力欄)、その他(文章入力欄)、メルマガ受信希望、利用規約

<予約者情報入力欄の設定>
予約者様情報入力フォームの入力項目を決めます。
ページ上部「予約フォーム」「予約者情報入力設定」をクリックします。

予約者情報入力欄の設定の「編集」ボタンをクリックします。

予約者情報入力欄設定フォームが表示されます。
名前や住所、連絡先などを指定する項目が表示されていますので、
必要な項目名にチェックをいれ、使わない項目はチェックを外すだけでお客様情報を入力するフォームが出来上がります。

項目名を変えたいときには設定項目名の下にある入力欄に変更したいテキストを入力します。

項目の回答を必ず回答してもらうには「回答必須」にチェックをいれます。

予約時には控えメールが通知できるためメールアドレスは必ず登録してもらいましょう

予約者情報入力フォームに設置する項目の指定ができましたら、最後に「保存する」をクリックして設定を反映します。

●撮影されるお子様の情報をヒアリングする質問フォームを設定する

予約者情報入力欄の設定ではご希望の項目がない場合や、お客様情報の他にもご予約の際にヒアリングしたい内容を質問設定機能で設定します。
例えば以下のような質問を設定できます。

択一回答形式、複数回答形式、文章回答などのヒアリングフォームもございます。
ここでは選択式の質問フォームを使って、オプションメニューをヒアリングする質問を作成してみましょう。
上部メニューの「予約フォーム」⇒「質問フォーム設定」をクリックします。

質問追加エリアが表示されます。
ご希望の質問形式を選んで作成を進めます。
「撮影お子様の名前」をヒアリングしたい場合は「一行テキスト」をクリックします。

質問フォーム設定が表示されます。

質問文を入力します。

入力形式を文章入力(複数行)単語入力(1行)を選びます。
お子様のお名前を複数名入力されたい場合は「文章入力(複数行)」を1名だけ入力されたい場合は「単語入力(1行)」を指定します。

必ず回答して頂きたいので、回答必須設定にチェックを入れます。

登録内容に問題がなければ保存します

これで「撮影お子様の名前」をヒアリングする質問が作成できました。

続いて「撮影お子様の性別」をヒアリングしたいので「一つ選択(リスト)」を選んで質問を設定します。

質問文を入力します。

選択肢設定に性別を選んでもらう選択肢を入力します。

必ず回答して頂きたいので、回答必須設定にチェックを入れます。

登録内容に問題がなければ保存します。

これで「撮影お子様の性別」をヒアリングする質問が作成できました。

質問設定エリアはに登録された質問の情報が表示されます。
登録した質問は表示条件を指定することで、「どの予約フォームからの予約か」や「前の質問でどの回答選択肢を選んだか」によって質問の表示を切り替えることもできます。

予約フォームの予約時質問のヒアリング条件を設定する
予約フォームの質問を、前の質問の回答内容によって出しわける

●予約に関する注意書きを設定する

予約カレンダーの上部には、予約に関する注意事項などを記載することが出来ます。
携帯電話から予約をされる場合、ご利用の携帯によっては「@select-type.com」からのメールを受信設定をしないと
メールが届かない場合がございます。
SELECTTYPEから送信するメールについてのご注意点

このような内容を注意書きエリアに記載しておくとよいでしょう。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」「注意書き設定」をクリックします。

注意書き設定エリアの「編集」ボタンから設定フォームを表示させます。

文章を入力するためのエディタが表示されますので、ここに文章を入力します。
目立たせたい箇所は太字や色の設定も可能です。

こちらのテキストエディタをご利用の際に、他のホームページなどから直接テキストをコピーして
貼り付けた場合、意図しない装飾がついてしまったり、HTMLコードが表示されてしまう場合がございます。
そうなってしまった場合の解消方法などを以下のヘルプ記事にまとめてますので、ご参照ください。

文章登録用のエディタを使用した際のご注意事項

予約フォームの画面上部に登録された注意書きテキストが表示されます。

●お客様に通知されるメールを設定する

予約フォームの受付設定が完了しましたら、お客様に通知されるメールもオリジナルの内容に変更しましょう。
SELECTTYPEから予約に関するメールの設定は「予約メール設定」にて各種設定が行えます。

「予約控えメール (お客様宛/ご予約時)」「編集」ボタンをクリックして設定フォームを表示します。

件名、本文の入力欄には現在設定中の内容が記入されている状態です。
この内容をご利用シーンにあわせた内容に変更してみましょう。

予約を受付時には管理者宛にも通知メールが届きます。
お店のスタッフにも通知メールを送られるようにしたい場合は、「予約通知先アドレス」にメールアドレスを登録しますと
管理者と同様にメールが届くようになります。

