公共施設向け予約システムのセットアップ方法(営業時間タイプ/開始・終了時間選択方式)



SelectTypeの予約システムでは公共施設の予約受付にもご活用いただけます。
営業時間タイプの開始・終了時間選択方式を使用することで予約する方に予約する時間(開始時間と終了時間)を選択して予約を入れることが出来るようになりますので、
地域の公民館/集会所・多目的広場や運動場、体育館や交流センターといった公共の様々な施設の利用予約受付にご活用頂けます。
作成した予約フォームはパソコン・タブレット・スマートフォンに対応していますので、幅広いお客様にご利用頂けます。
また管理画面では予約管理カレンダーからご予約受付状況を確認し管理することが出来ますので、是非ご活用ください。

このブログでは、「営業時間タイプ/開始・終了時間選択方式」を使用して、「公共施設」での使用を想定した予約フォームのセットアップ方法をご紹介します。
記事は長めになっていますので、すぐに特定の機能の使い方を知りたい場合には、
以下にございます目次からリンクを辿っていただきますと目的の機能の説明にスキップします。

▼目次

公共施設向け予約フォームのセットアップ方法

テンプレートから予約フォームを作成する

SelectTypeの予約システムではいずれかのテンプレートを選んで作成を開始します。
公共施設予約用のテンプレートも用意していますので、まずは公共施設予約テンプレートから作成してみましょう。

管理者画面の上部メニュー「予約フォーム」から「新しく作成する」をクリックします。

公共施設予約のテンプレートはカテゴリ絞込みから「施設・設備」→「公共施設・体育館・運動場」を選ぶと公共施設のテンプレートが表示されます。

希望のテンプレートを選んでテンプレートプレビューより予約フォームのイメージを確認することができます。

「このテンプレートで作成」をクリックします。

これで予約フォームが作成されました。
仮のデータでセットアップされていますので、ご提供サービスの内容に合わせて調整していきましょう。

予約フォームの基本情報を設定する

テンプレートから作成すると予約フォームのタイトルなど仮の情報で登録されます。
まずは予約フォームのタイトルや説明テキストなど予約受付する施設の内容にあわせたものに変更してましょう。

作成したフォームの最上部のタイトルは共通設定画面で変更します。
上部メニュー「予約フォーム」→「共通設定/予約システムタイトル」をクリックします。

画面最上部にタイトル情報が表示されていますので、「編集」をクリックします。

予約システムタイトル設定画面にて任意のタイトルに変更することが出来ます。
空欄で保存すると、非表示にすることも可能です。

予約システムタイトル設定の下部の予約フォーム一覧から変更対象フォームの「設定」ボタンから詳細へ移動します。

予約フォーム個別設定が表示されます。
基本情報設定エリアの「設定」ボタンをクリックします。

一番上の「予約の種類名」の入力欄よりフォームタイトルの設定が可能です。
このタイトルは「予約内容」として確認画面やメールに記載されます。

カレンダー画面のタイトル下に表示されるテキストメッセージは、「予約フォーム」の説明より変更します。

予約スケジュールの設定

それでは、予約受付が可能な日程に予約受付スケジュールを設定します。
営業時間タイプでは定期的なスケジュールを設定して、受付できない日程がある場合は個別に受付停止するという流れが基本になります。
設定方法は、以下の3つをまず設定していきます。
(1).何曜日の何時から何時まで予約を受付するかを「受付時間設定」で設定します
(2).(1)で設定した範囲を何分刻みで受付するかを「予約時刻の単位」で設定します
(3).予約可能な時間を「接客時間」で設定します

〇受付時間/休憩時間設定
まずは受付時間の設定をみてみましょう。
受付終了時間は、設定された時間が最終受付時間となりますのでご注意ください。
19時まで設定された場合は、19時が最後の受付時間になります。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」の「受付時間」をクリックします。

予約フォーム詳細設定画面の受付時間設定に画面が移動します。
「設定する」をクリックして設定画面を開きます。

受付時間は曜日毎に設定をします。
設定したい時間にハンドルをドラッグ操作します。
開始時間、終了時間を指定します。

同じ画面の下部には、受付を停止する時間(休憩時間など)を設定できます。
受付時間で指定した時間帯のうち停止したい時間を曜日ごとに設定します。
時間の操作方法は受付時間と同じでハンドルをドラッグ操作してご希望の時間を指定します。

〇予約時刻の単位設定
続いてカレンダーを何分区切りで表示するか設定をします。
ここで設定された時間単位ごとに予約枠が用意されます。

同じ画面の「予約時刻の単位」設定欄へ移動します。「設定する」ボタンをクリックします。

「予約時刻の単位」設定画面が表示されますので、予約時刻の単位を設定します。
設定値は分数です。何分区切りで表示するか指定します。

〇予約可能時間の設定
予約される方が利用開始時間と終了時間を選んで予約できるように設定を行います。

ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」の「接客時間/利用時間メニュー」をクリックします。

接客時間(予約枠の消費時間)/利用時間メニューの設定エリアに移動します。
「お客様に利用開始・終了時間を選んでもらう」をクリックして切り替えます。

「予約可能な時間設定」が表示されます。
「選択肢の単位」は、予約フォーム側の終了時刻指定欄に表示される時刻を〇分区切りで表示するかを設定します。
「予約可能な最小時間」「予約可能な最大時間」は、予約フォーム側の終了時刻指定欄に表示される最小時間と最大時間を設定します。

