SelectTypeの予約システムでは、病院の診療科目別に予約受付する予約フォームにセットアップいただくことも可能です。
診療科目ごとの予約カレンダーを作成してそれぞれの診療時間にあわせた予約スケジュールを組むことが出来ます。
また予約受付時には質問フォームの設置も出来ますので、問診内容を事前に回答頂くと患者様の受け入れがスムーズになります。
この記事では「病院での診療予約システムの導入方法」をご紹介いたします。
記事内で紹介する病院の診療予約テンプレートは以下になります。予約カレンダーの表示や予約受付の流れを確認頂けます。テスト予約しても問題ありませんのでぜひ実際の挙動をご確認ください。
[使用するテンプレートはこちら]からご覧ください。
作成は以下の流れになります。
この記事の最後には予約システムのお薦め機能についてもご案内いたします。
予約システムを初めてセットアップする場合はいずれかのテンプレートを選んでそのテンプレートの設定を調整して作成を進める流れとなります。まずはテンプレートから実際に作成する流れを確認していきましょう。
テンプレートから作成する方法は予約システムの紹介ページから作成する手順と管理者マイページから作成する手順の2通りございます。いずれかの方法で予約フォームの作成をスタートしましょう。
●紹介ページからテンプレートを選んで作成
予約システムの紹介ページからもテンプレートを選んで作成できます。
病院の診療予約向け予約システムの紹介ページは以下になります。
https://select-type.com/lp/hospitalReserveSystem/
この記事でご紹介するテンプレートは「初診予約」のテンプレートになります。
「サンプルをみる」をクリックします。
「テンプレートプレビュー」で予約フォームを確認することができます。
「このテンプレートで作成」をクリックしますと予約フォームが仮のデータで作成されますので利用されるサービスにあわせて調整していきましょう。
●管理者マイページから作成
管理者マイページから作成するには、管理者画面の上部メニュー「予約フォーム」から「新しく作成する」をクリックします。
病院のテンプレートはカテゴリ絞込みから「医療・健康」→「病院」を選ぶと病院用のテンプレートが表示されます。
希望のサムネイルをクリックします。
プレビューでテンプレートの予約フォームをチェックできます。
「このテンプレートで作成」をクリックします。
これで予約フォームが作成されました。
プレビューで確認した仮のデータでセットアップされていますので、受付したい内容に合わせて調整していきましょう。
予約システムのタイトルや注意書きを貴院で使用する際に表示したい内容に変更していきます。
「〇〇病院予約システム」といった病院名をいれて予約者が迷わないタイトルに調整しましょう。
タイトルの編集方法はこちらのヘルプページをご参照ください。
設定画面にはログイン後ヘッダーより「予約フォーム」→「予約システムタイトル」をクリックして移動します。
注意書きエリアには、電話番号でのお問合せ先であったり、キャンセル時の注意点、感染症対策についての注意事項であったりを記載しておくとよいでしょう。
注意書きの登録方法はこちらのヘルプページをご参照ください。
設定画面はヘッダーより「予約フォーム」→「注意書き設定」とクリックして移動出来ます。
診療科目を登録していきます。この記事のテンプレートで作成するとデフォルトで診療科目毎に予約フォームが作成されますが、
予約フォームにアクセスすると最初に選択するメニューに表示される内容になります。
診療科目ごとに予約フォームを追加登録しましょう。
予約フォームの登録方法はこちらのヘルプページをご参照ください。
予約フォームのリストにはページ上部ヘッダーにて、「予約フォーム」→「予約フォーム一覧」で移動出来ます。
「予約フォーム一覧」右上にある「予約フォームを新しく作る」ボタンで追加出来ます。
診療科目名や科目ごとの紹介などは基本情報としてそれぞれ編集します。
基本情報は予約フォームごとに設定が可能です。
予約フォーム基本情報の設定方法はこちらのヘルプページをご参照ください。
基本情報設定はページ上部ヘッダーにて、「予約フォーム」→各予約フォーム個別設定／個別フォームの「基本情報の設定」で移動出来ます。
専門科目の説明や予約にあたっての注意事項を登録しましょう。
このテンプレートでは「営業時間タイプ」を使用して予約フォームがセットアップされます。
＜営業時間タイプとは＞
事前に管理側で、予約受付可能な時間帯を設定することで、お客様は予約で埋まっていない時間帯から好きな時間に予約ができます。
例えば日曜日の9時から18時の間を60分区切りで予約を受付けるといった設定が可能です。
・お客様がご利用時間を選べるメニューを設定することも可能です。
・予約フォーム間で予約枠の消費を連動できます。（予約が入ったら他のフォームの同じ時間の予約枠を減らす事ができます）
・キャンセル待ちには対応していません。
それでは、受付スケジュールの設定方法をご紹介します。
設定方法は、以下の4つをまず設定していきます。
(1).何曜日の何時から何時まで予約を受付するかを「受付時間設定」で設定します
(2).(1)で設定した範囲を何分刻みで受付するかを「予約時刻の単位」で設定します
(3).予約時間をどれくらい利用（消費）するかを「接客時間」で設定します
〇受付時間/休憩時間設定
まずは受付時間の設定をしてみましょう。
受付終了時間は、設定された時間が最終受付時間となりますのでご注意ください。
19時まで設定された場合は、19時が最後の受付時間になります。
受付時間の設定方法はこちらのヘルプページをご参照ください。
ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」の「受付時間」をクリックします。