予約通知先アドレス設定は「予約システム共通の設定」と「予約フォーム個別の設定」の2種類設定する箇所がございます。
「予約システム共通の設定」に登録されたメールアドレスには、全ての予約フォームに入った際に予約通知が届くようになります。

※アカウントにご登録のメールアドレスは、デフォルトで「予約システム共通の設定」に設定がされている状態になります。
※予約通知先アドレス設定(予約システム共通の設定)は上部メニュー「予約フォーム」⇒「メール設定(共通)/予約通知先アドレス」より設定エリアへアクセスできます。

「予約フォーム個別の設定」にはその予約フォームに予約があった場合にのみ通知したいメールアドレスを指定します。

前項の「予約システム共通の設定」に既に指定されているメールアドレスはこちらで設定する必要はございません。
「予約システム共通の設定」「予約フォーム個別の設定」両方に同じメールアドレスが指定されますと、ご予約時に2通同様のメールが送られる状態になりますので、ご注意ください。
※予約通知先アドレス設定(予約システム共通の設定)は上部メニュー「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定/該当予約フォーム/ 予約メール設定」より設定エリアへアクセスできます。

また設定されるメールアドレスが携帯メールの場合ですと、端末側で受信設定をしていただく必要がございます。
以下SELECTTYPEからの通知メールについてのご注意点をまとめたヘルプ記事になります。
SELECTTYPEから送信するメールについてのご注意点

ここからは、運用に入ってから必要になりそうな機能のご紹介をします。

●臨時休業日時を設定する

予約受付を始めると、急遽予約を受付が出来なくなる日もでてくると思います。そのような場合には臨時休業日時設定を使用します。
指定した日時の予約を停止する事が出来ます。

設定はヘッダーメニュー「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定/臨時休業」をクリックします。

臨時休業日時設定欄に移動します。
「登録する」ボタンをクリックして設定フォームを表示します。

停止する日時を登録します。
1日停止する場合には、「終日」にチェックをいれます。

期間で設定することも可能です。

●予約の代行登録をする

最後に予約の代行登録する方法をご紹介します。
SELECTTYPEの予約システムは予約フォームからの予約だけでなく、電話や直接ご予約を受け付けた時のために
管理画面から予約の代行登録が可能です。

予約の代行登録は予約管理カレンダーから登録を行えます。
上部ヘッダーより「予約管理カレンダー」→「該当の予約フォームタイトル」をクリックします。

予約管理カレンダーから予約を入れる日の予約の代行登録アイコンをクリックします。

予約したい時間、予約の種類、人数を指定して「予約する」をクリックします。

予約者情報の入力フォームへ移動します。
予約者の情報はフォームに直接入力する方法と顧客リストに登録のある場合には、その情報を読み込むこともできます。

登録が完了しますと、カレンダーに登録された情報が表示されます。問題なく登録された事を確認してください。

●SELECTTYPEからの通知メールに関するご注意点

予約を受付けた時には、お客様と管理者様にメールが通知されますが、
SELECTTYPEから通知される各種メールを受け取る側が携帯電話会社のメールアドレスである時は注意が必要です。
「@select-type.com」からのメールアドレスを受け付ける
という設定(指定ドメイン解除)
をしていないと、メールを受信しない場合があるためです。

そのため携帯電話からのご予約が想定されます場合には、予約フォームの注意書き設定エリアや予約者情報入力欄エリアに以下のような注意書きの掲載を推奨してございます。

携帯メールアドレスでのご予約時(ご回答時)は、 「@select-type.com」からのメールを受信出来るよう、携帯電話の迷惑メール設定をご調整ください。 設定方法は各携帯電話会社のWEBサイトに記載されています。 ※ もしくは携帯電話会社の営業所でご確認ください。 Docomo https://www.nttdocomo.co.jp/info/spam_mail/domain/ AU http://www.au.kddi.com/support/mobile/trouble/forestalling/mail/anti-spam/fillter/function-11/ Softbank http://www.softbank.jp/mobile/support/iphone/antispam/email_i/white/

今回は「フォトスタジオ・写真館向けの予約フォーム(営業時間タイプ)」のセッティング方法をご紹介しました。
SELECTTYPEの予約システムでは他にも便利な機能をたくさんご用意しております。
機能ごとのヘルプ記事は以下にまとめておりますので、気になる機能がございますようでしたらご覧ください。

SELECTTYPE機能ヘルプ一覧

SELECTTYPE: 無料でWEBサイト/予約フォーム付き予約システム/イベント管理・セミナー管理システム/メールフォーム付きサポートシステム/各種フォーム作成(アンケート,診断テスト)