スマホ(携帯)修理ショップの予約フォームセットアップ方法(営業時間タイプ)


SELECTTYPEの予約システムを導入しますと、お客様は予約カレンダーから空いている日程を選んで予約をいれて頂けるようになるので
日程の調整作業が自動化され負担が軽減されます。またキャンセル受付を可能にしますと、お客様の方からキャンセルできるようになりますので、キャンセルに伴う定員調整の負担もなくなります。キャンセル期間も設定できますので、直前のキャンセルを防止することも可能です。また、予約日時と一緒に修理対象の機種や症状などのヒアリングを行うためのオリジナルフォームも設置できます。

このようにSELECTTYPEの予約システムは「スマホ(携帯)修理の来店受付」の管理に必要な機能が完備されています。
本エントリーでは、「スマホ(携帯)修理の来店受付」予約フォームの設定方法をご紹介していきます。

スマホ修理・携帯修理の予約フォームセットアップ方法(営業時間タイプ)

このケーススタディで作成する予約フォームはこちらになります。

予約システムの導入をスタートしますと、最初に複数あるテンプレートの中からご希望に近しい選んで予約フォームを作成します。
登録されるデータは仮の情報でセットされますので、ご利用用途にあわせて必要な情報のみ変更するだけで、
すぐにオリジナルの予約フォームが出来上がります。
※テンプレート毎に使用できる機能に違いはありませんで、別のテンプレートで使用している設定に後から変更することも可能です。

このテンプレートでは「営業時間タイプ」を使用して、
①修理内容の選択 ⇒ ②予約日時を選択 ⇒ ③予約者情報入力 ⇒ ④修理対象の質問に回答 ⇒ ⑤予約内容確認 ⇒ ⑥予約完了
のような流れで予約を受け付ける予約フォームの設定方法をご案内していきます。

記事は長めになっていますので、すぐに特定の機能の使い方を知りたい場合には、
以下にございます目次からリンクを辿っていただきますと目的の機能の説明にスキップします。

▼目次

運用方法

●予約受付タイプの設定

このケーススタディでは営業時間タイプの予約フォームを使用します。
営業時間タイプは、管理側で予約可能な時間帯を設定することで、お客様は予約可能な時間帯から好きな時間を選んで予約できます。
例えば日曜日の9時から18時の間を60分区切りで予約を受付けるといった設定が可能です。
上記でご案内したこちらのテンプレートから予約フォームを作成した場合には、
営業時間タイプでセットされていますので、ここでご紹介する設定は不要です。次の項にお進みください。
営業時間タイプ以外の受付タイプをご利用の場合は、営業時間タイプに切り替えます。
上部メニュー「予約フォーム」→「各予約フォーム個別設定/フォームタイトル/予約受付タイプ設定」をクリックします。

予約受付タイプ設定が表示されますので、「営業時間タイプ」をクリックします。
設定エリアより下の設定が営業時間タイプ用の設定に切り替わります。

●タイトル・説明テキストを調整する

予約フォーム(カレンダー)上部に表示されるタイトル・説明テキストを設定します。
テンプレートから作成すると仮データが登録されていますので、ご利用目的にあわせて適切なタイトル・説明テキストに変更しましょう。

タイトルの設定は上部メニューの「予約フォーム」→「共通設定/予約システムタイトル」をクリックして移動します。

予約システムタイトルの設定エリアが表示されますので「編集」をクリックします。

予約システムタイトル設定モーダルが表示されますので、入力欄に記載の内容を変更します。

説明テキストは、上部メニューの「予約フォーム」→「各予約フォーム個別設定/基本情報の設定」をクリックして基本情報エリアに移動します。

基本情報設定エリアの「設定する」ボタンから設定画面を表示します。

「予約フォーム」の説明入力欄に登録された内容を変更します。
ご予約に関する注意点やキャンセルについてなど記載するとよいでしょう。

以上でタイトル・説明テキストが設定できました。

●受付スケジュールを設定する

受付スケジュールを設定します。
設定方法は、以下の4つをまず設定していきます。
(1).何曜日の何時から何時まで予約を受付するかを「受付時間設定」で設定します
(2).(1)で設定した範囲を何分刻みで受付するかを「予約時刻の単位」で設定します
(3).予約時間をどれくらい利用(消費)するかを「接客時間」で設定します
(4).同時刻の受付上限数を設定します

〇受付時間/休憩時間設定
まずは受付時間の設定をみてみましょう。
受付終了時間は、設定された時間が最終受付時間となりますのでご注意ください。
19時まで設定された場合は、19時が最後の受付時間になります。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」の「受付時間」をクリックします。