設定した内容で動作するか予約カレンダーを確認します。
編集画面の上部右上の「予約フォームを表示」から予約フォームにアクセスできます。

 

料金・料金パターン設定

開始・終了時刻選択方式では「○分ごとに○○円」というように分単位で料金設定が可能です。
料金算出時の端数の算出方法や利用人数の乗算設定なども設定することが出来ます。

料金を設定するには、「料金を設定する」にチェックをいれ設定を有効にします。

料金の設定エリアが表示されますので、通常料金の入力欄に料金と時間単位を指定して保存します。

料金の設定次第で料金算出時に端数が出る場合もありますので、端数の計算方法を「切り上げ」「切り捨て」を指定します。

予約時の利用人数をヒアリングしている場合には、利用人数で料金を乗算するかどうかを設定します。

〇料金パターンの設定
曜日や時間・祝日/祝前日など条件を指定して料金パターンを設定することも出来ます。
夜間料金・深夜料金、あるいは土日祝祭日は割増料金といった場合には、こちらの機能をご活用ください。
定期的な料金パターンとして登録することが出来ます。

※予約時間選択方式の料金パターン設定方法はこちら

〇期間限定料金パターンの設定
夏休み期間やお盆・GW、年末年始など料金プランが変わるような場合には、
指定した期間の中で曜日別、祝日、祝前日の料金パターンを設定できます。
イレギュラーな、通常の料金パターンとはことなる料金変更期間を設けたい場合にご活用ください。

※期間限定の料金パターンを設定はこちら

同時刻の受付上限人数の設定

受付枠毎の定員数の設定は「予約枠の設定」より行います。
予約枠設定の「設定する」ボタンをクリックします。

予約枠設定画面が表示されます。
「同時刻の受付上限」に受付枠の定員数を設定します。
設定した人数で予約が埋まると自動でその時間帯の受付枠は受付停止状態に切り替わります。

特定日時の受付枠数のみ変更したい場合には「受付上限調整(臨時)」にて設定が可能です。

特定曜日のみ受付枠数を変更したい場合には「受付上限調整(定期)」にて設定が可能です。

お客様情報入力欄の設定

予約者情報入力フォームを設定します。
設定できる項目は以下の通りです。項目ラベルも変更できます。
名前、かな(名前) 、職業、郵便番号、都道府県、住所1、住所2、電話番号、携帯電話番号、メールアドレス、携帯メール
性別、その他(単語入力欄)、その他(文章入力欄)、メルマガ受信希望、利用規約

ページ上部「予約フォーム」「予約者情報入力設定」をクリックします。

予約者情報入力欄の設定の「編集」ボタンから設定を行います。

必要な項目名にチェックをいれ、使わない項目はチェックを外すだけでお客様情報を入力するフォームが出来上がります。

項目名を変えたいときには設定項目名の下にある入力欄に変更したいテキストを入力します。

オプションをヒアリングする質問フォームの設定

質問フォーム機能を使用するとオリジナルの質問を設置してヒアリングできます。
施設をご利用の際に、用具や備品などの貸し出しをされている場合には質問設定を使用して
用具や備品の貸し出しが必要かヒアリングすることが可能です。

ページ上部「予約フォーム」の「質問フォーム設定」から質問エリアに移動します。

質問追加より作成する質問形式をクリックして編集画面より質問内容を登録します。
回答を入力してもらうタイプの質問には「一行テキスト」「文章入力欄」から登録するとテキスト入力フィールドが設置できます。

回答を登録した選択肢の中から選択してもらう形式の質問には「一つ選択」タイプや「複数選択」から登録できます。

※質問設定の詳細はこちら

質問選択肢の詳細設定にてご利用人数のヒアリングや料金の設定も可能です。

※予約フォームでサービスのオプションと人数をヒアリングする方法はこちら

※質問の選択肢毎に料金設定をする方法はこちら

お客様宛の通知メールの設定

予約が入ると予約されたお客様宛てに自動で控えメールが通知されます。
このお客様へ通知される控えメールの内容(件名・前掲文・フッター情報)や送信者名ラベルを変更することも可能です。

ページ上部「予約フォーム」の「メール設定/予約控えメール (お客様)」から各種メールの設定エリアに移動します。

控えメールの編集からデフォルトでセットされた件名や前掲文、送信者名が設定できます。

予約控えメールの設定詳細はこちらのヘルプをご参照ください。

SelectTypeから通知されるすべてのメールの送信者名やフッター情報をまとめて設定したい場合には環境設定で設定できます。
ページ上部「アカウント名」→「環境設定」で環境設定に移動します。

