SelectTypeの予約システムでは、セミナーの予約受付も可能ですが、セミナーをインターネット上で配信する（ウェビナー）の予約受付管理に必要な機能も揃っています。
ZoomやGoogle Meetなどのオンライン配信情報を予約が確定される際に通知したり、セミナー料金を事前決済したり、セミナー開催日の前日にリマインドメールの配信まで予約管理をするための機能をご用意しています。
セミナーの種類によっては不定期に開催するものと定期的に開催するものとセミナーによって異なるかと思います。
そのような場合、「教室・イベントタイプ」のご利用をお薦めしております。
教室・イベントタイプは日時指定で受付枠の作成が可能ですので、柔軟に受付枠のカレンダー表示が可能になります。
今回のケーススタディも教室・イベントタイプを使用した方法でご紹介します。
この記事でご紹介するセミナー・会社説明会予約システムのテンプレートは以下になります。予約カレンダーの表示や予約受付の流れを確認頂けます。テスト予約しても問題ありませんのでぜひ実際の挙動をご確認ください。
[使用するテンプレートはこちら]からご覧ください。
このケーススタディでは、オンラインセミナーの予約受付を開始するための設定手順をご紹介します。
以下にございます目次からリンクを辿っていただきますと目的の機能の設定ガイドにスキップします。
予約システムを初めてセットアップする場合はいずれかのテンプレートを選んでそのテンプレートの設定を調整して作成を進める流れとなります。まずはテンプレートから実際に作成する流れを確認していきましょう。
テンプレートから作成する方法は予約システムの紹介ページから作成する手順と管理者マイページから作成する手順の2通りございます。いずれかの方法で予約フォームの作成をスタートしましょう。
●紹介ページからテンプレートを選んで作成
予約システムの紹介ページからもテンプレートを選んで作成できます。
イベント・セミナーの予約システムの紹介ページは以下になります。
https://select-type.com/lp/seminarReserveSystem/
この記事でご紹介するテンプレートは「イベント開催スケジュール・参加予約受付」のテンプレートになります。
「サンプルをみる」をクリックします。
「テンプレートプレビュー」で予約フォームを確認することができます。
「このテンプレートで作成」をクリックしますと予約フォームが仮のデータで作成されますので利用されるサービスにあわせて調整していきましょう。
●管理者マイページから作成
管理者マイページから作成するには、マイページ上部メニューの「予約フォーム」から「新しく作成する」をクリックします。
予約フォーム作成ページが表示されます。
業種でカテゴリ分けされたテンプレートが一覧表示されますので、この中からご希望に近しいテンプレート選択して作成します。
※テンプレートに設定された内容はすべて後で変更が行えますので、ご利用の業種と違ってもまずは希望に近いテンプレートで作成してみましょう。
やり直したい場合は初期化して最初からやり直すことも出来ます。初期化方法は予約システムの初期化方法をご参照ください。
今回は「教室／イベントタイプ」のテンプレートの中から「イベント開催スケジュール・参加予約受付」のテンプレートを選びます。
「テンプレートプレビュー」で予約フォームを確認することができます。
「このテンプレートで作成」をクリックしますと予約フォームが仮のデータで作成されますので利用されるサービスにあわせて調整していきましょう。
これで予約フォームが作成されました。
プレビューで確認した仮のデータでセットアップされていますので、ご提供サービスの内容に合わせて調整していきましょう。
まず始めに予約フォーム上部に表示されるタイトルを設定します。
テンプレートから作成するとデフォルトのデータで登録されていますので、開催されるセミナーの内容にあわせて適切なタイトルに変更しましょう。
ログインしたらページ上部「予約フォーム」→”共通設定”の「予約システムタイトル」をクリックします。
共通設定画面の最上部にタイトル情報が表示されています。
「編集」ボタンをクリックして、タイトルの設定を行います。
タイトルの入力欄に設定したいタイトルを入力し「保存」します。
設定したタイトルが予約フォーム側に表示されました。
続いて予約枠をセミナー開催日時にあわせて設定しましょう。
教室・イベントタイプの場合、指定した日時に受付枠を登録する方法（単発スケジュール）と
定期的なスケジュールを登録する方法（繰り返しルール）があります。
不定期に開催されるセミナーでは単発スケジュールを使用しましょう。
ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」の「繰り返しルール」をクリックします。
予約フォーム詳細設定画面の繰り返しルール設定エリアに画面が移動します。
「登録」をクリックして設定画面を開きます。
開催（接客）時間にセミナー受付時間を登録します。
次に受付する曜日を「繰り返す曜日」に登録します。
定員にはこのセミナーで受付可能な人数（定員数）を設定します。
受け入れ可能な人数がいっぱいになると、締め切り状態となり自動で受付停止されます。