予約フォーム詳細設定画面の受付時間設定に画面が移動します。
「設定する」をクリックして設定画面を開きます。

受付時間は曜日毎に設定をします。
設定したい時間にハンドルをドラッグ操作します。
開始時間、終了時間を指定します。

同じ画面の下部には、受付を停止する時間(休憩時間など)を設定できます。
受付時間で指定した時間帯のうち停止したい時間を曜日ごとに設定します。
時間の操作方法は受付時間と同じでハンドルをドラッグ操作してご希望の時間を指定します。

〇予約時刻の単位設定
続いてカレンダーを何分区切りで表示するか設定をします。
ここで設定された時間単位ごとに予約枠が用意されます。

同じ画面の「予約時刻の単位」設定欄へ移動します。「設定する」ボタンをクリックします。

「予約時刻の単位」設定画面が表示されますので、予約時刻の単位を設定します。
設定値は分数です。何分区切りで表示するか指定します。

●修理内容メニューを設定する

次に接客時間を設定して1予約で何分消費するか設定します。
今回のサンプルでは修理内容を選んでもらうメニューの設定をしていきます。
修理内容ごとにかかる時間、修理内容や説明文、料金などを登録できます。

「接客時間(予約枠の消費時間)/利用時間メニュー」設定エリアにて「固定する」から「「利用時間」としてお客様に選んでもらう」に切り替えます。

利用時間メニュー設定エリアが表示されますので、「追加する」ボタンから利用時間メニューを登録します。

利用時間メニュー登録用の設定画面が表示されます。
「メニューラベル」に修理内容名、「メニュー接客時間」に修理にかかる時間を登録します。

同じようにメニューを追加登録して、必要な分だけ予約内容メニューを登録していきます。
メニューの表示形式も利用時間メニューの設定から変更できますので、適宜調整しましょう。

●同時刻の受付上限人数を設定する

受付枠毎の定員数の設定は「予約枠の設定」より行います。
予約枠設定の「設定する」ボタンをクリックします。

予約枠設定画面が表示されます。
「同時刻の受付上限」に受付枠の定員数を設定します。
設定した人数で予約が埋まると自動でその時間帯の受付枠は受付停止状態に切り替わります。

特定日時の受付枠数のみ変更したい場合には「受付上限調整(臨時)」にて設定が可能です。

特定曜日のみ受付枠数を変更したい場合には「受付上限調整(定期)」にて設定が可能です。

●キャンセル受付を許可する

予約された方からのキャンセルをできるようにするには、キャンセル受付設定にてフォーム毎にキャンセルを許可するかどうか設定をします。
ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「キャンセル受付」からキャンセル受付設定に移動します。

デフォルトは「受付けしない」状態ですので、キャンセル受付をしたい予約フォームの「設定」をクリックします。

キャンセル受付設定では「キャンセルを受付ける」に切り替え、キャンセル受付期間を設定します。

設定されると予約時のお客様控えメールにキャンセル受付用のURLが記載されキャンセルが可能になります。

キャンセル受付についての詳細こちらのヘルプをご参照ください。

●お客様情報入力欄の設定する

予約者情報入力フォームを設定します。
設定できる項目は以下の通りです。項目ラベルも変更できます。
名前、かな(名前) 、職業、郵便番号、都道府県、住所1、住所2、電話番号、携帯電話番号、メールアドレス、携帯メール
性別、その他(単語入力欄)、その他(文章入力欄)、メルマガ受信希望、利用規約

ページ上部「予約フォーム」「予約者情報入力設定」をクリックします。

予約者情報入力欄の設定の「編集」ボタンから設定を行います。

必要な項目名にチェックをいれ、使わない項目はチェックを外すだけでお客様情報を入力するフォームが出来上がります。

項目名を変えたいときには設定項目名の下にある入力欄に変更したいテキストを入力します。

予約者情報入力欄設定の使い方についてはこちらのヘルプをご参照ください。

●修理対象についての質問フォームを設定する

質問フォーム機能を使用するとオリジナルの質問を設置してヒアリングできます。
質問形式は選択形式、文章入力形式のフォームが作成できます。

ページ上部「予約フォーム」「質問フォーム設定」から質問エリアに移動します。

質問追加より作成する質問形式をクリックして編集画面より質問内容を登録します。
例えば、修理対象となる機種名のヒアリングには「一行テキスト」から登録するとテキスト入力フィールドが設置できます。