〇予約時刻の単位設定
続いてカレンダーを何分区切りで表示するか設定をします。
ここで設定された時間単位ごとに予約枠が用意されます。
予約時刻の単位の設定方法はこちらのヘルプページをご参照ください。
ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」の「予約時刻の単位」をクリックします。
〇接客時間の設定
接客時間を設定して1予約で何分消費するか設定します。
接客時間の設定は、固定で〇分と設定する方法と
接客時間（利用時間）を複数用意してお客様の方で利用時間を選べるようメニューを表示する方法があります。
接客時間の設定方法はこちらのヘルプページをご参照ください。
ヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」の「接客時間／利用時間メニュー」をクリックします。
〇予約枠の消費ルールについて
SelectTypeの予約フォームでは、予約のバッティングを防ぐため、設定した接客時間（消費時間）によって
予約した枠の前後の枠が消費されるような仕組みになっております。
例えば「予約時刻の単位を60分区切り、予約の消費時間を120分」で設定したとします。
予約フォームのカレンダーより、「10:00」の枠に予約をします。
すると、前後120分未満の枠が1枠ずつ消費されます。
予約時間の前の枠である「9:00」からの予約を受け付けてしまいますと120分消費しますので
「10:00」の予約とバッティングしてしまいます。
そのためご予約受付時間の前の時間も消費される仕様になっております。
以上でご希望の時間帯を指定した時刻単位で受付枠がカレンダーに表示されるようになりました。
続いて接客時間の設定を利用時間メニューに切り替えて、施術メニューを設置してみます。
同時刻の受付上限として定員を設定します。
患者様を複数名同時に診療することがなければ「1」を指定ください。
同時刻の受付上限の設定方法はこちらのヘルプページをご参照ください。
設定画面にはヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」の「予約枠の設定」をクリックします。
“同時刻の受付上限”が、同時に見ることのできる患者数の設定になります。
日付を指定して臨時で上限調整したり、あるいは指定曜日・指定時刻のみ上限調整することも可能です。
続いて予約区分（初診か再診か）を「利用時間メニュー」で登録してみましょう。
利用時間メニュー機能は、患者様にご予約メニューをお選びいただく機能です。
予約区分として初診か再診かを選ぶメニューにするには利用時間メニューに「初診」「再診」をそれぞれ登録します。
利用時間メニューの登録方法はこちらのヘルプページをご参照ください。
メニュー設定エリアには、ページ上部ヘッダーより「予約フォーム」⇒「各予約フォーム個別設定」の「接客時間／利用時間メニュー」で移動します。
また診療科目ごとにメニューを変更したい場合には、利用時間メニューの設定を「独自設定を使用」に切り替えますと
そのフォームのみ設置されるメニューの設置が可能になります。
次にお客様情報を登録してもらう画面の設定を見てみましょう。
ご予約者様の氏名や連絡先など予約受付時に必要な情報をヒアリングするための入力フォーム作成していきます。
こちらの設定は全フォーム（全診療科目）共通の設定となります。
設定できる項目は以下の通りです。項目ラベルも変更できます。
名前、かな(名前) 、職業、郵便番号、都道府県、住所1、住所2、電話番号、携帯電話番号、メールアドレス、携帯メール
性別、その他（単語入力欄）、その他（文章入力欄）、メルマガ受信希望、利用規約
予約者情報入力欄の設定方法はこちらのヘルプページをご参照ください。
設定画面にはヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「予約者情報入力欄設定」をクリックします。
予約受付時にはご予約者にヒアリングする質問を自由に設定出来ます。
質問の登録方法はこちらのヘルプページをご参照ください。
病院での診療予約受付で使用する場合は問診フォームとして事前に症状などをヒアリングしておくことが出来ます。
質問例
質問タイプ：文章入力欄
質問文：その症状について、どのように具合が悪いですか？
設定画面にはヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「質問フォーム設定/新しい質問の追加」で移動します。
様々な質問形式に対応しています。問診内容に応じて選択式や記述式の質問を用意しましょう。
問診内容を診療科目毎に変更したい場合には、質問の表示条件を使用するとどの予約フォームから予約があったかによって
質問内容を切り替えることが出来ます。
設定方法はこちらのヘルプページをご参照ください。
予約システムを使用して予約受付を開始すると色々なシーンで予約された患者様にSelectTypeからメールが送信されます。
診療予約に関するメールであることがわかるように以下のような設定をしておきましょう。
送信者名ラベル
通知されるメールの送信者名です。病院の名前を登録するなどしておきましょう。
送信者名ラベルの登録方法はこちらのヘルプページをご参照ください。
返信先アドレス
通知されるメールへ返信された場合の、返信の宛先です。
返信先アドレスの登録方法はこちらのヘルプページをご参照ください。
署名欄(フッター)
通知されるメールの文末に記載される署名。病院の場所や連絡先といったアクセス情報を設定しておきましょう。
署名欄(フッター)の登録方法はこちらのヘルプページをご参照ください。
ドメイン指定受信設定
メールはSelectTypeのシステムから送信されますので「@select-type.com」からのメールを受信出来る設定が必要な携帯端末もございます。