「送信者名ラベル」「メールフッター情報」を設定できます。

予約スケジュールを調整

営業時間タイプでは定期的な予約枠を設定しますので、受付可能な日程で作成を開始されても
後からこの日時は予約の受付をストップしたいという場合もでてくるかと思います。
そのような場合には「臨時休業日時設定」を使用します。
指定した日時の予約受付を停止する事が出来ます。
設定した臨時休業日時を削除すると受付は再開されますので、一時的に予約を受付ないようにしたい場合にも利用できます。

設定はヘッダーメニュー「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定/臨時休業」をクリックします。

臨時休業日時設定欄に移動します。
「登録する」ボタンをクリックして設定フォームを表示します。

停止する日時を登録します。

1日停止する場合には、「終日」にチェックをいれます。

期間で設定することも可能です。

臨時休業日時が設定された日時の受付枠はカレンダー上で非表示になります。

予約の代行登録

お電話や対面で直接受付けたご予約も予約管理カレンダーから代行予約を登録することが出来ます。
予約管理カレンダーでは受付けた予約情報も確認できますので、どの時間に予約が空いているかすぐに把握できます。
予約状況をすぐに確認したい、予約の代行登録をしたい場合には予約管理カレンダーをご活用ください。

ヘッダーメニュー「予約管理カレンダー」⇒「該当する予約フォーム」をクリックします。

予約管理用のカレンダーが表示されます。
予約を入れたい日付枠の右下にありますアイコンの一番左のアイコンをクリックします。

新規予約登録画面が表示されます。
日時を指定して「予約する」をクリックします。

次に予約者の情報を登録する画面が表示されます。

予約された方の情報を入力し、「保存する」をクリックすると予約が完了します。

ご予約される方が2回目以降で顧客リストに情報が登録されている場合には
その情報をこの画面から読み込みをして自動入力することも可能です。

「顧客リストから予約者情報を読み込む」をクリックしすると

顧客情報を検索する画面が表示されます。

名前、電話番号、メールアドレスの情報で検索をして
ヒットした顧客情報から「すべて挿入」をクリックすると、顧客リストに登録された情報が各入力欄に記入された状態になります。

最後に「保存する」をクリックすると予約の代行登録が完了します。

登録が完了すると、登録した予約情報の詳細画面が表示されます。
登録された情報に問題がないか確認をして、変更したい場合には各項目の編集ボタンより変更が可能です。

公共施設の予約受付フォームの作成方法は以上になります。
最初の設定はお手間かとは思いますが大半が最初限りの作業でございます。
作成された予約フォームから実際のお客様と同じように予約を入れてみたり、受付けた予約情報をどこで確認するかなど
一通りお試しいただき実運用に使用できるか必ずご体験ください。

予約システムのお薦め機能

SelectTypeの予約システムでは他にも便利な機能がたくさんございます。
予約システムのお薦め機能をご紹介します。
機能ごとのヘルプ記事は以下にまとめておりますので、気になる機能がございましたらお試しください。

【お客様からWeb経由でキャンセルを受け付けする】
https://select-type.com/blog/yoyaku-system/how-to-accept-cancellation-and-flow-from-customers/

【予約情報を複数スタッフで分担管理する】
https://select-type.com/blog/yoyaku-system/cs-reserve-app-auth/

【ご予約をされたお客様が、あとからメールアドレスで自分の予約を確認する】
https://select-type.com/blog/yoyakuform-tukurikata/reservation-inquiry-form-setting/

【メンバーシステムと連動させて、メンバー限定の予約システムとする】
https://select-type.com/blog/yoyakuform-tukurikata/for-only-member-yoyaku-system/

【メンバーの種類によって月の予約可能回数や予約可能な時間帯・曜日を制御する】
https://select-type.com/blog/yoyakuform-tukurikata/reservation-control-setting-memberplan-reservation-system/

【予約まで至らないお客様からの「お問合せ」を受け付けるメールフォームを設置する】
https://select-type.com/blog/yoyakuform-tukurikata/contact-link-on-the-reserve-form/

【オンライン決済(クレカ決済や銀行振込・コンビニ決済)を導入する】
https://select-type.com/blog/case-study/payment-function-casestudy-reserveform/

銀行振込について
https://select-type.com/blog/payment/bank-guide/

コンビニ決済について
https://select-type.com/blog/payment/konbini_payment_applyforstripe/

【お手持ちのホームページやブログに「予約する」ボタンを設置して予約システムに連動させる】
https://select-type.com/blog/yoyakuform-tukurikata/yoyaku-button/

【予約カレンダーをお手持ちのホームページやブログに埋め込む】
https://select-type.com/blog/help/embed-yoyaku-form/

【GoogleAnalyticsの計測用タグを埋め込んで、GoogleAnalyticsによるアクセス解析をする】
https://select-type.com/blog/yoyaku-system/setting-google-analytics4-selecttype/
https://select-type.com/blog/yoyaku-system/set-conversion-for-googleanalytics4-reserveform/

【受付けた予約情報を「統計画面」でグラフィカルに分析する】
https://select-type.com/blog/yoyakuform-tukurikata/howto-use-reserve-stat/

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