選択形式の「一つ選択」タイプから登録すると選択肢を登録できますので、端末の色の種類を選択肢として設置できます。

不具合の症状を詳しくヒアリングするには「文章回答形式」でテキスト入力フォームを設置すると良いでしょう。

質問設定の使い方についてはこちらのヘルプをご参照ください。

●お客様宛の通知メールを調整

予約を入れると予約されたお客様宛てに自動で控えメールが通知されます。
このお客様へ通知される控えメールの内容(件名・前掲文・フッター情報)や送信者名ラベルを変更することも可能です。

ページ上部「予約フォーム」「メール設定/予約控えメール (お客様)」から各種メールの設定エリアに移動します。

控えメールの編集からデフォルトでセットされた件名や前掲文、送信者名が設定できます。

予約控えメールの設定詳細はこちらのヘルプをご参照ください。

SELECTTYPEから通知されるすべてのメールの送信者名やフッター情報をまとめて設定したい場合には環境設定で設定できます。
ページ上部「アカウント名」→「環境設定」で環境設定に移動します。

「送信者名ラベル」「メールフッター情報」を設定できます。

環境設定についてはこちらのヘルプをご参照ください。

●リマインドメールの配信設定をする

来店日忘れの防止には、前日に予約者宛にリマインドメールを送信する機能の活用をお薦めします。
※リマインドメールは有料プランからのご提供になります。

上部ヘッダーより「予約フォーム」→「リマインドメール (お客様)」をクリックします。

「前日○時にリマインドメールを送信する(お客様宛)」にチェックを入れる有効になります。
設定したい時間までに「確定された予約情報」に送信されるようになります。(承認待ち・キャンセルの予約には送信されません)

リマインドメールについてはこちらのヘルプをご参照ください。

ここからは運用がスタートしてから必要な機能をご紹介します。

●急なお休みに対応する

予約受付を始めると、この日は予約の受付をストップしたいという場合もあると思います。
そのような場合には臨時休業日時設定を使用します。
臨時休業日時設定で指定した日時の予約を停止する事が出来ます。

設定はヘッダーメニュー「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定/臨時休業」をクリックします。

臨時休業日時設定欄に移動します。
「登録する」ボタンをクリックして設定フォームを表示します。

停止する日時を登録します。

1日停止する場合には、「終日」にチェックをいれます。

期間で設定することも可能です。

臨時休業日時が設定された日時の受付枠はカレンダー上で非表示になります。

●予約の代行登録をする

お客様から電話でのご予約を受付けた場合には、管理画面から代理で予約登録する方法がございます。
お電話での予約情報が反映されておらず、定員を超えた予約を予約フォームから受付けてしまわないように
お電話からの予約も管理画面から登録しておきましょう。

登録は予約管理カレンダーにて行います。
ヘッダーメニュー「予約管理カレンダー」⇒「該当する予約フォーム」をクリックします。

予約管理用のカレンダーが表示されます。
予約を入れたい日付枠の右下にありますアイコンの一番左のアイコンをクリックします。

新規予約登録画面が表示されます。
日時を指定して「予約する」をクリックします。

次に予約者の情報を登録する画面が表示されます。

予約された方の情報を入力し、「保存する」をクリックすると予約が完了します。

ご予約される方が2回目以降で顧客リストに情報が登録されている場合には
その情報をこの画面から読み込みをして自動入力することも可能です。

「顧客リストから予約者情報を読み込む」をクリックしすると

顧客情報を検索する画面が表示されます。

名前、電話番号、メールアドレスの情報で検索をして
ヒットした顧客情報から「すべて挿入」をクリックすると、顧客リストに登録された情報が各入力欄に記入された状態になります。

最後に「保存する」をクリックすると予約の代行登録が完了します。

登録が完了すると、登録した予約情報の詳細画面が表示されます。
登録された情報に問題がないか確認をして、変更したい場合には各項目の編集ボタンより変更が可能です。

SELECTTYPEの予約システムでは他にも便利な機能がたくさんございます。
機能ごとのヘルプ記事は以下にまとめておりますので、気になる機能がございましたらお試しください。
https://select-type.com/help/

このようにSELECTTYPEの予約システムでは、スマホ・携帯修理ショップの来店受付・管理を行うことが出来ます。
ご予約の空き状況をカレンダーで表示、空き時間に適切にご予約を受付け、修理対象の機種や修理内容をヒアリングして予約受付する。
これらの機能をSELECTTYPEの予約システムなら無料からお試し頂けます。
ぜひスマホ・携帯修理ショップの来店受付の管理にご活用ください。

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