受付方法では「承認制」か「先着順」を設定します。
「承認制」は管理者様の承認を経ないと予約が確定にはなりません。
「先着順」は承認フローを挟まず受付と同時にそのまま予約が確定となります。
設定に問題がなければ保存します。
これを作成したい受付枠分、繰り返します。
設定内容がほぼ同じ場合には、一から作成するより作成された受付枠をコピーして作成したほうがよいでしょう。
作成した繰り返しルールのリストより「コピー」ボタンから受付枠の複製が可能です。
受付枠の色も設定ができますので、ここではセミナー毎に受付枠の色を変更してみます。
これでカレンダー上に設定した受付枠が作成されました。
作成した定期的なスケジュールの中でも都合により特定の日時枠だけ受付停止したい場合もあると思います。
その場合には、予約管理カレンダーから指定した日の受付を停止することができます。
詳細は「予約スケジュールを調整する」の項にてご紹介しています。
費用がかかるセミナーの場合、受付枠に料金を設定をします。
繰り返しルールで受付枠を作成された場合には通常料金と曜日別の料金の設定が可能です。
＜通常料金＞
作成した繰り返しルール枠の基本となる料金です。作成した繰り返しルール枠の全日程で同じ料金にしたい場合は通常料金のみ設定をします。
「通常料金」の編集リンクをクリックします。
通常料金の設定画面が表示されます。
料金入力欄に通常料金を入力します。
「保存する」ボタンをクリックします。
＜曜日別の料金指定＞
曜日を指定して料金を設定します。
通常料金を設定した繰り返しルールの料金設定画面を表示します。
「新しい料金パターンを追加」ボタンをクリックします。
曜日別に設定する料金を設定します。
適用曜日を指定します。
「保存する」ボタンをクリックします。
以上で設定した曜日の料金が適用されます。
料金設定が完了したら、予約フォームやお客様宛の通知メールに合計金額を表示・記載する設定を行います。
ページ上部メニューより「予約フォーム」⇒「共通設定／料金計算・表示方法設定」をクリックします。
予約フォームへの表示の「合計金額を「予約フォーム」「お客様へ自動送信するメール」に表示する」にチェックをいれます。
利用人数をヒアリングする設定にしている場合は利用人数で金額を掛け算するかどうか設定します。
設定する場合「合計金額計算時「予約種類の料金」「受付枠料金」を「利用人数」で掛け算する」にチェックをいれます。
以上で予約フォームに料金が設定され合計料金が表示されるようになりました。
次にご予約者様の氏名や連絡先など予約受付時に必要な情報をヒアリングするための入力フォーム作成していきます。
設定できる項目は以下の通りです。項目ラベルも変更できます。
名前、かな(名前) 、職業、郵便番号、都道府県、住所1、住所2、電話番号、携帯電話番号、メールアドレス、携帯メール
性別、その他（単語入力欄）、その他（文章入力欄）、メルマガ受信希望、利用規約
＜予約者情報入力欄の設定＞
予約者様情報入力フォームの入力項目を決めます。
ページ上部「予約フォーム」の「予約者情報入力設定」をクリックします。
予約者情報入力欄の設定の「編集」ボタンをクリックします。
予約者情報入力欄設定フォームが表示されます。
名前や住所、連絡先などを指定する項目が表示されていますので、
必要な項目名にチェックをいれ、使わない項目はチェックを外すだけでお客様情報を入力するフォームが出来上がります。
項目名を変えたいときには設定項目名の下にある入力欄に変更したいテキストを入力します。
予約者情報入力フォームに設置する項目の指定ができましたら、最後に「保存する」をクリックして設定を反映します。
質問フォーム機能を使用して、初めてセミナーに参加されたお客様にセミナーを知ってもらったきっかけなどのアンケートを予約と一緒に回答頂くことも可能です。
質問フォーム設定エリアより質問を登録します。
選択項目を複数選べるように質問形式を「複数選択（リスト）」で作成していきます。
質問文に「このセミナーを知ったきっかけは何ですか？」などを登録します。
選択肢には「チラシ」「ホームページ」「知り合いのご紹介」などを登録します。
任意回答にしたい場合は、「回答を必須にする」のチェックを外します。
問題なければ保存します。
これでアンケートフォームが予約者情報入力画面に設置されるようになります。
セミナーの予約受付と一緒にオンライン決済をして頂くことも可能です。
オンライン決済を導入する事で予約直前のキャンセルなどによる損失を防止することが可能です。
決済機能はStripe社の提供するサービスStripeと連携することによってクレジットカードセミナー・銀行振込・コンビニ決済機能を予約システムで使用出来るようになります。
決済機能を使用するには事前にStripeアカウントを登録しておく必要があります。
登録方法は以下の「クレジットカード決済機能を有効化するには？」をご覧ください。
Stripeアカウントとの連携が出来たら予約システムにて決済機能を使用できるように設定します。
ページ上部メニューより「予約フォーム」→「共通設定／事前決済設定」をクリックします。
事前決済設定エリアに移動します。