SelectTypeから送信するメールについてのご注意点はこちらのヘルプページをご参照ください。
◆担当者機能
ご予約管理は複数名で分担管理出来る「担当者機能」のご活用がお薦めです。
担当者は権限を付与した範囲内で、予約情報の閲覧～認否操作といった管理までが可能になります。
担当者機能の使用方法はこちらのヘルプページをご参照ください。
設定画面にはヘッダーメニューの「担当者」⇒「担当者管理」で移動します。
◆予約の認否方法
ご予約を受付けたら管理画面で内容を確認し、必要に応じて認否作業を実施します。
最初から先着順で受け付けた場合には確定操作は不要です。(最初から確定予約になっています)
受付方式で、予約受付時のステータスはコントロール出来ます。
予約情報のステータスの切替方法はこちらのヘルプページをご参照ください。
予約の認否は予約一覧・詳細画面で行います。
予約一覧にはヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「予約一覧」で移動します。
◆予約リストダウンロード
予約一覧画面では条件で予約を絞込み、CSVファイルにダウンロードすることも可能です。
例えば今日の予約リスト・明日の予約リストをCSVに出力することも可能ですので、プリントアウトして受付に使用するという運用も可能です。
CSV出力・予約一覧の使い方はこちらのヘルプページをご参照ください。
予約リストのダウンロードは予約一覧より行えます。
予約一覧画面にはヘッダーメニューの「予約フォーム」⇒「予約一覧」で移動します。
「病院での診療予約受付用途に予約システムをセットアップする方法」は以上になります。
SelectTypeの予約システムでは他にも便利な機能がたくさんございます。
予約システムのお薦め機能をご紹介します。
機能ごとのヘルプ記事は以下にまとめておりますので、気になる機能がございましたらお試しください。
【お客様からWeb経由でキャンセルを受け付けする】
https://select-type.com/blog/yoyaku-system/how-to-accept-cancellation-and-flow-from-customers/
【予約情報を複数スタッフで分担管理する】
https://select-type.com/blog/yoyaku-system/cs-reserve-app-auth/
【ご予約をされたお客様が、あとからメールアドレスで自分の予約を確認する】
https://select-type.com/blog/yoyakuform-tukurikata/reservation-inquiry-form-setting/
【メンバーシステムと連動させて、メンバー限定の予約システムとする】
https://select-type.com/blog/yoyakuform-tukurikata/for-only-member-yoyaku-system/
【メンバーの種類によって月の予約可能回数や予約可能な時間帯・曜日を制御する】
https://select-type.com/blog/yoyakuform-tukurikata/reservation-control-setting-memberplan-reservation-system/
【予約まで至らないお客様からの「お問合せ」を受け付けるメールフォームを設置する】
https://select-type.com/blog/yoyakuform-tukurikata/contact-link-on-the-reserve-form/
【オンライン決済（クレカ決済や銀行振込・コンビニ決済）を導入する】
https://select-type.com/blog/case-study/payment-function-casestudy-reserveform/
銀行振込について
https://select-type.com/blog/payment/bank-guide/
コンビニ決済について
https://select-type.com/blog/payment/konbini_payment_applyforstripe/
【お手持ちのホームページやブログに「予約する」ボタンを設置して予約システムに連動させる】
https://select-type.com/blog/yoyakuform-tukurikata/yoyaku-button/
【予約カレンダーをお手持ちのホームページやブログに埋め込む】
https://select-type.com/blog/help/embed-yoyaku-form/
【GoogleAnalyticsの計測用タグを埋め込んで、GoogleAnalyticsによるアクセス解析をする】
https://select-type.com/blog/yoyaku-system/setting-google-analytics4-selecttype/
https://select-type.com/blog/yoyaku-system/set-conversion-for-googleanalytics4-reserveform/
【受付けた予約情報を「統計画面」でグラフィカルに分析する】
https://select-type.com/blog/yoyakuform-tukurikata/howto-use-reserve-stat/
SelectType: 無料でWEBサイト/予約フォーム付き予約システム/イベント管理・セミナー管理システム/メールフォーム付きサポートシステム/各種フォーム作成(アンケート,診断テスト)
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