「予約者に事前決済を行う」を選択して事前決済を有効にします。
「事前決済を必須にする」を有効にしますと決済をしないと予約が完了しないように制御されます。
また「事前決済を必須にする」を無効にしますと、「事前決済はしない」ボタンが設置され
決済をせず予約のみ完了できるように制御されます。
ZoomやGoogle Meetなどのオンライン会議ツールを使ってオンライン配信情報（配信用URLやアクセス用ID/PASS）を
予約枠に設定すると、予約が確定する際に通知されるメールや前日のリマインドメールにオンライン配信情報を
メールに記載することが出来ます。
ZoomやGoogle Meetなどのオンライン会議ツールの使った会議スペースの設定方法は以下よりご確認頂けます。
Zoom(ズーム)を使ってオンライン講座を始める方法
それでは予約管理カレンダーからオンライン配信情報を設定します。
ここではリマインドメールのみにオンライン配信情報を記載するように設定します。
上部ヘッダーより「予約管理カレンダー」→「該当予約フォーム」をクリックします。
単発スケジュールおよび繰り返しルールで作成した受付枠の中でオンライン配信を掲載したい枠をクリックします。
受付枠情報が表示されます。
「オンライン配信情報」リンクをクリックして設定エリアへ移動します。
オンライン配信情報の「設定」ボタンをクリックします。
オンライン配信情報設定が表示されます。
「配信用URL」にはミーティングURLなどオンライン配信スペースのURLを記入します。
確定メールとリマインドメールに記載されますが、リマインドメールのみに配信したい場合は「リマインドメールのみに配信」にチェックを入れます。
「保存する」をクリックすると設定が完了です。
以上で設定が反映されます。
予約システムでは、ご予約受付時・ご予約日の前日リマインドなど様々なシーンでお客様にシステムから通知メールが送信されます。
この各種通知メールが御社・貴店からの通知であることを正しくお客様に伝えるために、送信者名のラベルやメールのフッター等を調整しておきましょう。
上部メニュー「予約フォーム」→「予約控えメール (お客様)」より設定エリアに移動できます。
設定方法はこちらのヘルプをご参照ください。
メールの送信者名ラベルやフッター、返信先のアドレスもご指定いただけます。
可能な限り、お客様からのコンタクトを拾えるようにすべての設定をお薦めいたします。
またお客様が携帯電話メールアドレスを使用される場合には、「@select-type.com」からのメールを受信出来るようドメイン指定解除設定が必要なケースもございます。
詳細はこちらをご確認ください。
予約枠ごとの予約状況や予約枠の設定状況は予約管理カレンダーから確認が可能です。
繰り返しルールで作成した枠も個別に確認をしたり、受付枠の停止／再開をすぐに切り替えることも可能です。
ヘッダーメニュー「予約フォーム」⇒「予約管理カレンダー／目的の予約フォーム」をクリックします。
目的の受付枠をクリックします。
受付枠情報が表示されます。
受付状況にて「停止ボタン」をクリックすると、その枠の受付が停止されカレンダーから受付枠の表示が非表示になります。
再開する場合には「受付開始」ボタンをクリックします。
まとまった日にちを期間指定して受付枠の受付状況を調整することも出来ます。
予約管理カレンダーの画面右上の「一括受付設定」ボタンをクリックします。
「一括受付設定」より受付停止（再開）したい「期間」を指定します。
「受付状況」で制御したい内容を指定します。
以上の操作で指定した期間の受付状況をまとめて切り替える事ができるようになります。
定期的なスケジュールのうち、特定の受付枠だけ定員数を調整することもできます。
定員数を変更したい受付枠をクリックします。
受付枠情報が表示されますので、画面下にある「受付日時の変更」ボタンをクリックします。
受付枠の変更が表示されますので、定員数を変更して「保存する」をクリックします。
変更対象を選択する画面が表示されますので、「この予定のみ」ボタンをクリックします。
これで設定した枠のみ変更が反映されます。
お電話や直接受付けたご予約を予約管理カレンダーから代行登録することも可能です。
管理カレンダーから登録する場合には、ご登録情報に必須の項目はありません。
名前のみ登録して予約することもできますので、最小限の情報で登録しておいて、後から詳細データを登録する事も可能です。
また、登録時過去にご予約されたお客様情報（顧客リスト）から登録された情報を読み込んで予約登録する機能がございますので
毎回同じ方の情報を入力しなくても登録が行えるようになっております。
予約の代行登録をされた場合、セミナー料金を後から追加で徴収するには「単発決済機能」をご活用いただいて追加徴収が可能です。
予約の代行登録は予約管理カレンダーから登録を行います。
上部ヘッダーより「予約管理カレンダー」→「該当の予約フォームタイトル」をクリックします。
予約管理カレンダーに受付枠が表示されますので、目的の受付枠をクリックします。
受付枠情報が表示されます。「予約の代行登録」をクリックします。
新規予約登録に遷移し、予約受付枠の情報が表示されます。
代行登録する対象の日時などが間違っていないか確認し「予約する」ボタンをクリックします。
予約者情報の入力フォームへ移動します。
1件でもご予約を受付けている受付枠の場合、その予約件数と残りの残枠数アラートが表示されます。
管理画面からの予約の場合、設定された定員数をこえても登録は出来る仕様になっています。
アラートに記載の残枠数をよく確認してご登録を進めてください。
予約者の情報はフォームに直接入力する方法と顧客リストに登録のある場合には、その情報を読み込むこともできます。
お客様情報検索フォームが表示されますので、名前・電話番号・メールアドレスのいずれかの情報で該当のお客様を検索します。
検索でヒットした顧客情報が下に表示されます。
特定した情報の「すべて挿入」ボタンをクリックしますと、顧客リストに登録されている情報が登録フォームに挿入されます。
保存すると予約登録が完了し、登録された予約情報の詳細画面が表示されます。
ご登録の内容に漏れなどがあれば、予約者情報、予約内容の編集から変更を行えます。
オンラインセミナーの予約システム作成方法は以上になります。
SelectTypeの予約システムでは他にも便利な機能がたくさんございます。
予約システムのお薦め機能をご紹介します。
機能ごとのヘルプ記事は以下にまとめておりますので、気になる機能がございましたらお試しください。
【お客様からWeb経由でキャンセルを受け付けする】
https://select-type.com/blog/yoyaku-system/how-to-accept-cancellation-and-flow-from-customers/
【予約情報を複数スタッフで分担管理する】
https://select-type.com/blog/yoyaku-system/cs-reserve-app-auth/
【ご予約をされたお客様が、あとからメールアドレスで自分の予約を確認する】
https://select-type.com/blog/yoyakuform-tukurikata/reservation-inquiry-form-setting/
【メンバーシステムと連動させて、メンバー限定の予約システムとする】
https://select-type.com/blog/yoyakuform-tukurikata/for-only-member-yoyaku-system/
【メンバーの種類によって月の予約可能回数や予約可能な時間帯・曜日を制御する】
https://select-type.com/blog/yoyakuform-tukurikata/reservation-control-setting-memberplan-reservation-system/
【予約まで至らないお客様からの「お問合せ」を受け付けるメールフォームを設置する】
https://select-type.com/blog/yoyakuform-tukurikata/contact-link-on-the-reserve-form/
【オンライン決済（クレカ決済や銀行振込・コンビニ決済）を導入する】
https://select-type.com/blog/case-study/payment-function-casestudy-reserveform/
銀行振込について
https://select-type.com/blog/payment/bank-guide/
コンビニ決済について
https://select-type.com/blog/payment/konbini_payment_applyforstripe/
【お手持ちのホームページやブログに「予約する」ボタンを設置して予約システムに連動させる】
https://select-type.com/blog/yoyakuform-tukurikata/yoyaku-button/
【予約カレンダーをお手持ちのホームページやブログに埋め込む】
https://select-type.com/blog/help/embed-yoyaku-form/
【GoogleAnalyticsの計測用タグを埋め込んで、GoogleAnalyticsによるアクセス解析をする】
https://select-type.com/blog/yoyaku-system/setting-google-analytics4-selecttype/
https://select-type.com/blog/yoyaku-system/set-conversion-for-googleanalytics4-reserveform/
【受付けた予約情報を「統計画面」でグラフィカルに分析する】
https://select-type.com/blog/yoyakuform-tukurikata/howto-use-reserve-stat/
SelectType: 無料でWEBサイト/予約フォーム付き予約システム/イベント管理・セミナー管理システム/メールフォーム付きサポートシステム/各種フォーム作成(アンケート,診断テスト)
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